Se você é empreendedor ou até mesmo colaborador, você já percebeu que a gestão de tarefas dentro de uma empresa é algo crucial para que um negócio evolua e se torne bem sucedido, já que manter o controle de tarefas facilita o dia a dia de todos os trabalhadores do local.
Isso porque, quando uma companhia não preza pelo planejamento de tarefas ou não mantém uma comunicação saudável relacionada a prazos com os seus funcionários, muitas coisas costumam falhar no meio do caminho, fazendo com que a empresa tenha que lidar com imprevistos, os quais poderiam ter sido facilmente evitados, caso houvesse uma organização.
Então, mesmo que a gestão de tarefas seja um tema bastante discutido atualmente no mercado, inúmeros negócios continuam enfrentando dificuldades na hora de se organizarem previamente junto aos seus colaboradores.
Portanto, neste artigo, explicaremos para que serve a gestão de tarefas e qual a importância dessa prática para as empresas. Além disso, mostraremos as vantagens que ela pode trazer para a companhia e colaboradores quando aplicada de maneira correta.
Veja o que abordaremos aqui:
- O que é gestão de tarefas?
- Para que serve o gerenciamento de tarefas?
- Quais os impactos da gestão de tarefas de equipes nas empresas?
- Como fazer uma boa gestão de tarefas?
- Quais as vantagens e benefícios do controle de tarefas?
- Gestão de tarefas e gestão de pessoas: qual a relação?
Acompanhe a leitura!
O que é gestão de tarefas?
É importante destacar que a gestão de tarefas está diretamente ligada ao monitoramento de atividades durante todo o ciclo de uma determinada tarefa. Sendo assim, isso inclui planejamento, teste, monitoramento e, até mesmo, relatórios.
Por isso, o gerenciamento de tarefas é a maneira que você identifica, acompanha e evolui com o trabalho que precisa ser feito durante o expediente.
Além de fazer com que as metas sejam cumpridas é importante encontrar um profissional capacitado, com a disposição de tempo necessária e realizar uma divisão de encargos entre as pessoas da equipe, com o objetivo de aumentar a produtividade.
Contudo, para que essa meta seja atingida, é preciso saber como dividir as funções, levando sempre em consideração o fluxo de trabalho de cada departamento.
É importante lembrar que o processo inteiro é baseado no monitoramento dessas tarefas, já que, com base nelas serão tomadas decisões sobre os próximos passos que a empresa deve seguir.
Essas decisões devem ser tomadas pensando em:
- Cultura organizacional,
- Aspectos técnicos,
- Recursos humanos.
Para que serve o gerenciamento de tarefas?
O gerenciamento de tarefas serve para controlar e ter uma lista de tarefas, que devem ser executadas individualmente ou por um determinado grupo de colaboradores dentro de uma empresa.
Entretanto, além de manter um controle dos horários e das funções dos funcionários, um bom gerenciamento também permite uma comunicação fluida entre o todo time, o que consequentemente faz com que as coisas funcionem com mais facilidade.
O gerenciamento ajuda a estabelecer prazos para as atividades, acompanha o processo de execução dos projetos e a gerar relatórios. Ele faz com que as prioridades fiquem mais visíveis e torna as relações de trabalho mais transparentes.
Isso também possibilita mensurar o tempo investido em cada projeto fazendo com que a empresa consiga avaliar o rendimento dos funcionários, evitando sobrecarga e melhorando a produtividade. Tudo isso sem ultrapassar prazos ou perder a qualidade.
Priorização de atividades
Com um gerenciamento, a sua empresa conseguirá realizar uma priorização de atividades com eficiência e saberá o que deve ser feito primeiro, para que a companhia não cometa atrasos. Assim, ela pode catalogar as atividades como, feito, pendente, importante, urgente, entre outros.
Otimização e produtividade
Com as suas prioridades determinadas e todos os prazos catalogados, a companhia será capaz de economizar tempo com a decisão de qual a próxima tarefa a ser realizada, pois possui uma lista a ser seguida.
Cumprimento de prazos
O gerenciamento de tarefas garante que os serviços sejam cumpridos no tempo correto, sem se esquecer de nada.
Comunicação clara e assertiva
Além da melhora da produtividade e dos cumprimentos dos prazos, a gestão de tarefas também ajuda na comunicação da empresa com os funcionários. Isso faz com que os colaboradores se desenvolvam mais e o trabalho em equipe se fortaleça.
Quais os impactos da gestão de tarefas de equipes nas empresas?
Quando uma boa gestão de tarefas é implementada, isso traz diversos impactos positivos para uma empresa, como:
- Aumento direto da produtividade por causa da organização dos times,
- Comunicação eficiente,
- Harmonia no ambiente de trabalho,
- Redução drástica das ocorrências de imprevistos.
Como fazer uma boa gestão de tarefas?
Agora que você já percebeu o quanto é importante investir em uma boa gestão, vamos te explicar como colocar isso em prática em alguns passos simples. Fique atento.
Organize as equipes e crie um fluxograma
É crucial manter uma boa organização entre as equipes e criar um fluxograma que permitirá uma visualização mais clara das hierarquias, cargos e qual o papel de cada um dentro da empresa.
Isso porque, depois de fazer isso, você poderá designar as funções que combinam com as competências de cada um e adicionar prazos de acordo com a urgência de cada uma delas.
Tenha uma ferramenta para criar atividades
É de extrema importância que a empresa saiba o quão necessário é investir em ferramentas que criem atividades, já que o avanço da tecnologia na área empresarial fez surgir vários softwares que auxiliam no gerenciamento de tarefas.
Mas, primeiro, para conseguir escolher o certo para o seu negócio é preciso primeiro entender suas necessidades, de acordo com a quantidade de profissionais. A companhia também deve buscar uma ferramenta que esteja alinhada com o nível de tecnologia da empresa.
Sendo assim, é essencial optar por um software que seja intuitivo, já que isso fará com que a empresa não precise se preocupar com gastos com treinamento. Dessa maneira, todos serão capazes de se adaptarem.
Faça com que a equipe mantenha atualizado
Após escolher uma ferramenta que seja adequada para a sua empresa, é a hora de conversar com os seus funcionários e fazer com que eles entendam a relevância que isso tem para a companhia.
Durante esse bate-papo também é recomendável pedir para que a equipe comece a alimentar essa ferramenta. Isso quer dizer que as equipes devem manter os dados atualizados com o avanço das suas tarefas diariamente.
Priorize tarefas que demandam mais tempo
Como já dissemos antes, atividades que demandam mais tempo devem ser colocadas no topo da lista de afazeres, além das urgentes, é claro. Por isso, não se esqueça de manter um bom cronograma.
Converse com os funcionários
Com o mercado crescendo e em tempos cada vez mais modernos, não há mais espaço para uma liderança que não tenha uma boa relação com os seus funcionários e que não preze pelo bom funcionamento de toda equipe.
Portanto, além de conhecer o perfil dos colaboradores para conseguir designar as tarefas de cada um, é importante abrir as portas do diálogo na sua companhia. Sendo assim, depois de organizar as tarefas de cada membro e estabelecer prazos adequados, comunique o time, sobre como a gestão de tarefas será feita.
Adote metodologias ágeis
Além de manter uma boa comunicação com equipe e de ter uma boa ferramenta, a empresa também deve adotar metodologias ágeis. Isso porque, com a adoção de uma metodologia ágil é possível organizar melhor as demandas.
Quais as vantagens e benefícios do controle de tarefas?
Como já dissemos anteriormente, existem diversas vantagens em ter um bom controle de tarefas dentro da sua empresa. Por isso, vamos citar alguns aqui.
Integração dos setores
Um dos benefícios que a gestão de tarefas proporciona é a integração dos setores, já que quando um software reúne dados e informações sobre sua empresa, fica muito mais fácil reunir as equipes.
Também é importante lembrar que o RH pode usufruir dos indicadores da contabilidade, assim como a gestão do estoque passa a ter acesso à logística. Por isso, com a automatização, é possível interligar e alinhar linhas de produção aos setores.
Redução de tarefas repetidas
Outra importante vantagem é a redução de tarefas repetidas, já que tudo será controlado da maneira correta. Sendo assim, quando tarefas mais complicadas são automatizadas, você permite que seus funcionários invistam em novos formatos, negociações, planejamento e inovação.
Análise do desempenho
Ao automatizar processos dos setores, a empresa terá um ganha exponencial. Já que os dados colhidos pelos sistemas dão acesso a diagnósticos assertivos sobre o desempenho dos processos nesses setores e relatórios, planilhas e informações são facilmente gerados.
Com base nesses dados, essas planilhas podem ser mensais, semanais ou diárias. Vale ressaltar, que isso facilita a análise da situação real de cada área operacional da companhia.
Redução de custos
Como consequência dos outros inúmeros benefícios, como a economia gerada pelo aumento da produtividade, diminuição de tarefas repetitivas, integração de informações e análise de desempenho, a empresa acaba tendo uma redução significativa de custos.
Como a gestão de tarefas evita erros de comunicação?
Existe um número grande de erros que podem acontecer, caso a empresa não tome cuidado. Alguns deles ocorrem por falta de recursos e outros pela falta de uma comunicação eficiente dentro da companhia.
No entanto, existem alguns jeitos de evitar com que esses erros se tornem comuns e prejudiquem o funcionamento do dia a da empresa, como:
- Delegar tarefas;
- Investir em boas ferramentas de comunicação;
- Integrar diferentes áreas da empresa;
- Delinear objetivos claros;
- Definir metas reais;
- Ter um programa de gestão de tarefas adequado;
- Flexibilidade na gestão de tarefas;
- Ter uma gestão de projetos competente.
Gestão de tarefas e gestão de pessoas: qual a relação?
Ao contrário do que muitos pensam, gestão de tarefas e gestão de pessoas têm diversas coisas em comum, já que o RH precisa que as coisas estejam em seus devidos lugares para que a empresa continue caminhando.
Isso porque, o primeiro ponto para conseguir realizar uma gestão de tarefas assertiva é conhecer cada membro do time e ninguém faz melhor isso do que o Recursos Humanos.
Todos sabem como cursos e graduações são importantes, mas nada substitui a experiência de vida, ou seja, a força e motivação de cada um.
Por isso, a gestão de tarefas precisa da gestão de pessoas, já que o RH possibilita um maior conhecimento na área, com a ajuda de uma análise comportamental, o setor consegue identificar os pontos fortes e fracos de cada equipe.
Outro fator importante é que com dados em mãos, a gestão de pessoas pode direcionar as lideranças na separação de seus líderes e na determinação de quais estratégias serão utilizadas.
Conclusão
Neste artigo, falamos sobre o que é a gestão de tarefas, como ela funciona, mostramos quais vantagens ela pode trazer para a empresa quando aplicada corretamente e também explicamos como isso pode melhorar o dia a dia da companhia.
Como dissemos, atualmente, investir em um bom controle de tarefas é algo essencial para que um negócio flua e consiga se estabelecer no mercado de trabalho, já que isso fará com com que a empresa corte gastos e tenha uma melhor organização.
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