Com certeza você já ouviu falar em holerite, mas você sabe qual a importância desse documento, que funciona como um comprovante de pagamento emitido pela empresa, em relação ao serviço prestado por seus empregados?
O holerite tem papel fundamental na rotina das organizações, servindo como um alicerce no controle financeiro, tributário e trabalhista.
Para os empregados, o holerite é um comprovante de renda, para que eles tenham conhecimento do valor bruto e líquido do seu salário, extras, descontos, etc.
Contudo, esse documento ainda gera dúvidas tanto para o empregador, quanto para o empregado, em relação ao que diz a lei sobre ele, armazenamento e data de entrega. Para acabar com essas dúvidas, relacionadas ao tema, este artigo vai abordar:
- O que significa holerite?
- O que diz a lei sobre o holerite?
- O que deve ter no holerite?
- Dúvidas sobre holerite
Se interessou pelo assunto? Então, siga em frente neste artigo e boa leitura.
O que significa holerite?
A palavra holerite é originária e deriva do nome do norte-americano Herman Hollerith que, em 1880, criou uma máquina cuja função era o processamento de dados em massa e que foi batizada de “hollerith”.
Herman Hollerith, aliás, é conhecido também por ser o fundador da IBM.
Mas de fato o que é holerite? A palavra holerite é um substantivo masculino, também conhecido como contracheque, os dicionários a descrevem da seguinte forma:
Documento que certifica o pagamento do salário de um funcionário, tanto pode ser depositado em sua conta bancária, como retirado pelo trabalhador no departamento da empresa destinado a esse propósito; contracheque ou demonstrativo de pagamento.
Para que serve o holerite?
O holerite nada mais é do que um comprovante de pagamento do salário dos funcionários. Nesse documento constam os valores a receber, descontos e outras informações sobre o colaborador e a empresa.
Ele serve também como um histórico de pagamento para a empresa e uma garantia de que ela está honrando com seus compromissos trabalhistas. Servindo inclusive de garantia do cumprimento da lei em algum possível processo trabalhista futuro.
Além disso, esse documento é um apoio para que a empresa possa controlar e realizar o cálculo da sua folha de pagamento, uma vez que ele dá uma visão ampla e correta dos gastos mensais em relação a salários e benefícios.
Qual sua importância?
O holerite tem uma importância financeira e fiscal para a empresa. A partir dele, o RH consegue fazer o controle de pagamento dos funcionários e funciona inclusive como um histórico de tudo que foi pago, contribuindo com a gestão de gastos da empresa.
Mas não para por aí, o holerite também possui uma importância legal, já que oferece um respaldo jurídico, em caso de processo trabalhista, pois é uma prova de que a empresa cumpriu legalmente com seus compromissos tributários e trabalhistas em relação aos seus colaboradores.
Entretanto, não é só para a empresa que ele é importante, para os colaboradores ele serve com um comprovante de renda, documento essencial em várias situações. Como na compra e locação de imóveis, pedidos de empréstimo, abertura de conta, dentre outras.
O que diz a lei sobre o holerite?
O holerite não é citado de maneira específica na CLT. Contudo, a emissão deste “recibo de pagamento” está prevista na CLT no artigo 464, que inclusive determina a obrigatoriedade da empresa em emitir esse demonstrativo como forma de comprovar o pagamento do salário e benefícios.
Art. 464 – O pagamento do salário deverá ser efetuado contra recibo, assinado pelo empregado; em se tratando de analfabeto, mediante sua impressão digital, ou, não sendo esta possível, a seu rogo.
Parágrafo único. Terá força de recibo o comprovante de depósito em conta bancária, aberta para esse fim em nome de cada empregado, com o consentimento deste, em estabelecimento de crédito próximo ao local de trabalho. (Parágrafo incluído pela Lei nº 9.528, de 10.12.1997)
É obrigatório entregar holerite?
Sim! O próprio artigo 464 da CLT, como citado acima, exige que a empresa realize a entrega do holerite, em versão impressa ou online. Afinal, esse é um comprovante de que o pagamento mensal foi feito corretamente, respeitando todas as diretrizes da lei trabalhista.
Não entregar esse documento pode gerar processos trabalhistas e consequentemente a empresa pode ser condenada a pagar multas.
Aliás, deixar de entregar o holerite pode inclusive condenar a empresa a indenizar os colaboradores por danos morais caso eles sofram algum tipo de constrangimento por não ter como comprovar sua renda.
Por exemplo: se ele sofrer constrangimentos quando em algum momento um banco ou locador solicitar uma comprovação de renda e ele não tiver acesso a esse documento porque a empresa não o emitia mensalmente.
Nesse caso, o colaborador pode entrar na justiça contra a organização alegando danos morais.
Em 2011, uma empresa de Minas Gerais foi condenada a indenizar seu ex-funcionário, por danos morais, pois, na época em que ele trabalhava para a organização, a mesma não emitia o holerite todos os meses. O funcionário alegou ter sofrido constrangimentos no seu dia a dia e ganhou a causa.
O que deve ter no holerite?
A principal função do holerite é informar de maneira transparente todas as informações referentes ao pagamento do salário. Não só o valor bruto, mas também o líquido, detalhando inclusive todos os descontos no holerite.
Esse documento precisa conter também informações sobre a empresa e sobre o colaborador. Além de precisar informar o mês a qual se refere, posto que os valores podem variar, caso seja um mês de recebimento do décimo terceiro ou de férias.
As principais informações que devem estar descritas no holerite são:
- Dados da empresa (nome, CNPJ, endereço e razão social);
- Dados do colaborador (nome, PIS, função/cargo e CPF);
- Salário bruto sem os descontos;
- Número de dias trabalhados;
- Adicionais, se houver (horas extras, adicional noturno e adicional de periculosidade);
- Gratificações;
- Descontos (adiantamentos, atrasos e faltas);
- Descontos por contribuições (Previdenciária – INSS, FGTS ou sindical);
- Porcentagem de desconto referente ao vale-transporte;
- Descontos não obrigatórios (Planos de saúde e odontológico, seguro de vida e vale alimentação);
- Salário líquido com os descontos já aplicados.
Como fazer demonstrativo de pagamento no Excel?
O Excel é muito utilizado na construção do demonstrativo de pagamento, principalmente para quem fornece a versão impressa do documento.
A principal vantagem desse tipo de planilha é a ampliação do controle de custos, dando uma visão maior dos gastos com funcionários e permitindo inclusive uma análise financeira antes de realizar promoções, contratações, corte de salário e demissões.
Confira o passo a passo de como montar esse documento no Excel.
Cadastre os funcionários
O primeiro passo é cadastrar os funcionários inserindo detalhes deles como: nome, CPF, data de admissão e demissão, salário bruto e jornada de trabalho.
Crie uma tabela de cálculo de holerite
O segundo passo é criar uma tabela de cálculos, onde o gestor deve inserir abas distintas com encargos, salário-base, alíquotas de impostos (FGTS, IRRF, INSS e outros).
Divida a planilha por meses
Para ter mais organização e maior controle, crie abas na planilha, separando por meses do ano (janeiro, fevereiro, março e assim por diante). Isso facilita o lançamento dos valores, mensalmente, e evita que o gestor sempre precise digitar as mesmas informações dos colaboradores.
Anote os custos e extras
Um item importante para quem monta o holerite no Excel é detalhar na planilha a receita geral, colocando os valores de horas extras, adicionais, encargos e outros. Isso impede que alguns custos se tornem invisíveis e assim o RH pode ter uma visão ampla de gastos fixos e extras.
Faça a impressão do documento
Antes da impressão é fundamental que o RH visualize o documento e analise se ele realmente está explicativo e claro. Dado que, todas as informações, de valor bruto ou líquido – contando os descontos – precisam ser transparentes e de fácil entendimento.
Esse demonstrativo, em versão impressa, deve conter duas vias, uma fica com a empresa, assinada pelo colaborador, e outra com o empregador.
Modelo de holerite
Existem no mercado, entre os mais utilizados, dois modelos de holerite, o holerite em versão impressa e o holerite em versão online. Independentemente do modelo, ambos servem como demonstrativo de pagamento e tem validade perante a lei.
Holerite impresso
Essa é a versão mais comum do documento e costuma ser montada numa planilha de Excel e posteriormente é impressa para a entrega aos empregados. São emitidas duas vias, uma fica com a empresa e outra com o colaborador.
Quem opta por esse modelo acaba fechando parcerias com gráficas que são especializadas neste tipo de impressão, para que assim seja possível seguir um padrão em todos os documentos que serão emitidos e entregues aos colaboradores.
Holerite online
O demonstrativo de pagamento on-line é extremamente vantajoso, econômico e bom para a preservação do meio ambiente, e por isso, tem ganhado força no mercado empresarial.
Uma boa parte das empresas já utilizam essa versão, podendo optar pelo envio do documento via e-mail, compartilhando em nuvem ou em sistema próprio.
Essa versão facilita o acesso aos colaboradores, já que é possível consultar essas informações via PC, tablet ou celular, de onde o empregado quiser e quando ele preferir.
Além disso, para o RH o holerite digital facilita a busca, o armazenamento e o controle desse documento. Eliminando inclusive os gastos com impressão, já que a organização deixará de produzir centenas de documentos em papel todos os meses.
Principais dúvidas sobre holerite
Esse documento, apesar de ter uma função bem clara, que é de informar os colaboradores de forma detalhada sobre tudo que ele deve receber da empresa, ainda gera dúvidas se deve ser assinado, em qual formato precisa ser feito e se tem o mesmo significado que o contracheque.
Abaixo você confere as respostas para as principais dúvidas em torno do holerite.
O holerite pode ser online?
Sim! O holetite pode ser emitido na versão online. Isso ocorre, pois o parágrafo único, posterior ao artigo 464, diz que “terá força de recibo o comprovante de depósito em conta bancária”.
Isso abriu margem para extinguir a obrigatoriedade da assinatura do empregado no documento, o que antes era rotina.
Esse detalhe facilitou ainda mais para que as empresas passassem a trabalhar somente com o holerite online. Seja possibilitando o acesso ao mesmo via plataforma digital da empresa ou enviando o documento via e-mail para os funcionários.
Entre as principais vantagens de quem adota o holerite eletrônico estão:
- Segurança de armazenamento: o armazenamento em nuvem, principalmente que se utiliza da criptografia de dados, protege as informações do colaborador e evita vazamentos, já que o acesso só pode ser feito por meio de login e senha específicos.
- Diminuição dos erros humanos: enquanto na versão impressa todos os dados são inseridos de forma manual, aumentando as chances de erros de digitação ou de cálculo. Já na versão online, existe uma base de dados em que a maioria das informações podem ser inseridas de forma rápida e as contas realizadas automaticamente por um programa ou software.
- Acessibilidade do documento: essa é uma das principais vantagens da versão online do holerite, já que tanto os colaboradores como a empresa podem acessar o demonstrativo de qualquer lugar e quando quiserem.
É preciso assinar o holerite?
Não mais! O parágrafo único do artigo 464 da CLT elimina a obrigatoriedade da assinatura do holerite por parte do empregado, quando diz que o comprovante de depósito em conta serve como recibo de pagamento.
Esse fato abre margem para que a assinatura não seja necessariamente obrigatória e corrobora que a versão online do holerite é permitida por lei.
Entretanto, é importante ressaltar que mesmo sem a obrigatoriedade da assinatura, a empresa precisa fornecer um documento para o funcionário em que conste seu pagamento mensal.
Existe dia certo para entregar o holerite?
A lei da CLT não especifica um prazo exato para a entrega do holerite.
Porém, o artigo 459 estipula que o pagamento do salário mensal deve ser feito até o quinto dia útil, dando margem para que a interpretação seja de que esse documento deva ser entregue no mesmo prazo.
Art. 459 – O pagamento do salário, qualquer que seja a modalidade do trabalho, não deve ser estipulado por período superior a 1 (um) mês, salvo no que concerne a comissões, percentagens e gratificações.
§ 1º Quando o pagamento houver sido estipulado por mês, deverá ser efetuado, o mais tardar, até o quinto dia útil do mês subsequente ao vencido. (Redação dada pela Lei nº 7.855, de 24.10.1989)
O colaborador precisa guardar o comprovante de pagamento?
A resposta é: sim! Não existe um prazo determinado legalmente falando, no entanto, no caso dos colaboradores, o holerite deve ser guardado como um comprovante de prova de contribuição e tempo de serviço.
Uma vez que, esse documento serve de base para um futuro pedido de aposentadoria. Recomenda-se, então, que o profissional guarde o holerite por um prazo indeterminado.
No entanto, no caso das empresas, a recomendação é que os holerites sejam armazenados por pelo menos 5 anos para que a empresa possa provar que os pagamentos foram efetuados corretamente, caso ocorra algum processo trabalhista.
Lembrando, que diante da lei, o profissional que sai da empresa tem no máximo dois anos para requerer um erro de pagamento. Daí a importância de mantê-lo armazenado por um bom período de tempo.
Contracheque é a mesma coisa que holerite?
Sim! O que existe nesse caso é uma variação linguística baseada na região geográfica.
A palavra holerite é muito utilizada no estado de São Paulo, enquanto em outras regiões do país é muito comum que as pessoas utilizem o termo contracheque.
Isso quer dizer que apesar das duas palavras existirem e serem utilizadas no mercado empresarial, elas são sinônimas e tem o mesmo significado. Diferenciando-se apenas pela questão de vocabulário de cada estado.
Conclusão
Ao longo deste artigo vimos a grande importância do holerite tanto na rotina das empresas como na vida dos colaboradores. É essencial que as organizações adotem esse documento como um item imprescindível nos seus processos internos.
Seja para contribuir com o controle financeiro, como funcionando em apoio a processos fiscais, tributários e trabalhistas da organização. Além do que, esse documento, mais do que um simples comprovante de renda, é um objeto de transparência da relação trabalhista.
Afinal, a partir dele a empresa pode identificar todos os gastos, para realizar sua gestão financeira, e por outro lado o colaborador pode verificar exatamente o seu salário bruto, os descontos e quanto exatamente fatura todos os meses.
Enfim, esse demonstrativo de pagamento, por mais simples que possa parecer, como detalhado ao longo deste artigo, tem um papel fundamental nas relações trabalhistas.
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