A gestão de escalas de trabalho aparece como uma das rotinas mais importantes dentro de uma empresa. Afinal, planejar e organizar os dias e horários de trabalho dos colaboradores faz toda a diferença para que a empresa alcance resultados satisfatórios.
Por meio da gestão de escalas, a empresa consegue alinhar melhor as demandas e organizar o time de acordo com as necessidades. Além disso, ela consegue controlar melhor a jornada de trabalho dos funcionários.
Além disso, possuir uma gestão de escalas bem estruturada pode oferecer maior segurança jurídica, no sentido de cumprimento das regras trabalhistas, e também em relação ao período de trabalho de 44h semanais, previsto na CLT e na Constituição Federal.
Porém, para que uma escala de trabalho alcance os resultados esperados e de fato seja efetiva, é fundamental que a empresa conte com profissionais do departamento pessoal que conheçam a fundo o tema.
Para lhe ajudar no desafio da gestão de escalas de trabalho, este artigo vai abordar as seguintes questões:
- Escala de trabalho: o que é?
- O que diz a lei sobre escalas de trabalho?
- O que é a gestão de escalas de trabalho?
- Quais são os principais tipos de escalas de trabalho?
- Por que fazer a gestão de escalas de trabalho?
- Como fazer uma boa gestão de escalas de trabalho?
Se interessou pelo tema? Então, boa leitura
Escala de trabalho: o que é?
A escala de trabalho pode ser explicada como a estruturação da jornada do colaborador. Ou seja, é a partir dela que a empresa organiza e estrutura quais as datas, horários e profissionais trabalharão diariamente.
Muita gente costuma confundir escalas de trabalho com jornada de trabalho, porém, são coisas distintas no mercado.
A escala de trabalho se refere ao dia em que o colaborador deverá comparecer à empresa para executar suas tarefas. No caso de jornada é o período em que o colaborador presta seus serviços, englobando entradas, saídas, intervalos, horas extras, etc.
Por exemplo, se um funcionário trabalha de segunda a sexta e folga no final de semana, a sua escala é 5×2. Se esse mesmo funcionário entra às 8h e sai às 17h – com um intervalo de 1h para almoço-, ele tem uma jornada de trabalho diária de 8h e uma jornada semanal de 40h.
O que diz a lei sobre escalas de trabalho?
A Constituição Federal, assim como a CLT, não possui diretrizes específicas sobre a construção de uma escala de trabalho, porém, detalha que um trabalhador que atua no regime celetista deve cumprir 44 horas semanais.
“XIII – duração do trabalho normal não superior a oito horas diárias e quarenta e quatro semanais, facultada a compensação de horários e a redução da jornada, mediante acordo ou convenção coletiva de trabalho;”
Outro detalhe importante na lei, e que é importante para as escalas de trabalho, é referente ao acréscimo de horas, que é conhecido como hora extra. Se o colaborador excede as 8h diárias de trabalho previstas na lei, a empresa precisará pagar o adicional de hora extra.
O intervalo interjornada previsto na CLT também é um item essencial para que a empresa cumpra com todas as obrigações trabalhistas ao gerir a gestão de escalas de trabalho. Os artigos 66 e 67 citam o período de descanso e destacam o revezamento no domingo.
“Art. 66 – Entre 2 (duas) jornadas de trabalho haverá um período mínimo de 11 (onze) horas consecutivas para descanso.
Art. 67 – Será assegurado a todo empregado um descanso semanal de 24 (vinte e quatro) horas consecutivas, o qual, salvo motivo de conveniência pública ou necessidade imperiosa do serviço, deverá coincidir com o domingo, no todo ou em parte.
Parágrafo único – Nos serviços que exijam trabalho aos domingos, com exceção quanto aos elencos teatrais, será estabelecida escala de revezamento, mensalmente organizada e constando de quadro sujeito à fiscalização.”
O que é a gestão de escalas de trabalho?
A gestão de escalas de trabalho é o alinhamento da jornada dos colaboradores, conforme as necessidades da empresa. É a partir desta gestão inclusive que a empresa consegue cumprir com todas as obrigações trabalhistas referente à jornada do colaborador, desde o tempo de trabalho até o cumprimento de horas extras.
Com a gestão de escalas bem definida, a empresa inclusive evita sobrecarregar seus colaboradores e também controla melhor suas demandas, com uma administração mais detalhada da jornada trabalhista.
Contribuindo assim, para que o fluxo de trabalho da organização e atendimento de demandas seja mais estratégico e assertivo.
Quais são os principais tipos de escalas de trabalho?
O mercado possui empresas distintas, cujo os ramos de atuação e as jornadas são variáveis. Até por isso, existem diversos tipos de escalas de trabalho, conforme a lei, para atender as necessidades de cada companhia.
Confira abaixo quais são as principais escalas de trabalho.
5×1
Na escala 5×1 o colaborador folga um dia e trabalha os outros cinco. Como a CLT e a constituição prevêem que os empregados devem trabalhar por no máximo 44 horas semanais, quem atua neste tipo de escala tem entre 7h e 20 minutos de trabalho por dia.
A escala 5×1 é muito comum que seja adotada por empresas que possuem área de telemarketing e também por portarias de prédios. É importante ressaltar que pela lei, este profissional deve ter ao menos uma folga no domingo ao longo do mês.
5×2
Com uma carga horária que deve ser de 8h e 48 minutos por dia, totalizando as 44h semanais de trabalho, a escala 5×2 é uma das mais comuns no mercado.
A maioria das empresas que adotam este tipo de escala contam com colaboradores que atuam os 5 dias da semana e folgam aos sábados e domingos. Um fato importante neste tipo de jornada está ligado ao intervalo intrajornada.
Esse intervalo se refere ao período de repouso e alimentação que todos os colaboradores que trabalham mais de 6 horas por dia têm direito. A obrigatoriedade do intervalo intrajornada está prevista no Art. 71 da CLT.
“Art. 71 – Em qualquer trabalho contínuo, cuja duração exceda de 6 (seis) horas, é obrigatória a concessão de um intervalo para repouso ou alimentação, o qual será, no mínimo, de 1 (uma) hora e, salvo acordo escrito ou contrato coletivo em contrário, não poderá exceder de 2 (duas) horas.”
6×1
Na escala 6×1 os funcionários folgam 1 dia da semana e trabalham por 6 dias. A folga no caso pode ser em um dia específico, fixo, ou variável, de acordo com as necessidades da empresa.
Nesse tipo de escala, a empresa precisa também oferecer ao colaborador ao menos um domingo de folga, a cada 7 semanas trabalhadas.
12×36
A escala 12×36 é um pouco mais complexa do que as citadas acima, já que neste tipo a empresa leva em conta as horas de trabalho e não os dias.
Desta forma, neste tipo de escala, o colaborador trabalha 12 horas seguidas e folga por 36 horas. É bem comum que profissionais que atuam em hospitais ou até mesmo com segurança pública cumpram este tipo de jornada de trabalho.
Esse tipo de jornada, que foi oficializada a partir da Reforma Trabalhista, é citado no Art. 59-A da CLT, que inclusive diz que a escala 12×36 necessariamente precisa de um “acordo individual escrito, convenção coletiva ou acordo coletivo de trabalho” para ser válida.
24×48
Assim como na escala 12×36, a 24×48 é um tipo de escala que também leva em conta as horas de trabalho. Nesta escala o colaborador trabalha por 24 horas consecutivas e folga 48 horas.
Profissionais que atuam em regime de plantão, como médicos e enfermeiros, costumam se enquadrar neste modelo de escala. Como esta escala ultrapassa o limite de horas de trabalho previstas na lei, é necessário que seja aprovado em convenção coletiva.
4×2
O modelo 4×2 é muito utilizado por empresas que necessitam de profissionais para atuarem em jornadas de trabalho mais longas, que inclusive ultrapassam as 8h diárias.
Neste modelo de escala existe uma carga horária diária e semanal mais elevada, já que o colaborador trabalha por 4 dias e folga 2, ganhando horas extras nos dias que excedam o limite de horas permitido por lei.
Por que fazer a gestão de escalas de trabalho?
A gestão de escalas de trabalho pode funcionar como uma ferramenta estratégica para que a empresa consiga alinhar melhor as demandas em relação ao número de colaboradores disponíveis para o trabalho, mantendo a empresa sempre ativa, quando necessário.
Os benefícios da gestão de escalas não para por aí, confira outras vantagens a seguir.
Praticidade
A gestão de escalas de trabalho traz maior praticidade a empresa quanto aos horários de trabalho e cumprimento da jornada de cada colaborador.
Isso porque com a gestão de escalas a empresa consegue ter em mãos informações privilegiadas em relação a demandas e a jornada das equipes de uma forma geral.
Tornando, assim, mais prática a definição dos dias e horários que cada colaborador irá cumprir.
Diminuição dos erros
Outra vantagem em função da adoção da gestão de escalas de trabalho é a diminuição dos erros, principalmente no controle de jornada e no cumprimento das leis trabalhistas.
Isso ocorre, pois, com a gestão de escalas, os líderes de setor terão os dados necessários, muitas vezes em tempo real, se houver automatização desta rotina, para administrar a jornada dos colaboradores.
Podendo, desta forma, identificar qualquer problema rapidamente e possibilitando tomadas de decisões mais rápidas, corretas e assertivas.
Organização no trabalho
Um dos principais benefícios da gestão de escalas de trabalho é que o trabalho se mantém mais organizado.
Posto que, por meio desta gestão, a empresa consegue evitar sobrecargas de trabalho, alinha dias e horários de trabalho, conforme a necessidade da empresa, e evita imprevistos causados pela falta de pessoal.
Sem contar que não só a empresa tem uma visão mais ampla dos dias e horários de trabalho, mas o próprio colaborador pode se organizar melhor quanto ao seu trabalho, já que saberá exatamente qual será sua jornada na semana e muitas vezes no mês.
Um estudo, realizado pela NAPO (National Association of Productivity and Organizing Professionals), revelou que mais de 91% dos profissionais acreditam que se os processos fossem organizados eles seriam mais produtivos e eficientes na execução de tarefas.
Respeito às jornadas dos colaboradores
A gestão de escalas de trabalho também contribui para que a empresa cumpra com as leis trabalhistas referentes à jornada dos colaboradores.
Uma pesquisa do Ministério Público do Trabalho (MPT), realizada entre 2020 e 2021, destacou um aumento de 4.205% no número de denúncias feitas por trabalhadores em função do excesso de jornada.
Para evitar problemas trabalhistas em função disso, a gestão de escalas de trabalho permite um controle maior das informações referentes ao dia a dia de trabalho dos colaboradores, que vai desde o acesso a dados da entrada, saída e intervalos até o cumprimento de horas extras, evitando sobrecargas e excessos de tarefas.
Cada detalhe deste, na mão dos gestores e em tempo real, permite que a empresa consiga cumprir com a jornada de trabalho dos funcionários corretamente.
Como fazer uma boa gestão de escalas de trabalho?
Sabendo das facilidades que a gestão de escalas de trabalho pode oferecer às empresas, você vai agora conferir um passo a passo para que este controle de jornada seja de fato efetivo na sua empresa. Saiba mais sobre construí-lo de forma efetiva a seguir.
Controle o tempo de trabalho
O primeiro passo para uma gestão de escalas assertiva está no controle do tempo de trabalho. Isso significa delimitar exatamente qual será o horário da jornada de cada colaborador dentro da sua escala de trabalho.
Com esse tipo de alinhamento, por controle de tempo de trabalho, a empresa evita, por exemplo, que haja o cumprimento de horas extras desnecessárias, sobrecarga de trabalho e consegue distribuir melhor as equipes em jornadas diárias, semanais e mensais.
Esse alinhamento é importante, pois, a partir dele é que a empresa poderá potencializar o desempenho e a produtividade das equipes, já que um estudo da Workfront mostrou que os profissionais são produtivos em menos da metade do seu tempo de trabalho (39%).
Controlando o tempo de trabalho, via gestão de escalas, fica mais fácil identificar possíveis erros que levam os colaboradores a essa improdutividade, para investir num dia a dia mais eficaz e produtivo.
Utilize automações
A automação pode ser de grande apoio para a gestão de escalas de trabalho. Uma vez que, a adoção de um sistema automatizado permite que a empresa centralize as informações de jornada dos colaboradores em uma mesma plataforma, facilitando a gestão de dados.
Além disso, a automação permite que os gestores eliminem a burocracia em torno desta rotina para que ela se torne mais prática.
Uma pesquisa da Adobe, Future of Work, revelou que 30% das empresas acreditam que a automação pode ajudá-la a economizar tempo com tarefas burocráticas e 25% apontam que a tecnologia facilita a análise de dados.
Sendo assim, utilizar a automação na gestão de escalas permite que a empresa automatize várias atividades, como a emissão de relatórios de jornada, levantamento de dados sobre horas de trabalho, horas extras, atrasos, faltas, fechamento da folha e muito mais.
Tenha informação em tempo real
Acima você viu a importância da automatização na rotina empresarial, tendo um grande impacto para que a empresa, na gestão de escalas de trabalho, tenha informações da jornada dos colaboradores em tempo real.
Muitos sistemas atualmente permitem que o gestor, em poucos cliques, via dispositivos móveis ou aplicativos, acessem os dados de jornada do empregado a qualquer momento.
Isso facilita a rotina de gestão de escalas de trabalho para que qualquer decisão quanto ao planejamento de escalas se torne mais assertivo.
Visto que, com dados em tempo real da jornada do colaborador, qualquer planejamento quanto a horários e dias de trabalho se torna mais preciso, e as tomadas de decisão das escalas se tornam mais ágeis e efetivas.
De acordo com uma pesquisa recente da Serasa Experian, mais de 90% das empresas consideram os dados como algo essencial para apoiar as tomadas de decisão e permitir que elas sejam mais estratégicas.
Conclusão
Neste conteúdo você pôde verificar o quão desafiador é para as empresas a construção das escalas de trabalho e qual o impacto que ela pode ter no dia a dia da organização. Uma escala de trabalho bem construída, como citado acima, pode trazer resultados diariamente.
Isso porque, como explicado neste artigo, com a gestão de escalas de trabalho em dia a empresa tem um controle maior sobre a jornada dos colaboradores e evita possíveis interrupções no trabalho em função de uma ausência.
Além disso, a escala de trabalho também é uma importante ferramenta estratégica de alinhamento da carga horária de trabalho conforme as necessidades da empresa.
Posto que, uma visualização da jornada em tempo real das informações de jornada, para quem adota plataformas de automação nesta rotina, permite uma tomada de decisão mais rápida e estratégica na construção das escalas de trabalho.
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