Gerir remotamente a jornada dos colaboradores se tornou um grande desafio do mercado atual, em função do aumento no número de profissionais que atuam em casa. Por esse motivo, o gerenciamento a distância no home office ganhou uma grande importância.
O gerenciamento a distância no home office consiste em controlar a jornada profissional de quem atua remotamente por meio da tecnologia. Muitas plataformas oferecem à empresa um controle em tempo real, proporcionando maior transparência na gestão de jornada.
De acordo com uma pesquisa da GeekHunter, 78% dos profissionais preferem o modelo de trabalho home office. Ou seja,
o número de trabalhadores em home office aumenta a cada dia.
Isso significa que as empresas precisam se desdobrar para controlar a jornada desses colaboradores, evitando erros que impactarão os cálculos da folha de pagamento. Sabendo disso, este artigo abordará os seguintes assuntos:
- O que é o home office?
- O que é gerenciamento a distância no home office?
- Como funciona o gerenciamento a distância?
- Qual a importância do gerenciamento a distância no home office?
- Quais os desafios do gerenciamento a distância no home office?
- Como fazer o gerenciamento a distância no home office?
- Como fazer o gerenciamento e controle de ponto a distância no home office?
O que é o home office?
Na tradução literal, home office seria algo como “escritório em casa”, e é justamente como ele de fato funciona na prática.
O home office consiste em um regime a distância em que a infraestrutura de trabalho é montada em casa para que o colaborador execute suas tarefas profissionais sem que haja a necessidade de estar presencialmente na empresa.
No modelo de trabalho home office, a casa do profissional se torna seu escritório, ou seja, o seu ambiente de trabalho.
O que diz a lei sobre home office?
A CLT é quem rege todos os direitos dos colaboradores na relação trabalhista. O termo home office não é citado nesta legislação, mas isso não quer dizer que ele não é autorizado.
A lei cita o teletrabalho e o trabalho remoto, que podem ser a base para que a empresa construa as regras e o contrato dos funcionários que atuam em home office. Diz o art. 75-B da CLT que “considera-se teletrabalho ou trabalho remoto a prestação de serviços fora das dependências do empregado”.
Portanto, apesar da lei não trazer especificamente o termo home office, a empresa pode ter como base o teletrabalho, levando em conta as diretrizes deste modelo conforme a categoria de serviço predeterminada: tarefa, produção ou jornada.
O que é gerenciamento a distância no home office?
O gerenciamento a distância no home office é uma forma de gestão em que a empresa consegue controlar a jornada dos colaboradores mesmo no caso deles atuarem fora das dependências do negócio.
Esse tipo de gestão é realizado por meio de plataformas que oferecem à empresa um acesso a dados em tempo real e aos colaboradores a possibilidade de bater o ponto via web ou por aplicativo.
Além disso, se a empresa adota o modelo home office por jornada e possui mais de 20 funcionários, precisa obrigatoriamente realizar o gerenciamento a distância no home office, conforme previsto no art. 74 da CLT.
Como funciona o gerenciamento a distância?
O gerenciamento a distância funciona a partir de plataformas que oferecem à empresa a possibilidade de acesso aos dados de jornada dos colaboradores em tempo real.
Nesta gestão, a empresa costuma utilizar um sistema de jornada em nuvem, que possibilita aos gestores um acesso remoto às informações de jornada dos funcionários.
Em poucos cliques, via web ou aplicativo, a empresa consegue visualizar os registros e analisar se os horários de trabalho estão sendo cumpridos. Além disso, é possível verificar atrasos, faltas e horas extras, o que ajuda na tomada de decisões.
Qual a importância do gerenciamento a distância no home office?
O gerenciamento a distância no home office é importante por uma série de motivos, sendo que o principal está relacionado à transparência na relação trabalhista que esse tipo de controle pode oferecer.
Além disso, como citado anteriormente, esse controle é obrigatório para empresas com mais de 20 funcionários. Assim, ele funciona como um comprovante de que a empresa está cumprindo com suas obrigações trabalhistas relacionadas à jornada de trabalho.
O gerenciamento a distância no home office é importante também pois:
- Permite um controle em tempo real da jornada;
- Ajuda na segurança de dados;
- Facilita o acesso a informações de faltas, atrasos e mais;
- Reduz custos com equipamentos físicos;
- Possibilita o acesso rápido aos dados, via web ou aplicativo;
- Evita jornadas longas e excesso de horas extras;
- Contribui com a montagem das escalas de trabalho.
Por que é necessário manter o bom gerenciamento a distância no home office?
O bom gerenciamento a distância no home office traz à empresa maior segurança jurídica quanto à jornada de trabalho dos colaboradores.
Com esse controle, ela se resguarda em caso de processos trabalhistas, pois terá como provar os cumprimentos dos horários de trabalho dos funcionários. Além disso, com esse gerenciamento, existe uma transparência maior nas relações trabalhistas.
Afinal, o bom gerenciamento a distância no home office traz uma visão correta da jornada dos colaboradores, com dados exatos de entrada, saída, intervalos, horas extras e muito mais.
Quais os desafios do gerenciamento a distância no home office?
O principal desafio do home office está relacionado à distância entre os colaboradores e a empresa. Ao não ter o colaborador fisicamente na empresa, a organização precisa criar novos processos na sua rotina, alterando algumas delas, como a gestão de jornada.
Para que o gerenciamento a distância no home office seja assertivo e efetivo, existem desafios específicos, que muitas vezes são comuns nas empresas que adotam este tipo de trabalho. Confira a seguir alguns desafios em que a empresa precisa se atentar:
- Manter uma rotina de trabalho;
- Realizar a supervisão de tarefas;
- Oferecer suporte para equipamentos tecnológicos;
- Garantir a autenticidade e a veracidade das informações de jornada;
- Manter o engajamento dos colaboradores.
Como fazer o gerenciamento a distância no home office?
Para construir um processo efetivo de gerenciamento a distância no home office, a empresa precisa se atentar a alguns pontos, que vão desde a definição de processos até a automatização de tarefas.
Confira a seguir um passo a passo de como fazer o gerenciamento a distância no home office.
Defina os processos
O primeiro passo para fazer o gerenciamento a distância no home office é definir bem os processos em torno deste modelo de trabalho.
Isso significa alinhar horários de trabalho, definir o modelo de home office — produção, tarefa ou jornada —, organizar as formas de registro e controle de ponto, além de discutir com o colaborador os detalhes sobre a infraestrutura de trabalho.
É importante que esses processos estejam devidamente alinhados com o colaborador, com um detalhamento em contrato de trabalho e até mesmo na política interna da empresa.
Crie uma rotina para a empresa e para os colaboradores
Mesmo a distância e com uma flexibilidade maior no dia a dia de trabalho, é fundamental que a empresa crie uma rotina no gerenciamento a distância no home office. Isso significa predeterminar horários de trabalho, prazos de entrega das tarefas e o modelo de trabalho.
Ademais, na rotina por jornada, em que o colaborador terá horas para cumprir, é importante definir horário de entrada, saída, almoço e outros.
Invista em plataformas de comunicação em tempo real
Outro ponto importante do gerenciamento a distância no home office tem a ver com o uso de tecnologias que dão à empresa a possibilidade de controlar os dados em nuvem. Para isso, é essencial investir em plataformas de dados em tempo real.
Essas ferramentas devem mostrar exatamente os dados de jornada dos colaboradores por meio de registros de ponto eletrônicos, como plataformas que permitem que a empresa visualize o início, a execução e o término de uma atividade.
Automatize tarefas
Não existe gerenciamento a distância no home office se não houver uma visão da empresa direcionada à automatização de tarefas. Nesse tipo de gestão, a tecnologia é o norte e é o que mantém o funcionamento dos processos.
As principais propostas dessa automatização de tarefas, inclusive do gerenciamento a distância no home office, é agilizar o acesso aos dados, que passam a ser em tempo real, e controlar mais facilmente a jornada de trabalho dos trabalhadores.
A automatização também minimiza as chances de erros em tarefas repetitivas, como o registro de dados de jornada e os cálculos da folha de pagamento.
Como fazer o gerenciamento e controle de ponto a distância no home office?
O gerenciamento de ponto a distância no home office deve ser feito por meio de um controle de ponto digital. Esse tipo de sistema é alocado em nuvem e pode ser acessado a qualquer hora ou lugar, via web ou aplicativo.
Assim, a empresa consegue acessar os dados de jornada dos colaboradores em tempo real, a distância, e os próprios empregados têm múltiplas formas para realizar o seu registro de ponto, sem a necessidade de estar presencialmente na empresa.
Qual a melhor plataforma de gerenciamento de ponto a distância no home office?
A plataforma da Pontotel é a melhor para o gerenciamento de ponto a distância no home office. Com ela, sua empresa terá toda infraestrutura para realizar corretamente o gerenciamento de ponto a distância no home office. Isso porque a plataforma Pontotel oferece:
- Controle de dados em tempo real, via web ou aplicativo;
- Múltiplas formas para o registro de ponto — biometria facial, reconhecimento de voz e geolocalização;
- Autenticidade nas marcações, em função de um sistema antifraude;
- Segurança jurídica, estando de acordo com a Portaria 671 e a CLT;
- Relatórios completos de inconsistências, com indicadores de desempenho;
- Regras de cálculos sofisticadas e flexíveis;
- Registro de ponto offline.
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Conclusão
O home office se tornou uma tendência no mercado de trabalho. Muitas empresas adotaram esse modelo e flexibilizaram a rotina trabalhista.
Contudo, como dito neste conteúdo, é fundamental que a empresa realize o gerenciamento a distância no home office, que proporciona uma transparência na gestão de dados e nos registros de ponto dos colaboradores.
Foi possível entender com este texto que a adoção de novas tecnologias no gerenciamento a distância no home office pode evitar erros nos registros de jornada e facilitar a gestão de dados, que passará a ser feita em tempo real e sem erros.
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