Quem vive no meio corporativo certamente já ouviu falar nos termos gestão de tempo e produtividade. Esses dois agentes são fatores importantes para a construção de equipes de alta performance e com bons resultados, mas, para adquirir essas competências, é preciso entender o que são e como alcançá-las.
Profissionais que sabem gerenciar bem o seu tempo de trabalho conseguem ser mais produtivos e se tornam atraentes para os recrutadores. Essa é uma qualidade cada vez mais buscada pelas empresas e, por isso, é importante se manter atualizado sobre esse assunto.
Se sua empresa precisa melhorar a gestão de tempo e produtividade dos funcionários ou se seu objetivo é aperfeiçoar essas competências, neste artigo serão apresentados os assuntos essenciais para entender mais sobre o tema. Confira os tópicos que serão abordados:
- O que é gestão de tempo?
- Por que uma boa gestão de tempo garante produtividade?
- Dicas de como melhorar a produtividade a partir da gestão de tempo
- Quais as melhores ferramentas de gestão de tempo?
Aproveite o texto e boa leitura!
O que é gestão de tempo?
A gestão de tempo é um processo importante para empresas e organizações que desejam aumentar sua produtividade. Ela consiste em um conjunto de métodos de planejamento e organização para gerenciar o tempo da melhor forma possível, estabelecendo prioridades, criando listas de tarefas e eliminando distrações, por exemplo.
Gerenciar o tempo envolve uma série de estratégias para evitar o estresse e a procrastinação durante a realização de trabalhos ou qualquer tarefa. As técnicas de gerenciamento ajudam a reduzir o tempo desperdiçado em tarefas menos importantes e aumentam o tempo disponível para atividades de alto valor.
Entre os métodos utilizados para fazer a gestão de tempo, pode-se mencionar:
- Identificação de prioridades;
- Estabelecimento de metas e prazos realistas;
- Criação de listas de tarefas;
- Eliminação de distrações e interrupções;
- Uso de aplicativos de organização e calendários.
Por que uma boa gestão de tempo garante produtividade?
Gestão de tempo e produtividade são dois atributos que possuem uma relação intrínseca. Quando há uma boa gestão de tempo, é possível visualizar as tarefas de forma mais clara, definir metas e prazos para a realização e, assim, diminuir a procrastinação e aumentar a produtividade.
Quando não há um bom gerenciamento de tempo, o trabalho e as entregas perdem a qualidade. Além disso, a desorganização sobre a priorização de cada tarefa somada à falta de planejamento proporcionam uma sobrecarga ao profissional, que, consequentemente, tem seu desempenho prejudicado.
Assim, fica evidente que maximizar a produtividade é possível por meio de uma boa gestão do tempo, permitindo que as pessoas se concentrem em tarefas significativas. Como resultado, há maior sentimento de satisfação com as realizações, o que traz ainda mais positividade e motivação no trabalho.
Outros benefícios de uma boa gestão de tempo
Além da produtividade, há uma gama de benefícios ao adotar práticas de gestão de tempo, como a diminuição do estresse, a redução da sensação de sobrecarga, a melhora da criatividade e o desenvolvimento de novas habilidades.
Quando alguém gerencia melhor o tempo para a execução das atividades necessárias, é possível organizar melhor a realização de cada tarefa, evitando deixar tudo para o fim do prazo, o que, como consequência, aumenta o estresse e a dificuldade.
Outro benefício é que, ao adotar técnicas de gestão de tempo, habilidades em organização, manuseio de ferramentas de organização — como Trello, ClickUp, Notion e Asana — e senso de prioridade são adquiridas. Essas qualidades servem tanto para o ambiente de trabalho como para a vida pessoal.
Dicas de como melhorar a produtividade a partir da gestão de tempo
Já ficou evidente como uma boa gestão de tempo pode ajudar a alavancar a produtividade. Porém, para isso, existem algumas dicas importantes que devem ser seguidas para ter um melhor aproveitamento das técnicas de gestão de tempo. Entenda a seguir!
Estabeleça metas e objetivos claros
É de suma importância o estabelecimento de metas e objetivos claros para a organização do tempo. Sem isso em mente, a realização das atividades se torna mais difícil e o profissional fica sem um guia para escolher qual tarefa realizar primeiro.
Por isso, é preciso organizar em um local (aplicativo, agenda ou notas, por exemplo) quais são as próximas metas e objetivos em ordem de prioridade, ou seja, em primeiro lugar aquelas que precisam ser cumpridas com urgência e, por último, as menos importantes.
Quanto mais detalhadas forem as informações, explicando quais etapas precisam ser realizadas, melhor fica a organização do tempo e a divisão das atividades necessárias.
Priorize suas tarefas e minimize distrações
Sabe aquele colega que manda mensagem fazendo pedidos urgentes no meio do expediente? Ou aquele e-mail importante que chegou de repente demandando sua atenção? Esses são exemplos de distrações que atrapalham a gestão de tempo e a produtividade.
Evitar as distrações e priorizar as tarefas necessárias é importante para um melhor aproveitamento do tempo. Algumas dicas úteis para diminuir distrações são:
- Comunicar aos seus colegas de trabalho a indisponibilidade em determinado horário;
- Desativar notificações do telefone e evitar checar o e-mail enquanto realiza uma tarefa;
- Utilizar fones de ouvido para abafar os ruídos externos e demonstrar indisponibilidade;
- Seguir uma agenda com horários predefinidos, pois isso vai ajudar a realizar cada tarefa em um tempo específico, evitando distrações com outras atividades.
Crie um cronograma
Se existem muitas tarefas a serem realizadas, é possível dividi-las para que todo o projeto não ocupe uma jornada de trabalho inteira. Dessa forma, transformar a entrega em pequenas tarefas e dividir a realização delas em determinados períodos é uma boa opção.
Logo, se há um prazo de 1 mês para entregar algo, há a possibilidade de criar um cronograma e dividir cada etapa em uma semana; isso ajuda a diminuir a sobrecarga e a acompanhar a evolução de cada entrega.
Defina limites de tempo
Definir limites de tempo para as tarefas é uma técnica simples e eficaz para melhorar a gestão de tempo. O primeiro passo é priorizar as tarefas, estimar o tempo necessário e, em seguida, definir limites de tempo para cada uma delas. É importante manter o foco e avaliar o progresso ao final de cada limite de tempo.
Use ferramentas de gestão de tempo
Já estão disponíveis no mercado diversas ferramentas úteis para ajudar na gestão do tempo e no cumprimento de tarefas. Há aplicativos de diversas complexidades, desde aqueles que servem para criar listas simples até softwares mais robustos capazes de ajudar no gerenciamento de projetos.
Também há ferramentas mais tradicionais, como calendários, blocos de notas e agendas. Muitas pessoas preferem utilizá-las, seja pela facilidade visual ou pelo costume. Isso acontece porque cada pessoa se adapta melhor a determinadas técnicas de organização.
Quais as melhores ferramentas de gestão de tempo?
Como mencionado, existem diversas ferramentas de gestão de tempo disponíveis atualmente. Apesar de cada pessoa ter preferências pessoais, há plataformas mais completas e robustas. Acompanhe a lista a seguir!
Planilhas
O gerenciamento do tempo pode envolver o uso de planilhas para monitorar e organizar tarefas, prioridades e prazos. É possível estabelecer uma lista de tarefas e atribuir prazos para cada uma delas. Além disso, as planilhas são úteis para acompanhar os avanços e para identificar quais atividades exigem mais tempo.
Workforce Management (WFM)
O Workforce Management (WFM) ajuda as empresas a gerenciar suas necessidades de força de trabalho e, consequentemente, a realizar a gestão do tempo. Com um melhor planejamento das agendas dos funcionários, a empresa evita o trabalho excessivo ou o subaproveitamento da equipe, permitindo uma melhora na produtividade e no uso do tempo.
Controle de ponto
O controle de ponto, principalmente o digital, permite que as horas trabalhadas dos funcionários possam ser registradas com rapidez e precisão. Além disso, um sistema de controle de ponto pode contar com recursos para gerenciamento de jornadas, o que contribui com a gestão de tempo.
Assim, as empresas podem otimizar e monitorar o tempo de trabalho de seus funcionários, e os próprios empregados também podem gerenciar melhor a sua jornada de trabalho, verificando a possibilidade de usos de horas extras e o tempo disponível para pausas, por exemplo.
Qual a melhor plataforma de controle de ponto para gestão de tempo e produtividade?
A plataforma Pontotel é a melhor de controle de ponto para gestão de tempo e produtividade. Um dos motivos de nosso destaque se dá por conta de uma gama de recursos que ajudam a organizar melhor o uso do tempo dos funcionários.
Nosso sistema de ponto online possibilita registro, gestão e tratamento de ponto completo pelo ambiente digital. Devido à presença de um banco de horas robusto, do recurso de cálculo de horas automático e da possibilidade de acompanhamento de registros de ponto em tempo real, fica mais fácil para a gestão e para os funcionários realizarem um melhor controle dos horários de trabalho.
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Conclusão
Após compreender o conteúdo desse artigo, ficou evidente como uma boa gestão de tempo pode melhorar a produtividade, sendo benéfico tanto para a empresa como para o funcionário.
Seguindo as dicas presentes nesse texto e usando as ferramentas mencionadas, certamente será possível ter um melhor aproveitamento do tempo de trabalho e um avanço no cumprimento de metas e objetivos
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