O Gráfico de Gantt é uma ferramenta de otimização facilitadora no andamento das atividades de um projeto. Em geral, ele é composto por dois lados: o lado esquerdo, responsável por descrever as tarefas, e o lado direito, encarregado pelo cronograma a ser seguido.
Essa ferramenta é muito usada na delegação de tarefas, no acompanhamento e gestão de projetos, além de auxiliar no cumprimento de prazos de entrega com o intuito de apresentar um bom resultado.
Nesse artigo, falaremos um pouco mais sobre a ferramenta, e daremos algumas dicas de como usar o Gráfico de Gantt em seu projeto. Confira:
- O que é Gráfico de Gantt?
- Para que ele serve?
- Quais os benefícios do Gráfico de Gantt?
- Como fazer o Gráfico de Gantt?
- Como usar o Gráfico de Gantt?
- Pra que utilizar o Gráfico de Gantt nas empresas?
- Exemplos do Gráfico de Gantt
- Diagrama de Gantt X Gráfico de PERT
Boa leitura!
O que é o Gráfico de Gantt?
O Gráfico de Gantt é um tipo de gráfico que, de forma visual, apresenta o cronograma de um projeto. Ele serve para auxiliar as equipes e apresentar tudo que será realizado ao decorrer da produção e o tempo necessário para realizá-la.
É importante saber que o Gráfico de Gantt se originou no século XIX pelo engenheiro polonês Karol Adamiecki. Inicialmente a ferramenta ficou conhecida como Harmonogram e era responsável por acompanhar os fluxos de trabalho.
Mas foi no século XX que o norte-americano Henry Gantt transformou o Harmonogram no Gráfico de Gantt com o intuito de evitar os atrasos nas produções das fábricas.
Hoje, com algumas adequações, o Gráfico de Gantt é usado no planejamento estratégico dos projetos e na gestão de programação.
Pra que ele serve?
O Gráfico de Gantt é uma ferramenta visual que serve para organizar as atividades, otimizar o tempo de trabalho e monitorar o cumprimento das etapas de um projeto.
Uma outra característica do Gráfico de Gantt é a possibilidade da divisão de tarefas, de acordo com uma análise comportamental prévia da equipe, transformando o projeto em atividades menores e trazendo uma melhor participação e realização dos colaboradores.
Por exemplo, ao invés de colocar a atividade “cozinhar” com o Gráfico de Gantt, é possível dividir as tarefas da seguinte forma:
- Escolha dos alimentos;
- Limpeza dos alimentos;
- Corte dos alimentos e temperos;
- Preparo dos alimentos;
- Montagem dos pratos.
Com essa divisão de tarefas, todos os participantes do projeto ficam mais cientes e tem uma melhor noção do que será realizado.
Quais os benefícios do Gráfico de Gantt?
O principal benefício do Gráfico de Gantt é a maneira de apresentar os processos das tarefas em uma operação, facilitando a compreensão de todos os colaboradores envolvidos no projeto.
Essa ferramenta funciona a partir das barras, pois representam a linha cronológica. Com elas é possível mostrar a duração do projeto e o tempo necessário para realizar cada atividade.
Além da vantagem visual de acompanhar a duração de um projeto, o Gráfico de Gantt conta com outros benefícios, são eles:
Segmentação de tarefas
O Gráfico de Gantt tem como benefício transformar um objetivo em várias etapas tornando a realização simples, pois possibilita uma melhor compreensão do que será realizado, delega a função de cada um da equipe e proporciona um resultado rápido.
Acompanhar o andamento de um projeto
Um dos benefícios da ferramenta para os gestores é o acompanhamento do andamento do projeto. Com o Gráfico de Gantt é possível observar todo o processo de execução do produto e estabelecer o tempo ideal para realizar as entregas.
Distribuição das responsabilidades
Por ser uma ferramenta visual com abordagens do design thinking, é possível personalizá-la conforme as demandas do projeto, algumas empresas optam por incrementar o Gráfico de Gantt com a distribuição de tarefas incluindo a função de cada colaborador e isso facilita a operação, a dinâmica e a comunicação entre as equipes.
Auxiliar na definição de prazos e entregas
Como o Gráfico de Gantt proporciona a visão de duração de todas as atividades realizadas, é possível então definir todos os prazos de entrega além de realizar ações para reduzir esse tempo.
Como fazer um Gráfico de Gantt?
O Gráfico de Gantt pode ser feito a partir de alguns softwares como o ERP, Excel entre outras ferramentas online.
No excel
O Microsoft Excel não possui o Gráfico de Gantt pré-definido em seu sistema, mas oferece um modelo que permite ser personalizado conforme a necessidade da empresa.
Esse modelo oferecido utiliza uma representação visual que mostra o processo de gerenciamento ao longo do tempo. Nele é possível inserir a data de início das tarefas, a duração e o status atual.
O modelo de Gráfico Gantt do Excel permite acomodar inúmeros projetos, sejam eles grandes ou pequenos, de curto a longo prazo.
Integrado ao ERP
Os sistemas de ERP são ferramentas de inteligência e automação que oferecem uma maior simplicidade no dia a dia do setor de gestão de uma empresa, pois eles oferecem uma melhor integração entre as informações do projeto.
A depender do software ERP a gestão consegue coletar todos os dados da produção e integrá-los de maneira visual através do Gráfico de Gantt automaticamente.
Com ferramentas online
Existem algumas ferramentas de gestão de projetos ou plataformas online, como a LucidChart, em que o sistema é oferecido de forma simplificada possibilitando o uso do gráfico por qualquer pessoa.
Um dos benefícios das ferramentas online é o acesso a inúmeros modelos de gráficos personalizados de acordo com a demanda da empresa.
Porém, as ferramentas online necessitam de inserções manuais dos dados e isso gera uma maior trabalho quando houver novas mudanças.
Como usar o Gráfico de Gantt?
Embora o Gráfico de Gantt permita ser empregado em diferentes projetos, existem algumas atividades mais comuns executadas pela ferramenta, como, por exemplo, na criação e gestão de projetos complexos, no monitoramento das atividades e no acompanhamento do projeto.
Criação e gestão de projetos complexos: quanto mais complexo o projeto, mais atividades ele terá para realizar e, por isso, o Gráfico de Gantt é fundamental, pois ele ajuda os gestores a terem uma visão ampla.
Monitoramento das atividades: com o Gráfico de Gantt a delegação de tarefas é automatizada, pois ela permite que as atividades sejam feitas quando a anterior for concluída impossibilitando a quebra do ciclo da produção.
Andamento do projeto: a ferramenta permite aos progressos o monitoramento facilitando os possíveis reajustes.
Com essas atividades facilitadoras, muitas empresas destinam o uso do Gráfico de Gantt a projetos para o mapeamento das campanhas de marketing, ao lançamento de novos produtos e outros.
Afinal, o Gráfico de Gantt define as tarefas que serão prestadas e gera entre os colaboradores o desejo de realizar a sua atividade sem prejudicar o próximo passo a fim de obter um resultado eficiente independente do projeto.
Pra que utilizar o Gráfico de Gantt nas empresas?
Um dos principais motivos para usar Gráfico de Gantt em sua empresa é a otimização que a ferramenta proporciona, pois assim desenvolve todo o processo de produção.
Além disso, o gráfico facilita na comunicação, na motivação dos funcionários, contribui na coordenação, na eficiência e na prestação de contas e outros.
Comunicação: uma das maiores dificuldades dentro de uma empresa atualmente é a comunicação, mas o Gráfico de Gantt pode ser um facilitador na hora de apresentar as atividades, pois ele oferece todos os dados de forma clara e visual para todos os colaboradores.
Motivação dos funcionários: com a facilidade na comunicação, os colaboradores se sentem mais confortáveis para realizar suas atividades e isso provoca uma maior motivação, principalmente quando a empresa adere uma ferramenta que permite visualizar o andamento de todo o processo.
Coordenação: para a coordenação de uma empresa, o Gráfico de Gantt auxilia na delegação de tarefas e na redução da sobrecarga dos funcionários.
Eficiência: uma das qualidades do Gráfico de Gantt para empresas é o aproveitamento dos prazos dos colaboradores para obter eficiência máxima, pois como as atividades são divididas e processuais, enquanto se espera o resultado de uma tarefa a outra já pode ser executada.
Prestação de contas: quando se tem a visão geral de um projeto, é possível fazer análises dos acertos e falhas, possibilitando melhoria contínua de processos.
Exemplos do Gráfico de Gantt
Os Gráficos de Gantt são bons recursos visuais para propostas de projetos, planos empresariais e consultoria. Trouxemos dois exemplos de como aplicar o Gráfico de Gantt:
Gráfico de Gantt para planos empresariais: os planos empresariais tendem a conter muitas informações e isso pode interferir na comunicação com os investidores.
Por isso, o Gráfico de Gantt auxilia na apresentação das estratégias de crescimento e nos planejamentos de marketing do negócio.
Gráfico de Gantt para consultoria: uma maneira de apresentar o crescimento de uma empresa é através dos gráficos. Assim, além de ter uma apresentação clara, é possível também passar uma maior seriedade para o seu cliente.
Diagrama de Gantt X Gráfico de PERT
O Diagrama de Gantt e o Gráfico de PERT são ferramentas de gerenciamento de projeto, porém existem algumas diferenças entre eles.
Primeiramente, é importante dizer que PERT é a sigla para Program Evaluation and Review Technique, essa técnica acompanha e gerencia o calendário de um projeto a partir de uma rede de tarefas que consegue alcançar os objetivos.
Por ser um gráfico voltado para projetos grandes e complexos, ele apresenta apenas o cronograma e os prazos sem a clareza das atividades a serem executadas.
O PERT funciona a partir de três elementos básicos, são eles:
- Tarefas: as atividades para serem executadas.
- Etapa: trata-se dos início e fim das atividades.
- Tarefa Fictícia: a representação do limite de uma tarefa para outra.
Conclusão
O Gráfico de Gantt pode ser uma boa estratégia de otimização para as empresas, visto que apresenta possibilidades de monitoramento, criação e gestão dos projetos que contribuem para um melhor resultado.
Mas, é importante dizer que além dos benefícios, existem algumas desvantagens do Gráfico de Gantt, como a dificuldade de gerenciar o projeto no mesmo local que ele foi planejado, pois se torna complexa a execução.
Eles também não mostram as prioridades das atividades – diferente do método Kanban – e isso pode se tornar um problema, além de não apresentar quantas pessoas serão necessárias para executar a atividade.
Para evitar grandes transtornos, lembre-se de escolher um software ERP, uma ferramenta online ou o próprio Excel para facilitar na construção Gráfico de Gantt e opte por aquele que oferece automação.
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