O sucesso do projeto de uma empresa depende da boa gestão de equipes de projeto, afinal, esse time, normalmente formado por gestores e profissionais de áreas distintas, será responsável pelo andamento e pela execução das tarefas em torno dele.
Uma pesquisa realizada pela Gallup mostrou que os gestores têm 70% de influência no engajamento dos colaboradores. Esses dados demonstram a importância da gestão de equipes de projeto e o poder dela nos resultados.
Afinal, quando existe uma boa gestão de equipes de projeto, fica mais fácil tomar decisões assertivas em cada etapa das atividades e até mesmo orientar os colaboradores em cada ação, para evitar possíveis erros de execução e retrabalho.
A gestão de equipes de projeto também funciona como uma espécie de bússola, um norte para o gestor acompanhar o andamento do projeto e manter o time alinhado em todos os objetivos previamente definidos.
Mas como fazer uma boa gestão de projetos e equipes na empresa, quais as fases e etapas dentro de um projeto e quais ferramentas utilizar para apoiar essa gestão de projetos? Neste artigo, os seguintes tópicos relacionados ao tema serão apresentados:
- Como funciona uma equipe de projeto?
- Quais as fases da gestão de projetos?
- Como fazer uma boa gestão de equipes de projeto?
- Quais ferramentas podem auxiliar na gestão de equipes de projeto?
- Qual a importância da gestão de equipes de projeto?
Interessou-se pelo assunto e quer saber mais sobre como fazer uma gestão de projetos e formação de equipes de forma correta e assertiva? Então, acompanhe este conteúdo e tenha uma boa leitura.
Como funciona uma equipe de projeto?
A equipe de projetos é aquela que reúne uma série de profissionais para realizar um projeto. É justamente a equipe de projetos que será responsável pela gestão dessa atividade, por meio do planejamento, do plano de ação, do acompanhamento de etapas e da conclusão do projeto.
Normalmente, uma equipe de projetos tem a frente um gestor de projetos, profissional que irá conduzir o time e alinhar as tarefas e demandas, garantindo o andamento do projeto na prática.
O sucesso de uma equipe de projeto depende de uma boa gestão e do engajamento das equipes, normalmente formadas por profissionais multidisciplinares.
De que forma é organizada uma equipe de projeto?
Uma equipe de projeto é organizada seguindo ramificações, baseada sempre em um organograma em que o gestor está no topo da formação e abaixo dele estão os profissionais envolvidos nas tarefas mais específicas e práticas da execução do projeto.
O gestor de uma equipe de projeto é aquele que irá gerir o time e o andamento do projeto inteiro, avaliando erros e acertos no processo e dando as orientações e diretrizes que cada colaborador envolvido deve seguir.
É importante ressaltar que uma equipe de projeto pode ser formada por funcionários internos ou externos, como freelancers. Outro membro importante desta equipe é o patrocinador do projeto.
Normalmente, esse executivo costuma dar o apoio financeiro ao projeto e acompanhar o andamento deste, indicando caminhos e propondo alternativas dentro dos objetivos estabelecidos.
Quais as fases da gestão de projetos?
Todo projeto passa por uma série de etapas, e cada uma delas é essencial para que ele tenha sucesso no seu encerramento. Esse ciclo engloba o planejamento, a avaliação de desempenho e a própria execução em si.
Saiba mais sobre as principais fases da gestão de projetos a seguir.
Início
O pontapé inicial do projeto é o momento ideal para que a empresa meça a viabilidade dele. Isso significa colocar no papel os custos do projeto, benefícios que sua execução trará à empresa e também os custos dele para a organização.
Esse é o momento ideal também para criar um cronograma de ações e identificar quais os objetivos e as metas deste projeto dentro da organização, facilitando, assim, a gestão de equipes de projeto.
Planejamento
O planejamento é o momento em que a empresa irá começar a tirar o projeto do papel, já que é nesta etapa que ela deverá criar um roteiro para executá-lo.
Aqui, ela precisa definir com exatidão os objetivos do projeto e de que forma ele será executado. Muitas empresas costumam utilizar métodos como SMART e OKRs para organizar o projeto.
O método SMART, por exemplo, ajuda a empresa a definir metas específicas, mensuráveis, e traz uma clareza quanto a viabilidade de execução do projeto. As OKRs contribuem para a definição de metas e métodos para alcançá-las.
Execução
A execução é a etapa em que a equipe de projetos tem um papel fundamental para que os objetivos e prazos do projeto sejam seguidos.
Essa etapa é o prosseguimento prático das duas anteriores, já que a empresa irá executar tudo o que planejou inicialmente. Na execução, a gestão de equipe de projetos define as atribuições de cada profissional, assim como delega suas tarefas e funções.
É importante que a execução do projeto esteja em consonância com o início e o planejamento, para que este não fuja do cronograma e do escopo previamente definidos.
Desempenho
O projeto está funcionando? A equipe de projetos tem sido atuante e produtiva em cada fase? Essas são perguntas importantes para a empresa avaliar o desempenho do projeto ao longo da sua execução.
É fundamental usar indicadores-chave que servirão de referência para a tomada de decisões ao longo do caminho. Afinal, saber qual o desempenho do projeto pode contribuir com a gestão de equipes de projeto para a correção de rumos, a avaliação dos resultados das equipes e a obtenção de dados importantes do retorno sobre o investimento.
Encerramento
A última etapa da gestão de equipes de projeto é o encerramento, que também pode funcionar como uma espécie de retrospectiva. Ele é importante para que a empresa avalie erros e acertos que servem para que ela evolua nas suas ações futuras.
No encerramento, a empresa pode comparar o seu planejamento inicial com o que foi executado e avaliar se o projeto de fato atingiu as metas e os objetivos pré-estabelecidos.
Além disso, com os resultados em mãos, a gestão de equipes de projeto pode dar um feedback a todos os envolvidos na atividade, apontando os acertos e propondo soluções em cima dos erros cometidos.
Como fazer uma boa gestão de equipes de projeto?
A boa gestão de equipes de projeto exige do líder uma grande proximidade com a sua equipe, para que, dessa forma, cada passo esteja devidamente alinhado quanto às metas e aos objetivos propostos pela empresa.
Para que haja esse devido alinhamento e que a organização alcance o sucesso no projeto, é importante que ela siga os passos a seguir.
Estabeleça uma comunicação com a equipe
O sucesso da equipe de projetos depende principalmente de uma boa comunicação entre os envolvidos. Afinal, ela permitirá que a equipe esteja alinhada em cada etapa e que o projeto seja executado de forma assertiva.
Ao tratar do tema comunicação, estão envolvidas as definições claras e objetivas do projeto, a delegação de tarefas, o acompanhamento de cada etapa e os feedbacks recorrentes.
Seguir esses passos permitirá ao líder do projeto ter uma gestão ampla sobre sua equipe, podendo, assim, por meio da comunicação com a equipe de projetos, saber exatamente tudo que está acontecendo, facilitando a tomada de decisões.
Inclusive, segundo uma pesquisa da Project Management Institute Brasil, 76% das grandes empresas acreditam que uma comunicação ruim é o principal motivo pelo fracasso dos projetos empresariais.
Alinhe expectativas, metas e iniciativas
Outro fator determinante para o sucesso da gestão de equipes de projeto está ligado ao planejamento prévio das ações. Isso quer dizer que o gestor precisa sempre alinhar expectativas, metas e iniciativas antes de colocar um projeto em prática.
A construção desse plano é importante para que essa gestão estruture cada etapa do projeto e consiga construir metas palpáveis para colocá-lo em prática.
Esse detalhe evita a criação de expectativas inalcançáveis e determina quais iniciativas se enquadram no projeto para que ele saia do papel.
Defina responsáveis
Quem é o responsável por cada tarefa do projeto? Essa pergunta é fundamental para que a empresa consiga colocar um projeto em prática.
Isso significa definir um gestor de projetos e os profissionais que irão atuar nele, delegando ações e responsabilidades em cada etapa. Com isso, cada colaborador saberá exatamente qual sua atribuição, e o processo de execução do projeto fica mais claro e assertivo.
Além disso, quando a empresa sabe quem são os responsáveis em cada etapa do projeto, ela consegue fazer uma avaliação melhor de cada colaborador e pode realizar mudanças e ajustes mais rapidamente.
Delegue tarefas
Não existe projeto de sucesso se não houver delegação de tarefas, pois todos eles precisam necessariamente passar por um processo em que cada profissional tem em mãos suas responsabilidades por meio da gestão de equipes de projeto.
Afinal, ao delegar tarefas, o gestor do projeto está distribuindo-as para que ninguém fique sobrecarregado ou hesite ao dar um passo na execução de alguma delas.
Quando é delegado algo, o profissional poderá seguir o caminho exato que lhe foi passado, e isso minimiza os erros de execução e as falhas de comunicação durante o projeto.
Outro ponto importante nessa etapa é que o gestor precisa confiar e dar autonomia à equipe. Essa autonomia é importante para dar ao colaborador mais responsabilidade e fazer com que ele se sinta parte fundamental do sucesso do projeto.
Não à toa, uma pesquisa realizada pela Page Talent mostrou que 54% dos profissionais até os 24 anos afirmam que se sentem mais motivados quando são delegados para mais tarefas e responsabilidades e quando tem mais autonomia.
Esse, então, é um ponto importante na gestão de equipes de projeto.
Dê feedbacks
Uma pesquisa realizada pela Thought Exchange revelou que mais de 79% dos profissionais valorizam um gestor que se preocupa com seu desenvolvimento profissional. E os feedbacks são parte importante desse crescimento.
De acordo com o Hubspot, 43% dos funcionários que mais se dizem engajados recebem ao menos um feedback semanal sobre o seu trabalho.
Na gestão de equipes de projeto, conceder feedbacks tem um papel essencial para que os colaboradores estejam devidamente alinhados com o projeto e possam manter uma produtividade elevada.
Isso porque no feedback o gestor de projetos pode corrigir erros e destacar se o colaborador está indo pelo caminho certo na execução do projeto.
Realize uma boa gestão de conflitos internos
Os conflitos são parte integrante do dia a dia das empresas para 90% dos profissionais, revelou uma pesquisa da Gestão de Conflitos Organizacionais da Associação Brasileira de Recursos Humanos. Portanto, fazer uma boa gestão de conflitos internos é fundamental para um projeto ter sucesso.
É normal que uma equipe de projetos seja formada por profissionais com visões distintas sobre várias questões, além de suas formações e experiências serem variadas, causando conflitos.
Se isso ocorrer, cabe à gestão de equipes de projeto avaliar a situação e conversar com os envolvidos, mas principalmente estar pronta para ouvir as opiniões de cada um.
Afinal, conhecendo a visão de cada profissional, fica mais fácil propor soluções e caminhos para que o conflito se resolva, evitando que ele atrapalhe o desenvolvimento do projeto.
Quais ferramentas podem auxiliar na gestão de equipes de projeto?
Um projeto precisa seguir um início, meio e fim para atingir seus objetivos. Contudo, isso depende de uma boa gestão da equipe de projetos, para que ao longo do processo de execução as equipes de projeto estejam sempre alinhadas.
Para que a empresa consiga realizar essa gestão do projeto de forma eficaz, muitas ferramentas podem ser um suporte para que o gestor tenha uma visão clara de tudo que está ocorrendo.
Confira algumas ferramentas que podem ajudar no processo de gestão das equipes de projeto:
- Trello: uma ferramenta simples que permite o acompanhamento das etapas dos projetos e dos responsáveis por cada tarefa. A ferramenta se utiliza do método Kanban, que busca facilitar o acompanhamento e o controle do fluxo de trabalho e do que está pendente;
- Skype, Meet e Teams: essas são ferramentas que permitem ao gestor a realização de reuniões virtuais com toda a equipe de projetos de forma rápida e prática, para alinhar detalhes das tarefas, dar sugestões e promover feedbacks;
- Runrun.it: essa plataforma permite que o gestor acompanhe o projeto do início ao fim, podendo, por meio dela, delegar tarefas, verificar o tempo de execução, analisar a produtividade das equipes, etc.;
- Asana: referência quando o assunto é a gestão de projetos, o Asana permite a inclusão de tarefas na plataforma e dá ao gestor uma visão ampla sobre o status de cada atividade, permitindo, pela própria plataforma, uma comunicação rápida com a equipe de projetos envolvida;
- Drive, OneDrive: essas são algumas das ferramentas que podem facilitar a gestão e o acesso a documentos por parte da equipe de projetos a qualquer hora e lugar. Inclusive, por essas ferramentas, o gestor tem a autonomia de bloquear arquivos importantes, podendo compartilhá-los apenas com quem ele achar necessário;
- Evernote: conhecido no mercado e com um grande leque de utilidades para gestão de equipes de projeto, o Evernote possui fácil acesso a anotações, tarefas, checklists, calendários e outros.
Qual a importância da gestão de equipes de projeto?
A gestão de equipes de projeto é importante principalmente para que a empresa alcance o sucesso nas suas atividades e tome decisões estratégicas, baseadas na organização e no planejamento das ações.
Outros detalhes podem ser apontados como fatores que tornam a gestão de equipes de projeto tão importante. Conheça alguns deles abaixo:
- Permite uma tomada de decisões mais estratégica;
- Facilita a mediação de conflitos internos;
- Contribui para uma comunicação das ações mais clara e objetiva;
- Diminui as chances de erros na execução de tarefas;
- Garante a qualidade do projeto;
- Cumpre com os prazos de entrega previamente definidos;
- Otimiza recursos do início ao término do projeto;
- Eleva as chances de aumento de produtividade e engajamento dos colaboradores.
Conclusão
O sucesso dos projetos está intimamente ligado aos bons resultados da empresa. As empresas que de fato se preocupam com a organização e o planejamento de projetos têm mais chances de atingir seus objetivos.
Este conteúdo falou exatamente sobre isso: a importância da gestão de projetos e da organização das equipes envolvidas para se obter bons resultados.
O artigo apresentou os caminhos para estruturar um projeto e deu dicas de como a empresa deve fazer a gestão de equipes de projeto de forma assertiva.
Por fim, este conteúdo apresentou algumas ferramentas que podem ajudar na gestão da equipe de projetos, permitindo, assim, um acompanhamento mais próximo da equipe em relação a todas as etapas que envolvem um projeto.
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