Os espaços corporativos estão cada vez mais complexos e repletos de informações; por isso, garantir um funcionamento otimizado e viável dos ambientes de trabalho tem sido grande um desafio. Neste contexto, a gestão de facilities surge como um método eficaz para melhorar o funcionamento da infraestrutura do negócio.
Assegurar um espaço de trabalho adequado, mantendo o pleno controle de serviços e atividades, é extremamente importante para o bem-estar e o foco dos funcionários. Preservar um ambiente seguro, limpo, bem iluminado e funcionando com todos os equipamentos necessários aos colaboradores só é possível graças a uma boa gestão de facilities.
Neste artigo, serão exploradas diversas abordagens e estratégias que auxiliarão na melhoria da integração entre pessoas, processos e ferramentas no ambiente de trabalho por meio da gestão de facilities. Confira os tópicos que serão abordados:
- O que é gestão de facilities?
- Qual a importância da gestão de facilities?
- Principais benefícios da gestão de facilities
- Quais são as responsabilidades e competências do gestor de facilities?
- Como realizar uma gestão de facilities efetiva?
- Quais são as tendências e inovações na gestão de facilities?
Aproveite o conteúdo e tenha uma boa leitura!
O que é gestão de facilities?
A gestão de facilities é um método que engloba a organização, a coordenação e a supervisão de todos os elementos ligados à estrutura de um ambiente, prédio ou espaço de trabalho. Sua função é garantir que a instalação funcione com a máxima eficiência, priorizando a segurança e o bem-estar das pessoas que ocupam aquele espaço.
Esse método de gestão abrange uma ampla gama de atividades, como manutenção predial, gerenciamento de segurança, limpeza, serviços de suporte, controle de acesso, gestão local e várias outras tarefas, para, assim, garantir um funcionamento eficaz e econômico de todas as instalações supervisionadas.
Para exemplificar, imagine uma grande empresa dividida em um prédio com vários andares e setores. A gestão de facilities terá o trabalho de organizar toda essa infraestrutura, prezando por um ambiente em acordo com o regulamento interno da empresa e com funcionamento adequado para que os funcionários executem o seu trabalho com qualidade.
Qual a importância da gestão de facilities?
Bom funcionamento e produtividade nas instalações físicas de uma empresa dependem bastante da implementação da gestão de facilities.
Esse método de gestão garante um ambiente de trabalho saudável e seguro, permitindo que os funcionários desempenhem suas atividades diárias com eficiência e mais produtividade.
Além disso, a gestão de facilities é essencial para manter os cuidados com os profissionais e seguir a legislação trabalhista. Um dos pontos mais importantes é a garantia de um ambiente de trabalho seguro, em que os profissionais estejam protegidos de possíveis acidentes de trabalho.
Algumas normas regulamentadoras apresentam diretrizes que se conectam diretamente à gestão de facilities. A Norma Regulamentadora 17, por exemplo, traz orientações para a qualidade de ar, temperatura, sons e iluminação do ambiente de trabalho.
Em resumo, a gestão de facilities é essencial para criar um ambiente de trabalho funcional, produtivo e agradável, contribuindo para o sucesso da empresa.
Principais benefícios da gestão de facilities
Uma empresa sempre se beneficia da implementação da gestão de facilities, pois esse método proporciona melhor uso dos recursos, ajuda a reduzir custos, proporciona melhorias no ambiente de trabalho e mais! Entenda a seguir as principais vantagens desse tipo de gestão.
Otimização dos recursos
A gestão de facilities otimiza recursos ao planejar estrategicamente o uso eficiente de instalações e serviços na empresa.
Entre as atividades realizadas, inclui-se a manutenção preventiva, para evitar custos de reparos desnecessários, o controle adequado de equipamentos, para reduzir o desperdício, e as práticas sustentáveis, que conservam recursos naturais e financeiros.
Melhoria da qualidade do ambiente de trabalho
Um ambiente de trabalho limpo, preparado, organizado e com todos os equipamentos funcionando bem possui mais qualidade, e isso só ocorre graças a uma boa gestão de facilities.
Aumento da produtividade e satisfação dos funcionários
Trabalhar em um lugar quente, barulhento, com constantes problemas na climatização, dispositivos com defeito e diversos outros problemas é difícil. Essas são situações que atrapalham a rotina e acabam com o foco e a concentração dos empregados.
A gestão de facilities garante que esses problemas não aconteçam e que os profissionais tenham um ambiente propício ao trabalho, o que consequentemente aumenta a produtividade e a satisfação.
Segurança e prevenção de riscos
A adoção da gestão de facilities é importante na prevenção de riscos e na segurança no trabalho, pois ajuda a planejar e implementar medidas de proteção.
Algumas das medidas usadas são:
- Sistemas de vigilância;
- Controle de acesso;
- Procedimentos de emergência;
- Inspeções regulares para identificar e mitigar possíveis perigos;
- Uso de controle de ponto em tempo real e outros.
A implementação desses recursos de segurança consegue proporcionar um ambiente de trabalho mais tranquilo e protegido para os colaboradores, além de ajudar na adequação à legislação trabalhista, que orienta que haja segurança no trabalho.
Foco no core business da empresa
Em uma empresa, o core business e a gestão de facilities estão diretamente relacionados, pois o objetivo desta é garantir que todas as atividades de suporte e infraestrutura sejam executadas com eficiência. Isso permite que a empresa concentre seus esforços e recursos em sua atividade principal, ou seja, aquela de maior importância para o negócio.
Sustentabilidade e responsabilidade ambiental
Algumas das atividades atribuídas à gestão de facilities envolvem a implementação de práticas que reduzem o consumo de recursos naturais, gerenciam resíduos de forma sustentável e promovem a eficiência energética.
No Brasil, segundo estudo realizado pela agência de pesquisa Union+Webster, 87% dos consumidores têm preferência por empresas com práticas sustentáveis. Por isso, a adoção da gestão de facilities se faz ainda mais importante neste cenário.
Quais são as responsabilidades e competências do gestor de facilities?
Um gestor de facilities é um profissional responsável por coordenar e gerenciar todas as operações relacionadas à infraestrutura física de uma empresa. As responsabilidades do gestor incluem planejar e supervisionar as atividades relacionadas à manutenção e organização da estrutura do ambiente de trabalho.
O objetivo de atuação desse profissional é garantir que o ambiente de trabalho seja adequado, seguro e eficiente, proporcionando espaço suficiente para a produtividade diária dos funcionários e as necessidades dos clientes.
Além disso, os gestores de facilities são responsáveis por garantir que os recursos da empresa sejam usados de forma mais econômica, o desperdício seja evitado e os custos operacionais sejam reduzidos.
Algumas das habilidades necessárias desse profissional são: liderança, gestão de equipes, conhecimentos em manutenção e segurança, e capacidade de planejamento e organização, além de estar atualizado sobre questões relacionadas à sustentabilidade e regulamentações de segurança.
Assim, o gestor de facilities desempenha um papel fundamental na criação de ambientes de trabalho seguros, funcionais e sustentáveis, contribuindo para o sucesso operacional e a satisfação dos colaboradores e clientes da organização.
Como realizar uma gestão de facilities efetiva?
É preciso seguir algumas etapas importantes para realizar uma gestão de facilities eficaz. Esses procedimentos vão garantir que os objetivos da empresa estejam bem alinhados e que o plano de gestão esteja adequado às necessidades no negócio. Confira a seguir!
Avalie as necessidades e os objetivos
O primeiro passo para começar a gestão de facilities é avaliar quais são as necessidades do negócio. Isso pode ser feito por meio de avaliação detalhada do espaço físico, conversas para entender as necessidades dos funcionários e alinhamento com as expectativas da empresa.
Desenvolva um plano estratégico
É preciso desenvolver um plano estratégico que defina e mapeie a forma de atuar, o fluxo de funcionários, os setores da empresa, a cultura organizacional, os equipamentos e as máquinas necessárias. Essas informações vão servir de base para o desenvolvimento de um plano de ação alinhado com a estratégia do negócio.
Alinhe com as partes interessadas
Os colaboradores são os mais beneficiados com a gestão de facilities; porém, suas expectativas e desejos devem estar alinhados com os objetivos do negócio. Por exemplo, os funcionários podem achar interessante usar qualquer impressora da empresa quando precisarem, mas isso pode não ser a opção mais viável e econômica para o negócio.
Por isso, é importante haver um alinhamento de expectativas entre profissionais e empresa para fazer uma boa gestão de facilities.
Gerencie fornecedores e contratos
Uma etapa importante é gerenciar fornecedores e contratos para atuarem no ambiente de trabalho. Essas contratações serão encarregadas de realizar manutenções, reparos e outros serviços. No meio empresarial, é bem comum a contratação de empresas terceirizadas para limpeza, alimentação e demais tarefas.
Implemente um sistema de monitoramento
Implementar um sistema de monitoramento vai ajudar a acompanhar e controlar aspectos relacionados às instalações físicas da empresa. Esse sistema pode abranger monitoramento de segurança, como câmeras de vigilância e sistemas de controle de acesso, bem como monitoramento de energia, climatização, iluminação, entre outros.
Garanta a conformidade regulatória
Na legislação trabalhista, existem diversas disposições relacionadas ao ambiente de trabalho. As normas regulamentadoras apresentam as diretrizes específicas de segurança e saúde em diferentes setores de atividade econômica.
Por isso, é preciso estar atento ao que diz a lei para construir uma gestão de facilities que respeite a regulamentação trabalhista brasileira.
Priorize a comunicação e o envolvimento dos funcionários
A participação dos funcionários é importante na gestão de facilities, portanto, priorizar a comunicação e o envolvimento dos funcionários faz parte do processo. Com isso, deve-se estabelecer canais de feedbacks para manter uma constante avaliação sobre a situação do ambiente de trabalho em prol de novas melhorias.
Monitore e avalie o desempenho
Para monitorar e avaliar o desempenho da gestão de facilities, devem ser estabelecidas métricas de desempenho, como tempo médio de resposta às solicitações, ocupação dos espaços, eficiência energética e satisfação do funcionário. Essas métricas permitem acompanhar o progresso e identificar oportunidades de melhoria na gestão.
Quais são as tendências e inovações na gestão de facilities?
As tendências e inovações na gestão de facilities estão em constante evolução, impulsionadas pelas mudanças tecnológicas, pelas demandas do mercado e pela busca por maior eficiência e sustentabilidade.
Entre as principais tendências, destacam-se as tecnologias de automação, como a Internet das Coisas (IoT) e a Inteligência Artificial (IA), que permitem o monitoramento remoto e a gestão mais eficiente de equipamentos e sistemas. Além disso, a realidade aumentada e a realidade virtual têm sido aplicadas para treinamento de equipes e manutenção preditiva, otimizando processos e reduzindo custos.
A preocupação crescente com a sustentabilidade impulsiona práticas de gestão de facilities. Conforme a pesquisa Future of Work, realizada em 12 países, incluindo o Brasil, a área ambiental foi vista como uma das mais significativas e promissoras para o crescimento nos próximos anos.
A busca por ambientes de trabalho mais flexíveis e voltados para o bem-estar dos funcionários também é uma tendência, com o design de espaços mais abertos, áreas de descanso e foco na qualidade do ambiente de trabalho.
Em resumo, as tendências na gestão de facilities refletem a busca contínua por maior eficiência, sustentabilidade e qualidade nos ambientes de trabalho, permitindo que as organizações se adaptem às demandas do mercado e ofereçam um ambiente saudável e produtivo para seus colaboradores.
Conclusão
Por fim, é indubitável o impacto positivo que uma gestão de facilities eficiente pode exercer na rotina e no desempenho dos setores corporativos. Ao adotar essa abordagem, a empresa se beneficia de uma estrutura organizada, com processos ágeis e alinhados, resultando em maior produtividade e eficiência operacional.
Embora o início da implementação possa apresentar alguns desafios, seguindo as dicas e recomendações apresentadas neste texto e optando por soluções tecnológicas avançadas, como plataformas especializadas em gestão de facilities, será possível realizar uma transição tranquila e bem-sucedida.
Com o suporte adequado, os profissionais responsáveis pela gestão de facilities podem usufruir ferramentas que simplificam suas atividades e possibilitam uma administração eficaz dos recursos e da infraestrutura.
Portanto, valorizar a gestão de facilities é investir no progresso da empresa, tornando-a mais competitiva, sustentável e alinhada com as necessidades dos colaboradores e do mercado.
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