Desde a criação da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), em 1943, o registro de ponto dos funcionários tornou-se obrigatório. Com o avanço tecnológico ao longo dos anos, houve mudanças significativas na maneira como a jornada de trabalho é monitorada, surgindo novas possibilidades, como a gestão de ponto online.
A gestão de ponto online é a maneira mais avançada e eficaz de administrar a jornada dos trabalhadores. Esse recurso permite aos gestores acompanhar em tempo real os dados sobre a rotina de trabalho dos funcionários pela internet, simplificando e agilizando todos os processos necessários para garantir a eficiência operacional da equipe.
Atualmente, empresas que buscam uma cultura centrada na inovação e desejam simplificar suas operações, adicionando inteligência e eficiência aos processos de RH, optam pela gestão de ponto online. Por isso, este texto irá apresentar com detalhes essa ferramenta e explicar por que ela é tão útil, a partir dos seguintes tópicos:
- O que é a gestão de ponto online?
- O que diz a CLT sobre a gestão de ponto online?
- Quais as vantagens de adotar um sistema de ponto online na sua empresa?
- Como implementar a gestão de ponto online de forma eficaz?
- Quais são as tendências e inovações na gestão de ponto online?
- Quais as principais funcionalidades de uma boa ferramenta de ponto online?
- Qual o melhor software para uma gestão de ponto online eficiente?
Aproveite o conteúdo e tenha uma boa leitura!
O que é a gestão de ponto online?
A gestão de ponto online é uma solução digital feita para gerenciar e administrar informações sobre a jornada de trabalho dos colaboradores. Esse processo acontece por meio da internet, com o auxílio de um software em nuvem, encarregado de coletar os registros de ponto e organizá-los em uma plataforma única acessível remotamente.
Até o momento, a gestão de ponto online representa o formato mais avançado e tecnológico para o registro e controle das horas de trabalho. Por meio de um sistema acessível em dispositivos como celular, computador e tablet, os funcionários registram o ponto de forma autônoma, enquanto os gestores acompanham de forma imediata.
Além disso, os softwares responsáveis pela gestão de ponto online contam com funcionalidades como integração com folha de pagamento, geração de relatórios automáticos e análise de dados, possibilitando uma abordagem completa e com mais inteligência sobre as informações.
O que diz a CLT sobre a gestão de ponto online?
A gestão de ponto online é permitida por lei, com as atualizações mais recentes sobre o assunto sendo explicadas na Portaria 671, de 2021. Diversos métodos de gestão de ponto estão disponíveis, e alguns permitem o controle online, enquanto outros, não. Conheça cada um dos modelos a seguir e qual possibilita a gestão de ponto online conforme a lei!
REP-C
O REP-C (Registrador Eletrônico de Ponto Convencional) é o formato de registro de ponto tradicionalmente conhecido como relógio de ponto. Trata-se de um aparelho físico localizado na empresa, no qual os funcionários fazem a marcação, recebem um comprovante e têm suas informações registradas na memória do dispositivo.
Apesar de ser um modelo legalmente aceito, esse formato de controle de ponto não permite a gestão de ponto online, pois não existe conexão com internet neste processo, impossibilitando o contato com um software em nuvem.
REP-A
O REP-A (Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo) trata-se de um sistema que permite que o colaborador faça o registro de ponto por meio de dispositivos eletrônicos acessíveis, como computadores, tablets e celulares. Apesar de ser limitado em ferramentas e não possuir os recursos mais avançados, ele possibilita a gestão de ponto online.
REP-P
O REP-P (Registrador Eletrônico de Ponto via Programa) é um software em nuvem que possibilita o registro, controle de ponto e tratamento de dados da jornada de trabalho. É a melhor e mais moderna opção para uma gestão de ponto online eficiente, por permitir o acompanhamento de dados em tempo real e contar com diversas ferramentas integradas.
Ao utilizar um REP-P, os funcionários registram seus pontos por meio de um sistema online acessível em diversos dispositivos. Os gestores têm acesso a um painel completo com informações sobre as jornadas, permitindo a criação de relatórios, a extração de dados e diversos outros recursos, tudo com a segurança jurídica necessária.
Quais as vantagens de adotar um sistema de ponto online na sua empresa?
A adesão a um sistema de ponto online é uma solução altamente vantajosa para empresas que buscam otimizar seu controle de ponto. As diversas vantagens associadas a esse formato o tornam uma escolha inteligente para organizações de todos os tamanhos. Confira, a seguir, algumas das principais vantagens de adotar um sistema de ponto online.
Maior flexibilidade para os colaboradores
Ao implementar a gestão de ponto online, a empresa resolve problemas que afetam a flexibilidade dos colaboradores. Enquanto nos modelos tradicionais é necessário estar fisicamente presente em um dispositivo na empresa, com os softwares de ponto online, os colaboradores podem registrar seus pontos de qualquer lugar.
Segundo um relatório da Workplace Group, 83% dos profissionais buscam flexibilidade no trabalho, e a gestão de ponto online torna isso viável. Com essa solução, os trabalhadores podem bater o ponto em diversos dispositivos, eliminando a necessidade de deslocamento, o que é benéfico para modelos flexíveis, como o trabalho remoto.
Redução de erros e fraudes
Sistemas não digitais de registro de ponto são suscetíveis a erros e fraudes, pois dependem de processos manuais que podem ser passíveis de falhas humanas ou manipulações.
Na gestão de ponto online, esse problema é minimizado devido à automatização dos processos, à rastreabilidade dos registros e às medidas de segurança implementadas, garantindo maior precisão e confiabilidade nas informações de jornada dos colaboradores.
Acesso remoto e escalabilidade
O acesso remoto e a escalabilidade são benefícios exclusivos proporcionados pela gestão de ponto online. Graças ao uso de software em nuvem, é possível gerenciar e acessar o sistema de ponto em qualquer dispositivo, ao serem fornecidas as credenciais necessárias.
Além disso, é possível ajustar o número de utilizadores conforme necessário, ou seja, as empresas podem adaptar o sistema às suas demandas em constante evolução. Isso proporciona escalabilidade e flexibilidade para acompanhar o crescimento da empresa ou fazer ajustes, sem a necessidade de novos investimentos em infraestrutura.
Como implementar a gestão de ponto online de forma eficaz?
Agora que está claro como a gestão de ponto online é a melhor opção para gerir a jornada de trabalho dos funcionários, é importante entender os métodos e passos necessários para uma implementação eficaz, incluindo desde um estudo inicial até a avaliação da aplicação.
O primeiro passo é estudar as opções de softwares de gestão de ponto (REP-P) disponíveis no mercado. Nesse momento, é importante considerar questões importantes, como a reputação da empresa, a avaliação dos consumidores, o suporte oferecido, a segurança jurídica, a política de privacidade e a usabilidade do sistema.
Depois, é o momento de iniciar a transição da gestão de ponto para o novo formato digital. O RH deve ser o primeiro a aprender a manusear o software, para depois repassar as instruções de uso para os demais funcionários por meio de treinamento e capacitação.
Nesta etapa, é importante garantir que todos os funcionários tenham um dispositivo, como celular, tablet ou computador, para acessar a plataforma e registrar o ponto.
Em seguida, os funcionários passam a fazer o registro de ponto por meio da plataforma e os gestores já conseguem ter acesso a todas as informações de jornada de forma instantânea, podendo fazer a gestão de ponto online.
Para uma gestão efetiva, é preciso acompanhar os dados constantemente, fazer análise das informações recebidas e utilizá-las para a tomada de decisão estratégica.
Por fim, é importante colher feedback dos funcionários para ajustar o processo e proporcionar uma melhor experiência do colaborador.
Quais são as tendências e inovações na gestão de ponto online?
A gestão de ponto online representa atualmente o método mais inovador para acompanhar a jornada de trabalho dos colaboradores, mas não se limita a isso. A tecnologia tem evoluído bastante, incorporando novas ferramentas inovadoras, especialmente com a integração de Inteligência Artificial (IA) e machine learning.
Com a integração da inteligência artificial nas plataformas de gestão de ponto, surgem diversas possibilidades. Por exemplo, é viável oferecer atendimento e resolver dúvidas dos funcionários de forma instantânea, criar linhas de tendência para identificar padrões, além de automatizar processos de cálculo e geração de relatórios, facilitando a análise de dados.
Além disso, o aprendizado de máquina na gestão de ponto online oferece benefícios como a detecção automatizada de irregularidades nos registros de entrada e saída dos funcionários e a previsão de demanda de trabalho para otimização de escalas.
Quais as principais funcionalidades de uma boa ferramenta de ponto online?
Uma boa ferramenta de ponto online deve ser robusta de ferramentas, para possibilitar uma gestão completa e eficiente. A seguir, confira quais são as funcionalidades necessárias em uma boa ferramenta de ponto online.
Conformidade com a legislação
A gestão de ponto online é permitida por lei, mas precisa seguir as orientações legislativas da Portaria 671. Por exemplo, é necessário que o software possua um certificado de registro do Instituto Nacional da Propriedade Industrial, e possibilite acesso a um comprovante de registro de ponto ao funcionário, segundo o art. 91 da Portaria n.º 671.
Registro de ponto e controle de jornada
É preciso que o sistema escolhido para a gestão de ponto online possibilite o registro de ponto e controle de jornada. Isso significa que deve haver mecanismos que permitam aos funcionários registrar suas entradas e saídas de forma simples e eficaz, além de proporcionar ferramentas para a supervisão e análise por parte dos gestores.
Relatórios e análises
Um bom sistema de gestão de ponto online permite a criação de relatórios automáticos para facilitar a análise de dados. Com alguns cliques, é possível obter dados sobre taxa de absenteísmo, horas trabalhadas e cumprimento de horas extras.
Além disso, relatórios podem ser gerados para acompanhar o uso de licenças médicas, faltas justificadas e outros tipos de ausências.
Integração com outros sistemas
A funcionalidade de integração do software de ponto digital com outros sistemas é um facilitador na rotina do setor de Recursos Humanos, e é importante que ela aconteça. Afinal, por meio dela, os gestores de RH podem agilizar e otimizar suas tarefas diárias ao compartilhar dados de forma eficiente com outros sistemas, como o de folha de pagamento.
Qual o melhor software para uma gestão de ponto online eficiente?
O software da Pontotel é a melhor opção para gestão de ponto online, pois é uma plataforma completa com todos os recursos necessários para fazer um acompanhamento eficaz e otimizado da jornada de trabalho dos funcionários.
Com a nossa plataforma, os colaboradores podem bater o ponto em diversos dispositivos, como smartphone, tablet, computador e notebook, tanto online como offline. Os dados de jornada ficam sempre disponíveis e são atualizados instantaneamente, permitindo que a gestão acompanhe o dia a dia dos funcionários em tempo real.
A Pontotel tem a segurança jurídica necessária e possui várias medidas de segurança, como senhas pessoais, reconhecimento facial, comando de voz e geolocalização. Além disso, garantimos a proteção de dados ao seguir as diretrizes da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Nosso software proporciona uma gestão de ponto online completa ao ofertar recursos como a integração com outros sistemas de RH, a produção de relatórios automáticos, e a visualização de dashboard de dados em tempo real, além de possibilitar o registro e controle de jornada em um sistema unificado.
Quer saber mais sobre nossa plataforma? Então, preencha o formulário abaixo e aguarde o contato de um de nossos especialistas para te apresentar como a Pontotel pode revolucionar a gestão de ponto online do seu negócio.
Conclusão
Portanto, ficou evidente que a gestão de ponto online é a melhor opção para empresas que querem fazer uma gestão de jornada completa, prática e flexível.
O uso desse sistema de gestão se mostrou a opção mais moderna para otimizar o processo de controle de horas trabalhadas, proporcionando maior transparência e precisão nos registros
Diante dos benefícios apresentados, foi possível perceber que esse sistema de gestão é uma escolha inteligente para empresas que buscam modernizar seus processos de gestão de tempo e aumentar sua eficiência operacional.
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