Antes de entender as nuances que envolvem a otimização do trabalho home office com Pontotel, uma ferramenta completa de gestão de ponto, é importante abordar como essa forma de trabalho se difundiu em todo o mundo, sobretudo durante a pandemia da covid-19.
Afinal, como destacou Elisabeth Joyce, vice-presidente de consultoria na prática de RH da Gartner: “A pandemia da COVID-19 trouxe um enorme experimento em trabalho remoto generalizado”.
Assim como em outros países, no Brasil, as empresas e os funcionários beneficiam-se com o home office, justificando sua popularização. Porém, para implementar essa forma de trabalho com assertividade, é necessário atentar-se a algumas boas práticas, desde o entendimento da legislação até o uso da Pontotel como plataforma de gestão de jornada.
Para abordar esses e outros aspectos, este texto focará os seguintes tópicos:
- Home office: a nova realidade do trabalho
- O que a lei diz sobre o modelo home office?
- Vantagens do home office para empresas e colaboradores
- Como a Pontotel facilita a gestão no home office?
- Por que escolher a Pontotel?
Continue acompanhando o conteúdo e tenha uma excelente leitura!
Home office: a nova realidade do trabalho
Ainda que já existisse antes da covid-19, foi só após ela que o trabalho home office se popularizou no mundo. A propósito, segundo a Pesquisa de Oportunidades Americanas feita pela McKinsey, caso tivessem a possibilidade de realizar seus trabalhos de forma flexível, 87% dos entrevistados disseram que aproveitam essa chance.
Essa nova realidade difundiu-se no mundo, gerando vantagens aos dois lados da relação de trabalho: empregados e empregadores. Porém, ao passo que o home office é adotado, as empresas descobrem que precisam atentar-se a algumas mudanças na forma como operam e em como o quadro de funcionário trabalha.
A exemplo dessa inegável realidade, a Gartner fez uma pesquisa com líderes de empresas, alguns representando o RH. Com ela, descobriu-se que 82% dos líderes tinham planos de adotar o home office, permitindo aos funcionários trabalharem algumas vezes remotamente.
A evolução do home office no Brasil
Assim como em outros países, o home office foi e vem sendo amplamente adotado pelas empresas brasileiras. Nesse sentido, deve-se ter em mente dois momentos específicos: o período antes e depois da pandemia da covid-19.
O home office, pouco falado antes dessa crise mundial de saúde, teve um crescimento lento no Brasil. Isso, porém, mudou após ela: em 2021, conforme dados da Fundação Getúlio Vargas, quase 60% das empresas entrevistadas afirmaram que já tinham implementado o home office, total ou parcialmente.
No ano seguinte, em 2022, os números não pararam: 9,5 milhões de pessoas trabalhavam remotamente no Brasil, como destacam dados do IBGE. Em 2023, observou-se a prevalência do modelo de trabalho híbrido: segundo outro estudo do IBGE, observou-se que uma média de 3,5 dias por semana era trabalhada em home office.
Já em 2024, há um cenário interessante: as empresas começaram a definir um mínimo de dias para os funcionários voltarem a trabalhar presencialmente. O InfoMoney constatou isso ao escutar a opinião de especialistas, que, em resumo, falaram sobre a resistência que as empresas estão enfrentando com esse retorno ao modelo presencial, mesmo parcialmente.
Nesse sentido, é importante atentar-se ao que pontua Maria Eduarda Silveira, headhunter da consultoria de recrutamento Bold HRO. Ela diz que, quando a empresa decide retornar para o presencial completamente, ela “pode colocar em risco também a qualidade do seu quadro de funcionários, tendo de buscar pessoas que topam o presencial”.
O que a lei diz sobre o modelo home office?
Ao contrário do trabalho remoto, previsto na lei brasileira, e que deve ser oficialmente formalizado no contrato de trabalho, o “home office” refere-se só a uma forma de trabalhar que a empresa pode instituir, em casos excepcionais, por meio de políticas internas.
Portanto, objetivamente, no Brasil, o home office não é citado na legislação trabalhista, somente o trabalho remoto, que se trata da “prestação de serviços preponderantemente fora das dependências do empregador, com a utilização de tecnologias de informação e de comunicação que, por sua natureza, não se constituam como trabalho externo”.
E sobre controle de ponto nessa modalidade?
Mesmo o termo não sendo citado na legislação, as empresas podem instituir o home office. Nesses casos, o controle de ponto pode ou não ser obrigatório. Por exemplo, se a empresa tem mais de 20 funcionários em serviço por jornada, um tipo de serviço com previsão no inciso 2 do artigo 75-B da Lei 14.442, deve-se realizar o registro de ponto.
Vantagens do home office para empresas e colaboradores
A popularidade do trabalho home office não é à toa, afinal, essa forma de trabalhar gera pontos positivos tanto às empresas quanto aos funcionários. De um lado, as organizações se beneficiam com a redução de custos operacionais — elas não precisam lidar com custos de aluguel, energia elétrica e serviços de manutenção na infraestrutura, por exemplo.
Inclusive, como destacado no CNNMoney, a empresa Dell vem conseguindo economizar milhões por adotar opções de trabalho mais flexíveis, como o home office. Com isso, os funcionários só precisam ir uma ou duas vezes por semana para o escritório físico.
Essa redução de gastos, porém, é só um dos benefícios. Outros igualmente relevantes são:
- Maior retenção de talentos, resultado da qualidade de vida que os funcionários enxergam nesse modelo de trabalho;
- Ampliação das chances de a empresa contratar ótimos profissionais, independentemente de onde eles moram;
- Redução do absenteísmo: um dos benefícios mais desejados do home office está no fato de que o colaborador pode gerenciar melhor certas atividades, como dar atenção aos filhos. Esse equilíbrio entre vida pessoal e profissional reduz as ausências.
Enquanto isso, os colaboradores também são favorecidos quando trabalham em home office, sendo a melhora na qualidade de vida um dos principais benefícios. Isso se dá porque eles, por exemplo, podem escolher o melhor local para trabalharem com maior produtividade, seja em casa ou em um coworking preferido.
Ligado a isso, outro ponto que contribui para essa melhora envolve as pausas, já que o funcionário consegue fazê-las em determinados momentos para se alimentar de forma saudável ou só se “afastar” temporariamente de uma tarefa que talvez o esteja estressando.
Como a Pontotel facilita a gestão no home office?
No que se refere ao home office com a Pontotel, a nossa plataforma torna a gestão de ponto das empresas mais eficiente e dentro da lei. Assim, mesmo à distância, gerenciar a jornada de trabalho dos funcionários fica prático. Veja as vantagens desse sistema.
Plataforma de gestão de ponto à distância
Um dos maiores benefícios do home office com a Pontotel está justamente no fato de a empresa permitir que os colaboradores consigam bater o ponto remotamente. Isso se dá por meio de um acesso seguro ao sistema: o funcionário acessa, registra seu ponto tanto no início quanto no fim da jornada e de qualquer lugar com acesso à internet.
Outro ponto positivo ligado a isso é que o colaborador pode bater o ponto por meio tanto do computador quanto do celular ou tablet. Isso, no dia a dia do funcionário, traz mais flexibilidade e precisão no processo.
Segurança e usabilidade
O home office com a Pontotel também torna-se mais eficiente e amigável. Ou seja, o colaborador encontra na ferramenta, seja em sua versão desktop ou mobile, uma interface fácil de entender e usar.
Junto a isso, a segurança é outro ponto forte da plataforma, pois ela protege todos os dados de registro de ponto por meio de protocolos robustos, criptografia, além de estar em conformidade com as leis trabalhistas brasileiras. Além disso, em caso de atualização nessa legislação em algum momento, isso logo é ajustado no software, assegurando a conformidade legal.
Cálculos automatizados para tratamento do ponto
Calcular horas trabalhadas, horas extras, faltas, atrasos e outros indicadores de peso na gestão de ponto pode gerar problemas quando feito manualmente. Por isso, o home office com a Pontotel também se beneficia ao conseguir automatizar todos esses cálculos.
A ferramenta tem regras flexíveis para cálculo, permite configurações por grupos ou sindicatos e, ainda, dispõe de um simulador de cálculo de apontamento. Isso, além de agilizar a geração de relatórios e economizar tempo do RH, ainda evita falhas humanas.
Planejamento de escalas e horas extras
O planejamento de escalas é primordial para a empresa gerenciar times com assertividade, sobretudo quando envolve o trabalho em home office. Ainda, ter controle de horas extras também é importante nesse contexto, já que envolve o cumprimento de aspectos legais.
Por isso, o home office com Pontotel é novamente favorecido: o sistema permite criar e gerenciar escalas de trabalho com facilidade. Tudo isso é feito de forma intuitiva e visual, deixando a gestão da força de trabalho mais estratégica. O mesmo vale para a gestão de horas extras, evitando que a empresa tenha mais custos adicionais do que deveria.
Acompanhamento de atividades e produtividade
Quando se trata de acompanhamento de atividades e como os funcionários estão sendo produtivos, o home office com Pontotel mostra mais uma de suas vantagens: a possibilidade de acompanhar se um funcionário atrasou e quando começou sua jornada de trabalho.
Também é possível analisar metas e indicadores relacionados ao desempenho dos colaboradores e times. Por exemplo, há como acessar mais de 30 relatórios, que, em termos práticos, podem ser usados para identificar oportunidades de melhoria no quadro de pessoal, bem como na gestão de jornada de trabalho.
Integração com outras plataformas
Por fim, o fato de a plataforma da Pontotel permitir a integração com outras plataformas torna a ferramenta ainda mais promissora e completa.
Por exemplo, existe a importação de ponto via arquivo AFD, o que facilita a migração de dados. A empresa também pode fazer a exportação de apontamentos para folha de pagamento: esse processo, além de agilizar a tarefa, ainda faz a exportação em diferentes formatos, atendendo às necessidades de diferentes sistemas.
Somado a isso, também existem as APIs privadas da Pontotel. Elas permitem que os desenvolvedores criem integrações personalizadas com outras ferramentas. O resultado é que a empresa consegue ampliar ainda mais a utilização do sistema de gestão de ponto.
Por que escolher a Pontotel?
Anteriormente, foi possível entender melhor alguns aspectos do home office com Pontotel, cada um deles tratando novas nuances sobre a importância dessa ferramenta para uma empresa. A seguir, entenda porque escolher a Pontotel.
Compliance e segurança de dados no trabalho remoto
Como abordado no começo deste conteúdo, a empresa tem de dar atenção especial ao trabalho home office no que se refere ao cumprimento de leis e, ainda, à segurança de dados.
O sistema Pontotel traz vantagens exatamente nesse sentido, como a conformidade com a legislação trabalhista brasileira atual, sendo totalmente adequado à Portaria 671 do MTE, por exemplo, que, entre outros pontos, trata acerca do controle de ponto eletrônico.
Ainda, a ferramenta é completamente adequada à Lei Geral de Proteção de Dados, aspecto confirmado por auditorias externas periódicas. Isso assegura sua confiabilidade no que se refere à proteção de dados pessoais dos funcionários.
Cases de sucesso: empresas que utilizam a Pontotel no home office
O home office com Pontotel gera inúmeros benefícios para as empresas que adotam a plataforma. Aliás, como destaca a coordenadora de RH da empresa Costa Ferro, uma das organizações que se beneficiam com esse sistema: “Mesmo eu ficando aqui no Paraná, consigo ter o controle [de ponto] do nosso funcionário”.
Outra empresa que atesta a eficiência do home office com Pontotel é a Agility, que, além do ganho de autonomia, menciona os pontos positivos ligados à funcionalidade de geolocalização da ferramenta. Uma situação similar ocorreu com a Escola Wolf Maya, que também conseguiu descomplicar o controle de ponto dos funcionários em trabalho externo.
Além dessas, inúmeras empresas otimizam o controle de ponto por meio da ferramenta Pontotel, ganhando precisão e produtividade, quer adotem o trabalho remoto, híbrido ou mesmo quando eventualmente implementam o home office com as políticas internas.
Conclusão
É inegável que o home office, sobretudo durante e após a pandemia da covid-19, tornou-se uma forma de trabalho popular. Afinal, ao longo dessa problemática mundial, as empresas precisaram continuar suas operações, e o trabalho remoto tornou-se uma solução viável.
Isso, como abordado neste conteúdo, aconteceu em vários países, como o Brasil. Contudo, uma vez imersas nesse novo formato de trabalho, com trabalhadores desempenhando suas funções à distância, as empresas precisaram adaptar-se com agilidade, garantindo tanto o controle de ponto quanto de produtividade dos seus colaboradores.
Nesse sentido, o home office com Pontotel é a melhor alternativa para as empresas. A ferramenta traz uma gama de pontos positivos, que vão desde a interface intuitiva e o controle de ponto preciso até a conformidade com as leis trabalhistas e a Lei Geral de Proteção de Dados.
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