Para ter agilidade organizacional, uma empresa precisa manter alinhados uma gama de fatores, como a facilidade com o controle de custos, a expertise em logística, o uso de equipamentos de excelência, a implementação da sustentabilidade, o bom relacionamento com os clientes e, claro, a criação de uma grade horária estratégica.
Além do mais, ao criá-la, a empresa beneficia tanto a si própria, já que ganha organização, por exemplo, como aos colaboradores, que terão uma jornada de trabalho capaz de torná-los mais produtivos e livres da sobrecarga de trabalho.
No entanto, existem nuances que devem ser tratadas com mais atenção, como as complicações legais que uma empresa poderá lidar caso cometa erros na hora de criar a grade horária. Por isso, você irá conferir neste artigo:
- A importância do tempo para o seu negócio
- O que é uma grade horária?
- O que diz a lei sobre as cargas horárias?
- Por que é importante ter uma grade horária para o seu negócio?
- Quais são as vantagens de ter uma grade horária na empresa?
- E as desvantagens?
- Quais são os erros mais comuns ao criar uma grade horária?
- Como criar uma grade horária eficiente?
- Como um sistema de WorkForce Management pode ajudar?
Continue lendo. Boa leitura!
A importância do tempo para o seu negócio
Como disse o filósofo Pitágoras certa vez: “Com organização e tempo, acha-se o segredo de fazer tudo e bem feito”. Isso relaciona-se diretamente com a importância do tempo para uma empresa, afinal, sem uma boa gestão de tempo, ela não conseguirá funcionar de forma adequada.
De modo geral, a má gestão do tempo faz com que uma organização tenha dificuldades de entregar demandas dentro dos prazos, não conseguir finalizar projetos, não manter um cronograma, perder produtividade e lucratividade, entre outras complicações.
De forma específica, no que diz respeito à grade horária, a importância de uma boa gestão de tempo revela-se de várias formas.
Uma delas envolve os processos trabalhistas: por não gerenciar bem o tempo e definir uma carga horária que descumpre a CLT, a empresa acaba fazendo o colaborador trabalhar por mais de 44 horas semanais. Como resultado, ela sofre prejuízos financeiros ao precisar pagar multa trabalhista devido ao excesso de jornada de trabalho.
O que é uma grade horária?
A grade horária refere-se às horas da jornada de trabalho de um colaborador, isto é, a carga horária que ele precisa cumprir na empresa. Essa grade horária deve ser montada de forma estratégica, pois considera certos fatores, como o cargo do colaborador e as necessidades do negócio.
Para fazer um paralelo, pode-se comparar a grade curricular de uma universidade com a grade horária de uma empresa.
Na grade curricular da universidade, determina-se, seguindo os parâmetros do MEC, as disciplinas e o total de carga horária que um aluno deve cumprir em um curso superior. Já na grade horária de uma empresa determina-se, seguindo as orientações da CLT, a quantidade de horas que um colaborador trabalhará.
Esclarecido isso, é importante compreender que a grade horária pode configurar-se de modos distintos, já que os colaboradores podem, por exemplo, atuar em projetos que demandam mais ou menos carga horária para sempre realizados.
Diante disso, há certas escalas de trabalho permitidas pela CLT, como as escalas 4×2, 5×1, 5×2, 6×1, 12×36 e 24×48. Entenda cada uma a seguir.
Escala 4×2
Essa escala atende à jornada de trabalho com 6 horas diárias, o que totaliza 24 horas semanais. Nela, há 4 turnos de 6 horas seguidas e o direito a 2 dias de folga.
Escala 5×1
Neste caso, a jornada de trabalho engloba 5 dias de trabalho consecutivos e 1 dia de folga. Para que os colaboradores não trabalhem mais do que o permitido, adota-se aqui uma carga horária máxima de até 7 horas e 20 minutos por dia.
Escala 5×2
Sendo uma das escalas mais utilizadas, esta jornada de trabalho acontece de segunda a sexta-feira e tem folgas fixas no sábado e domingo. O colaborador trabalha durante 8 horas e 48 minutos por dia.
Escala 6×1
Nessa escala, trabalha-se 6 dias e folga-se 1. Alguns detalhes importantes são: a folga pode ser fixa ou não, desde que a empresa conceda pelo menos 1 dia de folga no domingo, e a carga horária diária pode ser até 7 horas e 30 minutos.
Escala 12×36
Muito utilizada em empresas que realizam atividade que não pode ser paralisada por certo tempo, como montadoras de veículos, a jornada de trabalho nessa escala configura-se com 12 horas de trabalho e 36 horas de descanso.
Escala 24×48
A escala 24×48 é comum para cobradores de pedágio e certas funções da polícia, já que estes colaboradores trabalham por 24 horas e descansam por 48 horas seguidas.
Para que serve?
A grade horária, independentemente da forma como é montada pela empresa, serve para que esta consiga organizar a carga horária de cada um de seus colaboradores de forma estratégica: dentro da lei, atendendo as necessidades do negócio e priorizando a produtividade.
Com a grade horária, a organização também torna-se capaz de montar toda a estrutura de trabalho e dividi-la em escalas assertivas. Isso, na prática, reflete no melhor aproveitamento da força de trabalho.
O que diz a lei sobre as cargas horárias?
É indispensável que uma organização saiba planejar as cargas horárias seguindo as orientações da legislação trabalhista. Ao adequar-se à lei, é possível distribuir os colaboradores em turnos e horários estratégicos para atender todas as necessidades do negócio
Dessa forma, além de a empresa conseguir fazer todos os processos empresariais funcionarem de forma fluida, pois cada colaborador estará cumprindo com a sua carga horária dentro da legalidade, também evita que eles acabem ultrapassando o limite de carga horária semanal e, a partir disso, recorram à justiça.
A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) destaca que, por dia, a carga horária máxima de trabalho é de 8 horas, ao passo que, por semana, é de, no máximo, 44 horas. Ela diz: “A duração normal do trabalho, para os empregados em qualquer atividade privada, não excederá de 8 (oito) horas diárias […]”.
No entanto, na sequência, também cita que a jornada de trabalho com a carga horária de 8 horas não poderá ultrapassar esse limite “[…] desde que não seja fixado expressamente outro limite”. Ou seja, existe a possibilidade de uma empresa, precisando atender uma demanda urgente, acrescente até 2 horas extras à duração diária de trabalho do colaborador. Isso, porém, deve ser feito por meio de acordo individual, convenção coletiva ou acordo coletivo de trabalho.
Nesse sentido, quando se trata de horas extras, a CLT diz que elas devem ter uma remuneração de, pelo menos, um valor 50% superior quando comparado à remuneração da jornada normal de trabalho.
Além disso, apresenta uma ressalva: o acréscimo que a empresa deve fazer ao salário do colaborador pode ser dispensado se “[…] por força de acordo ou convenção coletiva de trabalho, o excesso de horas em um dia for compensado pela correspondente diminuição em outro dia, de maneira que não exceda, no período máximo de um ano, à soma das jornadas semanais de trabalho previstas, nem seja ultrapassado o limite máximo de dez horas diárias.
Por que é importante ter uma grade horária para o seu negócio?
Para evidenciar um dos motivos da importância da grade horária, basta considerar estes dois exemplos em que ela apresenta-se de formas distintas: um escritório, que funciona no horário útil, e uma empresa de segurança, que funciona não só no horário útil, mas em outros.
No caso do escritório, a grade horária mais adequada é aquela em que a jornada de trabalho dos colaboradores esteja dividida ao longo do horário útil da semana, além do mais, é quando os clientes vão até o escritório.
Por outro lado, quando se trata da empresa de segurança, ela terá colaboradores com jornadas de trabalho variadas, já que eles precisarão trabalhar em turnos diferentes: durante o dia, à noite e até aos finais de semana.
Desse modo, é importante que uma organização tenha uma grade horária construída estrategicamente e legalmente para estabelecer as cargas horárias de cada colaborador de forma assertiva.
Assim, evitará que os colaboradores trabalhem mais do que é permitido na CLT e, ainda, evitará que não consiga atender às demandas porque não gerenciou a quantidade de carga horária necessária para cumpri-las.
Como a grade horária pode ajudar na organização das companhias?
A empresa deve dedicar atenção para os colaboradores, especificamente para a jornada de trabalho deles. Afinal, para que eles tenham agilidade e realizem os processos de forma eficiente, deve-se gerenciar a força de trabalho por meio de uma grade horária.
Tal gerenciamento, porém, não deve ser feito apenas por meio da alocação de funcionários em setores e projetos estratégicos. Deve ocorrer também por meio da criação de uma grade horária que considere as necessidades do negócio e a produtividade dos colaboradores.
Um dos benefícios da grade horária para a empresa, por exemplo, é o ganho de mais organização, uma vez que os colaboradores cumprem com as suas jornadas de trabalho sem sofrerem prejuízos.
Há também vantagens relacionadas ao absenteísmo: caso a empresa crie uma grade horária em que a jornada de trabalho é flexível, por exemplo, ela beneficia-se com a diminuição de faltas e atrasos. Ou seja, mais produtividade, eficiência e organização.
Quais são as vantagens de ter uma grade horária na empresa?
Com a grade horária, além do ganho de organização citado anteriormente, a empresa também ganha outros benefícios, como:
- Entrega das demandas em dia;
- Menor necessidade de horas extras, portanto, redução de custos;
- Implantação de uma jornada de trabalho saudável. Isso evita que os colaboradores sofram excesso de carga horária e, assim, desenvolvam problemas físicos, como a exaustão, e emocionais, como a ansiedade.
Além disso, a grade horária também proporciona que a empresa consiga apurar corretamente a jornada de trabalho de cada colaborador. Assim, quando for o caso, ela paga as horas extras e realiza o desconto por faltas.
E as desvantagens?
Dependendo da grade horária criada, a empresa poderá ter certas desvantagens. Como exemplo, pode-se mencionar a grade horária fundamentada na jornada de trabalho reduzida, que traz desvantagens como a dificuldade de adaptação dos funcionários, já que eles precisarão cumprir com as suas tarefas em menos dias.
Tem-se também a grade horária pautada em uma jornada de trabalho flexível. Ainda que esta seja benéfica em certos aspectos, como proporcionar maior sensação de parceria entre o empregador e o empregador, também traz pontos negativos, como a dificuldade na gestão de pessoas, a reorganização cultural da empresa e a perda da qualidade de comunicação entre os colaboradores.
Quais são os erros mais comuns ao criar uma grade horária?
Durante a criação da grade horária, a empresa pode acabar cometendo erros e criar jornadas de trabalho prejudiciais. Entre os mais comuns, está o descumprimento de acordos referentes à compensação e banco de horas.
Por exemplo, a empresa cria uma grade horária em que o colaborador trabalha de segunda a sexta-feira para compensar as horas que trabalharia no sábado, mas descumpre o acordo ao pedir que ele trabalhe durante o sábado.
Outro erro comum refere-se ao excesso de jornada de trabalho. Como esclarecido anteriormente, a lei permite o máximo de 44 horas semanais, no entanto, ao criar a grade horária, a organização, talvez por desatenção e até mesmo falta de conhecimento da lei, monta uma jornada de trabalho que, quando calculada, ultrapassa esse limite.
Há também erros que a empresa pode cometer na criação da grade horária por certos descumprimentos, como desrespeitar as 11 horas consecutivas de descanso que o colaborador deve ter e, também, os 15 minutos de intervalo durante o dia que os colaboradores que trabalham em horário comercial têm direito.
Como criar uma grade horária eficiente?
O primeiro passo é analisar os períodos de trabalho para saber se os horários de folga estão de acordo com a lei, se não há desfalque nas equipes e se nenhum dos colaboradores ficará sobrecarregado com a grade horária.
Além disso, como podem haver divergências entre os integrantes de um time, o que gera problemas de relacionamento e produtividade, deve-se definir metas em conjunto para que todos trabalhem em prol de objetivos em comum.
Outros fatores que a empresa também precisa levar em conta ao criar a grade horária é atentar-se aos períodos de descanso, isto é, às folgas, descansos semanais remunerados e férias. Isso porque, certas empresas, por estarem sobrecarregadas, podem acabar negligenciando esses descansos na hora de criar jornadas de trabalho.
Por fim, é crucial estudar todos os aspectos legais e manter o controle da jornada de trabalho, uma vez que isso evita processos trabalhistas.
Como um sistema de WorkForce Management pode ajudar?
O sistema WorkForce Management é uma solução de gerenciamento que permite com que uma organização consiga fazer uma gestão da força de trabalho eficiente. Ele, por vezes, pode ser parte de um sistema de ERP, mas também parte de um sistema de RH.
Além disso, o WorkForce Management pode contribuir de diversas maneiras, como com o controle de horas: o sistema permite o gerenciamento tanto das horas trabalhadas quanto das horas de repouso e horas extras de todos os colaboradores.
Nesse sentido, por exemplo, possibilita que a empresa visualize relatórios de horas trabalhadas, o que dá maior controle de pagamento. Dessa forma, faz com que ela entregue para cada colaborador uma remuneração de acordo com o tipo de trabalho e o regime de contrato.
Conclusão
Ao longo deste conteúdo, apresentou-se a importância do tempo e da boa gestão dele para uma empresa. Entre os fatores relacionados a isso, tem-se a grade horária, já que esta envolve a carga de trabalho que os colaboradores devem cumprir no dia a dia corporativo.
Junto a isso, pôde-se compreender também mais a fundo as possibilidades que a empresa tem para criar jornadas de trabalho estratégicas.
Conclui-se que a grade horária é essencial para que uma empresa consiga maior organização e outros benefícios. No entanto, ao criá-la, deve apoiar-se no que a CLT orienta para evitar problemas legais, gastos com multas e até má reputação entre os colaboradores.
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