O sucesso duradouro de qualquer empresa depende da solidez de suas bases, isto é, de como ela realiza suas operações diárias. Um elemento central dessa base é a gestão de documentos, pois envolve a organização de todas as informações objetivas e provas relacionadas a produtos, serviços e obrigações da organização.
Quando negligenciada, os prejuízos financeiros, a perda de informações, os riscos legais e a erosão da reputação são apenas algumas das consequências negativas. Então, para evitar esses e outros problemas, é importante que líderes e gestores empresariais entendam como fazer a gestão documental na prática.
Confira, no resumo abaixo, os tópicos centrais deste artigo para explicar como funciona a gestão de documentos e o passo a passo de como implementá-la:
- O que é a gestão de documentos?
- Qual a diferença da gestão de documentos online para a tradicional?
- Como fazer a gestão de arquivos e documentos na prática?
- Qual a importância da gestão de documentos?
- Quais cuidados a empresa deve ter?
Continue para aprender tudo sobre gestão documental!
O que é a gestão de documentos?
A gestão de documentos é o processo de criar, organizar e arquivar os documentos de uma empresa. Esses documentos podem ser contratos, registros de pagamento, recibos de compra, avisos, notas fiscais, entre outros. Normalmente, o Departamento Pessoal (DP) é o principal responsável por essa tarefa.
O uso de sistemas de arquivamento eletrônico e políticas de retenção no DP garante que os documentos sejam armazenados de forma segura, estejam disponíveis quando necessários e sejam mantidos em conformidade com as leis.
Para que serve?
Em primeiro lugar, a gestão de documentos simplifica a rotina do DP. Com os documentos organizados e facilmente acessíveis, o setor não enfrenta dificuldades para lidar com o gerenciamento de folhas de ponto e registros de pagamento, por exemplo.
Com a crescente quantidade de informações geradas diariamente pelas empresas, a falta de cuidado na gestão documental pode resultar em diversos problemas, incluindo perda de dados, penalidades legais e ineficiência operacional.
Por fim, uma boa gestão de documentos também oferece aos gestores insights valiosos sobre as situações financeira, fiscal e trabalhista. Analisando os documentos, a organização pode identificar tendências, riscos e oportunidades para tomar decisões que contribuem com o planejamento estratégico e o crescimento do negócio.
Qual a diferença da gestão de documentos online para a tradicional?
A gestão de documentos online, também conhecida como Gestão de Documentos Eletrônicos (GED), é uma abordagem diferente da gestão tradicional em papel. Ela traz vantagens que vão muito além de simplesmente digitalizar documentos.
Em primeiro lugar, a GED aproveita o digital para agilizar os processos. Documentos online são facilmente armazenados, organizados e recuperados em questão de segundos, enquanto a busca de documentos físicos pode ser demorada e sujeita a erros.
Além disso, a gestão de documentos online permite a colaboração em tempo real, facilitando a revisão e a aprovação dos arquivos.
Outra diferença é a acessibilidade. Quando estão hospedados em soluções na nuvem, documentos são acessados de qualquer lugar com uma conexão à internet, tornando o trabalho remoto e a colaboração entre equipes mais acessíveis.
As soluções na nuvem são uma parte indispensável da gestão de documentos online. Armazenar os documentos da empresa na nuvem oferece escalabilidade, segurança aprimorada e redundância de dados, minimizando o risco de perda de informações. Além disso, a nuvem permite que as empresas reduzam custos com infraestrutura de TI.
Como fazer a gestão de arquivos e documentos na prática?
Organizar documentos de forma adequada e eficiente não é tarefa simples, principalmente quando a empresa ainda conta com boa parte do seu arquivo na versão física de papel (e não em documentos digitalizados). No entanto, passar por esse processo é crucial para garantir a organização e a conformidade das operações internas da empresa.
Para enfrentar esse desafio, este artigo traz um passo a passo sobre como fazer a gestão de arquivos e documentos na prática. Siga cada etapa para otimizar a organização e a segurança dos seus documentos.
Crie um espaço estruturado para o armazenamento
Para iniciar a gestão de documentos, é necessário contar com um espaço para armazená-los. Além das opções físicas de arquivamento, as soluções digitais de armazenamento na nuvem se tornaram uma escolha comum.
Plataformas de armazenamento na nuvem, como Google Drive, Dropbox e Microsoft OneDrive, fornecem a flexibilidade necessária para guardar documentos digitalizados e arquivos eletrônicos. Elas oferecem acesso de qualquer lugar, a qualquer momento, facilitando o compartilhamento e a colaboração entre equipes.
Crie uma estrutura de pastas lógica para classificar seus documentos. Por exemplo, pastas separadas para departamentos, projetos ou tipos de documentos, como contratos ou relatórios financeiros.
As soluções de armazenamento na nuvem normalmente oferecem backup automático, o que significa que seus documentos estão protegidos contra perdas acidentais.
Defina políticas para o armazenamento e acesso aos documentos
O próximo passo é definir categorias para os documentos, como recursos humanos, contabilidade e jurídico, e regular o acesso a eles com base nas funções e necessidades de cada departamento.
Nesse momento, também é importante definir prazos claros para a retenção de documentos, respeitando as regulamentações legais e regulatórias. Alguns documentos devem ser mantidos por 5 anos, enquanto outros podem precisar de até 30 anos de retenção, dependendo do tipo.
Além disso, é importante estabelecer procedimentos para nomear documentos, como formato de datas e descrição, tornando a localização mais fácil. Certifique-se de que todos os funcionários estejam cientes e treinados nas políticas de gerenciamento de documentos.
Digitalize os documentos
A digitalização é um passo importante para simplificar o gerenciamento de documentos. Afinal, quando a empresa acumula uma grande quantidade de documentos físicos, desde contratos e registros financeiros até documentos de recursos humanos, a tarefa de manter todos esses papéis organizados se torna um desafio.
O Decreto n.º 10.278, de 2020, é uma referência necessária para garantir a integridade dos documentos digitalizados da empresa, por estabelecer a Lei de Digitalização de Documentos, que oferece diretrizes para o processo de digitalização.
Para começar, escolha um scanner de qualidade e um software de digitalização compatível com a infraestrutura de TI da empresa. Além disso, padronize o processo de digitalização, determinando resolução, formato de arquivo e estrutura de pastas. Essas etapas podem facilitar a organização e recuperação de documentos digitais.
As cópias digitais devem ser armazenadas em locais seguros, como plataformas de armazenamento na nuvem, que tenham backups para evitar a perda de dados. Por fim, certifique-se de que os funcionários sejam treinados para realizar a digitalização corretamente e entendam a importância da gestão de documentos eletrônicos.
Qual a importância da gestão de documentos?
A gestão de documentos é parte da operação de qualquer empresa, e sua importância vai além do aspecto burocrático e organizativo, pois serve para garantir que a empresa esteja em conformidade com a legislação vigente. A Lei n.º 12.682/12, por exemplo, surgiu da necessidade de regular o uso de documentos eletrônicos em empresas e órgãos públicos.
Essa norma garante a segurança jurídica das relações cíveis, empresariais e cartorárias provenientes desses arquivos. Então, uma sólida gestão de documentos eletrônicos é necessária para cumprir essa regulamentação e evitar possíveis implicações legais.
Os documentos relacionados ao Departamento Pessoal e à Contabilidade devem ser armazenados de maneira apropriada, considerando os prazos específicos para cada documentação. Geralmente, esses prazos são de 5 anos.
Por exemplo, a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) confere aos colaboradores o direito de iniciar um processo trabalhista, e o requerimento desse processo é retroativo aos 5 anos anteriores. Isso significa que, se um funcionário acreditar que seus direitos foram violados nos últimos cinco anos, ele tem o direito legal de buscar reparação na justiça.
A implicação direta disso para as empresas é que elas precisam manter um registro organizado e seguro de todos os documentos relacionados aos direitos dos colaboradores durante esse período.
Vale ressaltar que também existem casos em que a retenção de documentos pode chegar até 30 anos, como é o Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS).
Quais cuidados a empresa deve ter?
Muitas vezes, os principais desafios da gestão de documentos estão relacionados a questões práticas que exigem atenção especial. A segurança dos documentos é um bom exemplo, especialmente para informações confidenciais.
Para evitar violações de privacidade e cumprir regulamentos, como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), medidas como o uso de arquivos criptografados e o controle estrito de acesso são necessárias. Proteger os documentos é uma prioridade.
A prevenção de extravio ou perda de documentos é frequentemente associada à falta de processos bem definidos. Estabelecer regras claras, registros precisos e procedimentos de devolução é essencial para evitar atrasos, erros e perda de documentos importantes.
A categorização eficaz dos documentos é outra parte crucial da gestão. A natureza, a frequência de uso e o nível de sigilo dos dados são fatores a serem considerados ao classificar cada um dos documentos.
Conclusão
A gestão de documentos pode ser trabalhosa, especialmente durante a implementação de novas tecnologias e regras internas, mas o tempo investido nessa etapa é um investimento necessário para garantir a eficiência e a conformidade com a lei.
Uma vez que os processos de gestão documental estejam bem definidos, a tendência é que as operações fluam com facilidade, principalmente com a adoção de tecnologia para automatizar tarefas e simplificar o processo.
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