O tempo se tornou um recurso valioso no ambiente corporativo, e gerenciá-lo pode ser um desafio. As diferentes formas de trabalho, como o home office e o trabalho híbrido, e os projetos muitas vezes distintos realizados pelos colaboradores são alguns dos fatores que gestores e profissionais de RH enfrentam na gestão do tempo nas empresas.
A boa notícia é que as soluções mais eficazes ainda são aquelas mais comuns quando o assunto é gerir o tempo de trabalho. Mesmo com as contínuas mudanças no ambiente corporativo que aconteceram nos últimos anos, ferramentas e métodos clássicos de gerenciamento de projetos podem colaborar com esse controle nas organizações.
Este artigo esclarecerá justamente quais são essas soluções e por que a gestão de tempo deve ser encarada como uma prioridade no ambiente de trabalho. Confira, antes de continuar com a leitura, um resumo do que será explicado a seguir:
- O que é gestão do tempo?
- Quais os benefícios da gestão do tempo nas empresas?
- 3 métodos e técnicas para melhorar a gestão do tempo nas empresas
- Gestão do tempo nas empresas home office e híbridas
- Como a tecnologia pode beneficiar a gestão do tempo nas empresas?
- Qual o melhor sistema de ponto para gestão de tempo?
Tire suas dúvidas sobre gestão do tempo nas empresas!
O que é gestão do tempo?
A gestão do tempo é a prática de planejar e monitorar quanto tempo é dedicado a um conjunto de atividades. O objetivo é permitir que as pessoas consigam fazer mais em menos tempo, mesmo quando enfrentam prazos curtos ou uma lista extensa de tarefas.
Nas empresas, a gestão do tempo é parte das responsabilidades diárias dos profissionais. Do setor de vendas à contabilidade, todos os projetos envolvem identificar tarefas prioritárias, definir metas realistas e alocar tempo apropriado para cada uma.
Como ela se relaciona com a gestão da produtividade?
Uma boa gestão de tempo contribui para uma gestão eficiente de produtividade de várias maneiras. Por exemplo, a distribuição eficaz das tarefas ao longo do dia permite que os colaboradores de um mesmo departamento dediquem tempo adequado a cada atividade, sem procrastinação e desperdício de tempo.
O planejamento por trás das ações contribui para a redução do estresse e da pressão sobre os colaboradores, permitindo-lhes cumprir prazos sem comprometer a qualidade do trabalho.
Quais os benefícios da gestão do tempo nas empresas?
A capacidade de priorizar, planejar e executar tarefas no tempo certo pode desencadear uma série de vantagens que afetam diretamente os resultados. A seguir, entenda mais como a prática de gestão de tempo pode transformar o cotidiano das empresas.
Aumento da produtividade e eficiência
É mais fácil definir prioridades e metas quando se sabe quanto tempo leva para realizar cada tarefa. A falta de clareza sobre a duração de tarefas, por outro lado, pode levar a expectativas irrealistas e prazos impossíveis de serem cumpridos.
Sem um planejamento do tempo no ambiente de trabalho, a empresa acaba sofrendo com ciclo de atrasos, retrabalho e insatisfação tanto internamente quanto por parte dos clientes.
Redução do estresse e da pressão sobre os colaboradores
Uma parcela de 72% das pessoas ativas no mercado de trabalho brasileiro sofrem com sequelas de estresse, e 32% delas apresentam sintomas de Burnout. Esses dados, de uma pesquisa da International Stress Management Association (ISMA), demonstram que a gestão de tempo também pode ser uma medida crucial para a saúde dos profissionais.
Quando a boa gestão do tempo é uma prioridade no planejamento e na execução de tarefas, fica mais fácil fazer com que os profissionais consigam estabelecer prioridades para suas rotinas e manter um equilíbrio saudável entre trabalho e descanso.
Cumprimento de prazos e entregas mais consistentes
Incentivar a gestão de tempo também é uma maneira de criar uma cultura de responsabilidade e accountability. Quando os membros da equipe têm entendimento claro de suas tarefas e prazos individuais, cria-se um senso de comprometimento que garante que cada contribuição seja entregue dentro dos prazos estabelecidos.
A gestão transparente do tempo ainda permite que as equipes tenham a capacidade real de cumprir suas responsabilidades. Sem problemas com sobrecarga de trabalho ou pressão excessiva, os colaboradores estão livres para exercer suas funções.
Melhor equilíbrio entre vida profissional e pessoal
O equilíbrio entre vida profissional e pessoal é um problema comum no mercado de trabalho: estima-se que 81% dos brasileiros buscam mais equilíbrio entre vida profissional e pessoal, porcentagem acima da média global de 67%. Diante desse problema, as empresas podem fazer sua parte trabalhando a gestão do tempo na rotina de seus colaboradores.
Por exemplo, quando líderes empresariais trabalham com metas claras e prazos realistas com as suas equipes, eles estão incentivando o uso eficiente das horas de trabalho, minimizando a necessidade de que os trabalhadores cumpram tarefas fora do escritório.
Otimização do uso de recursos e tempo
Métodos e tecnologias que contribuem para a identificação de gargalos e ineficiências na produção das empresas são sempre bem-vindos. Afinal, é com o monitoramento do progresso das atividades internas que a empresa pode identificar rapidamente quais atividades estão demorando mais do que o previsto e tomar medidas corretivas.
3 métodos para melhorar a gestão do tempo nas empresas
Embora exista uma variedade ampla de métodos de gestão de tempo, é importante entender que não há uma solução única que sirva para todas as empresas. E, mesmo que alguns sejam adequados à realidade de uma organização, eles não funcionam sozinhos — dependem sempre do monitoramento e da revisão dos envolvidos na rotina corporativa.
A abordagem ideal envolve conhecer os principais métodos, avaliar suas características e integrar aqueles que melhor se alinham à realidade da empresa. Para auxiliar nesse processo, este artigo separou três dos principais métodos de gestão de tempo. Confira!
1. Como fazer as coisas (GTD)
O método GTD ou “Getting Things Done” (na tradução, “Como fazer as coisas”) é uma abordagem concentrada na organização e no gerenciamento de tarefas. A ideia por trás do GTD é simples: quando os compromissos de uma pessoa estão organizados e categorizados em um único sistema, sua mente está livre para ser mais produtiva.
Desenvolvido por David Allen, no livro “Getting Things Done” ou “A arte de fazer acontecer”, o método GTD baseia-se em 5 passos essenciais:
- Capturar: registrar tarefas, ideias e compromissos em um único sistema confiável, seja em papel ou em ferramentas digitais, como aplicativos de lista de tarefas;
- Esclarecer: analisar cada item capturado para determinar ações necessárias. Isso envolve decidir se a tarefa é realizável, se exige ações específicas ou se pode ser descartada;
- Organizar: categorizar as tarefas de acordo com contextos, prioridades e prazos. Essa etapa ajuda a evitar a sobrecarga de informações;
- Refletir: revisar regularmente as listas de tarefas e os compromissos para garantir que nada seja esquecido e que as prioridades estejam atualizadas;
- Comprometer-se: no passo final, é o momento de finalmente escolher as tarefas mais relevantes e realizar ações concretas para avançar nelas.
Um erro a ser evitado na aplicação do método GTD é tratar todas as tarefas como igualmente importantes, o que pode levar a uma alocação ineficiente de tempo. Portanto, depois de coletar as tarefas, classifique-as de acordo com sua prioridade.
2. Pomodoro
O Pomodoro é uma técnica que se concentra em dividir o trabalho em períodos definidos, chamados de “pomodoros”, alternados com intervalos de 5 minutos. Após completar 4 pomodoros, é recomendada uma pausa mais longa. Abaixo, confira o passo a passo de como usar o Pomodoro, na prática:
- Definir a tarefa: escolha a tarefa que deseja realizar;
- Defina o timer: configure um cronômetro para 25 minutos, que é a duração padrão de um pomodoro;
- Trabalhe com foco: durante um pomodoro, concentre-se exclusivamente na tarefa escolhida. Evite distrações e interrupções;
- Faça uma pausa: quando o cronômetro tocar, faça uma pausa de 5 minutos. Use esse tempo para relaxar, esticar as pernas ou se distrair um pouco;
- Repita: realize o processo novamente e, após 4 pomodoros, faça uma pausa mais longa, de 15 a 30 minutos. Isso ajuda a revitalizar a energia.
Muitos profissionais podem estender o período de trabalho além do cronometrado, especialmente quando estão imersos em uma tarefa específica. No entanto, é importante reconhecer que essa situação pode levar à fadiga mental. Então, se há um responsável pela gestão da equipe, este deve alertar para os limites definidos.
3. Kanban
O método Kanban é uma abordagem visual para o gerenciamento de tarefas e projetos. Originalmente desenvolvido pela empresa Toyota para otimizar a produção nas fábricas, o Kanban foi adaptado para diversos contextos, incluindo o ambiente corporativo.
O sistema Kanban envolve o uso de um quadro com colunas que representam os estágios do trabalho, como “A fazer”, “Em andamento” e “Concluído”. Nele, também são utilizados cartões, que representam tarefas individuais e são movidos pelas colunas à medida que elas progridem.
Considere o caso de uma equipe de desenvolvimento de software que utiliza um quadro Kanban para gerenciar seu fluxo de trabalho. A equipe tem colunas como “Backlog”, “Em Análise”, “Desenvolvimento”, “Testes” e “Concluído”.
Cada tarefa é representada por um cartão e é movida de coluna à medida que a equipe trabalha. Se perceberem que a coluna “Desenvolvimento” está ficando muito cheia, por exemplo, eles sabem que é hora de focar em concluir algumas tarefas antes de começar outras novas.
O método Kanban é eficiente porque visualiza claramente o fluxo de trabalho, permite ajustes em tempo real e facilita a identificação de gargalos no processo.
Gestão do tempo nas empresas home office e híbrido
A gestão do tempo nas empresas que adotam os modelos de trabalho home office e híbrido tem particularidades em relação à rotina daquelas que adotam o modelo presencial. Nesses casos, a flexibilidade trazida pelo ambiente remoto exige abordagens específicas para garantir a produtividade do colaborador.
No Brasil, ambas as alternativas passaram por uma adesão crescente a partir da pandemia da covid-19, em 2021, e continuaram no pós-pandemia. Segundo a pesquisa “O Futuro do Trabalho no Brasil”, da IDC Brasil, 56% dos entrevistados atuam no formato híbrido, e 19% no modelo totalmente remoto. Apenas 25% dos entrevistados trabalham presencialmente.
Esse novo cenário tornou a gestão do tempo nos modelos home office e híbrido uma preocupação maior do que era há alguns anos. Tanto para as empresas quanto para os colaboradores, as particularidades do trabalho remoto emergiram como novos desafios.
Por exemplo, gerir o tempo exige uma disciplina pessoal ainda mais acentuada. A ausência de um ambiente de escritório formal pode levar a uma maior mistura entre os espaços de trabalho e pessoal, dificultando a tarefa de estabelecer limites claros.
A capacidade de manter uma rotina, definir horários de trabalho e pausas, além de evitar distrações domésticas, são competências indispensáveis para o funcionário remoto conseguir manter um alto nível de produtividade no trabalho.
Para empresas, coordenar uma equipe distribuída entre o escritório e o ambiente remoto exige um controle ainda mais preciso para garantir que as tarefas sejam atribuídas, monitoradas e concluídas nos prazos.
Nos dois modelos (home office e trabalho híbrido), a utilização de ferramentas de gestão do tempo, como aplicativos para o controle da jornada de trabalho e métodos como o GTD, continua sendo uma abordagem útil. Essas soluções auxiliam no monitoramento e na priorização das atividades, seja em casa ou no escritório presencial da empresa.
Como a tecnologia pode beneficiar a gestão do tempo nas empresas?
Empresas contam com uma gama de tecnologias que as ajudam a lidar com os maiores desafios da gestão do tempo. A rotina dos colaboradores já pode ser planejada e monitorada com precisão a partir de ferramentas de controle de tempo das tarefas e plataformas para o gerenciamento de projetos.
Outra tecnologia que tem beneficiado a gestão do tempo nas empresas é o ponto digital. Trata-se de uma ferramenta que permite ao colaborador da empresa fazer o registro preciso das horas trabalhadas por meio de seus próprios dispositivos eletrônicos, como computadores ou smartphones.
Esse tipo de solução é especialmente valioso em empresas que adotam os modelos híbrido,home office ou para aquelas que possuem colaboradores também em trabalho externo esporadicamente. Além disso, a análise dos dados coletados pelo sistema auxilia na identificação de padrões de produtividade e na alocação inteligente de tarefas.
Em resumo, a tecnologia pode oferecer às empresas muitas maneiras de gerenciar o tempo, seja qual for o local de trabalho.
Qual a melhor plataforma de ponto para gestão de tempo?
A Pontotel é a melhor plataforma de ponto para gestão de tempo no mercado. Nossa solução pode auxiliar no registro das horas trabalhadas, além de desempenhar um papel importante na produtividade e no cumprimento das obrigações legais das empresas.
O sistema Pontotel oferece uma ampla gama de funcionalidades, incluindo a criação de relatórios gerenciais abordando indicadores como absenteísmo, horas extras, banco de horas e auditoria. Além disso, a plataforma permite a organização de escalas e jornadas de trabalho, com flexibilidade para configurar diferentes horários para cada colaborador.
Vale ressaltar que a plataforma Pontotel também oferece a facilidade de registrar o ponto por diversos meios. Quando a empresa tem o controle da Pontotel, o profissional pode fazer o registro das horas via computador, tablet e celular.
Conclusão
Em um ambiente onde o tempo é escasso, a gestão eficaz desse recurso pode se tornar um diferencial competitivo para as empresas. No entanto, para aproveitar o tempo da melhor forma possível, é importante reconhecer a utilidade de métodos e ferramentas apropriadas.
Além da adoção de técnicas como o Pomodoro e o GTD, as empresas podem melhorar a gestão do tempo usando desde tecnologias simples de gerenciamento de projetos até ferramentas mais avançadas e abrangentes, como a Pontotel.
Para mais novidades e sugestões de tecnologias e métodos para a gestão de empresas, aproveite para acompanhar as publicações recentes do blog Pontotel.
