A gestão de equipes é um dos principais pilares do funcionamento de uma empresa. Quando feita de forma eficiente, os funcionários se tornam mais engajados e produtivos.
Como resultado, é possível melhorar a produtividade e os resultados do negócio, criar produtos e serviços mais atraentes e melhorar a experiência do cliente. Dessa forma, a empresa se torna mais competitiva e melhora o seu posicionamento no mercado.
Porém, conforme mencionado, esses resultados são alcançados apenas quando o gerenciamento e gestão de equipes é feito de modo eficiente.
Mas como administrar uma equipe de trabalho de forma eficaz?
Para responder esta pergunta, o primeiro passo é entender o que é e qual a importância da gestão de times na empresa. Depois disso, fica mais fácil compreender como gerenciar uma equipe de modo a favorecer os resultados do negócio.
Por esse motivo, neste texto, você vai entender tudo sobre gestão de equipes e ainda conhecer dicas para otimizar esse gerenciamento na prática!
- O que é a gestão de equipes?
- O que envolve uma gestão de equipes?
- Por que é importante ter uma boa gestão de equipes?
- Como realizar uma gestão de equipes eficiente?
- Gestão de equipes externas: como fazer?
- Controle de ponto para a gestão de equipes externas
Boa leitura!
O que é a gestão de equipes?
A gestão de equipes se refere a um conjunto de práticas adotadas por líderes e gestores de equipes para assegurar o bom desempenho dos colaboradores.
Essas práticas têm como foco melhorar a produtividade e performance dos funcionários, já que isso se reflete nos resultados alcançados pelo time.
Além disso, uma boa gestão também deve adotar condutas que visam a manutenção do bem-estar das equipes. Afinal, o clima organizacional, a motivação e a satisfação com o trabalho também favorecem os resultados da empresa a curto, médio e longo prazo.
Na prática, um bom gestor de equipes deve saber como cuidar dos colaboradores do seu time, promovendo as melhores condições possíveis para que os funcionários consigam desempenhar suas atividades.
E isso não é uma tarefa fácil! Afinal, o gestor eficiente precisa encontrar o ponto de equilíbrio entre controle e autonomia, desafio e conforto ou criatividade e processos, entre outras forças opostas.
Embora não exista uma fórmula pronta para gerenciar uma equipe de forma eficaz, os gestores podem adotar ferramentas e metodologias para facilitar essa tarefa.
Conforme explicado nos próximos tópicos, esses recursos facilitam a avaliação de profissionais, a definição de metas e o monitoramento das equipes e projetos de trabalho. Assim, a gestão se torna mais eficiente e, de fato, gera resultados positivos para o negócio.
O que envolve uma boa gestão de equipes?
Agora que você já entende a importância de gerenciar seus times de forma eficiente, está na hora de aprender como administrar uma equipe de trabalho.
Para isso, o primeiro passo é conhecer quais fatores e processos estão envolvidos nesta tarefa. Acompanhe abaixo:
Definição de papéis
Uma das responsabilidades da gestão de equipes é identificar as habilidades e potenciais de cada colaborador da empresa.
Para que esse processo seja feito da forma correta, o ideal é fazer o mapeamento dessas características, por meio da avaliação do perfil profissional, das soft skills e de indicadores e métricas de desempenho.
Dessa forma, o gestor obtém informações consistentes e seguras que orientam a definição de papéis, ou seja, a alocação de colaboradores e a distribuição de responsabilidades de acordo com as capacidades de cada profissional.
Composição da equipe
Outro fator que influencia no gerenciamento da equipe é a sua composição, ou seja, as funções e os profissionais que trabalham no time. Por isso, definir os papéis de cada funcionário corretamente é essencial para que essa composição seja harmônica e produtiva.
Porém, para ser mais eficiente, a gestão não pode se limitar à alocação de colaboradores que já integram a empresa. Por essa razão, é necessário pensar na composição da equipe durante os processos de recrutamento e seleção da organização.
O ideal é que os processos seletivos estejam alinhados com o perfil e as habilidades buscadas pelo gestor. Além disso, o profissional contratado deve se adequar a cultura da empresa e apresentar competências que favoreçam o trabalho do time e melhore os resultados.
Definição de metas e objetivos
A gestão não deve ser orientada apenas por dados, mas também por metas e objetivos. Afinal, são as metas e objetivos que orientam a definição de prazos e resultados esperados.
Com base nessas informações, é possível alinhar processos, atividades e condutas dos funcionários a fim de alcançar os objetivos pré-definidos. Como resultado, a empresa melhora sua rentabilidade e acelera seu crescimento.
Acompanhamento e progresso
Alinhar procedimentos, antecipar problemas, identificar erros, mudar estratégias e otimizar resultados são algumas das responsabilidades do gestor. Mas essas tarefas só podem ser realizadas mediante o monitoramento adequado das equipes.
Por isso, a gestão eficiente também deve adotar procedimentos e recursos para acompanhar o desempenho e a produtividade dos funcionários.
Por que é importante ter uma boa gestão de equipes?
Apesar de ser desafiador, investir no gerenciamento eficiente das equipes promove diversas vantagens para a empresa.
Para comprovar isso, confira a seguir os 10 principais motivos para investir na gestão do seu time.
1- Facilita a avaliação dos colaboradores
Um bom gestor utiliza ferramentas como indicadores de desempenho, análise de resultados, entre outros parâmetros para fazer uma avaliação completa da performance de cada colaborador.
Dessa forma, é possível identificar gargalos que precisam ser solucionados e alocar os funcionários de acordo com seu desempenho e habilidades. Além disso, fica mais fácil criar estratégias para melhorar o rendimento da equipe.
2- Promove o engajamento dos profissionais
A gestão de equipes incentiva seus funcionários a se manterem motivados e engajados no desempenho de suas atividades. Para isso, o gestor precisa manter as equipes alinhadas, entrosadas e abertas à troca de experiências.
Além disso, os gestores precisam criar estratégias para os funcionários entenderem que as conquistas das metas da organização também impactam na sua carreira profissional.
3- Ajuda a criar um clima organizacional favorável
O clima organizacional se refere a percepção dos funcionários em relação ao ambiente de trabalho. Essa percepção é influenciada por diversos fatores, como os relacionamentos, a comunicação, o bem-estar, as condições de trabalho etc.
Por isso, quando o gestor do time cria estratégias para manter os funcionários motivados no seu trabalho e satisfeitos com a empresa, ele também contribui para a manutenção de um clima organizacional favorável.
4- Fortalece a cultura da empresa
A cultura da empresa, também chamada de cultura organizacional, é composta por um conjunto de valores, princípios, diretrizes, crenças e práticas adotadas pelo negócio.
Essas características devem orientar a conduta adotada pelos funcionários. Dessa forma, é possível manter o time coeso e coerente com as metas, os projetos, a imagem e o propósito da empresa.
E um dos principais responsáveis por manter os funcionários alinhados com essa cultura é o gestor da equipe. Um bom gestor deve orientar os colaboradores de modo que eles façam suas atividades de acordo com a cultura do negócio.
Por isso, a boa gestão também contribui para que a empresa funcione de forma harmônica e consolide seu posicionamento no mercado.
5- Ajuda a reduzir a rotatividade de funcionários
Funcionários engajados, motivados, valorizados e satisfeitos com o ambiente de trabalho tendem a permanecer no negócio por mais tempo.
Assim, quando a gestão cria condições e estratégias eficientes para que o colaborador desenvolva essas características, ela também reduz o número de funcionários que decidem sair da empresa.
Ou seja, uma boa gestão ajuda a diminuir a taxa de rotatividade dos colaboradores, o que também contribui para a retenção de talentos na organização.
6- Permite a construção de uma equipe mais funcional
Uma boa gestão é capaz de identificar lacunas e selecionar profissionais com potencial para preencher esses vazios. Essa seleção deve ser realizada com base na avaliação de desempenho, no perfil profissional, na formação e nas soft skills de cada colaborador.
A partir dessa análise, o gestor pode definir quais funcionários são mais indicados para assumir cada atividade e projeto da equipe. Dessa forma, o gestor cria times mais funcionais, capazes de entregar melhores resultados e ajudar o negócio a alcançar seus objetivos.
7- Incentiva a aprendizagem e a inovação
Os gestores de equipes também devem incentivar a formação continuada dos seus colaboradores, por meio da promoção de cursos, treinamentos e estratégias de incentivo ao estudo.
Além disso, um bom gestor também deve incentivar a integração e o compartilhamento de experiências e conhecimentos entre os funcionários.
Tudo isso contribui para o desenvolvimento de cada profissional, permite que eles fiquem alinhados com as tendências do mercado e se tornem capazes de propor soluções inovadoras para os problemas dos clientes e da própria empresa.
Como resultado, tanto o colaborador quanto a organização melhoram seu desempenho e aumentam suas chances de se destacar no mercado.
8- Facilita o monitoramento de projetos
A gestão de equipes precisa criar um ambiente favorável à comunicação, à troca de informações e ao registro das atividades desenvolvidas pelas equipes.
Para isso, além de uma comunicação assertiva e da cultura do feedback, a empresa pode adotar um bom sistema de gerenciamento e gestão de equipes, capaz de facilitar o registro e o monitoramento de todas as atividades desenvolvidas por cada colaborador.
Com o apoio dessas estratégias, fica mais fácil identificar erros, buscar soluções, adaptar estratégias e otimizar os resultados dos projetos.
Como resultado, fica mais fácil garantir que esses projetos sejam desenvolvidos de acordo com os padrões exigidos pela empresa.
9- Ajuda a melhorar experiência do cliente
Todas as vantagens explicadas anteriormente ajudam a melhorar a jornada do cliente e a experiência do consumidor em relação à marca.
Afinal, quando os projetos, o atendimento e as atividades são realizados de acordo com os padrões da organização e com as expectativas do consumidor, fica mais fácil aumentar a satisfação do cliente em relação aos produtos e serviços oferecidos.
Por isso, a boa gestão também contribui para a melhoria da experiência do cliente e para a fidelização dos consumidores da empresa.
Como resultado, a organização aumenta sua rentabilidade, se torna mais competitiva e melhora seu posicionamento no mercado.
10- Facilita a superação de crises
Atingir metas, conquistar consumidores e melhorar resultados durante períodos de instabilidade econômica é um desafio. Nesses momentos, ter o apoio de uma gestão eficiente é essencial para antecipar problemas, identificar falhas e tornar as equipes mais eficientes.
Isso também exige que o gestor crie condições favoráveis para o trabalho e ofereça o suporte emocional necessário aos colaboradores, para que a ansiedade diante da situação não prejudique seu desempenho.
Assim, fica mais fácil encontrar soluções inovadores e ajudar a empresa a manter seu funcionamento mesmo durante um período de crise.
Como realizar uma gestão de equipes eficiente?
Após conhecer os fatores e as vantagens de investir no gerenciamento eficiente do time, chegou a hora de entender como gerenciar uma equipe na prática.
Confira as dicas abaixo!
Considere o uso de metodologias ágeis
As metodologias ágeis combinam aspectos da administração tradicional com o aprendizado prático das equipes. Dessa forma, é possível criar e manter times que se adaptam rapidamente às mudanças do mercado, ajudando a empresa a se manter competitiva.
Para isso, a gestão precisa adotar sistemas de gestão inteligentes, avaliar constantemente os resultados, promover momentos para troca de ideias e experiência, entre outros recursos.
Assim, a equipe se torna mais capacitada para fazer ajustes, solucionar problemas e dar respostas aos desafios que surgirem ao longo da execução de projetos.
Tenha líderes e gestores qualificados
É impossível fazer uma boa gestão sem o apoio de líderes e gestores qualificados. Afinal, esses profissionais são os responsáveis por inspirar a equipe, orientar funcionários, identificar problemas, corrigir problemas, entre outras funções.
Dessa forma, líderes e gestores mantêm a equipe em harmonia e alinhada com os objetivos e metas da organização. Vale lembrar que, além de experiência técnica, um bom líder e gestor deve ter a habilidade de lidar com pessoas.
Isso significa que esses profissionais precisam saber como identificar os pontos fortes e fracos dos funcionários, motivá-los a melhorar e orientá-los de acordo com as metas da organização.
Portanto, além de uma formação focada na liderança e gestão de equipes, esses profissionais precisam desenvolver um perfil específico, aberto a lidar com conflitos e necessidades comuns ao ser humano.
Crie processos padrões
Uma boa gestão de equipes também requer organização. Assim, é possível evitar falhas de comunicação e execução de atividades que possam prejudicar o andamento dos projetos da equipe.
Para evitar esses possíveis transtornos, o ideal é padronizar processos, estabelecer protocolos e definir diretrizes capazes de organizar e otimizar o fluxo de trabalho.
Assim, os funcionários vão entender como agir e o que fazer em cada situação, facilitando o desempenho de suas funções e o acompanhamento das atividades desenvolvidas.
Conheça as pessoas da equipe
Além de identificar as habilidades, competências e dificuldades de cada membro da equipe, a gestão eficiente também deve ser baseada na conexão e integração com os funcionários.
Isso significa que é preciso conhecer mais do que as características básicas e formação técnica dessas pessoas.
Um bom líder ou gestor também deve se interessar e investir seu tempo para compreender os desejos profissionais, as habilidades emocionais, entre outros aspectos da vida do empregado.
Dessa forma, é possível criar uma relação de confiança com os colaboradores e ainda usar essas informações para designar tarefas mais condizentes com o perfil de cada funcionário.
Abra espaço para feedbacks
A comunicação transparente e a cultura do feedback são pilares fundamentais para o alinhamento de projetos, a melhoria dos relacionamentos e a manutenção do bem-estar dos funcionários.
Por isso, o gestor precisa utilizar estratégias para incentivar a construção e manutenção desses pilares.
Promover reuniões para alinhar pontos, elogiar progressos, pontuar aspectos que precisam ser melhorados, solucionar conflitos e incentivar a troca de experiências são algumas das estratégias que podem ser adotadas nesse sentido.
Além disso, é necessário que a gestão esteja aberta a receber o feedback dos colaboradores, já que isso também contribui para a compreensão do cenário e para a realização de ajustes em condutas e atividades.
Assim, os funcionários têm a oportunidades de melhorar seu desempenho, entender com mais clareza o seu papel e se manter mais engajado para alcançar suas metas.
Insira ferramentas inteligentes na rotina
Como é possível perceber, um gestor eficiente acumula várias responsabilidades e desempenha muitas atividades para manter a equipe alinhada e produtiva.
Para facilitar esse trabalho e torná-lo ainda mais eficiente, as empresas têm adotado ferramentas inteligentes na sua rotina, como sistemas de Workforce Management (WFM), programas de controle de ponto, softwares de gestão de RH, entre outras soluções.
Dessa forma, é possível automatizar processos, monitorar as atividades e a jornada dos colaboradores de forma mais eficiente e planejar a alocação dos funcionários.
Assim, fica mais fácil organizar a rotina de trabalho da equipe, melhorar o fluxo de trabalho e evitar a sobrecarga dos colaboradores. Tudo isso favorece a produtividade e os resultados dos times.
Gestão de equipes externas: como fazer?
Para realizar a gestão de equipes de colaboradores externos ou que trabalham em home office você vai precisar de objetivos claros e bastante monitoramento.
A melhor maneira de gerir equipes externas é através de sistemas de gerenciamento de projetos e controle de ponto.
Veja, um sistema de gerenciamento de projetos ajuda os líderes de cada time a terem um panorama geral de como andam as atividades de sua equipe. Isso possibilita observar quais tarefas estão sendo finalizadas e quais estão levando muito tempo.
Dessa forma, um sistema para gerenciar projetos evita também que reuniões desnecessárias aconteçam. Afinal, todos poderão visualizar o andamento de projetos ou tarefas a partir do sistema.
Outro ponto é a comunicação, que acaba se tornando horizontal, o que facilita no alinhamento dos times.
Já um sistema de controle de ponto realiza o acompanhamento da jornada de trabalho dos colaboradores externos ou que estão de home office. Com a pandemia do COVID-19, muitas empresas precisaram migrar para o modelo de trabalho home office, em vista de garantir a segurança de seus colaboradores.
Sem a possibilidade de um planejamento prévio, o RH teve o grande desafio de continuar o acompanhamento dos horários de cada colaborador à distância. Empresas que utilizavam um controle de ponto manual, mecânico ou REP, precisaram interromper todo o monitoramento.
A grande indagação era: como vou realizar o controle da jornada se o meu colaborador não está na sede da empresa para bater o ponto?
Organizações que estavam adeptas à inovação e modernidade, já utilizavam um controle de ponto online. Portanto, os desafios do home office foram outros.
Agora, se você ainda não conhece o controle de ponto online, vamos explicar como funciona e como ele pode ajudar a sua empresa a reduzir custos.
Conheça o PontoTel: controle de ponto online
O PontoTel oferece diversas funcionalidades para a gestão de equipes internas e externas. Para fazer o registro da jornada, basta que o colaborador tenha acesso a um computador, tablet ou celular.
Uma das maiores vantagens é que o gestor pode visualizar em tempo real as marcações de ponto. Além disso, o sistema possui 6 medidas de segurança, incluindo voz, reconhecimento facial e localização. Tudo isso evita erros ou fraudes na folha de ponto.
Outra vantagem do PontoTel é que o sistema possui integração com outros softwares de RH, como o da folha de pagamento. Assim, os registros de ponto ficam armazenados na folha de ponto online e podem facilmente serem extraídos para outro sistema.
Ah, e além de garantir a gestão de ponto, o PontoTel também ajuda na gestão de equipes. Os nossos clientes têm acesso a 37 relatórios com indicadores de RH, que ajudam a avaliar o desempenho dos colaboradores, taxas de absenteísmo, faltas, atrasos, e muito mais!
Lembra que falamos que um sistema de controle de ponto online ajuda a sua empresa a reduzir custos? Veja como o PontoTel pode ajudar o seu RH:
- Diminuição de gastos com erros na folha de pagamento;
- Controle fiel das horas trabalhadas;
- Redução de custos com horas extras indevidas;
- Diminuição de passivos trabalhistas;
- Redução de gastos com manutenção e infraestrutura.
Agende uma demonstração e fale com um de nossos especialistas, eles estão prontos para apresentar a melhor solução de marcação de ponto do mercado!
Conclusão
A gestão de equipes é composta por um conjunto de práticas que facilitam a organização dos funcionários e a execução de atividades.
Porém, as vantagens proporcionadas por uma gestão eficiente só podem ser alcançadas mediante a adoção de estratégias específicas.
Manter um líder ou gestor qualificado no negócio, investir em ferramentas e sistemas de gestão, padronizar processos e usar metodologias ágeis são algumas dessas estratégias.
Dessa forma, é possível melhorar a definição de papéis, o monitoramento e a organização da equipe, que passa a trabalhar de forma harmônica, coerente e eficiente, sempre orientada por metas e objetivos claros.
Seguindo as dicas deste artigo, sua empresa pode alcançar esses resultados e obter todas as vantagens que uma boa gestão é capaz de proporcionar.
Gostou do conteúdo? Confira outros artigos sobre gestão de empresas no nosso blog!
