O trabalho em conjunto é um fator determinante para uma empresa obter bons resultados e atingir a eficiência operacional. Uma das alianças mais importantes para a empresa é a integração entre DP e financeiro.
Os dois setores têm funções primordiais na empresa, que vão da gestão de jornada ao fechamento da folha de pagamento. Portanto, quando trabalham juntas, as duas áreas minimizam os erros na gestão pessoal e nas finanças, contribuindo para o sucesso organizacional.
Uma pesquisa do SEBRAE mostrou que 17% das empresas no país afirmam não ter realizado nenhum planejamento para executar suas atividades; por isso, 29% dos pequenos negócios faliram após 5 anos de funcionamento.
Devido à importância da integração entre DP e financeiro para obter bons resultados, este artigo abordará os seguintes tópicos:
- Qual a função do DP e do financeiro?
- Qual a importância da integração entre o DP e o financeiro?
- Como implementar a integração do DP no financeiro?
- Integração entre DP e financeiro: o que precisa ser integrado?
- Como uma plataforma de ponto integra o DP e financeiro?
Boa leitura!
Qual a função do DP e do financeiro?
Antes de falar da importância da integração entre DP e financeiro, é fundamental entender quais as principais funções e responsabilidades em torno destes setores. Confira, a seguir, o que eles executam na rotina empresarial.
Departamento pessoal
O departamento pessoal, ou DP, é o setor responsável por gerenciar todas as rotinas que envolvem a relação trabalhista, garantindo o cumprimento da legislação trabalhista e previdenciária.
É ele que cuida das principais atividades burocráticas entre a empresa e o empregado, como:
- Contratação de funcionários;
- Gestão de jornada;
- Administração de benefícios;
- Organização de escalas de trabalho;
- Resolução de passivos trabalhistas;
- Fechamento da folha de pagamento.
Financeiro
O setor financeiro é o grande responsável por manter as finanças da empresa em dia. Tem como principais responsabilidades organizar as contas do negócio, avaliar possibilidades e propor o corte de custos quando necessário.
Além disso, esse setor é o responsável pelo cumprimento das responsabilidades fiscais e tributárias do negócio. Sendo assim, na prática, ele:
- Controla do fluxo de caixa;
- Organiza pagamentos e recebimentos;
- Faz análises financeiras e contábeis;
- Cuida das obrigações fiscais e tributárias;
- Cria estratégias de investimento;
- Realiza corte de custos para manter a saúde financeira.
Qual a importância da integração entre o DP e o financeiro?
A integração entre DP e financeiro é fundamental para que a empresa se torne mais estratégica quanto às suas finanças e investimentos na gestão pessoal. Ao integrá-los, os gestores têm uma visão abrangente do negócio, podendo ser mais assertivos nas tomadas de decisões.
Integrar o DP e financeiro favorece o controle de recursos do departamento pessoal para que o setor saiba o momento certo de realizar contratações, fazer desligamentos, propor novos benefícios e até mesmo revisar contratos.
Com isso, os custos operacionais caminham conforme o fluxo de caixa da empresa, mantendo a sua saúde financeira em dia.
Problemas gerados pela falta de integração
A falta de integração entre DP e financeiro pode expor a empresa a uma série de problemas que podem afetar a boa gestão pessoal, utilizando, assim, os recursos de forma inadequada, o que acaba comprometendo o crescimento do negócio.
Entre os principais problemas gerados pela falta de integração entre DP e financeiro estão:
- Ineficiência das operações;
- Problemas relacionados ao fluxo de caixa;
- Geração de dados imprecisos para as tomadas de decisões;
- Erros na folha de pagamento;
- Aumento de retrabalho e burocracia;
- Falta de previsibilidade financeira.
Como implementar a integração do DP no financeiro?
A integração entre DP e financeiro exige que a empresa trace um planejamento estratégico para que os dois setores compartilhem informações e mapeiem todos os processos, havendo, assim, uma padronização da comunicação, evitando divergências.
Confira, a seguir, alguns dos passos principais para a integração entre DP e financeiro.
Mapeie os processos
O primeiro passo para haver uma integração entre DP e financeiro é mapear as atividades e os processos de cada um dos dois setores, para ser possível identificar possíveis problemas e gargalos que precisam ser corrigidos.
Isso significa que nesse processo de integração é necessário verificar salários, analisar jornadas de trabalho, contabilizar horas extras, e apurar gastos com encargos trabalhistas e fiscais. Cada levantamento é fundamental para alinhar as comunicações entre os setores.
Automatize processos
A automatização é uma forma de contribuição importante para a integração entre DP e financeiro. Isso porque é possível, por meio da tecnologia, otimizar o tempo gasto com tarefas repetitivas e manuais, e muitos materiais são compartilhados rapidamente entre as áreas.
Com a rapidez de acesso às informações entre o DP e o financeiro, com dados em tempo real por meio da automatização, as tomadas de decisões se tornam mais assertivas, e o processo de integração é mais rápido e eficiente.
A coordenadora de marketing da Feedz, Tuanny Honesko, ressalta a importância de se basear em dados, a partir do domínio de ferramentas de automação no negócio:
“Não é possível gerir uma equipe sem ter dados e sem ser orientado com base neles. Hoje em dia, tanto o domínio de ferramentas e tecnologias quanto essa orientação essencial com base em dados e métricas são o pulo do gato para fazer não só uma gestão de pessoas muito bem-feita, mas também para conseguir performar melhor no trabalho, entendendo o mercado e o contexto do que será necessário para as demandas. Os dados, inclusive, trazem a possibilidade de saber a priorização.”
Treine as equipes
Com equipes distintas, o treinamento se torna essencial no processo de integração entre DP e financeiro. Afinal, ele garante o alinhamento dos processos e organiza a utilização de novos sistemas integrados.
Desta forma, a integração é permeada pela cultura da colaboração e a troca de informações se torna mais fluida, já que o treinamento capacita os funcionários e os deixa mais preparados para novas práticas na rotina empresarial.
Padronize a comunicação
A comunicação é um item determinante para que a integração entre DP e financeiro seja eficaz. A empresa deve criar canais de comunicação diretos, seja por plataformas de projetos ou chats, que facilitem o alinhamento das operações.
Uma boa comunicação também é importante para criar um padrão nos processos organizacionais, definindo responsabilidades, objetivos e obrigações de cada setor, facilitando então a integração.
Faça monitoramento contínuo
O sucesso da integração entre DP e financeiro exige monitoramento contínuo das ações de cada setor, para que ajustes sejam realizados sempre que for necessário, identificando possíveis problemas antes que ocorram.
Essa análise também é determinante para o levantamento de insights que facilitem as tomadas de decisões. Nesse passo, é necessário se apoiar em indicadores de desempenho (KPIs), que geram dados essenciais sobre os resultados da integração entre DP e financeiro.
Integração entre DP e financeiro: o que precisa ser integrado?
A integração entre DP e financeiro envolve diversas atividades do dia a dia da empresa, que impactam a gestão de pessoas e as finanças da organização.
Por isso, os gestores dos setores devem identificar suas funções e definir exatamente o que será integrado. O mais importante nesse caso, com um investimento em automatização, é prezar pela integração de sistemas que facilitem a troca de dados entre as áreas.
Por meio de sistemas integrados, a empresa preza pela segurança da informação, padroniza o compartilhamento de dados por uma mesma plataforma, e garante o acesso a essas informações, pelo DP e pelo financeiro, a qualquer hora e lugar.
Entre as rotinas que envolvem esses setores, os principais pontos que devem ser integrados são:
- Folha de pagamento;
- Obrigações trabalhistas e fiscais (INSS, FGTS E IRRF);
- Controle de ponto;
- Gestão de benefícios (VR, VT, plano de saúde);
- Férias;
- 13⁰ salário;
- Contratações e demissões.
Como uma plataforma de ponto integra o DP e financeiro?
A plataforma de ponto é uma ferramenta importante para as empresas que querem integrar o DP e financeiro, já que facilita a gestão de jornada e o controle de dados das horas trabalhadas pelo funcionário, fatores decisivos no fechamento da folha de pagamento.
Por meio da plataforma de ponto, existe maior precisão no levantamento de dados de jornada para o DP, que posteriormente será importante para o setor financeiro lançar as informações e programar os pagamentos.
Além disso, a plataforma de ponto reúne as informações da jornada em um único sistema, integrando e distribuindo os dados entre os setores de forma rápida, segura e transparente, em poucos cliques e em tempo real.
Qual a melhor plataforma para a integração do DP e financeiro?
A Pontotel possui a melhor plataforma para a integração do DP e financeiro, com um acesso rápido às informações, em tempo real, e com dados centralizados em um único sistema, facilitando o acesso por líderes de setores distintos.
Nossa plataforma facilita a rotina do DP, com a gestão de jornada via web ou aplicativo, e permite a integração dos registros de jornada com a folha de pagamento, para agilizar o processo de integração entre DP e financeiro.
Com a Pontotel, os setores de DP e financeiro da sua empresa terão acesso a mais de 30 tipos de relatórios de acompanhamento da jornada para consulta, permitindo que as tomadas de decisões tenham base em dados concretos e sejam mais estratégicas e assertivas.
Tanto o DP como o financeiro poderão atuar de forma mais tranquila e com segurança, já que o sistema da Pontotel possui medidas antifraude para garantir a autenticidade dos dados de ponto, proporcionando maior transparência na gestão de jornada.
Outro ponto importante, que facilita a integração entre DP e financeiro, é que a plataforma Pontotel é totalmente automatizada, simplificando os cálculos, os ajustes e o fechamento da folha de pagamento, evitando retrabalho.
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Conclusão
A integração do DP e financeiro pode trazer maior organização à empresa em rotinas importantes, como a gestão de jornada e o fechamento da folha de pagamento. Neste conteúdo, foi visto que essa integração é vantajosa à empresa.
Afinal, ao integrar os dois setores, a empresa consegue ter uma visão mais ampla do seu fluxo de caixa e de questões que envolvem a gestão de pessoas. Essa coligação permite tomadas de decisões mais estratégicas para toda a empresa.
Porém, para que a integração entre DP e financeiro seja eficaz, é importante mapear corretamente os processos, automatizar atividades manuais e realizar um monitoramento contínuo dessa união de setores.
Além disso, para agilizar essa integração, é fundamental automatizar a gestão de ponto, e nesta questão a Pontotel oferece a melhor plataforma de controle de jornada, com acesso a informações em tempo real e de modo rápido por parte de cada setor.
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