A GRRF é uma obrigação para qualquer empresa que desliga um funcionário, mas ainda gera muitas dúvidas: como emitir a guia sem erros? Quais são os prazos para evitar penalidades?
O que fazer para garantir que o recolhimento esteja correto? Com a migração para o FGTS Digital, as regras mudaram, e as falhas podem custar caro.
Em um ano, os assuntos mais recorrentes em processos de Justiça do Trabalho incluíram horas extras, multa de 40% do FGTS, adicional de insalubridade, multa do art. 477 da CLT e verbas rescisórias, evidenciando que grande parte das disputas está relacionada ao não cumprimento de direitos básicos dos trabalhadores.
Este artigo explicará mais sobre o que é a GRRF, como emiti-la corretamente, quais são os prazos e quais boas práticas ajudam a evitar inconsistências. Confira, na lista abaixo, um resumo do que será explicado mais adiante:
- O que é a GRRF?
- Quando a GRRF é necessária?
- Como emitir a GRRF?
- Quais os prazos para pagamento da GRRF?
- Como realizar a conferência da GRRF?
Descubra tudo o que precisa saber para manter sua empresa em conformidade!
O que é a GRRF?
A Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS (GRRF) é um documento utilizado pelos empregadores para efetuar o recolhimento das verbas rescisórias devidas ao Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) na rescisão do contrato de trabalho.
A GRRF inclui valores como multa rescisória, aviso-prévio indenizado e depósitos referentes ao mês da rescisão e ao mês anterior, caso ainda não tenham sido recolhidos.
Para quem se destina?
A GRRF é destinada a todos os empregadores que necessitam recolher as verbas rescisórias do FGTS em casos de desligamentos, incluindo empresas de diversos portes e empregadores domésticos.
Diferença entre GRRF e GFIP
A Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (GFIP) é utilizada mensalmente pelos empregadores para informar os dados cadastrais, financeiros e de recolhimento do FGTS dos empregados, além das informações previdenciárias.
Assim como a GFIP, a GRRF é uma obrigação trabalhista que deve ser custeada pelos empregadores. Mas, a GRRF não é um pagamento mensal que o empregador deve fazer, pois ela é específica para o momento da rescisão contratual.
Quando a GRRF é necessária?
A GRRF é necessária sempre que ocorre a rescisão do contrato de trabalho em situações que permitem o saque do FGTS pelo trabalhador. Os casos mais comuns são:
- Demissão sem justa causa;
- Término de contrato a termo;
- Rescisão por culpa recíproca ou força maior;
- Rescisão indireta (quando o empregador comete falta grave);
- Rescisão antecipada por iniciativa do empregador.
É importante destacar que, desde 2024, o FGTS Digital substituiu sistemas anteriores, como o SEFIP/GRRF/Conectividade Social.
Exceções à regra
A Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS (GRRF) é obrigatória para os empregadores no momento da rescisão contratual, mas existem exceções:
- Empregadores domésticos continuam a utilizar a guia DAE gerada pelo eSocial para recolhimentos mensais e rescisórios do FGTS, não sendo necessário o uso da GRRF;
- Microempreendedores Individuais (MEI) e segurados especiais realizam o recolhimento mensal do FGTS via DAE do eSocial;
- Órgãos públicos devem utilizar o FGTS Digital para o recolhimento do FGTS.
É fundamental que os empregadores estejam atentos às atualizações normativas e utilizem os sistemas adequados para cada situação.
Como emitir a GRRF?
A emissão da GRRF é realizada exclusivamente por meio do FGTS Digital. Para isso, o empregador deve acessar o Portal do FGTS Digital e utilizar suas credenciais do gov.br para autenticação. No portal, é necessário fornecer informações sobre o empregado e a rescisão contratual. O sistema, então, processa os dados e gera a guia para pagamento.
Informações requeridas
Para a correta emissão da GRRF, o empregador precisa reunir as seguintes informações:
- Dados do empregador: CNPJ ou CPF, razão social e endereço completo;
- Dados do empregado: nome completo, CPF, PIS/PASEP/NIT, data de admissão e data de desligamento;
- Dados contratuais: cargo, salário-base e tipo de contrato;
- Verbas rescisórias: valores devidos, como saldo de salário, aviso-prévio, férias proporcionais, 13º salário proporcional e outras verbas pertinentes;
- Multa rescisória: cálculo do valor correspondente à multa de 40% ou 20% sobre o saldo do FGTS, conforme o caso.
Sem essas informações, não é possível fazer o correto cálculo e geração da GRRF no sistema do FGTS Digital.
Quais os prazos para pagamento da GRRF?
O prazo para pagamento da GRRF é até o 10º dia corrido a partir do dia seguinte ao desligamento do empregado. Se esse prazo ultrapassar o dia 7 do mês subsequente, o recolhimento das parcelas referentes ao mês da rescisão e ao aviso-prévio indenizado deve ser antecipado para o dia 7.
Consequências de atrasos e inconsistências
O não cumprimento dos prazos estabelecidos para o recolhimento da GRRF pode acarretar consequências para o empregador, incluindo:
- Incidência de encargos financeiros sobre os valores devidos;
- Possíveis restrições em obter certidões negativas de débitos;
- Custos e possíveis danos à reputação da empresa quando o empregado realiza ações judiciais para reivindicar seus direitos.
Inconsistências nas informações fornecidas podem gerar retrabalho, necessidade de retificações e atrasos no processo de desligamento.
Como realizar a conferência da GRRF?
Para assegurar a precisão das informações na GRRF, o empregador deve:
- Verificar se os dados do empregador e do empregado estão corretos e atualizados;
- Certificar-se de que todas as verbas rescisórias foram calculadas de acordo com o contrato de trabalho;
- Aproveitar as funcionalidades do FGTS Digital que permitem simulações e verificações antes da geração definitiva da guia;
- Guardar cópias dos documentos e comprovantes relacionados à rescisão e ao recolhimento do FGTS para eventuais auditorias.
Vale a pena considerar o uso de ferramentas como a Pontotel, que auxiliam na gestão eficiente de informações trabalhistas e podem contribuir para a precisão e conformidade dos dados relacionados à GRRF.
A Pontotel é uma plataforma para gestão de ponto que adota medidas de segurança para garantir a privacidade dos dados dos funcionários, incluindo gestão de acessos, criptografia de dados e backups, a confidencialidade e a integridade das informações.
A atenção a esses detalhes garante conformidade legal e evita transtornos tanto para o empregador quanto para o empregado, como explica Pedro Henrique Lopes Silva, líder de Compliance da Pontotel:
É fundamental que tenhamos a preocupação em relação à privacidade, até porque, os dados vieram para ficar e qualquer organização que queira continuar competitiva precisará se debruçar sobre esse assunto. Consequentemente, é necessário também respeitar toda a legislação aplicável sobre o tema. Com os dados e as informações disponíveis, conseguimos dar uma variada de mencionar os problemas, definir indicadores e tomar decisões mais assertivas e embasadas. Inclusive, podemos mitigar e coibir eventos futuros através de análises preditivas. Portanto, é necessário regular como as empresas realizam todo o tratamento dos dados pessoais ou pessoais possíveis. É uma discussão que ganhou relevância com a Lei Geral de Proteção de Dados.
Conclusão
Fica claro que a GRRF não é apenas um detalhe burocrático, é um pilar para garantir que o desligamento de um funcionário ocorra dentro da legalidade, sem riscos de penalizações para a empresa.
Um simples erro ou atraso pode gerar multas, processos trabalhistas e dificuldades financeiras inesperadas. A transição para a emissão digital veio para tornar o processo mais ágil e seguro, mas também trouxe a necessidade de adaptação.
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