Gestão é uma palavra comum quando se fala das melhores maneiras de se administrar uma empresa, sendo determinante para esse acompanhamento. Essa importância também se aplica quando o assunto é a gestão de turnos.
Na gestão de turnos, a empresa está em busca de uma melhora no uso do seu capital humano, a partir de escalas bem organizadas e planejadas.
Afinal, a partir do momento que a rotina de trabalho na empresa é executada em turnos diferentes, ela precisa ser bem gerida para melhor rendimento e produtividade dos colaboradores.
Mas o que exatamente são turnos e quais são os desafios que a gestão de turnos pode ter pela frente? Essas e outras questões serão respondidas ao longo deste texto, que será dividido nos seguintes tópicos:
- O que é gestão de turnos?
- Importância da gestão de turnos para as empresas
- Como funciona o gerenciamento de turnos?
- Componentes essenciais da gestão de turnos
- Quais os benefícios de uma boa gestão dos turnos?
- Quais os desafios nesse tipo de gestão?
- Como a tecnologia pode ajudar na gestão de turnos?
- Plataforma para acompanhamento de turnos
- Qual a melhor plataforma para acompanhamento de turnos?
Boa leitura!
O que é gestão de turnos?
Gestão de turnos é uma prática que busca melhor aproveitamento ou produtividade das escalas de trabalho criadas na empresa para atender às demandas de trabalho eficientemente.
Existem três turnos de trabalho entre os mais tradicionais do mercado: matutino (em geral, das 7h às 12h ou 13h), vespertino (das 12h às 18h ou 19h) e noturno (das 22h às 5h).
Vale observar que, em indústrias, o fluxo de trabalho é ininterrupto, o que faz com que a gestão turnos seja realizada de forma diferente, já que existem as jornadas fixas e as revezadas, aquelas em que há alternância dos horários de trabalho.
Importância da gestão de turnos para as empresas
Uma gestão de turnos eficiente é fundamental para garantir a produtividade dos profissionais envolvidos, que inclui um uso consciente dos recursos da empresa e a extração do melhor que esses profissionais podem oferecer.
Além disso, a gestão de turnos é importante para a avaliação do que é preciso em cada turno, ou seja, quantos profissionais serão necessários e em que setores eles serão úteis em cada um dos turnos.
Portanto, a gestão de turnos é importante para:
- Eficiência operacional da empresa;
- Redução dos custos operacionais;
- Facilidade de adaptação às demandas variáveis;
- Melhoria da produtividade;
- Garantia de funcionamento da operação, mesmo diante de crises;
- Cumprimento das leis trabalhistas, com intervalos e horários de trabalho adequados;
- Promoção da flexibilidade dos horários de trabalho.
Como funciona o gerenciamento de turnos?
Sabendo agora qual a importância da gestão de turnos, também é importante entender como ela funciona, e isso se baseia em alguns conhecimentos prévios sobre as demandas da empresa.
Qual turno possui maior volume de trabalho? Que tecnologias eu posso utilizar para me auxiliar nessa gestão? A distribuição de trabalho entre os funcionários é adequada, de modo que ninguém esteja sobrecarregado? A comunicação entre setores funciona bem?
Com base nessas avaliações — e em outras que os gestores podem eventualmente julgar relevantes – é possível fazer uma gestão de turnos eficiente, que distribua funcionários no local e no horário mais importante para o bom funcionamento da empresa.
Na prática, o líder monta uma planilha com nomes, turnos da empresa e horários de trabalho de cada funcionário, de forma manual ou automatizada. Essa escala serve de base para os funcionários saberem quando irão trabalhar com antecedência.
Componentes essenciais da gestão de turnos
Cada empresa e cada gestão possuem suas próprias peculiaridades e questões internas, o que as leva a buscar soluções que se adequem às suas necessidades. No entanto, na gestão de turnos, como em qualquer outro sistema de gerenciamento, há componentes essenciais. Confira quais são eles.
Escala de trabalho
Escalas de trabalho fazem parte do planejamento prévio de quem trabalha, quando e em qual horário, sendo um ponto crucial para a gestão de turnos.
É impossível formar uma equipe para um determinado turno sem saber que funcionários já estarão ocupados em outros horários ou até mesmo em suas horas, ou dias de folga. Na gestão de turnos, essas informações ficam à mão para o líder organizar as escalas.
Vale observar que as leis acerca de horas trabalhadas, folgas e períodos de férias devem ser cumpridas, e isso precisa ser considerado ao se planejar as escalas e montar as equipes para cada turno.
Alocação de recursos
Alocação de recursos é a distribuição dos recursos organizacionais, materiais e humanos, conforme as atividades da empresa. A gestão de turnos deve contabilizar em seu planejamento os gastos que a empresa terá em cada turno.
Sem esse planejamento, ou se ele for feito sem o cuidado necessário, fica inviável maximizar os lucros, fazendo com que a empresa tenha um grande desperdício de recursos e, consequentemente, de dinheiro.
Comunicação eficiente
Uma comunicação eficiente é fundamental em qualquer aspecto. Na gestão de turnos, ela é imprescindível para que sejam informadas mudanças em escalas, trocas de turnos, problemas que podem existir e quaisquer outros avisos que sejam relevantes.
Se essa comunicação não for eficiente, corre-se o risco de que avisos de faltas não sejam dados ou trocas não sejam notificadas, por exemplo, fazendo com que a equipe seja desfalcada, muitas vezes comprometendo o trabalho.
Quais os benefícios de uma boa gestão dos turnos?
Como visto, a gestão de turnos pode ser uma estratégia eficiente para a organização das escalas e do trabalho de forma geral, mas quais os benefícios da gestão de turnos? Conheça os principais deles a seguir.
Impacto na eficiência operacional
A gestão de turnos tem um impacto direto na eficiência operacional da empresa, já que permite que as escalas de trabalho se tornem mais assertivas e organizadas.
Quando existe uma equipe adequada, com o número de pessoas ideal, trabalhando no melhor horário para que as atividades se desenvolvam, a tendência é que a eficiência do time cresça, implicando diretamente na qualidade e na eficiência do trabalho realizado.
Satisfação dos funcionários e qualidade de vida
Quando a gestão de turnos é bem feita, ela consegue fazer com que os colaboradores tenham a ajuda de que efetivamente precisam para realizar seu trabalho com qualidade, já que não ficarão sobrecarregados.
Assim, podem se dedicar às suas atividades com maior facilidade e tranquilidade, sem excessos, trabalhando melhor e com mais qualidade de vida dentro e fora do ambiente de trabalho, impactando diretamente na satisfação e no engajamento.
Redução de custos
Uma gestão de turnos eficiente pode mostrar informações sobre funcionários ou recursos que não são necessários para determinadas atividades e, assim, reduzir custos para a empresa.
É importante pensar, por exemplo, que o trabalho em três turnos representa muitos custos. Não seria possível diminuí-los?
Essa e outras análises precisam ser feitas rotineiramente para assegurar que a empresa não está gastando mais do que o necessário para suas operações, podendo, em longo prazo, torná-la deficitária.
Aumento da lucratividade
Quando se fala em redução de custos, a tendência é que haja um aumento de lucratividade. Com a gestão de turnos, os gestores têm maior facilidade para identificar gastos desnecessários e redistribuir as equipes para maximizar os lucros.
Isso ocorre, pois, a gestão de turnos pode dar ferramentas à empresa para uma tomada de decisões mais assertiva quanto às suas rotinas de trabalho, podendo, assim, trabalhar mais próxima ao caminho que leva à lucratividade.
Quais os desafios nesse tipo de gestão?
Implantar uma gestão de turnos eficaz conta com muitos desafios. O primeiro deles é a complexidade de montar uma escala que atenda às necessidades da empresa, dos funcionários e dos clientes.
Isso porque pode ser difícil criar equilíbrio entre os turnos, de modo a fazer com que nenhum colaborador fique sobrecarregado, ou seja, prejudicado nas horas trabalhadas, obtendo remuneração inferior.
Outro desafio é que o sistema de comunicação deve ser eficiente, já que eventuais trocas de turno ou ausências precisam ser informadas, sob risco das equipes ficarem desfalcadas. Além disso, a empresa deve estar sempre atenta à possibilidade de imprevistos.
Se um funcionário fica doente e precisa se ausentar e o aviso for feito em cima da hora, por exemplo, cabe aos gestores resolverem a situação, que muitas vezes exige uma alteração rápida nas escalas de outros funcionários.
Esses são alguns dos principais desafios que a gestão de turnos precisa considerar para se tornar eficiente.
Como a tecnologia pode ajudar na gestão de turnos?
São muitas as variáveis envolvidas na gestão de turnos, como as particularidades de cada empresa em relação a horários de trabalho, turnos, escalas e horas extras a serem cumpridas.
Diante de tantos processos, é importante haver ferramentas para lidar com todos eles. A tecnologia, nesse caso, pode ser de grande valia para agilizar os processos e evitar que a empresa se perca diante de tantas atividades que envolvem essa rotina.
Por meio de sistemas automatizados, a empresa consegue realizar a gestão de turnos com acesso a dados em tempo real, para que, assim, consiga tomar decisões de forma mais eficiente e estratégica, minimizando as chances de erros.
Em muitos casos, o acesso a essas informações dos turnos é realizado via web ou aplicativo, permitindo que os gestores acessem os dados de jornada a qualquer hora e lugar, facilitando a gestão de turnos e a organização de escalas.
Softwares de escalas
Com os softwares de escalas, é possível organizar perfeitamente as escalas conforme as demandas específicas de cada empresa, além de permitir uma visão mais ampla e detalhada dos turnos, o que evita erros e confusões na montagem de escalas.
Vale destacar que esses softwares podem ser integrados ao sistema usado pelo RH da empresa, facilitando sua utilização e permitindo sua total adaptação às necessidades específicas de cada gestor.
Além disso, os softwares de escalas proporcionam maior transparência nas relações trabalhistas, facilitando a visualização da jornada trabalhada tanto para o colaborador como para a empresa, minimizando as chances de erros nos pagamentos.
Plataforma para acompanhamento de turnos
Se a empresa decidir pela gestão de turnos na sua rotina, uma plataforma para acompanhamento da jornada de trabalho pode minimizar as chances de erros e permitir que ela organize suas escalas de forma eficiente e adequada.
Com o monitoramento via plataforma, a empresa tem um controle em tempo real dos turnos dos colaboradores e até recebe mensagens imediatas se alguma emergência acontecer durante o turno, facilitando uma reorganização de escalas quando necessário.
Uma das plataformas que podem facilitar o acompanhamento de turnos está ligada ao controle de ponto. Isso porque, com uma plataforma de gestão jornada, todas as informações referentes ao dia a dia de trabalho dos funcionários estarão à disposição dos gestores, como atrasos, faltas, horas extras, etc.
Isso contribui para que a gestão de turnos seja mais assertiva, com decisões baseadas em insights e dados concretos da jornada de trabalho do funcionário, gerados pela plataforma.
Qual a melhor plataforma para acompanhamento de turnos?
A Pontotel é a melhor plataforma para acompanhamento de turnos do mercado. Oferecemos um sistema que alia tecnologia de ponta a uma gestão humanizada, proporcionando maior tranquilidade e rapidez aos gestores nas organizações de escalas.
A plataforma Pontotel possibilita uma gestão de jornada em tempo real, com acesso a dados dos turnos na nuvem, via web e aplicativo, de forma rápida e eficiente para facilitar as tomadas de decisões referentes às escalas de trabalho.
Nossa plataforma está 100% adequada às leis trabalhistas e a todas as regras em torno da CLT, da LGPD e da Portaria 671, permitindo uma gestão de dados dos turnos de forma mais segura para a empresa.
Com a Pontotel, o gestor terá acesso a um painel avançado com mais de 30 tipos de relatórios para consulta a respeito da jornada do colaborador, além de um dashboard para gestão avançada de escalas, desde aquelas relacionadas a folgas até as referentes aos dias trabalhados e a trabalhar.
Além disso, a nossa ferramenta permite alterações de jornadas para facilitar a gestão de turnos. Quer saber mais sobre a nossa plataforma para acompanhamento de turnos? Contate um dos especialistas Pontotel através do formulário abaixo!
Conclusão
Como ficou claro ao longo do texto, gestão de turnos não é processo simples, mas viável.
Se a empresa busca uma organização maior nas suas rotinas, é por meio da gestão de turnos que isso deve ocorrer.
Com a gestão de turnos, como citado anteriormente, a empresa tem a chance de reduzir custos, minimizar as chances de erros, contar com escalas mais assertivas e evitar a sobrecarga de funcionários, aproveitando melhor sua mão de obra.
Diante de tantos desafios da gestão de turnos, o amparo da tecnologia é fundamental, e atualmente o mercado disponibiliza as mais variadas soluções para as empresas.
Também foi visto que a Pontotel conta com o melhor sistema para gestão de turnos do mercado, oferecendo uma ferramenta completa para acompanhar a jornada do colaborador do início ao fim, deixando as rotinas dos gestores mais tranquilas e harmoniosas.
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