O sucesso do projeto de uma empresa depende da boa gestão de equipes de projeto, afinal, esse time, normalmente formado por gestores e profissionais de áreas distintas, será responsável pelo andamento e pela execução das tarefas em torno dele.
Uma pesquisa realizada pela Gallup mostrou que os gestores têm 70% de influência no engajamento dos colaboradores. Esses dados demonstram a importância da gestão de equipes de projeto e o poder dela nos resultados.
Afinal, quando existe uma boa gestão de equipes de projeto, fica mais fácil tomar decisões assertivas em cada etapa das atividades e até mesmo orientar os colaboradores em cada ação, para evitar possíveis erros de execução e retrabalho.
A gestão de equipes de projeto também funciona como uma espécie de bússola, um norte para o gestor acompanhar o andamento do projeto e manter o time alinhado em todos os objetivos previamente definidos.
Neste artigo, os seguintes tópicos relacionados ao tema serão apresentados:
- Como funciona uma equipe de projeto?
- Quais as fases da gestão de projetos?
- Como fazer uma boa gestão de equipes de projeto?
- Quais ferramentas podem auxiliar na gestão de equipes de projeto?
- Qual a importância da gestão de equipes de projeto?
Interessou-se pelo assunto e quer saber mais sobre como fazer uma gestão de projetos e formação de equipes de forma correta e assertiva? Então, acompanhe este conteúdo e tenha uma boa leitura.
Como funciona uma equipe de projeto?
A equipe de projetos é aquela que reúne uma série de profissionais para realizar um projeto. Justamente, a equipe de projetos gerencia a atividade, cuidando do planejamento, plano de ação, acompanhamento e conclusão do projeto.
Normalmente, um gestor de projetos lidera o time, alinhando tarefas e demandas para garantir o andamento eficiente.
E o sucesso de uma equipe de projetos depende de uma boa gestão e do engajamento das equipes, normalmente formadas por profissionais multidisciplinares.
De que forma é organizada uma equipe de projeto?
Uma equipe de projeto é organizada seguindo ramificações, baseada sempre em um organograma em que o gestor está no topo da formação e abaixo dele estão os profissionais envolvidos nas tarefas mais específicas e práticas da execução do projeto.
O gestor de uma equipe de projeto é aquele que irá gerir o time e o andamento do projeto inteiro, avaliando erros e acertos no processo e dando as orientações e diretrizes que cada colaborador envolvido deve seguir.
É importante ressaltar que uma equipe de projeto pode ser formada por funcionários internos ou externos, como freelancers. Outro membro importante desta equipe é o patrocinador do projeto.
Normalmente, esse executivo costuma dar o apoio financeiro ao projeto e acompanhar o andamento deste, indicando caminhos e propondo alternativas dentro dos objetivos estabelecidos.
Quais as fases da gestão de projetos?
Todo projeto passa por uma série de etapas, e cada uma delas é essencial para que ele tenha sucesso no seu encerramento. Esse ciclo engloba o planejamento, a avaliação de desempenho e a própria execução em si.
Saiba mais sobre as principais fases da gestão de projetos a seguir.
Início
O pontapé inicial do projeto é o momento ideal para que a empresa meça a viabilidade dele. Isso significa colocar no papel os custos do projeto, benefícios que sua execução trará à empresa e também os custos dele para a organização.
Esse também é o momento ideal para definir um cronograma, objetivos e metas, facilitando a gestão da equipe.
Planejamento
O planejamento inicia a execução do projeto, criando um roteiro detalhado para sua implementação.
Aqui, é essencial definir com precisão os objetivos do projeto e a forma como ele será executado. Para isso, muitas empresas adotam metodologias consagradas, como SMART e OKRs, que ajudam a organizar e direcionar o projeto de maneira eficiente.
- Método SMART: Essa abordagem permite definir metas específicas, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e com um prazo determinado, garantindo clareza na viabilidade de execução do projeto e facilitando o acompanhamento do progresso.
- OKRs (Objectives and Key Results): Contribuem para a definição de objetivos estratégicos e dos principais resultados esperados, permitindo que a empresa alinhe suas metas e métodos para alcançá-las de forma mais transparente e orientada a resultados.
A escolha da metodologia dependerá do tipo de projeto e dos objetivos do negócio, mas ambas ajudam a estruturar o planejamento e a eficiência na execução.
Execução
A execução é a etapa em que a equipe de projetos tem um papel fundamental para que os objetivos e prazos do projeto sejam seguidos.
Essa etapa é o prosseguimento prático das duas anteriores, já que a empresa irá executar tudo o que planejou inicialmente. Na execução, a gestão de equipe de projetos define as atribuições de cada profissional, assim como delega suas tarefas e funções.
Além disso, é importante que a execução deve siga o cronograma e o escopo definidos, evitando desvios no projeto.
Desempenho
O projeto está funcionando? A equipe de projetos tem sido atuante e produtiva em cada fase? Essas são perguntas importantes para a empresa avaliar o desempenho do projeto ao longo da sua execução.
É fundamental usar indicadores-chave que servirão de referência para a tomada de decisões ao longo do caminho. Afinal, acompanhar o desempenho permite corrigir rumos, avaliar resultados e obter dados sobre o retorno do investimento.
Encerramento
A última etapa da gestão de equipes de projeto é o encerramento, que também pode funcionar como uma espécie de retrospectiva. Ele é importante para que a empresa avalie erros e acertos que servem para que ela evolua nas suas ações futuras.
No encerramento, a empresa compara o planejamento com a execução, verificando se os objetivos e metas pré-estabelecidas foram alcançados.
Com os resultados em mãos, a equipe recebe feedback sobre com o apontamento acertos e proposição de sugestões para corrigir os erros cometidos.
Como fazer uma boa gestão de equipes de projeto?
Uma boa gestão de equipes envolve uma comunicação com definições claras, delegação de tarefas, acompanhamento de etapas e feedbacks constantes.
Para que haja esse devido alinhamento e que a organização alcance o sucesso no projeto, é importante que ela siga os passos a seguir.
Estabeleça uma comunicação com a equipe
O sucesso da equipe de projetos depende principalmente de uma boa comunicação entre os envolvidos. Afinal, ela permitirá que a equipe esteja alinhada em cada etapa e que o projeto seja executado de forma assertiva.
Além disso, comunicação eficaz dá ao líder uma visão ampla do projeto, facilitando decisões estratégicas.
Segundo o Project Management Institute Brasil, 76% das grandes empresas apontam falhas na comunicação como a principal causa do fracasso dos projetos.
Alinhe expectativas, metas e iniciativas
Outro fator determinante para o sucesso da gestão de equipes de projeto está ligado ao planejamento prévio das ações. Isso quer dizer que o gestor precisa sempre alinhar expectativas, metas e iniciativas antes de colocar um projeto em prática.
A construção desse plano é importante para que essa gestão estruture cada etapa do projeto e consiga construir metas palpáveis para colocá-lo em prática.
Esse detalhe evita a criação de expectativas inalcançáveis e determina quais iniciativas se enquadram no projeto para que ele saia do papel.
Defina responsáveis
Quem é o responsável por cada tarefa do projeto? Essa pergunta é fundamental para que a empresa consiga colocar um projeto em prática.
Isso significa definir um gestor de projetos e os profissionais que irão atuar nele, delegando ações e responsabilidades em cada etapa. Com isso, cada colaborador saberá exatamente qual sua atribuição, e o processo de execução do projeto fica mais claro e assertivo.
Além disso, quando a empresa define os responsáveis por cada etapa, avalia melhor os colaboradores e faz ajustes com mais agilidade.
Delegue tarefas
Nenhum projeto tem sucesso sem delegação de tarefas, pois cada profissional precisa de responsabilidades claras dentro da gestão da equipe.
Ao delegar, o gestor distribui tarefas de forma equilibrada, evitando sobrecarga e incertezas na execução. Com isso, o profissional segue um caminho claro, reduzindo erros e falhas de comunicação durante o projeto.
Outro ponto importante nessa etapa é que o gestor precisa confiar e dar autonomia à equipe. Essa autonomia é importante para dar ao colaborador mais responsabilidade e fazer com que ele se sinta parte fundamental do sucesso do projeto.
Não à toa, uma pesquisa realizada pela Page Talent mostrou que 54% dos profissionais até os 24 anos afirmam que se sentem mais motivados quando são delegados para mais tarefas e responsabilidades e quando tem mais autonomia.
Esse, então, é um ponto importante na gestão de equipes de projeto.
Dê feedbacks
Uma pesquisa realizada pela Thought Exchange revelou que mais de 79% dos profissionais valorizam um gestor que se preocupa com seu desenvolvimento profissional. E os feedbacks são parte importante desse crescimento.
De acordo com o Hubspot, 43% dos funcionários que mais se dizem engajados recebem ao menos um feedback semanal sobre o seu trabalho.
Na gestão de equipes de projeto, conceder feedbacks tem um papel essencial para que os colaboradores estejam devidamente alinhados com o projeto e possam manter uma produtividade elevada.
Isso porque no feedback o gestor de projetos pode corrigir erros e destacar se o colaborador está indo pelo caminho certo na execução do projeto.
Realize uma boa gestão de conflitos internos
Uma pesquisa da Associação Brasileira de Recursos Humanos revelou que 90% dos profissionais enfrentam conflitos no dia a dia das empresas. Por isso, gerenciar esses conflitos é essencial para o sucesso de um projeto.
Equipes de projetos reúnem profissionais com visões, formações e experiências diferentes, o que pode gerar divergências. Quando isso ocorre, a gestão deve avaliar a situação, ouvir os envolvidos e considerar suas opiniões.
Assim, compreender cada perspectiva facilita a busca por soluções, evitando que o conflito comprometa o andamento do projeto.
Quais ferramentas podem auxiliar na gestão de equipes de projeto?
Um projeto precisa seguir um início, meio e fim para atingir seus objetivos. Contudo, isso depende de uma boa gestão da equipe para que ao longo do processo de execução as equipes de projeto estejam sempre alinhadas.
Assim, para realizar essa gestão de forma eficaz, muitas ferramentas podem ser um suporte obter uma visão clara de tudo que está ocorrendo.
Confira algumas ferramentas que podem ajudar no processo de gestão das equipes de projeto:
- Trello: ferramenta simples baseada no método Kanban, facilita o acompanhamento de projetos, tarefas e responsáveis.
- Skype, Meet e Teams: permitem reuniões virtuais rápidas para alinhar tarefas, dar sugestões e promover feedbacks.
- Runrun.it: acompanha projetos do início ao fim, possibilitando delegação de tarefas, controle do tempo e análise da produtividade.
- Asana: referência em gestão de projetos, permite inclusão de tarefas, visão geral do status e comunicação rápida com a equipe.
- Drive e OneDrive: facilitam o acesso a documentos de qualquer lugar, permitindo controle de permissões pelo gestor.
- Evernote: oferece fácil acesso a anotações, tarefas, checklists e calendários, auxiliando na gestão de equipes de projeto.
Qual a importância da gestão de equipes de projeto?
A gestão de equipes de projeto é importante principalmente para que a empresa alcance o sucesso nas suas atividades e tome decisões estratégicas, baseadas na organização e no planejamento das ações.
Outros detalhes podem ser apontados como fatores que tornam a gestão de equipes de projeto tão importante. Conheça alguns deles abaixo:
- Permite uma tomada de decisões mais estratégica;
- Facilita a mediação de conflitos internos;
- Contribui para uma comunicação das ações mais clara e objetiva;
- Diminui as chances de erros na execução de tarefas;
- Garante a qualidade do projeto;
- Cumpre com os prazos de entrega previamente definidos;
- Otimiza recursos do início ao término do projeto;
- Eleva as chances de aumento de produtividade e engajamento dos colaboradores.
Conclusão
O sucesso dos projetos está intimamente ligado aos bons resultados da empresa. As empresas que de fato se preocupam com a organização e o planejamento de projetos têm mais chances de atingir seus objetivos.
Este conteúdo falou exatamente sobre isso: a importância da gestão de projetos e da organização das equipes envolvidas para se obter bons resultados.
O artigo apresentou os caminhos para estruturar um projeto e deu dicas de como a empresa deve fazer a gestão de equipes de projeto de forma assertiva.
Por fim, este conteúdo apresentou algumas ferramentas que podem ajudar na gestão da equipe de projetos, permitindo, assim, um acompanhamento mais próximo da equipe em relação a todas as etapas que envolvem um projeto.
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