Fazer a gestão de frequência da empresa é uma das principais responsabilidades do setor de Recursos Humanos (RH). Por ser uma tarefa complexa, que exige adequação à legislação, organização e monitoramento, fazer uma gestão eficiente exige um controle preciso da frequência.
Caso o setor não utilize a ferramenta certa, essa tarefa pode ser ainda mais desafiadora, prejudicando o trabalho do RH e até a produtividade dos funcionários.
Mas que ferramenta é essa? Como ela pode ajudar a fazer a gestão de frequência?
Para responder essas e outras perguntas, neste artigo, você vai entender tudo o que precisa saber sobre gestão de frequência e como realizar essa tarefa de um jeito mais eficiente e prático. Veja quais assuntos serão abordados:
- O que é a gestão de frequência?
- Como funciona a gestão eletrônica de frequência?
- O que diz a CLT sobre gestão de frequência eletrônica?
- Qual a importância de realizar essa gestão?
- Como realizar a gestão de frequência de forma eficaz?
Boa leitura!
O que é a gestão de frequência?
A gestão de frequência se refere ao conjunto de procedimentos e atividades adotados pelo RH para garantir que o controle de frequência dos funcionários seja feito com eficiência.
Em outras palavras, essa gestão pode ser entendida como a administração dos processos relacionados a esse tipo de controle.
Quando essa gestão é bem executada, o setor do RH aumenta a eficiência do processo de registro de ponto e o monitoramento da jornada de trabalho. Além disso, uma gestão otimizada facilita o fechamento da folha de pagamento, reduz taxas de absenteísmo, garante o cumprimento da lei, entre outros benefícios.
Para que serve a gestão de frequência no trabalho?
Conforme explicado, gerenciar a frequência dos funcionários é uma das responsabilidades do RH. Por meio dessa gestão, os profissionais do setor podem analisar a assiduidade e o comprometimento dos colaboradores.
Esse tipo de gestão ainda permite a utilização de indicadores de produtividade e de performance, entre outros parâmetros que facilitam a análise do desempenho dos funcionários.
Também é possível verificar os motivos por trás de faltas e atrasos e propor soluções para resolver esses problemas. Todas essas informações oferecem dados sólidos e consistentes para melhorar a gestão de pessoas do negócio.
Como resultado, a gestão de frequência também ajuda a empresa a atingir suas metas e a criar equipes mais coesas, alinhadas em torno de propósitos e metas bem definidos, e engajadas no trabalho.
Como funciona a gestão eletrônica de frequência?
A gestão eletrônica de frequência é uma das formas mais eficientes de gerenciar o controle de frequência da empresa. Basicamente, ela é realizada com o apoio do Registro de Ponto Eletrônico (REP).
Como o próprio nome indica, o REP é um sistema informatizado que garante a marcação de ponto de forma eletrônica.
Além de evitar erros na marcação e no cálculo da remuneração, o REP também torna o processo de registro mais transparente e otimiza o trabalho do RH.
Afinal, todas as atividades relacionadas ao controle de frequência passam a ser feitas de forma eletrônica, reduzindo custos, agilizando processos e diminuindo a sobrecarga de trabalho do setor de RH.
O funcionamento em si desse modo de gestão de frequência depende do tipo de REP utilizado, como será explicado mais adiante. O importante é entender que essa é a forma mais ágil e prática para desempenhar essa função. Por isso, ela tem sido cada vez mais adotada pelas empresas.
O que diz a CLT sobre gestão de frequência eletrônica?
O primeiro passo para entender o que a legislação diz sobre gestão eletrônica de frequência é lembrar o que a lei diz sobre controle de ponto.
Segundo o Artigo n.º 74 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), qualquer empresa com mais de 20 funcionários deve adotar algum método de registro e controle de ponto, seja manual, mecânico ou eletrônico.
Esses tipos de registros são utilizados como base para a gestão de frequência, já que oferecem todas as informações necessárias para que o setor de RH monitore a jornada de trabalho dos colaboradores.
No caso da gestão de frequência eletrônica, especificamente, todo o processo é realizado com base no controle de ponto eletrônico. Conforme explicado, essa é uma das opções oferecidas pela CLT que podem ser adotadas pelas empresas.
Para regulamentar o uso do ponto eletrônico e orientar as organizações quanto a sua adoção, o Ministério do Trabalho e Previdência (MTP) publicou a Portaria 671.
Por isso, para entender como fazer a gestão eletrônica de frequência, é fundamental entender o que diz essa portaria. Confira a seguir:
Portaria 671
Publicada em 2021, a Portaria 671 é responsável por consolidar e atualizar a regulamentação referente a todas as formas de controle de ponto eletrônico que podem ser adotadas pelas empresas.
Nesse sentido, a principal inovação prevista pelo texto é a diferenciação entre três categorias de REP: o REP-C, o REP-A e o REP-P.
Entenda as principais diferenças entre eles abaixo:
REP-C
O REP-C, também chamado de Registrador Eletrônico de Ponto Convencional, diz respeito àquele tradicional relógio de ponto fixado nas paredes das empresas.
Esse tipo de aparelho exige que os funcionários registrem suas pausas e horários de entrada e saída diretamente na máquina.
Após o registro, o relógio de ponto armazena os dados automaticamente em sua memória e imprime um comprovante de marcação. A impressão do comprovante é necessária para evitar erros e fraudes.
Mesmo assim, o REP-C é considerado o sistema mais básico e menos prático e seguro dentre os três tipos de REP permitidos em lei.
REP-A
O REP-A, também chamado de Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo, substituiu o antigo Controle de Ponto Alternativo.
Esse tipo de REP é caracterizado pelo uso de um software responsável por registrar e arquivar todas as informações relacionadas à frequência dos funcionários.
Por usar um software, todo o processo pode ser realizado de forma online, seja pelo computador ou por um aplicativo de ponto.
Para evitar fraudes, a Portaria 671 determina que o REP-A deve permitir a identificação do empregador e do funcionário, por meio de um sistema de biometria ou senha, por exemplo. Além disso, o sistema deve fornecer algum tipo de comprovante de registro eletrônico de dados.
REP-P
Por fim, as empresas podem adotar o Registrador Eletrônico de Ponto via Programa, conhecido como REP-P. Esse é o método de registro de ponto mais moderno, avançado e completo que uma empresa pode adotar.
Basicamente, ele é composto por um software responsável não só pela coleta e pelo armazenamento de registros de ponto, mas que também é capaz de fazer o tratamento completo do ponto.
Na prática, o REP-P permite o registro, o armazenamento, o processamento e a contabilização da frequência em um só lugar.
Além disso, o Artigo 91 da portaria determina que os sistemas de REP-P devem contar com um certificado de registro de programa de computador no INPI (Instituto Nacional da Propriedade Industrial), entre outras certificações que garantam a autenticidade e a segurança do programa.
Por isso, ele é considerado uma solução completa e essencial para que o RH consiga fazer uma gestão de frequência mais eficiente.
Qual a importância de realizar essa gestão?
A empresa que investe na gestão eficiente da frequência dos funcionários obtém diversas vantagens, o que explica sua importância. Entre esses benefícios, é possível destacar:
- Registro correto da jornada de trabalho dos colaboradores;
- Melhora da organização e do funcionamento do RH;
- Criação de um RH estratégico;
- Redução de erros relacionados à contabilização de horas de trabalho;
- Diminuição das taxas de absenteísmo;
- Otimização do cálculo da folha de pagamento;
- Diminuição de erros de cálculo da remuneração;
- Cumprimento das obrigações trabalhistas;
- Redução de processos trabalhistas;
- Aumento da transparência das relações de trabalho.
Como realizar a gestão de frequência de forma eficaz?
A gestão eletrônica de frequência é a forma mais eficiente e prática para gerenciar a jornada de trabalho dos funcionários de uma empresa.
Conforme explicado, para realizar esse tipo de gestão, é necessário adotar um dos tipos de REP permitidos por lei. Dentre eles, o mais completo é o REP-P, que permite o registro e o tratamento do ponto em um mesmo sistema.
Por causa dessas características, as empresas que adotam esse tipo de software contribuem para o próprio processo de transformação digital e ainda otimizam e simplificam o trabalho do RH.
Afinal, uma ferramenta completa de controle de ponto eletrônico proporciona os benefícios oferecidos por tecnologias como Inteligência Artificial e Internet das Coisas (IoT) para integrar sistemas, simplificar processos e facilitar o monitoramento e a contabilização de dados.
Em outras palavras, essa ferramenta garante que o RH acesse os recursos necessários para fazer uma gestão eficiente de frequência, reduzindo problemas relacionados à jornada de trabalho que podem afetar negativamente a organização.
Faça uso de um controle de ponto digital
Para tornar sua gestão de frequência ainda mais eficiente, é essencial usar o controle de ponto digital. Considerado uma alternativa aos métodos de ponto tradicionais, esse tipo de controle é realizado de forma totalmente online.
Além disso, ele oferece vários recursos que o tornam uma ferramenta mais prática e flexível. Assim, fica muito mais fácil gerenciar a frequência dos funcionários!
Uma de suas principais vantagens é que o registro e o controle de ponto são feitos por meio de um software com armazenamento em nuvem. Isso permite que o registro de dados seja feito mesmo em situações em que a conexão com a internet é instável.
Nesses casos, as informações registradas no sistema podem ser armazenadas temporariamente em um dispositivo, como smartphone ou tablet, e enviadas para a nuvem quando houver conexão disponível.
Além disso, a empresa não precisa investir na instalação de um aparelho físico para usar seus recursos. Essas características permitem a redução de gastos com instalação e manutenção do dispositivo.
E como tudo pode ser feito de forma digital, esse tipo de ponto também torna viável o monitoramento eficiente da jornada de funcionários que atuam em regime híbrido ou home office.
Caso a empresa implemente um ponto digital que ofereça todas essas vantagens combinadas com uma plataforma prática e intuitiva, além de recursos para o tratamento de ponto, gerenciar a frequência será ainda mais fácil!
Afinal, o RH terá acesso a uma ferramenta eficiente e completa para monitorar e analisar a jornada de trabalho dos funcionários.
Por isso, antes de escolher um sistema de controle de ponto digital, confira os benefícios e os recursos que as fornecedoras destes programas podem oferecer.
Por que a plataforma de ponto online da Pontotel é a melhor para gestão de frequência?
A Pontotel oferece todos os recursos e tecnologias necessários para proporcionar uma experiência de gestão completa de ponto!
Além de permitir múltiplas formas de registro de ponto, que pode ser feito até mesmo por aplicativo no celular, sua plataforma oferece um banco de horas robusto, regras de cálculo flexíveis, sistema em nuvem, integração com outros softwares, entre outras ferramentas.
Tudo isso ajuda a otimizar a gestão de frequência e ainda torna o RH muito mais estratégico. E essas são apenas algumas das suas vantagens!
Conheça abaixo outras funcionalidades da Pontotel que transformam essa ferramenta em uma das melhores plataformas de gestão de registro e tratamento de ponto do mercado!
Dados da jornada em tempo real
A plataforma da Pontotel permite que os profissionais do RH acompanhem o registro de dados da jornada de trabalho dos funcionários em tempo real.
Ou seja, assim que o colaborador registra seu horário de entrada ou saída, por exemplo, a informação é automaticamente processada pelo sistema.
Depois disso, o próprio sistema envia a informação quase simultaneamente para o seu painel informativo, podendo ser acessado facilmente pelo RH.
Em outras palavras, não existem obstáculos nem a execução de algum procedimento específico para obter essa informação.
Esse recurso facilita o monitoramento da frequência de funcionários que atuam na sede do negócio, mas também é extremamente útil para acompanhar mão de obra terceirizada, colaboradores externos e funcionários que atuam em home office.
Notificações da jornada para o gestor
Outra vantagem de usar o software da Pontotel é que o gestor de RH recebe notificações em tempo real, sobre os registros realizados na plataforma.
Assim, ele nem precisa acessar o sistema para saber quais funcionários começaram ou terminaram sua jornada diária de trabalho.
Além disso, a plataforma ainda permite a criação de lembretes de registro de ponto, que podem ser utilizados para notificar os funcionários e ajudá-los a se lembrar de registrar os dados da sua jornada de trabalho.
Informações não passíveis de fraude e salvas em nuvem
A plataforma Pontotel também se diferencia por ser totalmente adequado ao que diz a legislação sobre controle de ponto. Isso garante a segurança jurídica à empresa que utiliza sua plataforma para fazer a gestão de ponto.
Além dessa adequação jurídica, a Pontotel também garante a segurança da informação de seus usuários. Afinal, sua plataforma conta com um sistema de autenticação auditado, sendo que as informações registradas são criptografadas e armazenadas em nuvem.
Na prática, esses recursos evitam fraudes e erros no registro de informações, além de proteger os dados da empresa de ataques de cibercriminosos.
Mais de 36 tipos de relatórios para a gestão de pessoas
Uma gestão de frequência eficiente deve ser baseada em dados. Por isso, utilizar um sistema de ponto capaz de gerar relatórios completos sobre a jornada dos funcionários é fundamental para facilitar o trabalho do RH.
Assim, por ser uma plataforma completa e robusta, o software da Pontotel também cumpre esse requisito! Seus usuários têm acesso a mais de 36 tipos de relatórios para simplificar a análise da frequência dos colaboradores.
Usando esses recursos, fica mais fácil identificar quais funcionários fazem mais horas extras, quais registram muitos atrasos, quais são mais assíduos, entre outras informações.
Ou seja, esses relatórios podem fornecer informações preciosas para orientar as decisões do RH e ajudar o setor a definir estratégias para melhorar a gestão da frequência de cada colaborador.
E esses são apenas alguns recursos oferecidos pela plataforma da Pontotel. Afinal, seu sistema ainda oferece outras funcionalidades para facilitar a organização de escalas, o cálculo de apontamentos, a organização de atestados e muito mais.
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Conclusão
Investir em uma boa gestão de frequência ajuda o RH a otimizar o tempo, cumprir as próprias responsabilidades e adotar estratégias que aumentam a assiduidade e a produtividade dos funcionários.
Como esse tipo de gestão exige a realização de diversas atividades, o ideal é que a empresa adote um sistema de controle de ponto que facilite o registro de informações sobre a jornada dos funcionários e o tratamento de ponto.
Conforme explicado, entre as formas de registro permitidas por lei, a PontoTel se caracteriza como REP-P, sendo a opção mais completa para: registro, tratamento e gestão em um único sistema.
Basta ver as funções e os recursos oferecidos pelo sistema da PontoTel, uma das melhores plataformas de REP-P do mercado, para entender como essa ferramenta pode ajudar o RH a fazer a gestão completa de frequência.
Por isso, se o seu negócio ainda não utiliza esse tipo de tecnologia para otimizar o RH e torná-lo mais estratégico, está na hora de mudar!
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