Com o avanço da tecnologia e a chegada das novas metodologias de administração de negócios, os gestores ganharam mais formas de gerir suas próprias empresas. Entre esses métodos recentes, destaca-se a gestão online, que se baseia em práticas de gerenciamento realizadas por meio do ambiente digital.  

Devido à digitalização dos processos, atualmente é possível realizar diversas atividades de gestão por meio da internet. Esse formato traz muitas vantagens para as empresas, possibilitando maior flexibilidade, economia e otimização de tempo.   

Neste artigo, será possível aprender o que é a gestão online, como ela pode ser aplicada de forma eficaz em diferentes setores e como é capaz de transformar a maneira pela qual as empresas gerenciam seus processos. Veja em detalhes os assuntos que serão abordados: 

• O que é um sistema de gestão online?
• Como funciona a gestão online?
• Em quais setores da empresa a gestão online pode ser utilizada?
• Quais os principais benefícios da gestão online?
• O que avaliar antes de mudar o modelo de gestão da sua empresa?
• Como começar uma gestão online na sua empresa?
• Gestão online e gestão tradicional: quais as diferenças?
• Qual o melhor sistema para gestão online?

Aproveite o aprendizado e tenha uma boa leitura!

O que é um sistema de gestão online?

Um sistema de gestão online é um software que possui diversas funcionalidades que possibilitam gerenciar um negócio em uma única plataforma integrada. Esses sistemas são completos e permitem a integração de atividades de diversos setores em um único lugar, desde o setor de Recursos Humanos até o Financeiro, por exemplo.  

Entre as atividades comuns presentes em um sistema de gestão online, destacam-se:

• Gestão financeira;
• Controle de estoque e vendas;
• Gestão de ponto;
• Recursos humanos;
• Automatização de processos;
• Produção de relatórios e análises;
• Integração de sistemas;
• Monitoramento de desempenho e KPIs.

Em geral, esses sistemas costumam ter uma quantidade vasta de ferramentas, mas é possível haver variações segundo o serviço contratado, que deve funcionar conforme as necessidades do negócio. 

Como funciona a gestão online?

A gestão online funciona com centralização e integração da gestão de uma empresa por meio de sistemas de softwares, permitindo o acesso e o controle de forma remota desses dados pela internet. Essa abordagem moderna revolucionou a maneira como as empresas operam em comparação com métodos de gestão mais tradicionais.

Nas formas antigas de gestão, era usada uma combinação de ferramentas, como planilhas, documentos em papel e sistemas de software independentes. Já na gestão online, tudo fica centralizado em um único software em nuvem, proporcionando visibilidade em tempo real de todos os setores da empresa.

Além disso, é possível solicitar a esse sistema a realização de determinadas atividades, como automatização de tarefas repetitivas e geração de relatórios detalhados.

Na prática, o gestor faz o acesso a esse sistema com seu acesso privado e consegue definir parâmetros e configurar os fluxos de trabalho. Com ele, é possível ter uma visão ampla do que está acontecendo na empresa, além de ter acesso a informações precisas para beneficiar a tomada de decisões.

Em quais setores da empresa a gestão online pode ser utilizada?

Um dos maiores benefícios da gestão online é que ela é versátil, servindo para diversos setores de uma empresa. Ela ainda ajuda a integrar a comunicação entre esses setores e a centralizar todas as informações em uma única plataforma. 

Para exemplificar no cotidiano, com um sistema de gestão online, o setor de Recursos Humanos consegue fazer o controle de ponto online, não precisando utilizar relógios de ponto manuais e trazendo mais autonomia para os funcionários.

Já o Departamento Pessoal, por exemplo, pode fazer o fechamento da folha de ponto de forma automática, evitando cálculos manuais e diminuindo a chance de falhas humanas.

Dessa forma, a gestão online permite uma sinergia mais eficaz entre os departamentos, melhorando a comunicação, impulsionando a eficiência operacional e trazendo modernização para todos os setores da empresa.

Quais os principais benefícios da gestão online?

A gestão online traz diversos benefícios para as empresas. Não é à toa que, segundo uma pesquisa da Confederação Nacional da Indústria (CNI), em 2021, sete em cada dez empresas no Brasil já faziam uso de tecnologias digitais diversas. 

Confira a seguir os principais benefícios da gestão online:

Dados protegidos 

A gestão online ajuda a manter os dados protegidos por possuir medidas de segurança avançadas, como criptografia e autenticação, integradas aos sistemas.

Além disso, os dados são armazenados em servidores seguros, com backups regulares, diminuindo riscos de perda ou acesso não autorizado, garantindo a integridade e a confidencialidade dessas informações.

Dessa forma, a incidência de problemas de hardware ou perda de documentos físicos diminui, problemas que eram comuns no passado. 

Controle em tempo real a qualquer lugar

Diferentemente das gestões tradicionais, que contavam com documentos em papel e sistemas instalados em uma única máquina, a gestão online possibilita o acesso remoto pelos mais diversos dispositivos, uma vez que sua disponibilidade em nuvem requer apenas conexão e acesso autorizado para administrar a plataforma digital. 

Acompanhamento de metas por todas as equipes

A gestão online facilita o acompanhamento de metas devido à acessibilidade dos dados. Graças à centralização de dados no sistema, as metas são visíveis e acessíveis a todos, promovendo uma visualização comum dos objetivos da empresa. Além disso, os dados são atualizados em tempo real, o que melhora a transparência entre as equipes. 

Facilitador de aderência ao home office

A gestão online é extremamente benéfica para empresas que querem aderir ao modelo home office ou já trabalham nesse formato. Devido a esse método de gestão, é possível gerir a empresa sem a necessidade de ir ao escritório, já que todos os processos estão disponíveis online e podem ser realizados a partir de dispositivos móveis, como notebooks e smartphones.  

O que avaliar antes de mudar o modelo de gestão da sua empresa?

É inegável que a gestão online oferece uma série de vantagens para as empresas. No entanto, antes de adotar essa abordagem, é crucial realizar uma avaliação cuidadosa. Aspectos como a integração de fornecedores, a adaptação dos produtos e a criação de um plano de contingência exigem atenção especial. Entenda a seguir!

Fornecedores

Estudar os fornecedores é importante antes de mudar para a gestão online. Atualmente, existem diversos serviços de softwares em oferta no mercado, portanto, é preciso escolher aquele que atenda as demandas do negócio e possua credibilidade e um bom histórico no setor. 

Para realizar esse estudo, é interessante buscar referências em sites e avaliações de páginas como Google. Ainda, é válido acessar o site da marca e buscar mais informações sobre a empresa. 

Integração do produto

A integração do produto é um ponto importante ao considerar implementar a gestão online. É preciso que a ferramenta seja integrada e capaz de realizar diversas atividades em um único local. 

Muitos sistemas já conseguem se integrar a agendas, empresas de benefícios e plataformas de comunicação, o que otimiza ainda mais a rotina. 

Plano de contingência

O estudo da plataforma é importante para o plano de contingência. Ao escolher um sistema de gestão online, a possibilidade de ter dados em tempo real ajudará a empresa a ter uma visão panorâmica do que está acontecendo e, assim, tomar decisões imediatas. 

Como começar uma gestão online na sua empresa?

Apesar de ser fácil implementar e executar um sistema de gestão online, é fundamental ter atenção a alguns detalhes antes de começar a usar essa abordagem na empresa. Entenda a seguir o que precisa ser feito!

Defina os objetivos e pontos a serem melhorados

Para iniciar uma gestão online, é necessário realizar uma avaliação da situação atual da empresa. Isso pode ser feito pela análise de processos e pela busca de feedback de clientes e funcionários. 

Com base nessa análise, é possível estabelecer objetivos claros e mensuráveis que a gestão online visa alcançar. Essas metas devem ser específicas para as necessidades da empresa, como aumentar as vendas online, melhorar o atendimento ao cliente ou otimizar a eficiência operacional. 

Escolha uma ferramenta de gestão alinhada com as necessidades

Após entender as necessidades da empresa, é o momento da escolha da ferramenta. 

Sendo assim, é importante que esse software tenha as ferramentas necessárias para a empresa conseguir solucionar problemas e dificuldades diagnosticadas ao realizar a análise da gestão atual. 

Existem diversas plataformas disponíveis para contratação, e os valores podem variar conforme as necessidades da empresa. Por exemplo, há softwares que fazem a cobrança a partir da quantidade de funcionários. Por isso, é importante realizar uma boa pesquisa para entender o custo-benefício da aquisição. 

Treine os colaboradores

Treinamento de funcionários é sempre importante em uma empresa, e, quando se escolhe adotar uma nova forma de gestão, é preciso que todos sejam capazes de trabalhar com essa nova tecnologia.

Deve-se considerar que uma empresa pode ter colaboradores de diferentes gerações e alguns tenham mais facilidade com a tecnologia do que outros. Por isso, o treinamento deve ser igualitário, ensinando do básico ao avançado.

Muitas plataformas de gestão online contam com vídeos, tutoriais e documentos que podem ser compartilhados com os funcionários para facilitar o processo de aprendizagem. 

Gestão online e gestão tradicional: quais as diferenças?

A gestão online e a gestão tradicional se diferem, principalmente, pelo local e pelos recursos utilizados para gerir a empresa. De forma geral, enquanto a gestão tradicional se atém ao espaço e ao uso de recursos físicos, a gestão online adota softwares em nuvem com acesso online para fazer a gestão do negócio.  

Para entender na prática, por exemplo, enquanto uma gestão tradicional prefere usar controle de ponto mecânico, a gestão online utiliza uma plataforma de ponto digital, que possibilita realizar registro, tratamento e gestão de ponto em um único lugar.  

O modelo de gestão tradicional é mais presente em empresas que não possuem uma cultura de inovação e preferem utilizar métodos mais antigos de gerenciamento de negócios. Já a gestão online é focada na modernidade, ideal para empresas que desejam crescer utilizando a tecnologia e a estratégia. 

Qual o melhor sistema para gestão online?

É a Pontotel! Nossa plataforma de gestão e controle de ponto se destaca como um sistema de gestão online que abraça as principais tendências do mercado. Além da gestão de jornada, nosso sistema proporciona aos gestores uma evolução no processo de modernização e gerenciamento da empresa.

A Pontotel se destaca pela facilidade de implementação, oferecendo tranquilidade e facilidade à gestão desde o primeiro contato. Por meio do nosso sistema integrado, a gestão consegue acompanhar em tempo real a presença dos funcionários, as solicitações de ajustes de ponto, a disponibilidade da equipe e os processos de comunicação. 

Nossa plataforma não se limita apenas ao controle de ponto; oferecemos uma solução completa para a gestão de recursos humanos, unificando registro, tratamento e gestão do ponto em um único sistema online e offline, sem deixar de lado a segurança jurídica e a proteção de dados da empresa.  

Além disso, nossa plataforma se integra aos principais sistemas de folha de pagamento e centraliza toda a gestão em uma única plataforma intuitiva. Assim, a gestão consegue realizar suas atividades rotineiras apenas usando a Pontotel e os funcionários ganham mais comodidade graças a diversidade de recursos que facilitam a rotina e trazem mais autonomia. 

Portanto, nossa plataforma é a maneira ideal da sua empresa aderir à gestão online. Agende uma conversa por meio do formulário abaixo e descubra como a Pontotel pode simplificar aos processos da sua empresa, diminuindo as preocupações dos setores de Recursos Humanos e Departamento Pessoal.

Conclusão

Neste conteúdo, ficou evidente como a gestão online está revolucionando a forma de as empresas gerenciarem seus processos e recursos. A adoção de soluções online proporciona agilidade, eficiência e transparência em várias áreas, desde o controle de ponto até a gestão de recursos humanos.

Foi possível perceber que a gestão online não se limita apenas à automação de tarefas, mas também oferece uma visão em tempo real das operações, facilitando uma tomada de decisões informada e contribuindo para bons relacionamentos internos e com os clientes.

Assim, tal método de gerenciamento de negócios se torna não apenas uma prática administrativa, mas também uma estratégia essencial para empresas que buscam se manter competitivas e adaptadas às demandas do mercado moderno.

Gostou de aprender sobre esse assunto? Então, continue acompanhando o blog Pontotel e compartilhe este texto com seus colegas de trabalho para eles se atualizarem também!