Com a digitalização dos setores corporativos, o HRIS (Human Resource Information System) se tornou um dos sistemas mais importantes para o setor de Recursos Humanos.
Ele permite que as empresas otimizem processos, organizem dados e tomem decisões estratégicas com base em informações concretas.
Os profissionais de RH lidam diariamente com tarefas como gerenciamento de folha de pagamento, acompanhamento de desempenho e controle de benefícios. Com um sistema HRIS, essas atividades são automatizadas, reduzindo erros manuais e garantindo maior eficiência.
Este artigo tem o propósito de explorar como funciona o HRIS, suas vantagens e como ele pode ser implementado para melhorar a gestão de pessoas nas organizações.
Para melhor entendimento, o texto será distribuído entre os seguintes tópicos:
- O que é HRIS?
- Pilares do HRIS
- Como funciona o HRIS?
- Quais são as diferenças entre HRIS, HRMS e HCM?
- Vantagens do sistema HRIS
- Como implementar o HRIS no RH?
Boa leitura!
O que é HRIS?
O HRIS (Human Resource Information System) é um sistema de informações de recursos humanos que centraliza e automatiza todas as operações relacionadas à gestão de pessoas de uma empresa.
Ele funciona como um banco de dados robusto, armazenando informações sobre funcionários desde o recrutamento até a aposentadoria.
Com esse sistema, o RH pode gerenciar tarefas, como processamento de folha de pagamento, monitoramento de desempenho, controle de benefícios e férias, gestão de recrutamento e seleção, e conformidade com regulamentações trabalhistas.
O grande diferencial do HRIS é a integração de todas essas informações em um único ambiente digital, eliminando o uso de planilhas manuais e descentralizadas.
Isso permite que os profissionais de RH tenham uma visão clara e detalhada de toda a força de trabalho, facilitando a tomada de decisões estratégicas.
Pilares do HRIS
Os sistemas HRIS são estruturados em diferentes pilares, que formam a base do seu funcionamento e garantem eficiência na gestão de pessoas.
Os principais pilares são:
- Design organizacional: refere-se à forma como a estrutura da empresa é representada dentro do sistema. Ele permite visualizar hierarquias, departamentos e relações entre funcionários, facilitando a gestão de times e a alocação de recursos humanos de maneira estratégica;
- Gerenciamento de dados de funcionários: envolve o armazenamento e a organização de informações como histórico profissional, cargos ocupados, salário, benefícios e desempenho. Essa base de dados centralizada reduz o tempo gasto com tarefas administrativas e garante que todas as informações estejam atualizadas e acessíveis sempre que necessário.
Como funciona o HRIS?
O HRIS funciona como uma plataforma digital que conecta todas as informações relacionadas à gestão de recursos humanos.
Ele pode ser implantado na nuvem ou instalado nos servidores internos da empresa, dependendo das necessidades organizacionais.
O sistema é alimentado com dados dos funcionários e processos internos do RH, permitindo que a equipe tenha acesso rápido e seguro a informações essenciais.
Por meio de dashboards interativos, os gestores podem visualizar métricas de desempenho, taxas de absenteísmo, cálculos de folha de pagamento e muito mais.
Além disso, o HRIS pode ser integrado a outros softwares, como ERP (Enterprise Resource Planning) e sistemas de gestão de desempenho, garantindo que todas as informações da empresa estejam interligadas e disponíveis para análise.
Outro ponto relevante é a automatização de processos. Com um HRIS, tarefas repetitivas são realizadas automaticamente, como o cálculo de impostos e benefícios, o agendamento de avaliações de desempenho e o envio de notificações para os funcionários.
Isso reduz a carga operacional da equipe de RH e minimiza a possibilidade de erros humanos.
Quais são as diferenças entre HRIS, HRMS e HCM?
Embora os termos HRIS, HRMS e HCM sejam frequentemente usados de forma intercambiável, eles representam conceitos distintos dentro da gestão de recursos humanos.
A seguir, confira um detalhamento das diferenças entre eles.
HRIS (Human Resource Information System)
O HRIS é focado no armazenamento e gerenciamento de dados de funcionários. Ele funciona como um banco de dados de RH, permitindo que a empresa mantenha registros organizados sobre sua força de trabalho, desde admissões até desligamentos.
Esse sistema é ideal para gestão de dados administrativos, como folha de pagamento, benefícios e conformidade trabalhista.
A psicóloga organizacional Lara Avelino comentou que “Hoje, falamos de dados em geral, em todas as áreas. Nós do RH precisamos de números, precisamos de dados, precisamos de informação. Não dá para pensar em ser RH sem esses três. Então, esses três pontos são certamente essenciais. E o RH está se tornando cada vez mais estratégico.”.
HRMS (Human Resource Management System)
O HRMS é uma versão mais abrangente do HRIS, que inclui funcionalidades adicionais, como ferramentas de gestão de talentos, desenvolvimento profissional e análise de desempenho.
Enquanto o HRIS lida com informações administrativas, o HRMS vai além e permite acompanhar a jornada do funcionário na empresa, incluindo treinamentos e planos de carreira.
HCM (Human Capital Management)
O HCM é o conceito mais amplo entre os três.
Ele abrange estratégias de gestão de pessoas, combinando tecnologia, processos e cultura organizacional.
O HCM não se limita apenas à administração de dados ou tarefas do RH, mas se concentra na otimização do capital humano da empresa, impulsionando o engajamento e o desenvolvimento dos colaboradores.
Vantagens do sistema HRIS
A adoção de um HRIS traz uma série de benefícios para as empresas, melhorando a eficiência do setor de RH e facilitando a tomada de decisões estratégicas.
Confira a seguir as principais vantagens:
Segurança e confidencialidade
O HRIS garante que os dados dos funcionários estejam armazenados de forma segura, com acesso restrito e controle de permissões.
As informações são protegidas contra acessos não autorizados para reduziro risco de vazamento de dados sensíveis.
Segundo um estudo da IBM, o custo médio de um vazamento de dados em 2023 foi de US$ 4,45 milhões, o que reforça a importância de sistemas seguros como o HRIS.
Redução de custos
A automação dos processos de RH reduz significativamente os custos operacionais.
Com um HRIS, a necessidade de papelada e tarefas manuais diminui, resultando em maior produtividade e economia de tempo para os profissionais do setor.
De acordo com um estudo realizado pela Think Work, 38% da jornada de trabalho do RH é tomada por tarefas burocráticas, e cerca de 22% desses profissionais se sentem desmotivados por tarefas repetitivas.
Otimização nas tarefas de RH
Com o HRIS, diversas atividades do RH são simplificadas e realizadas de maneira mais eficiente.
O processamento da folha de pagamento, o controle de ponto e a gestão de benefícios podem ser feitos de forma automática, permitindo que a equipe de RH se concentre em estratégias mais relevantes para a empresa.
Flexibilidade
Os sistemas HRIS modernos são altamente flexíveis e podem ser adaptados às necessidades específicas de cada empresa.
Além disso, muitas soluções oferecem acesso remoto. Assim, gestores e funcionários podem consultar informações de qualquer lugar.
Maior organização dos dados
Ter todas as informações centralizadas em um único sistema facilita a gestão dos dados dos funcionários é fundamental para que os registros estejam sempre atualizados e acessíveis.
Isso reduz erros administrativos e melhora a qualidade das informações disponíveis para análise.
Como implementar o HRIS no RH?
A implementação de um HRIS deve ser feita de maneira estratégica para garantir que a transição seja bem-sucedida.
Dessa forma, algumas etapas para esse processo incluem:
- Definir os objetivos: antes de escolher um HRIS, é importante entender quais são as necessidades da empresa e quais funcionalidades são essenciais para a equipe de RH.
- Selecionar a plataforma adequada: existem diversas opções de HRIS no mercado, cada uma com características diferentes. É necessário analisar as funcionalidades oferecidas e escolher a solução que melhor se adapta à empresa;
- Integrar o sistema aos processos existentes: para garantir um uso eficiente, o HRIS deve ser integrado a outros sistemas utilizados pela empresa, como software de ponto eletrônico e gestão de talentos;
- Treinar a equipe: a adoção de um novo sistema requer capacitação. Treinar os profissionais de RH e os funcionários que utilizarão a plataforma é essencial para garantir que todos saibam como operar o sistema corretamente;
- Monitorar e otimizar continuamente: após a implementação, é importante acompanhar o desempenho do HRIS e realizar ajustes sempre que necessário para que o sistema esteja sendo utilizado da melhor forma possível.
Conclusão
O HRIS é uma ferramenta para empresas que buscam otimizar a gestão de recursos humanos e aumentar a eficiência dos processos internos.
Com funcionalidades que vão desde a administração de dados até a automação de tarefas do RH, esse sistema proporciona maior organização, segurança e redução de custos.
Ao investir na implementação de um HRIS, as empresas garantem que seu setor de RH esteja preparado para enfrentar os desafios do futuro, promovendo uma gestão estratégica de talentos e impulsionando o crescimento organizacional.
Além disso, o sistema garante para o RH uma rotina mais flexível, com dados que embasam a tomada de decisões e espaço para focar atividades mais estratégicas.
Contudo, para garantir boa implementação e uso, é necessário planejar e treinar o time que utilizará o sistema e garantir um monitoramento de melhoria contínua.
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