As médias e grandes empresas desfrutam de diversas vantagens no cenário competitivo, mas também precisam encarar desafios dobrados, especialmente no que diz respeito à quantidade de tarefas burocráticas. Uma das mais desafiadoras é a gestão de contratos.
Uma pesquisa da Associação Brasileira de Gestores de Documentos (ABGD), divulgada no portal Terra, mostra que, a cada 12 segundos, um documento é perdido nas empresas brasileiras. Embora seja um problema comum, as consequências jurídicas e financeiras são negativas, principalmente se os documentos perdidos forem contratos de trabalho.
Para ajudar gestores e mais líderes com a gestão de contratos na rotina das empresas, este artigo explicará como funciona esse processo e como colocá-lo em prática. Confira, a seguir, um resumo do que será explicado:
- O que é gestão de contratos?
- Qual a importância da gestão de contratos?
- O que faz um gestor de contratos?
- Como fazer a gestão de contratos?
- Quais os benefícios da gestão de contratos para o RH?
Continue e aprenda a implementar uma gestão de contratos!
O que é gestão de contratos?
A gestão de contratos é o conjunto de atividades relacionadas à administração dos contratos entre a empresa e seus clientes, fornecedores e outros profissionais que prestam serviços terceirizados. O processo inclui desde a criação do contrato e a negociação dos termos até a assinatura, o armazenamento e a sua rescisão ou renovação.
Para agilizar e automatizar a maioria das etapas da gestão de contratos, é muito comum que as empresas incorporem à sua rotina algumas ferramentas digitais, como softwares de assinatura eletrônica e soluções de gestão de documentos eletrônicos (GED).
Qual a importância da gestão de contratos?
A gestão de contratos é fundamental para qualquer empresa, porque praticamente todas as negociações comerciais ou operacionais necessitam de contratos: seja para contratar colaboradores, realizar compras, terceirizar serviços ou efetuar vendas.
Se, por algum motivo, um contrato foi perdido, não será possível comprovar termos específicos da relação comercial ou empregatícia estabelecida no documento. Isso pode ser um problema quando a empresa precisa apresentar registros das relações de trabalho dos funcionários para órgãos fiscalizadores, conforme previsto no artigo 603 da CLT.
Como não existe uma lei que defina exatamente por quanto tempo uma empresa deve guardar seus contratos, uma boa ideia é guardá-los em um sistema GED pelo tempo em que eles estão valendo. Assim, se precisarem usar o documento depois, os profissionais responsáveis saberão onde encontrá-lo.
O que faz um gestor de contratos?
Geralmente inserido no setor de gestão de operações ou administrativo, o gestor de contratos é responsável por todo o ciclo de vida dos contratos, desde sua elaboração até o armazenamento e, eventualmente, a rescisão ou renovação.
Esse profissional não participa das definições do que deve entrar no contrato, mas assegura que todos os elementos acordados sejam incluídos, além de garantir que o documento siga as normas legais e políticas internas da empresa.
Por outro lado, não são todas as empresas que contam com um profissional dedicado exclusivamente à gestão de contratos. Em muitos casos, essa responsabilidade é atribuída a profissionais do departamento financeiro, contábil ou de compras.
Como fazer a gestão de contratos?
Cada organização tem seu próprio jeito de cuidar dos contratos, mas há algumas maneiras comuns que ajudam a garantir que tudo seja feito de forma segura. A seguir, estão algumas dicas que podem ajudar na gestão dos contratos em uma empresa.
Faça uma elaboração clara do contrato
A clareza e a especificidade de um contrato são fundamentais para assegurar que todas as partes compreendam plenamente seus direitos e responsabilidades, minimizando o risco de disputas ou litígios no futuro.
A adoção de templates elaborados pela própria empresa pode ser extremamente útil, pois esses modelos já estarão alinhados com as práticas e políticas internas da organização, além de proporcionarem uma estrutura clara e consistente para os contratos.
Defina o prazo e monitore o cumprimento
A definição de prazos envolve identificar e especificar as datas de início e término de cada obrigação contratual, bem como quaisquer marcos ou etapas intermediárias que devem ser cumpridas ao longo do tempo. Dependendo do tipo de contrato, isso pode incluir prazos para a entrega de produtos ou serviços, pagamentos, revisões e outras atividades.
Com a vigência do contrato, a empresa pode designar um responsável pela monitorização do cumprimento dos prazos. Normalmente, essa responsabilidade é atribuída a um gerente de projeto ou a um membro da equipe.
Armazene e organize os contratos
A responsabilidade pelo armazenamento e pela organização dos contratos geralmente recai sobre o departamento administrativo ou jurídico da empresa. Esses departamentos são encarregados de implementar sistemas digitais para garantir que os contratos sejam arquivados e gerenciados conforme as políticas internas e os requisitos legais.
Para realizar essa tarefa, as empresas muitas vezes recorrem a ferramentas e tecnologias de gestão de documentos, como sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos (GED) ou softwares de gestão de contratos.
Quais os benefícios da gestão de contratos para o RH?
O setor de recursos humanos (RH) é um dos mais afetados por uma boa gestão de contratos, porque ele lida diretamente com a contratação, a demissão e o gerenciamento dos funcionários. Uma gestão eficaz de contratos ajuda o RH a manter todos os termos do contrato cumpridos e acompanhar as obrigações de cada funcionário.
A seguir, entenda mais sobre os benefícios que a administração de contratos traz para o setor de recursos humanos.
Redução de custos e riscos trabalhistas
Mantendo um controle rigoroso sobre os contratos de trabalho, benefícios, acordos sindicais e outros documentos relacionados aos colaboradores, o RH pode identificar e mitigar potenciais riscos e passivos trabalhistas. Isso inclui a identificação de cláusulas ambíguas, prazos de contratação expirados ou obrigações legais não cumpridas.
Cumprimento de prazos e obrigações contratuais
A aderência aos prazos e obrigações contratuais é um aspecto crucial se as empresas querem manter a integridade das relações trabalhistas e garantir a confiança entre as lideranças e os seus colaboradores.
Por exemplo, o pagamento de salários no prazo previsto no contrato significa que a empresa está cumprindo uma obrigação legal, mas isso também promove um ambiente de trabalho estável e satisfatório para os funcionários.
Maior facilidade em auditorias internas e externas
Se a empresa tem registros organizados e atualizados de todos os contratos e acordos firmados com os funcionários, fica mais fácil manter a conformidade com as leis trabalhistas e políticas internas.
Uma gestão sistemática de contratos auxilia o departamento de RH a fornecer evidências durante auditorias para verificar a conformidade da empresa com os requisitos legais. Deve-se garantir a vigência de salários, benefícios, horas trabalhadas, políticas de segurança no trabalho, entre outros aspectos da rotina dos funcionários.
Conclusão
Longe de ser uma simples tarefa burocrática, a gestão de contratos é um aspecto indispensável da rotina administrativa das empresas. Esse processo pode minimizar riscos, economizar tempo e garantir o cumprimento de obrigações legais e contratuais.
Como visto neste artigo, a gestão de contratos pode ser simplificada com ferramentas como a assinatura eletrônica e o sistema de gerenciamento eletrônico de documentos (GED), que facilitam a assinatura e o armazenamento desses documentos.
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