Uma boa gestão de projetos muda o rumo de qualquer empresa, direcionando-a para o sucesso em suas atividades. Nesse sentido, nos últimos anos, um método surgiu como uma boa alternativa para otimizar processos com qualidade, a chamada gestão de projetos ágeis.
A gestão de projetos ágeis permite que a empresa deixe os processos mais rápidos, mas não só isso. Ela também traz flexibilidade na tomada de decisões, focando sempre na satisfação dos clientes.
Inclusive, o gerenciamento de projetos deve ter um crescimento mundial de 33% até 2027, com uma demanda de mais de 87 milhões de profissionais para trabalharem na área, de acordo com uma pesquisa do Project Management Institute.
Devido à importância da gestão de projetos e os impactos positivos do método ágil na rotina empresarial, este artigo irá abordar o tema e mostrar as vantagens de implementá-lo. Os seguintes tópicos serão tratados:
- O que é a gestão de projetos ágeis?
- Quais os métodos ágeis mais utilizados na gestão de projetos?
- Como aplicar a gestão de projetos ágeis?
- Qual a diferença da gestão de projetos tradicional para a gestão ágil?
- Principais vantagens da gestão de projetos ágeis
Tenha uma ótima leitura!
O que é a gestão de projetos ágeis?
A gestão de projetos ágeis é uma forma estratégica de planejamento para que a execução das tarefas se torne mais assertiva e dê resultado de forma mais rápida, sem perder a qualidade do trabalho.
Engana-se quem pensa que a gestão de projetos ágeis tem apenas a ver com rapidez, pois a sua premissa está intimamente ligada também com a flexibilidade e a adaptação às mudanças.
A empresa que utiliza o gerenciamento ágil de projetos não se preocupa com alterações repentinas, pois está sempre disposta a realizar mudanças que contribuam para que objetivos e metas em torno de um projeto sejam alcançados.
É comum que organizações que adotam esse modelo estratégico de gestão façam uma abordagem em etapas, ou seja, é feito um microgerenciamento de cada tarefa que envolve o projeto, facilitando a gestão de mudanças e a tomada de decisões.
Quais as principais características?
A gestão de projetos ágil é uma metodologia que foge da rigidez dos modelos tradicionais de gestão, porque ela está aberta a mudanças. Confira abaixo quais as principais características da gestão de projetos ágil:
Flexibilidade na execução de tarefas;
A gestão de projetos ágil permite adaptações nos processos ao longo do caminho, focando sempre nos objetivos a serem alcançados. Isso quer dizer que ela é mais flexível na execução de tarefas e nas tomadas de decisão.
Comunicação horizontal e colaborativa
A metodologia ágil é construída por meio de uma comunicação horizontal e colaborativa. Ou seja, existe maior participação dos colaboradores em relação as tomadas de decisão em todas as etapas dos projetos.
Tarefas dívidas entre curto, médio e longo prazos
A gestão de projetos ágil valoriza um microgerenciamento de tarefas, o que significa dividir o projeto em ciclos de curto, médio e longo prazos. Com isso, a empresa tem um controle mais amplo das suas execuções e mantém as entregas de tarefas de forma frequente.
Prioriza sempre a qualidade do projeto e a satisfação do cliente.
Em função de um trabalho em ciclos curtos, a empresa está sempre em busca dos objetivos que ao fim do projeto atenderão todas as necessidades em torno do que foi pré-planejado. Com isso, a qualidade do projeto e a satisfação dos clientes estão sempre embasando as decisões na gestão de projetos ágil.
Quais os métodos ágeis mais utilizados na gestão de projetos?
O conceito da gestão de projetos ágeis acaba indo ao encontro de diversos métodos de trabalho que seguem a mesma premissa estratégica. A seguir, conheça três dos métodos mais utilizados no mercado e descubra como eles podem ajudar a sua empresa.
Scrum
O Scrum é um método cuja base é a agilidade, logo, tem total ligação com a gestão de projetos ágeis. Sua principal proposta é aproveitar ao máximo os recursos pessoais e materiais, executando um projeto mais rapidamente, sem perder a qualidade.
Ele funciona a partir do ciclo de atividade e do acompanhamento frequente das tarefas para que sejam tomadas decisões rápidas quando necessário.
Kanban
O Kanban é um dos métodos de gestão mais famosos do mercado e tem como premissa o acompanhamento próximo dos fluxos de trabalho. O cerne desse método é otimizar o gerenciamento das atividades, mesma proposta da gestão de projetos ágeis.
Com o método Kanban, os gestores têm uma visão mais ampla do negócio, podendo acompanhar de perto o andamento das atividades e a integração das equipes, permitindo um alinhamento maior e melhor dos projetos.
Lean
Também conhecido como gestão enxuta, o método Lean foi criado pela Toyota e seu principal objetivo é não desperdiçar os recursos que a empresa tem, de mão de obra a valores e materiais.
O trabalho em torno do Lean cria soluções a partir das demandas, focando em um ciclo produtivo e garantindo maior eficiência nos processos.
Esse método foca também na resolução das falhas em torno da experiência dos clientes, desenvolvendo estratégias para saná-las.
Como aplicar a gestão de projetos ágeis?
Sabendo agora o que é a gestão de projetos ágeis, é importante conhecer os caminhos para aplicar esse modelo na sua empresa. Confira a seguir um passo a passo para ser assertivo nesta estratégia de gestão.
Defina metas e objetivos
Para ser assertiva, a gestão de projetos ágeis precisa inicialmente ter metas e objetivos claros em torno de cada etapa.
Como esse processo trabalha com ciclos curtos de entrega, é essencial que todos os envolvidos saibam exatamente o que precisam fazer para obter bons resultados nas entregas das tarefas.
Promova formações sobre o método
Os colaboradores da empresa precisam estar envolvidos no modelo de gestão de projetos ágil, afinal, a integração é um dos pilares para que o processo funcione.
Para isso, a empresa precisa promover treinamentos e formações com seus profissionais, a fim de que eles entendam o processo em torno deste tipo de gestão e a importância que possuem em cada etapa do projeto.
Mantenha o cliente envolvido nos processos
A satisfação do cliente é o foco principal da gestão de projetos ágeis. Por isso, esse consumidor precisa estar devidamente envolvido nos processos, entendendo com exatidão como funcionarão as entregas.
O envolvimento do cliente nas etapas dos projetos é importante para realizar ajustes em cada tarefa entregue e para que a qualidade de um projeto não se perca ao longo do caminho.
Sem contar que pequenas entregas, de forma constante e atenciosa, mostram que a empresa está focada em atingir os objetivos do projeto.
Trabalhe com flexibilidade
A implementação correta desse tipo de estratégia depende também de uma visão mais aberta dos gestores em relação à execução dos projetos.
Isso quer dizer que, na gestão ágil, a flexibilidade precisa ser parte essencial de cada etapa do processo, sendo possível que mudanças benéficas, que focam nos resultados, sejam aceitas sem problemas ou resistências das equipes.
Qual a diferença da gestão de projetos tradicional para a gestão ágil?
A gestão de projetos tradicional e a gestão ágil de projetos possuem diferenças, que podem ser observadas no funcionamento dos processos desses métodos.
Começando pelo planejamento e pela avaliação dos resultados, enquanto o método tradicional só considera os resultados quando o projeto está 100% finalizado, a gestão ágil mede valores a partir de cada etapa finalizada.
O valor desses métodos, tradicional e ágil, também se distingue. O ágil possui uma flexibilidade maior quanto a ajustes de custos ao longo dos projetos, seja para mais ou para menos, enquanto o método tradicional considera um valor fechado, independentemente do esforço utilizado.
A gestão de projetos tradicional também se difere da ágil na questão de responsabilidades. Enquanto na tradicional não existe uma participação ativa dos colaboradores nas decisões, estas ficando sempre a cargo dos superiores, na gestão ágil existe uma participação de todos os envolvidos no projeto.
Essas são três das principais diferenças entre o modelo tradicional e o ágil, sendo o método ágil mais flexível às mudanças e menos engessado quanto a ajustes durante o andamento do processo.
Principais vantagens da gestão de projetos ágeis
A gestão de projetos ágeis, quando implementada na rotina das empresas, pode oferecer uma série de vantagens, que impactam diretamente na qualidade dos trabalhos e em um engajamento maior dos profissionais. Saiba quais são esses benefícios a seguir.
Melhoria nos processos
A gestão de projetos ágeis, por considerar os pequenos ciclos em torno das tarefas, dá ao negócio maior controle sobre os processos que ele possui. Isso contribui para que a tomada de decisões ou as mudanças de rumo ocorram de forma mais rápida e assertiva.
Assim, atrasos nos projetos são evitados, proporcionando aos gestores um controle mais amplo de tudo o que envolve tais tarefas, sejam atividades maiores ou menores.
Entregas dos projetos nos prazos estipulados
O cronograma de entregas do projeto é uma das etapas mais importantes para o seu sucesso. Empresas que vivem atrasando entregas acabam com a qualidade e a produtividade das equipes comprometidas.
Um dos benefícios da gestão de projetos ágeis é que o cronograma é uma das prioridades do processo, assegurando na maioria das vezes a entrega das tarefas nos prazos pré-acordados entre a empresa e o cliente.
Maior engajamento dos colaboradores
Por se utilizar de pequenos ciclos de gerenciamento de projetos e tarefas em geral, na gestão de projetos ágeis, a empresa evita a sobrecarga de trabalho sobre os colaboradores, contribuindo, assim, para o bem-estar profissional.
Além disso, na gestão de projetos ágeis, é muito utilizada uma gestão colaborativa, em que os profissionais têm mais voz para participar das decisões em cada etapa do projeto, inclusive tendo um papel essencial nos resultados.
Dessa forma, com uma participação mais ativa dos colaboradores, sem que estes fiquem o tempo todo sobrecarregados, o engajamento é elevado.
Diminuição dos riscos
Na gestão de projetos ágeis, os riscos em torno dos projetos são minimizados. Isso ocorre, pois como a empresa divide o projeto por etapas, ela tem maior controle sobre sua execução.
Com isso, fica mais fácil identificar possíveis problemas, antever resultados e realizar ajustes ou corrigir erros durante a execução do projeto, sem deixar que um contratempo comprometa-o por inteiro.
Aumenta a satisfação do cliente
A satisfação do cliente de fato é o principal objetivo de qualquer negócio. Com a gestão de projetos ágeis, a empresa tem um caminho menos complexo para criar uma relação de parceria com esse cliente.
Afinal, nesse tipo de gestão, existe uma grande transparência em cada parte do projeto, o que significa que o cliente saberá exatamente em qual etapa estão as entregas, podendo até participar mais ativamente do acompanhamento e da execução das tarefas.
Conclusão
Neste conteúdo, foi visto que a gestão de projetos ágeis pode ser uma excelente alternativa aos métodos de planejamento tradicionais utilizados pelas empresas. Com esse modelo de gestão, a organização consegue trazer maior qualidade e rapidez na execução das suas atividades.
Além disso, quem adota a gestão de projetos ágeis na sua rotina usufrui grandes benefícios, como maior participação dos colaboradores nos processos decisórios, flexibilidade quanto a mudanças durante a execução do projeto e planejamento baseado em ciclos curtos.
Tudo isso, a partir do uso da gestão de projetos ágeis, tem como objetivo principal manter um acompanhamento próximo de cada etapa do projeto, facilitando a tomada de decisões e deixando-a mais estratégica.
O reflexo do bom uso da gestão de projetos ágeis é uma satisfação maior dos clientes e um engajamento real dos colaboradores, que terão voz ativa na execução das etapas dos projetos.
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