A gestão de dados de ponto é uma das rotinas mais importantes quando o assunto é fechar a folha de pagamento sem erros. A partir desse processo, a empresa consegue levantar todos os dados de jornada dos seus colaboradores, como informações sobre atrasos, horas extras, faltas, intervalos e muito mais.
Com isso, a partir da gestão de dados de ponto, os gestores conseguem visualizar melhor e, com maior exatidão, a carga horária dos seus trabalhadores.
Ter acesso a esses dados pode facilitar a tomada de decisões quanto à rotina trabalhista. Isso porque, com essas informações, fica mais fácil decidir sobre o cumprimento de horas extras, a organização de escalas, a contratação de novos funcionários, entre outras atividades.
Além disso, uma boa gestão de dados de ponto é um fator decisivo para que a empresa não cometa erros no fechamento da folha de pagamento, o que pode inclusive gerar processos trabalhistas.
Para evitar problemas com os colaboradores nesse sentido e obter uma relação justa e transparente no ambiente de trabalho, este artigo irá se aprofundar na gestão de dados de ponto abordando os seguintes tópicos:
- O que é a gestão de dados de ponto?
- Para que serve a gestão de dados de ponto?
- Como funciona a gestão de dados de ponto?
- Por que contar com uma plataforma para gestão de dados de ponto?
- Quais as vantagens da gestão de dados de ponto?
- Como fazer a gestão de dados de ponto?
- Qual a melhor plataforma para gestão de dados de ponto?
Boa leitura!
O que é a gestão de dados de ponto?
A gestão de dados de ponto é o processo de controle da jornada de trabalho dos colaboradores. É a partir dela que a empresa consegue levantar informações importantes dos funcionários relacionadas a entrada, intervalos, saídas, horas extras e outros.
Por meio da gestão de dados de ponto, a organização consegue entender o funcionamento da sua rotina para, assim, tomar decisões estratégicas quanto ao cumprimento de horas extras e à contratação de novos funcionários, e até mesmo identificar problemas em relação à sobrecarga das equipes.
Para que serve a gestão de dados de ponto?
A gestão de dados de ponto serve principalmente para orientar os gestores em relação ao controle da jornada dos funcionários. Afinal, a partir dela, eles poderão extrair informações fundamentais para o fechamento da folha de pagamento.
Além disso, a gestão de dados de ponto serve para proporcionar maior transparência nas relações trabalhistas, visto que ela é um apoio na construção de escalas e facilita uma visão ampla de faltas, atrasos e muito mais.
Ainda, essa gestão serve também como um comprovante de que tanto o colaborador como a empresa estão cumprindo a legislação trabalhista, evitando possíveis processos.
Como funciona a gestão de dados de ponto?
A gestão de dados de ponto funciona a partir de um modelo de controle de jornada predeterminado pela empresa, em registro manual, mecânico ou eletrônico.
No processo manual, o colaborador anota seus dados à mão em uma folha de ponto e a empresa faz o controle a partir dos dados que ele cedeu. Essa forma de registro é mais propensa a erros e fraudes.
Já no processo mecânico, o trabalhador insere um cartão de ponto no equipamento e a máquina faz o registro automaticamente. Essa forma de registro também está fadada a fraudes, como o buddy punching (ponto amigo).
A forma de registro mais segura atualmente é a que é feita online, via programa, chamada REP-P, que permite registros via aplicativos ou web e controle de dados em tempo real, com armazenamento das informações em nuvem.
É importante ressaltar que, segundo o art. 74 da CLT, empresas que possuem mais de 20 funcionários precisam obrigatoriamente realizar o controle de jornada desses profissionais:
“§ 2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso.”
Por que contar com uma plataforma para gestão de dados de ponto?
Uma plataforma para gestão de dados de ponto é uma forma segura para que a empresa possa controlar a jornada dos colaboradores e realizar o manuseio de dados sem erros.
Além disso, ao optar por uma plataforma de gestão de dados de ponto, a empresa consegue oferecer maior transparência na relação trabalhista e agilizar a gestão de folha de ponto.
Outro ponto importante nesse sentido é que, com essa plataforma, a organização passa a tomar decisões mais estratégicas em relação à jornada de trabalho dos seus colaboradores, uma vez que plataformas desse tipo oferecem dados preciosos quanto a carga horária, horas extras e atrasos.
Assim, a empresa pode medir os níveis de produtividade e absenteísmo para tomar decisões que melhorem a sua rotina de trabalho, impactando diretamente no engajamento dos funcionários.
Quais as vantagens da gestão de dados de ponto?
Uma boa gestão de dados de ponto proporciona à empresa uma visão geral do seu dia a dia de trabalho cumprido, além de evitar que erros sejam cometidos na organização dos dados de jornada, aspecto essencial para o fechamento correto da folha de pagamento.
Mas as vantagens da gestão de dados de ponto não são apenas essas. Confira outros benefícios a seguir.
Tomada de decisões com base em dados
Uma das principais vantagens da gestão de dados de ponto é que ela faz com que qualquer decisão se baseie em dados. Isso porque os gestores terão informações privilegiadas da jornada dos seus colaboradores, desde atrasos e faltas até o cumprimento de horas extras.
A partir desses dados, é possível mudar a rotina da empresa mais rapidamente, organizando melhor as escalas de trabalho, eliminando possíveis sobrecargas de tarefas, realizando contratações mais assertivas e até mesmo identificando as causas de atrasos ou faltas de determinados funcionários.
Geração de relatórios e insights em tempo real
A rapidez na tomada de decisões é fundamental para que a empresa consiga ser competitiva no mercado e mantenha sua produtividade em dia.
A partir da gestão de dados de ponto, os gestores têm em mãos relatórios — de horas extras, inconsistências, erros — e insights em tempo real, que funcionam como base para uma tomada de decisões mais rápida e estratégica.
Automatização de processos
Outra vantagem da gestão de dados de ponto, quando realizada por plataformas online, é que ela gera uma automatização de processos, principalmente do fechamento da folha de pagamento, um dos mais burocráticos da empresa.
Ao automatizar os processos de gestão de ponto e fechamento da folha, a empresa tem maior controle sobre a jornada dos colaboradores em tempo real e reduz as chances de erros, já que os cálculos passam a ser realizados automaticamente.
A automatização também traz benefícios como a garantia de autenticidade das marcações do ponto, com sistemas que oferecem medidas antifraudes nesta rotina.
Como fazer a gestão de dados de ponto?
Para usufruir todas as vantagens que a gestão de dados de ponto tem a oferecer, a organização precisa saber quais as etapas para que esse processo se torne mais rápido e prático.
Por isso, é importante se atentar aos seguintes pontos para realizar uma gestão de dados de jornada eficiente no mercado atual:
Utilize plataformas em nuvem
As plataformas em nuvem são a melhor forma para controlar a jornada dos funcionários atualmente.
Além de oferecer uma gestão em tempo real, com acesso a relatórios e insights de jornada, com elas a empresa conta com uma segurança jurídica maior, por meio de um sistema que oferece medidas para um armazenamento seguro de dados e registros autênticos das marcações, com medidas antifraude.
Ademais, as plataformas em nuvem permitem aos gestores acessorápido aos dados de jornada, a qualquer momento, via web ou aplicativos e em poucos cliques, contribuindo para que as decisões sejam tomadas com informações analisadas em tempo real.
Conte com uma plataforma automatizada
Contar com uma plataforma automatizada pode eliminar as chances de erros nos cálculos da folha de pagamento e até mesmo agilizar os registros por parte dos colaboradores, que terão diversas possibilidades para efetuá-los, mesmo de forma remota.
Além disso, a automatização da gestão de ponto facilita o controle de horas extras, o banco de horas, o lançamento de atestados médicos e outros, permitindo que o departamento pessoal se torne menos burocrático e mais estratégico.
Qual a melhor plataforma para gestão de dados de ponto?
A Pontotel tem a melhor plataforma de gestão de dados de ponto do mercado, com um sistema focado em pessoas para que o controle de jornada seja realizado de forma humanizada. Por meio da Pontotel, sua empresa pode ter uma rotina mais segura, tranquila e harmoniosa.
Com isso, a tomada de decisões se torna mais ágil e transparente, permitindo uma rotina mais produtiva, com toda a gestão de dados de ponto feita em um só lugar e o acesso às informações dado em tempo real, ideal para qualquer modelo de trabalho.
Quais as facilidades da Pontotel na gestão de dados de ponto?
Mas quais são as facilidades que a implementação da Pontotel pode trazer à sua empresa? Conheça algumas delas abaixo e descubra porque a nossa plataforma é a solução ideal para a gestão de dados de ponto do seu negócio:
Segurança jurídica
Utilizando a Pontotel na gestão de dados de ponto, a sua empresa consegue ter maior segurança jurídica, uma vez que nossa plataforma está 100% adequada à legislação trabalhista — CLT, LGPD e Portaria 671. Com isso, o RH pode trabalhar de forma segura e tranquila.
Processos mais rápidos e inteligentes
Com um sistema alocado em nuvem, a plataforma Pontotel oferece acesso aos dados de jornada em tempo real, a qualquer hora e lugar por aplicativo ou via web, contribuindo para que os gestores tomem decisões embasadas em dados concretos.
Custos reduzidos
A Pontotel é um sistema online e em nuvem. Com isso, a sua empresa não terá gastos com implementação de equipamentos físicos e manutenções elevadas, economizando até mesmo com a emissão de papel, já que todos os comprovantes são eletrônicos.
Múltiplas formas de registro para o funcionário
Os colaboradores têm múltiplas formas para bater o ponto por meio da Pontotel, seja por senha, geolocalização, reconhecimento facial, foto ou voz. Assim, a rotina dos profissionais é agilizada, pois eles poderão registrar o ponto até mesmo remotamente ou offline.
Autenticidade do ponto
Por fim, a Pontotel oferece também diversas medidas antifraude, que garantem a autenticidade das marcações de ponto, evitando que os registros sejam fraudados por parte dos colaboradores, como em casos de buddy punching.
Quer saber mais detalhes sobre como a Pontotel pode revolucionar o seu negócio? Entre em contato com nossos especialistas!
Conclusão
A gestão de dados de ponto é uma rotina comum às empresas, mas se não for bem organizada e gerenciada, pode trazer diversos problemas trabalhistas à empresa, em função de erros na folha de pagamento.
Por isso, este artigo apontou a importância de uma gestão de dados de ponto baseada na tecnologia, já que, assim, a organização consegue garantir maior segurança não só no armazenamento, mas também no manuseio de dados, que passa a ser em tempo real.
Além disso, quem realiza a gestão de dados de ponto de forma automatizada pode ter uma gestão em nuvem, gerando relatórios e insights rapidamente, proporcionando uma tomada de decisões mais rápida, eficiente e estratégica.
Foi visto também que a melhor plataforma de gestão de dados de ponto é a Pontotel, que oferece uma tecnologia que centraliza o controle de jornada, do registro à gestão das informações, inclusive aproximando a empresa de uma relação de trabalho mais humanizada.
Já pensou em automatizar a gestão de dados de ponto da sua empresa? Se quiser ler mais conteúdos como esse sobre automatização de dados e controle de jornada, acesse o blog Pontotel.
