A pandemia e as novas dinâmicas do mercado de trabalho, deixaram ainda mais evidente a importância da Gestão de Departamento Pessoal para o sucesso de uma empresa.
Para começar a falar sobre esse tema, é importante perguntar: você conhece a diferença entre o setor de Recursos Humanos e o de Departamento Pessoal?
É super comum que as pessoas confundam Recursos Humanos e Departamento Pessoal, além de acreditarem que as duas áreas são a mesma coisa.
Ao entender um pouco mais sobre o tema você irá notar que o setor de RH trabalha mais com a gestão estratégica de pessoas, enquanto o Departamento Pessoal tem como diretriz atuar nos processos administrativos que envolvem os colaboradores.
Se você quer aprimorar a gestão de departamento pessoal de sua empresa oferecendo soluções mais práticas e eficazes, você está no artigo certo. Veja os principais assuntos:
- O que é Departamento Pessoal?
- Qual a diferença entre Departamento Pessoal e RH?
- Qual é a importância do Departamento Pessoal na empresa?
- Quais são os benefícios de uma gestão de departamento pessoal?
- Quais são as principais métricas do departamento pessoal?
Boa leitura!
O que é Departamento Pessoal?
Em uma estrutura empresarial, o Departamento Pessoal é o setor que atua com as tarefas mais burocráticas, em processos como contratação de funcionário, pagamento dos salários, licença médica, 13º salário e todas as questões ligadas a cálculos trabalhistas, até o desligamento e rescisão contratual dos funcionários.
Esse setor é mais comum em empresas de grande porte. Em outras instituições é comum que as atividades de RH e Departamento Pessoal sejam desempenhadas por um único setor.
Qual a diferença entre Departamento Pessoal e RH?
Mesmo que boa parte das pessoas acredite que os setores de Recursos Humanos e Departamento Pessoal sejam sinônimos, essas duas áreas possuem atuações distintas dentro da administração de uma empresa.
Conhecida popularmente como RH, a área de Recursos Humanos é responsável pela valorização dos funcionários e por gerenciar todas as esferas de relacionamento profissional.
O RH também atua com a avaliação de desempenho dos trabalhadores, políticas de gestão, que corresponde às maneiras como uma organização deve lidar com seus colaboradores, treinamentos e desenvolvimento de pessoas.
Já o Departamento Pessoal, também chamado de DP, administra questões mais ligadas à esfera burocrática da relação entre funcionário e empresa, como legislação trabalhista e eventuais relações sindicais.
Demandas como o processo de contratação de funcionários, pagamento dos salários, licença médica, 13º salário e tudo ligado a cálculos trabalhistas, até o desligamento e rescisão contratual dos funcionários, estão dentro do escopo do Departamento Pessoal.
Vale destacar que em algumas empresas, de médio e pequeno porte, é comum que as atividades de RH e Departamento Pessoal sejam desempenhadas por um único setor.
Qual é a importância do Departamento Pessoal na empresa?
Com todas as mudanças impostas pela pandemia, o Departamento Pessoal se tornou ainda mais importante na manutenção do bom funcionamento da empresa e ainda, na segurança dos direitos dos colaboradores.
Conhecido como DP, o Departamento Pessoal tem a responsabilidade de assegurar que sua empresa esteja de acordo com a legislação trabalhista/previdenciária, a fim de evitar penalidades, assegurando assim, todos os direitos dos trabalhadores.
Dentre as rotinas do Departamento Pessoal estão:
- Gerenciar o controle da jornada dos colaboradores;
- Fazer o cálculo da folha de pagamento;
- Promover todo o processo de admissão e demissão de funcionários;
- Gestão de férias e licenças (médica e maternidade).
Com o surgimento de novas tecnologias diariamente, a rotina do departamento pessoal também mudou. Se antes os gestores do DP atuavam de forma mais tradicional, hoje procuram soluções cada vez mais práticas e estratégicas.
Há anos atrás, seria impossível imaginar realizar todo o processo de contratação de forma online, com envio de documentos e assinaturas 100% digitais. Porém, com o novo cenário mundial imposto pela pandemia, essa é uma realidade cada vez mais comum!
Desempenhando um papel ainda mais estratégico, está mais que provado que o famoso DP merece um olhar atento e investimentos em novas tecnologias, com o intuito de torná-lo cada vez mais dinâmico.
Quais são os benefícios de uma gestão de departamento pessoal?
A eficácia na gestão de Departamento Pessoal tem influência direta no bom funcionamento eficaz da sua empresa.
Atualmente, uma dos principais aperfeiçoamentos dessa gestão fica por conta da descentralização e otimização das atividades diárias relacionadas às jornadas dos colaboradores da empresa, para alimentar as informações para base de folha e que muitas vezes ficam sob responsabilidade de uma central administrativa.
Para que ocorra uma melhor fluidez deste e de vários outros processos, vale lembrar que a descentralização oferece grandes benefícios, criando um ambiente mais voltado à inovação, oferecendo autonomia aos usuários nos processos diários e acima de tudo, tornando o RH menos sobrecarregado.
Admissões, geração de históricos contratuais e eventuais, movimentações individuais e coletivas, inclusão de afastamentos, estabilidade, anotações, programações, lançamento de valores que impactam no cálculo da folha, podem ser executados por usuários “das pontas”.
Para a central, ficaria apenas a tarefa de fechamento, permitindo assim foco nos demais processos de gestão de recursos humanos.
Outro grande benefício é que esse tipo de gestão permite aos usuários de cada filial ou unidade, a realização de suas atividades diárias de acordo com os critérios definidos pela empresa.
Afinal de contas, otimizar o tempo da central administrativa no processo de fechamento da folha e proporcionar mais autonomia na hora de trabalhar é um sonho, não é mesmo?
A gestão do DP torna também tudo muito mais rápido e os processos ainda mais dinâmicos dentro do setor. Além disso, ao ser integrada com o módulo de admissão digital pelo governo através do eSocial, a Gestão de Departamento Pessoal otimiza o processo admissional dos funcionários.
Quais são as principais métricas do departamento pessoal?
Chamados de KPIs, os indicadores de departamento pessoal estão intimamente ligados com o desempenho financeiro da empresa. Afinal, essas métricas revelam como estão os níveis de qualidade dos processos.
No momento em que esses níveis estão altos, o impacto é percebido diretamente na equipe, que se sente valorizada pelos bons serviços prestados pelo setor.
As métricas de desempenho ajudam o DP a agregar valor às ações focadas nos colaboradores e definir estratégias eficientes para a melhoria dos serviços. Além disso, os KPIs revelam as fraquezas do time, para que os gestores modifiquem o que for necessário.
Outra vantagem do uso de indicadores de departamento pessoal é a possibilidade de gerenciar metas em longo prazo.
Confira as principais métricas e como utilizá-las em seu Departamento Pessoal:
- Rotatividade de funcionários: também chamada de turnover de profissionais, a rotatividade pode acarretar diversos prejuízos para a empresa, como custos com processos admissionais e demissionais, perda da experiência do colaborador e queda na employer branding (marca empregadora) do negócio. Com o auxílio do KPI, os gestores entendem não só a quantidade de funcionários que se desligaram da empresa, como também o perfil comportamental deles e as motivações para a saída.
- Absenteísmo: é importante lembrar que, quanto maior for o índice de faltas, menor será a produtividade interna. Além disso, um time trabalhando menos gera muitas despesas no orçamento da empresa. Dessa forma, o KPI de absenteísmo pode indicar aos gestores a necessidade de mudanças na empresa.
- Satisfação dos funcionários: o KPI de satisfação dos colaboradores é uma métrica que revela, em especial, o nível de felicidade das equipes em relação ao trabalho. Caso o indicador apresente baixo índice de satisfação, o departamento pessoal pode acionar o RH para alinhar estratégias conjuntas a este setor.
- Horas extras X Horas trabalhadas: o indicador de horas extras x horas trabalhadas mostra se os profissionais estão com baixa produtividade ou sobrecarregados.
- Índice de reclamações trabalhistas: esse é um dos principais KPIs, pois uma empresa com grande número de reclamações trabalhistas amarga prejuízos financeiros e prejudica a reputação da instituição no mundo corporativo. Sendo assim, é vital ter um KPI que mensure o índice dessas reclamações. Dessa forma, o DP pode minimizar os motivos que originam essas ações judiciais.
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Além disso, o software simplifica a rotina dos setores de recursos humanos e departamento pessoal, pois conta com todas as funcionalidades necessárias para realizar o controle de jornada de forma segura e eficaz.
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Conclusão
Chegamos ao fim desse texto, e então, você entendeu a importância da Gestão de Departamento Pessoal? Sem dúvida, essa é uma das áreas que requer total atenção para o sucesso de sua empresa.
Ao longo deste conteúdo, entendemos as diferenças entre os setores de Departamento Pessoal e Recursos Humanos e importância do DP no bom funcionamento de uma empresa.
Além disso, falamos também sobre os benefícios de uma gestão de departamento pessoal e as principais métricas do departamento pessoal.
Como vimos, soluções como o software Pontotel podem agregar diversas vantagens na rotina de gerenciamento de colaboradores, ainda mais no caso do controle de jornada.
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