Controlar a jornada de trabalho dos funcionários e cumprir a legislação trabalhista são apenas alguns dos fatores que explicam a importância do registro de ponto em empresas de diferentes portes.
Mais do que apenas documentar as horas trabalhadas dos colaboradores, essa ferramenta permite a coleta de dados essenciais para orientar estratégias e implementar melhorias no negócio.
Por isso, empresas que não adotam essa ferramenta no dia a dia ou implementam um modelo inadequado podem ter prejuízos e até comprometer a saúde financeira do negócio.
Mas como escolher o modelo certo de registro de ponto? Será que vale a pena dedicar tempo e esforço para fazer essa escolha? Para responder essas perguntas, este artigo explicará por que fazer registro de ponto, qual a sua importância e como escolher a ferramenta certa para a empresa.
Para isso, serão abordados os seguintes tópicos:
- O que é o registro de ponto?
- O que diz a lei sobre o registro de ponto?
- Quais são os tipos de registro de ponto?
- Qual a importância do registro de ponto para a empresa?
- Quais são os benefícios de ter um bom registro de ponto na empresa?
- Como escolher um registro de ponto para sua empresa?
- Qual o melhor registro de ponto do mercado?
Boa leitura!
O que é o registro de ponto?
O registro de ponto é uma ferramenta utilizada pelas empresas para controlar a jornada de trabalho dos funcionários. Essa ferramenta permite o registro das horas de entrada, saída e intervalos de cada colaborador.
Com base nesses registros, a empresa acompanha o cumprimento da jornada acordada em contrato, calcula a folha de pagamento de cada funcionário e assegura o cumprimento das leis trabalhistas.
O que diz a lei sobre o registro de ponto?
O registro de ponto está previsto na Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). Conforme o artigo 74 da CLT, empresas com mais de 20 funcionários são obrigadas a registrar os horários de trabalho de seus empregados.
Ou seja, a organização precisa adotar algum método de registro de ponto. Ainda segundo o artigo 74, esse método pode ser manual, mecânico ou eletrônico.
No entanto, a CLT não contém todas as orientações necessárias para a implementação do registro eletrônico de ponto. Por conta da complexidade desse método, outros dispositivos legais foram publicados com orientações mais precisas.
O mais recente deles foi a Portaria 671. Publicada em 2021, essa portaria unificou e consolidou todos os modelos de registro de ponto eletrônico que podem ser adotados no país.
Segundo o texto, esses modelos recebem o nome de Registrador Eletrônico de Ponto (REP) e podem ser encontrados em três versões distintas: o ponto convencional (REP-C), ponto alternativo (REP-A) e o ponto via programa (REP-P).
Cada um deles possui uma regulamentação própria, que deve ser observada para que seu uso esteja conforme a lei.
Quais são os tipos de registro de ponto?
Conhecer as diferenças entre os modelos de registro de ponto permitidos por lei é fundamental para escolher qual deles é o mais indicado para cada negócio. Confira abaixo as características, as vantagens e as desvantagens de cada um deles.
Manual
O registro de ponto manual é geralmente realizado no chamado livro de ponto, onde os funcionários marcam manualmente seus horários de trabalho. Embora seja mais simples e econômico, esse método é mais suscetível a erros e fraudes.
Mecânico
Esse tipo de registro envolve o uso do chamado relógio de ponto mecânico. Ele consiste em um equipamento no qual o funcionário precisa inserir um cartão de ponto. Ao inserir o cartão, o dispositivo carimba seus horários de trabalho.
Embora seja mais confiável do que os registros manuais, esse modelo ainda pode ser suscetível a fraudes, como o uso de cartões de ponto de terceiros.
Eletrônico
O ponto eletrônico é o modelo mais moderno de registro disponível na atualidade. Ele consiste em um sistema informatizado que permite a marcação do ponto dos funcionários.
Esse sistema pode ser acessado por meio de relógios de ponto eletrônicos ou dispositivos como computadores e smartphones.
Além de registrar a jornada de trabalho dos colaboradores com mais facilidade, esse tipo de sistema também facilita o tratamento do ponto. Por isso, ele é mais prático e fácil de usar.
Outra vantagem do registro de ponto eletrônico é que seu sistema é mais preciso e seguro em comparação aos métodos manuais e mecânicos.
Vale lembrar que o ponto eletrônico pode ser encontrado em três versões diferentes, sendo cada uma delas com características e regulamentações próprias.
Entenda abaixo o que diferencia os três modelos de ponto eletrônico segundo a Portaria 671.
REP-C
O REP-C se refere ao ponto eletrônico convencional. Esse tipo de ponto também é conhecido como relógio de ponto eletrônico, equipamento normalmente instalado na entrada dos funcionários da empresa.
Os colaboradores podem registrar seus horários de trabalho nesse equipamento utilizando biometria, senhas, entre outros métodos. As informações registradas são armazenadas no aparelho. Por isso, elas devem ser retiradas e enviadas ao sistema de tratamento de ponto.
Esse modelo de REP, por ser o relógio de ponto convencional, pode apresentar problemas no aparelho físico e acabar precisando, constantemente, de várias manutenções custosas.
REP-A
Também conhecido como ponto eletrônico alternativo, o REP-A é um modelo mais avançado e moderno de registro de ponto. Ao contrário dos modelos anteriores, o REP-A consiste em um software de marcação de ponto.
Esse software funciona de modo online e pode ser instalado em qualquer dispositivo eletrônico, como notebooks, smartphones e tablets.
Além dessa praticidade, o software também permite múltiplas formas de registro de ponto, como reconhecimento facial, biometria e senha, e pode ser acompanhado de um sistema de tratamento de ponto.
Vale lembrar que a implementação do REP-A exige a aprovação dessa ferramenta em convenção coletiva. Caso contrário, ela não poderá ser utilizada.
REP-P
O REP-P ou ponto eletrônico via programa é a ferramenta de registro mais completa e avançada do mercado. Assim como o REP-A, ela também dispensa o uso de um equipamento específico para marcação de ponto.
Em vez disso, o software de REP-P deve ser instalado e utilizado em dispositivos eletrônicos, como celulares e tablets.
Esse sistema também oferece múltiplas formas de registro de ponto, funcionamento online, software em nuvem, tratamento de ponto, entre outras características que o tornam mais eficiente e fácil de usar.
Por conta dessas características, esse modelo pode ser adotado por empresas que contratam funcionários em regimes de trabalho híbrido ou home office, por exemplo.
Embora seja muito semelhante ao ponto alternativo, o REP-P é considerado mais prático e robusto. Afinal, ele dispensa a aprovação em convenção coletiva, já que possui registro no Instituto Nacional da Propriedade Industrial (INPI).
Qual a importância do registro de ponto para a empresa?
Registrar o ponto dos funcionários não deve ser visto apenas como uma obrigação. Na verdade, essa prática beneficia as empresas de diferentes formas, independente do seu tamanho.
Confira abaixo os aspectos que reforçam a importância do registro de ponto para as empresas.
Para pequenas empresas
Pequenas empresas normalmente têm uma equipe reduzida, com funcionários que muitas vezes desempenham funções de setores inteiros sozinhos. Ou seja, a presença de cada colaborador é fundamental para garantir o fluxo de trabalho no negócio.
Nesse cenário, o registro de ponto é fundamental para garantir que os funcionários cumpram suas horas de trabalho, evitar a paralisação das atividades e aumentar o controle do departamento financeiro da organização.
Vale lembrar que pequenas empresas, mesmo aquelas com menos de 20 funcionários, também estão sujeitas à legislação trabalhista. Portanto, é importante que elas utilizem uma ferramenta de registro de ponto para garantir o cumprimento de suas obrigações legais e evitar processos trabalhistas.
Para médias empresas
À medida que o tamanho da empresa aumenta, fazer o controle de jornada dos funcionários se torna mais difícil. Em empresas de porte médio, por exemplo, a gestão de pessoas pode ser mais complexa por conta da quantidade de funcionários.
Nesse contexto, destaca-se a importância do registro de ponto para acompanhar os horários de trabalho dos funcionários, gerenciar escalas, garantir o cumprimento do contrato, fechar a folha de pagamento corretamente, entre outras atividades.
Assim a empresa aumenta sua segurança jurídica, facilita o trabalho do setor financeiro e ainda otimiza as atividades do RH.
Para grandes empresas
Conforme explicado, a gestão de pessoas se torna mais complexa à medida que o número de funcionários aumenta. Nas empresas de grande porte, essa complexidade exige a utilização de um bom sistema de registro de ponto eletrônico.
Dessa forma, fica mais fácil registrar e tratar as informações da jornada dos colaboradores, evitar passivos trabalhistas e obter recursos avançados para criar um RH estratégico.
Como resultado, a empresa pode reduzir custos operacionais, aumentar sua segurança jurídica e obter indicadores que facilitam a tomada de decisões estratégicas.
Quais são os benefícios de ter um bom registro de ponto na empresa?
Conforme explicado, o registro de ponto é uma ferramenta de gestão indispensável para empresas de diferentes portes.
Para entender a importância dessa ferramenta, basta analisar as vantagens que seu uso proporciona a todos os tipos de organização.
Confira abaixo quais são os benefícios desse tipo de registro:
Conformidade legal
A importância do registro de ponto também pode ser observada em outros parâmetros além do porte da empresa. A conformidade legal é um deles. Com essa ferramenta, a empresa documenta todos os aspectos da jornada de trabalho dos funcionários.
Esse exercício é fundamental para o cálculo correto dos direitos trabalhistas dos profissionais e a gestão do seu horário de trabalho. Assim, a empresa assegura o cumprimento da legislação e aumenta sua segurança jurídica.
Controle de horas trabalhadas
O registro de ponto também permite às empresas acompanhar e controlar com precisão as horas trabalhadas pelos funcionários.
Assim, as organizações podem adotar as medidas necessárias para evitar o excesso de horas extras, gerenciar escalas de trabalho, reduzir custos com mão de obra, entre outras atividades.
Pagamento preciso e sem erros
Um sistema de registro de ponto confiável e preciso é fundamental para o pagamento correto dos funcionários. Ao registrar as horas trabalhadas com exatidão, ele reduz a possibilidade de erros no cálculo de salários e garante que os colaboradores sejam remunerados corretamente.
Isso é fundamental para melhorar o relacionamento entre empresa e trabalhador, já que as pessoas tendem a confiar e valorizar mais aqueles empregadores justos e coerentes.
Gestão de funcionários
Uma boa ferramenta de marcação de ponto fornece dados que auxiliam o RH a definir estratégias eficientes para gerenciar os funcionários da empresa. Afinal, essa ferramenta ajuda a identificar tendências de comportamento e produtividade.
Com base nesses dados, é possível adotar medidas como treinamentos, ajustes de escala, mudanças de políticas internas, entre outras estratégias.
Acompanhamento de dados
Por fim, a marcação de ponto é importante por possibilitar o acompanhamento de dados sobre a jornada dos colaboradores.
Com essa ferramenta, as empresas podem coletar dados relacionados a frequência, ausência, absenteísmo, produtividade, entre outras informações. Isso facilita a realização de análises de desempenho e a definição de estratégias, e torna a tomada de decisões mais assertiva.
Como escolher um registro de ponto para sua empresa?
Após entender a importância do registro de ponto, é importante compreender como escolher a ferramenta certa para a empresa. Para isso, é fundamental realizar algumas análises.
O primeiro passo é avaliar qual dos modelos de registro permitidos por lei atendem as demandas da organização e tornam o acompanhamento da jornada de trabalho dos funcionários mais fácil e prático.
O próximo passo é fazer uma pesquisa de mercado para verificar onde encontrar o modelo escolhido. Nessa fase, a empresa precisa avaliar não só o custo-benefício do produto, mas também os recursos e as vantagens associadas a ele.
Por exemplo, segurança de dados, conformidade com a legislação, gestão automatizada, múltiplas formas de registro, entre outros. Além disso, é fundamental verificar o tipo de suporte oferecido e a reputação do fornecedor. Considerando esses critérios, será mais fácil escolher o registro de ponto certo para a empresa.
Qual o melhor registro de ponto do mercado?
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Isso porque nosso sistema permite a gestão completa da jornada dos colaboradores, incluindo múltiplas formas de registro de ponto, gestão em tempo real, cálculos automatizados, tratamento de ponto avançado e muito mais!
Tudo isso pode ser feito direto na palma da mão, já que nosso sistema REP-P pode ser utilizado em qualquer dispositivo eletrônico sem custos adicionais.
Além disso, a Pontotel garante 100% de conformidade com a Portaria 671 e as regulamentações de segurança de dados. Por esse motivo, nossa ferramenta é a solução certa para ajudar empresas de todos os portes a tornar suas rotinas mais produtivas e facilitar a gestão de pessoas.
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Conclusão
A importância do registro de ponto consiste em possibilitar que as empresas façam um controle eficiente da jornada de trabalho dos seus funcionários.
Isso permite a realização de várias atividades essenciais para a operação e o desenvolvimento do negócio. Por exemplo, adequação à legislação, cálculo da folha de pagamento, gestão de pessoas, redução de custos, entre outras atividades.
Portanto, embora o registro de ponto seja uma exigência da lei, as vantagens dessa ferramenta vão além da conformidade legal.
No entanto, é importante saber escolher o modelo certo dessa ferramenta para aproveitar todas as suas características. Conforme explicado, sistemas de registro de ponto eletrônico do trabalhador, como a Pontotel, são as soluções mais avançadas, práticas e eficientes do mercado.
Por isso, vale a pena pesquisar sobre as opções disponíveis atualmente e escolher uma tecnologia que ofereça os melhores recursos para facilitar o registro de ponto na empresa.
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