A criação de um plano de contingência é um dos temas que, se antes de 2020 era algo secundário para muitas empresas, ganhou uma enorme relevância após a pandemia de covid-19 e o fechamento temporário do comércio físico.
Em 2020, o mundo inteiro foi pego de surpresa e, no Brasil, os efeitos foram devastadores para o mercado. Segundo dados do IBGE, só no primeiro ano da pandemia, mais de 32 mil empresas brasileiras de todos os tamanhos fecharam suas portas.
A pandemia escancarou algo que muitas empresas já deviam ter aprendido: imprevistos acontecem. Por mais que não seja possível prever todas as adversidades, ter um plano para lidar com o inesperado fornece uma base para enfrentar o que vier pela frente.
Este artigo trará detalhes sobre a importância do plano de contingência, seus benefícios e como as empresas podem desenvolver um. Confira um resumo do que será explicado mais adiante:
- Qual é a importância do plano de contingência?
- Benefícios de um plano de contingência
- Como criar um plano de contingência?
- Dicas para manter o plano de contingência sempre atualizado
Qual é a importância do plano de contingência?
O plano de contingência é um curso de ações para garantir que, em caso de incidentes inesperados ou crises, as operações da empresa continuem funcionando ou sejam retomadas rapidamente. Um bom plano funciona como um roteiro para ajudar os líderes a agir, desde a preparação até a recuperação das operações após o incidente.
Exemplos de situações que requerem um plano de contingência
O tipo de atividade comercial, o setor, o porte do negócio e até a localização geográfica influenciam os tipos de riscos que uma empresa pode enfrentar. No geral, situações comuns que podem exigir um plano de contingência incluem:
- Falhas de sistemas de TI;
- Desastres naturais;
- Crises financeiras;
- Pandemias ou emergências de saúde pública;
- Falta de insumos;
- Acidentes de trabalho;
- Mudanças na legislação;
- Crises de reputação;
- Perda de um cliente importante;
- Flutuações do mercado;
- Problemas com fornecedores;
- Problemas com segurança da informação.
Para lidar com esses e outros eventos inesperados, o plano de contingência precisa ser elaborado para as particularidades da empresa.
Benefícios de um plano de contingência
A capacidade de antecipar problemas pode ser a diferença entre o sucesso e a falência. Confira na lista abaixo os ganhos reais e a importância do plano de contingência nas empresas.
Prevenção e mitigação de riscos
O mundo dos negócios é repleto de incertezas, e muitas vezes os imprevistos podem surgir de onde menos se espera. Um plano de contingência permite que as lideranças visualizem esses riscos antes que eles se materializem.
Redução do impacto financeiro em crises
Com um plano em ação, as lideranças sabem como notificar os clientes, informar as autoridades competentes e minimizar as consequências. Assim, as perdas financeiras podem ser bem menores do que seriam sem esse preparo.
Continuidade das operações em situações adversas
Um plano bem estruturado garante que empresas tenham procedimentos claros para seguir. Por exemplo, se a organização sofrer um ataque cibernético com vazamento de informações sigilosas, um plano de contingência ajuda a prever as medidas que se pode tomar. Débora Castro, DPO as a Service da 4Business, explica algumas dessas ações:
“Em caso de vazamento de dados, o plano básico é isso: chamar a gestão de crise, falar com a NPD como titular e elaborar um plano de ação tanto na parte jurídica quanto na segurança da informação de maneira geral.”
3,Como criar um plano de contingência?
O responsável por planejar o plano de contingência geralmente é um membro da alta gestão, como um gerente de riscos, ou um grupo de trabalho formado por representantes de diferentes áreas, embora a compreensão da importância do plano deva estar em todos os níveis da empresa. Veja quais são as etapas desse processo:
Identifique os riscos e as vulnerabilidades da empresa
Uma ferramenta que pode ser útil para a criação do plano é a análise SWOT, que consiste em avaliar as forças, fraquezas, oportunidades e ameaças da organização. Com essa análise, as lideranças podem priorizar os riscos conforme a probabilidade de ocorrência e o impacto potencial de cada um deles.
Defina ações corretivas e preventivas claras
Para cada risco mapeado, vale a pena desenvolver um conjunto de estratégias sobre o que fazer para evitar casos de emergência. São ações que precisam ser documentadas para que os envolvidos compreendam o que se espera deles em cada situação.
Por exemplo, se foi identificado que a empresa enfrenta um risco de vazamento de dados devido a um software desatualizado, a ação corretiva pode ser implementar um novo sistema de segurança cibernética e treinar os colaboradores sobre as práticas de proteção.
Treine os colaboradores para situações de emergência
Para garantir que o plano funcione, é necessário que todos estejam familiarizados com ele. Considere algumas ações que podem ser incluídas no treinamento:
- Treinar a equipe sobre o uso de ferramentas de comunicação interna em momentos de emergência;
- Estabelecer um protocolo de comunicação para garantir que todos saibam como e quando se informar;
- Ensinar procedimentos de segurança física, como evacuação em caso de incêndio.
Após cada treinamento, pergunte à equipe o que funcionou bem e o que pode ser melhorado. O feedback ajuda a tornar o plano ainda mais palpável à realidade da empresa.
Dicas para manter o plano de contingência sempre atualizado
Criar um plano de contingência é um passo importante, mas não funcionará se ele não for atualizado Para garantir que o plano esteja sempre em dia, é preciso adotar alguns cuidados:
- Fazer revisões pelo menos uma vez por ano para adaptar o plano a mudanças no mercado ou na operação da empresa;
- Questionar a equipe sobre o que ela acha do plano e se tem sugestões;
- Fazer simulações de emergências para testar o plano;
- Acompanhar tendências de novas ferramentas que podem ajudar na gestão de riscos e na execução do plano;
- Garantir que todos os líderes saibam onde encontrar o plano e que ele esteja acessível, tanto digital quanto impresso.
O mais importante é entender que o plano de contingência não é um documento fixo. Ele deve ser visto como algo dinâmico, que evolui com a empresa e o mercado.
Conclusão
Fica claro que a importância do plano de contingência não é exagero ou uma mera formalidade administrativa. Ele é uma ferramenta que precisa ser bem documentada e atualizada periodicamente.
Mesmo que duas empresas atuem no mesmo setor, cada uma delas deve ter um plano adaptado às suas particularidades. Isso porque cada negócio enfrenta riscos e desafios únicos, que exigem medidas preventivas e corretivas específicas.
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