O registro de jornada dos colaboradores é um processo essencial na empresa para que haja transparência na relação trabalhista. Neste sentido, a implantação de sistema de ponto é um fator determinante para otimizar essa rotina.
A implantação de sistema de ponto surgiu como alternativa a partir da Portaria 671, que flexibilizou o uso de sistemas eletrônicos para que as empresas gerissem a jornada dos colaboradores, inclusive criando regras específicas para cada registrador de ponto.
Com o sistema de ponto, as empresas passaram a ter maior facilidade para controlar a jornada dos empregados, tendo um controle em tempo real das entradas, saídas, atrasos e faltas desses profissionais.
Sem contar que o sistema de ponto otimizou um processo dos mais burocráticos da empresa, que é o fechamento da folha de pagamento, automatizando diversos cálculos e minimizando as chances de erros, que são comuns no controle manual.
Mas, na prática, como implantar um sistema de ponto e quais vantagens ele possui? Neste artigo, você vai saber:
- O que é uma implantação de sistema de ponto?
- O que envolve uma implantação de sistema de ponto?
- Por que implantar um sistema de ponto na empresa?
- O que diz a lei?
- Como funciona uma implantação de sistema de ponto?
Boa leitura!
O que é uma implantação de sistema de ponto?
A implantação de sistema de ponto é um processo que consiste na automatização da gestão da jornada dos colaboradores. Para isso, a empresa implanta um sistema que oferece à ela maior controle sobre os dados dos funcionários — entradas, saídas, pausas, entre outros detalhes.
Para que serve?
A implantação de sistema de ponto serve principalmente para garantir que a empresa tenha o suporte necessário para utilizar o software de para o acompanhamento dos dados de jornada dos colaboradores.
Assim, a implantação é um suporte essencial na organização das informações de jornada e, consequentemente, no fechamento da folha de pagamento.
Além disso, é o sistema de ponto que faz o tratamento dos dados de forma automatizada, sem que haja a necessidade de que esse processo seja manual. Ou seja, o próprio sistema de ponto faz o cálculo do banco de horas automaticamente.
O sistema de ponto também serve de suporte para reduzir as burocracias do setor de recursos humanos, para que, assim, esse setor foque em questões mais estratégicas de gestão de pessoas.
O que envolve uma implantação de sistema de ponto?
Uma implantação de sistema de ponto envolve uma série de análises, levantamentos e escolhas que a empresa precisa fazer com relação a rotina, processos e finanças.
Isso porque uma escolha errada pode fazer a empresa perder dinheiro, enquanto uma escolha assertiva pode ajudá-la a ser mais estratégica. A implantação de sistema de ponto envolve também uma automatização de processos da empresa.
Entre os principais passos que envolvem esse tipo de implantação e escolha, estão:
- Análise das necessidades da empresa quanto ao uso de um sistema de ponto;
- Pesquisa referente às opções de sistema de ponto disponíveis no mercado;
- Avaliação dos pacotes e dos serviços oferecidos pela empresa do sistema de ponto;
- Verificação do sistema de ponto para saber se ele atende às regras da CLT e da Portaria 671;
- Planejamento financeiro, avaliando se os valores cabem no orçamento da empresa.
Por que implantar um sistema de ponto na empresa?
A implantação de sistema de ponto na empresa é um divisor de águas para que a companhia reduza as chances de erros em um processo tão importante e que fará toda a diferença no fechamento da folha de pagamento dos colaboradores.
A seguir, conheça detalhadamente alguns dos principais benefícios de possuir um controle de ponto na empresa:
Maior segurança das informações
Por ser um processo automatizado, o sistema de ponto oferece à empresa maior segurança tanto no armazenamento quanto na confiabilidade das informações.
Isso porque um sistema automatizado evita erros humanos de cálculos, além de possuir medidas antifraude no registro de ponto.
Sem contar que o armazenamento das informações da jornada dos colaboradores no sistema de ponto, que ocorre em nuvem, é muito mais seguro, pois conta com backups regulares, que evita a perda de dados ou mesmo o extravio de documentos.
Redução de custos e papel
Uma implantação de sistema de ponto na empresa pode também reduzir custos, tanto no sentido da implantação do sistema em si como em relação ao uso de papel.
Enquanto o REP-C contava com relógios físicos, com um gasto muito maior de instalação e manutenção, com o sistema de ponto tudo funciona online.
Sendo assim, existe também uma redução de custos com a compra de papel, já que os acessos são feitos via software online. Ou seja, o armazenamento dos dados é feito em nuvem, evitando que seja necessário emitir um papel quando o colaborador bate o ponto.
Informação em tempo real
Outra facilidade com a implantação de sistema de ponto é que, a partir dele, as informações de jornada podem ser acessadas em tempo real. Isto é, a empresa consegue controlar todos os dados de ponto do colaborador de onde quiser e no horário que achar necessário.
Isso porque esse tipo de sistema traz uma grande facilidade de acesso, seja por meio do PC, aplicativo, celular ou tablet. Isso quer dizer que em poucos cliques o gestor do RH tem acesso a todas as informações da jornada dos colaboradores.
Otimização e automatização de processos
O sistema de ponto online também otimiza e automatiza boa parte dos processos que envolvem o controle e a gestão da jornada dos funcionários. Desde o registro do ponto, que pode ser feito online, até o controle e o tratamento dos dados.
Essa facilidade faz com que a área de recursos humanos tenha mais tempo para se dedicar a questões estratégicas.
Deste modo, as burocracias serão reduzidas, com cálculos automatizados e realizados de forma simples e rápida, contribuindo para que o fechamento da folha seja mais assertivo.
O que diz a lei?
As regras da gestão de jornada e do uso de sistemas de ponto se baseiam principalmente na CLT e na Portaria 671.
A CLT, por exemplo, em seu Art. 74, diz que empresas com mais de 20 colaboradores, obrigatoriamente, precisam realizar o controle de jornada dos colaboradores.
“Art. 74 § 2º – Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso.”
Quantos funcionários a empresa precisa ter para implantar um sistema de ponto?
Não existe uma regra sobre o número mínimo de funcionários que a empresa precisa ter para implantar um sistema de ponto.
Afinal, controlar a jornada dos colaboradores é proporcionar maior transparência na relação trabalhista, evitando equívocos e erros de cálculo na folha de pagamento.
Sendo assim, empresas com menos de 20 colaboradores também podem fazer a implantação de um sistema de ponto para otimizar a gestão da jornada, automatizando processos burocráticos e tendo mais tempo para cuidar de questões estratégicas.
Portaria 671
A Portaria 671, de novembro de 2021, revogou portarias importantes ligadas ao controle de ponto eletrônico, como a 1510 e a 373.
Uma das principais mudanças relacionadas ao tema que a Portaria 671 trouxe foi a consolidação dos registros de ponto, definindo os modelos como:
- REP-C — Registro de Ponto Convencional;
- REP-A — Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo;
- REP-P — Registrador Eletrônico de Ponto via Programa;
Aliás, foi a partir da Portaria 671 que houve a introdução do modelo REP-P, que é o mais moderno sistema de controle de jornada, permitindo registros a distância e gestão em tempo real dos dados.
A Portaria 671 também trouxe mudanças às regras de controle de ponto, exigindo a emissão do comprovante de ponto, impresso ou eletrônico, seja em qual for o sistema adotado, e também fez alterações no formato dos arquivos.
Dessa forma, foi introduzido o Arquivo Eletrônico de Jornada, AEJ, e exigido que, a partir de agora, o modelo do arquivo AFD seja expedido baseado nas especificações do Portal do Governo.
Como funciona uma implantação de sistema de ponto?
A implantação de sistema de ponto é parte de um processo de automatização da empresa em relação ao controle de jornada dos colaboradores.
Como é um sistema online, a implementação não requer a aquisição de nenhum equipamento, e o acesso é feito via web, tablet ou celulares.
Ou seja, uma implantação de sistema de ponto funciona, na prática, por meio de um processo online e digital. Por conta disso, a implantação é rápida e simples, integrando-se facilmente ao sistema de folha de pagamento da empresa.
Por conta do funcionamento ser online, todos os dados de jornada são armazenados em nuvem, e podem ser acessados em tempo real pela empresa e pelos próprios colaboradores.
Como fazer com que os colaboradores se adequem ao sistema?
A implantação de sistema de ponto pode trazer mudanças à empresa, não só na rotina do setor de recursos humanos, como também no dia a dia dos colaboradores.
Para que os colaboradores se adequem ao sistema e a essa nova realidade, é importante que a empresa promova treinamentos quanto a forma de usar a plataforma. Também é possível que a empresa prepare um e-book com o passo a passo da ferramenta.
Essas formações podem evitar equívocos ou dúvidas recorrentes sobre como os empregados devem acessar o sistema e quais as maneiras disponíveis para registrar o ponto corretamente.
Processo de implantação de sistema de ponto da Pontotel
Adotar um sistema de ponto requer atenção a vários detalhes para que ele possa atender todas as necessidades da empresa, principalmente automatizando processos extremamente burocráticos como a gestão de jornada e o fechamento da folha.
Para que a escolha seja assertiva neste sentido, é primordial que o processo de implantação seja feito corretamente.
Confira a seguir como se dá o processo de implantação do sistema Pontotel, a plataforma mais completa e robusta no mercado em relação a gestão de jornada.
Demonstração do sistema
Antes mesmo de escolher a plataforma de ponto da Pontotel, sua empresa pode solicitar uma demonstração gratuita e exclusiva, para conhecer as funcionalidades do sistema e os planos e soluções que mais se adequam ao que ela precisa.
Implantação planejada
Toda implantação de sistema de ponto primeiramente deve atender as necessidades gerais da empresa.
Por isso, a Pontotel realiza uma implantação de sistema de ponto planejada, que conta com uma consultoria de implantação, calls semanais e uma metodologia parcial e de expansão no processo.
Assim, sua empresa tem maior segurança para implantar um sistema de ponto que realmente irá eliminar burocracias e automatizar a gestão de ponto ao realizar um plano de ação.
Treinamentos e acompanhamentos virtuais
Após a implantação de sistema de ponto da Pontotel, sua empresa terá um suporte especializado de perto, com técnicos que irão te acompanhar durante todo o processo para que o sistema realmente atenda as necessidades da sua empresa e se adeque a sua rotina.
Esse suporte também contará com treinamentos que irão detalhar as funcionalidades e as facilidades do sistema e apresentar um passo a passo para que a empresa que você possui consiga utilizá-lo de acordo com a própria rotina.
Integrações flexíveis
A flexibilidade do sistema é algo importante, e a plataforma Pontotel oferece integrações flexíveis com os sistemas de folha de pagamento da empresa de forma simples e rápida. A plataforma se integra com sistemas via banco de dados, webservice, API e FTP.
Além disso, é facilmente integrada a AD FS/SAML e Single Sign-on (SSO), para que a gestão do usuário seja realizada a partir de um diretório central.
Sem contar que se integra a sistemas de folha de pagamento, exportando arquivos de folha para ADP, RM, TOTVS, Contmatic, Folhamatic, Senior, LG, Datamace, GoSoft, Oracle, Apdata e mais.
Suporte incrível
Ao optar pela plataforma Pontotel, sua empresa contará com um suporte incrível, realizado por meio de diversos canais de atendimento para atender sua companhia na hora que ela precisar.
A Pontotel possui um conjunto de diretrizes operacionais de atendimento para garantir a satisfação dos clientes. O suporte PontoTel possui SLA (Service Level Agreement ou Acordo de Nível de Serviço) de resposta em chamadas via e-mail de 1h.
Quais as vantagens de implantar um sistema de ponto digital como o da Pontotel?
Ao optar por adotar um sistema de ponto digital, a empresa está em busca principalmente de descomplicar a gestão de jornada dos colaboradores.
Neste quesito, a Pontotel se destaca, trazendo uma série de vantagens para que o controle de ponto seja realizado de maneira prática e segura. Confira algumas das principais vantagens deste sistema.
Segurança digital com armazenamento em nuvem
Uma das grandes prioridades na implantação de sistema de ponto é que ele ofereça segurança no armazenamento de informações.
Com a plataforma PontoTel, todos os dados dos colaboradores estarão armazenados em nuvem, evitando possíveis perdas de documentos, principalmente em função dos backups frequentes do sistema.
Medidas de segurança não passíveis de fraude
A plataforma Pontotel garante a autenticidade das marcações, pois possui medidas antifraude.
Para garantir a segurança e a autenticidade na marcação do ponto, os registros de jornada podem ser feitos por detecção de voz, reconhecimento facial, senha e geolocalização.
Além disso, a plataforma Pontotel permite que o gestor implemente os chamados níveis de acesso ao sistema.
Com isso, proporciona maior segurança ao acesso às informações dos colaboradores, limitando-o apenas para pessoas previamente autorizadas, evitando possíveis fraudes.
Adequação à LGPD e a Portaria 671
Adequar-se a regras do Ministério do Trabalho e Previdência (MTP), LGPD e Portaria 671 é essencial para que a implantação de sistema de ponto esteja em consonância com as exigências trabalhistas.
A plataforma Pontotel está 100% alinhado com todas as leis trabalhistas. A Pontotel, aliás, teve uma participação importante na consultoria pública a respeito das adequações do controle de ponto online, contribuindo com as mudanças da Portaria 671, garantindo, assim, a segurança jurídica da sua empresa.
Mais de 37 tipos de relatórios para gestão
Com mais de 37 tipos de relatórios para gestão, o sistema Pontotel é o mais robusto do mercado, dando aos gestores maior controle sobre a gestão de jornada das equipes.
Por meio da plataforma Pontotel é possível emitir relatórios de inconsistências, presença, banco de horas, planilha de atestados e dispensas, além de indicadores de desempenho.
Regras de cálculos complexos e automáticos
Uma das grandes burocracias no processo de gestão de jornada e fechamento da folha de pagamento são os cálculos complexos. Isso porque, a depender da categoria do colaborador, as regras de contabilização de horas trabalhadas, horas extras e até adicionais noturno mudam.
Automatizá-los pode liberar o setor de RH dessa burocracia, deixando-o mais estratégico, inclusive minimizando as chances de erros nos cálculos.
Com a plataforma Pontotel, os cálculos complexos são realizados pelo sistema de forma rápida e automática, com grande precisão, contribuindo para que o fechamento da folha de pagamento ocorra sem erros.
Banco de horas robusto e flexível
A Pontotel oferece também um banco de horas robusto e flexível, que pode atender qualquer prática ou convenção que faça parte do dia a dia da empresa na gestão de jornada. Seja adotando o banco de horas autocompensável, por período ou em eventos.
Além do mais, com essa assertiva gestão do banco de horas, a empresa tende a fazer cortes de maneira mais correta, impactando positivamente na economia de custos com a folha de pagamento.
Gestão de jornada em tempo real
Ao adotar a Pontotel, o gestor terá um controle de jornada em tempo real, com acesso via painel web ou app.
Na plataforma Pontotel, todos os dados da jornada, como entradas, saídas e atrasos, estarão disponíveis a qualquer hora ou lugar, para que as decisões, como as relacionadas a escalas das equipes, sejam tomadas de maneira mais estratégica.
Conclusão
A implantação de sistema de ponto pode ser uma maneira fácil para dar entrada no processo de automatização da sua empresa, entregando de forma tecnológica um dos processos mais importantes da empresa, que é a gestão da jornada dos colaboradores.
Neste artigo, foi possível verificar as diversas vantagens que um sistema de ponto pode oferecer às empresas, como controle em tempo real da jornada, novas alternativas para que o colaborador possa registrar o ponto, cálculos automatizados e muito mais.
Além desses benefícios, a implantação de sistema de ponto pode deixar o setor de RH mais estratégico, eliminando preocupações referentes a burocracias em torno do controle de jornada e fechamento da folha de pagamento.
Assim, a empresa pode se dedicar mais a gestão de pessoas e retenção de talentos do que a rotinas que muitas vezes tomam boa parte do tempo dos gestores de recursos humanos.
