Para um condomínio, tanto residencial quanto comercial, funcionar de forma regular e eficiente é indispensável haver uma gestão de condomínios assertiva. É essa prática que garantirá o bem-estar dos condôminos, assim como o cumprimento de leis e normas.
Esses, no entanto, são somente alguns dos motivos que demonstram a importância de se fazer uma administração de condomínio, já que esse tipo de empreendimento tem diversas nuances, desde aspectos financeiros até aqueles relativos à segurança dos moradores.
Portanto, é necessário entender, por meio de exemplos, como funciona o gerenciamento de um condomínio e, ainda, como fazer isso de forma estratégica. Afinal, não existe só uma maneira de realizar tal gestão, tornando essencial compreender quais são as principais.
Por isso, para detalhar esses e outros aspectos relevantes sobre o tema, este texto abordará:
- O que é gestão de condomínios?
- Quais os três tipos de gestão condominial?
- Como funciona a administração de condomínios?
- O que é necessário para administrar um condomínio?
- Como fazer uma boa gestão de condomínio?
Tenha uma ótima leitura!
O que é gestão de condomínios?
A gestão de condomínios, também denominada administração de condomínios, trata-se do conjunto de atividades e processos realizados em prol da manutenção e operação de um condomínio. Em outras palavras, é o mecanismo por meio do qual se consegue manter um condomínio, residencial ou comercial, funcionando eficientemente.
Exemplos práticos referentes à gestão de um condomínio são: manutenção de áreas comuns, como piscinas e elevadores; gestão financeira, como pagamento das contas do condomínio; contratação de serviços, como contratar uma empresa para fazer reparos; cumprimento de normas e leis. Tais aspectos ficarão mais claros ao longo deste conteúdo.
Quais os três tipos de gestão condominial?
Ao fazer a gestão de condomínios, esse processo de administração pode ocorrer de certas maneiras particularidades. Cada uma delas tem as próprias características, bem como benefícios, sendo essencial entender os seus detalhes para escolher a mais assertiva.
Entenda os três principais tipos de gestão condominial a seguir.
Autogestão de condomínio
A autogestão de condomínio ocorre quando os próprios moradores encarregam-se de realizar todas as atividades de gestão do condomínio. Ou seja, em vez de uma empresa ou mesmo um síndico profissional fazer isso, são os condôminos que, participando ativamente, decidem sobre as manutenções de áreas comuns e as finanças, por exemplo.
Nesse sentido, essa gestão pode acontecer de duas maneiras. A primeira é a autogestão em si: por meio de uma assembleia, os moradores elegem um síndico para se encarregar da administração, assim como um corpo diretivo, que o auxiliará nas atividades.
A segunda forma de autogestão é a autogestão assistida. Nesse cenário, a gestão do condomínio divide-se entre algumas partes: síndico, conselheiros e empresa terceirizada ou profissional especialista em uma área específica, como contabilidade e assessoria jurídica.
Gestão com administradora
A gestão com administradora acontece quando uma empresa especializada em gestão de condomínios é contratada para se encarregar completamente de todo o gerenciamento do empreendimento. Um dos benefícios desse tipo de gestão é que os moradores podem contar com a expertise e a experiência da empresa.
Nesse caso, nenhum morador tem qualquer papel na gestão, exceto contratar a empresa terceirizada. As responsabilidades dela envolvem atividades administrativas, financeiras e operações, além de gestão de conflitos e todas as ações relativas ao gerenciamento.
Gestão com síndico profissional
Outro tipo de gestão de condomínios é a gestão feita só por um síndico profissional. Os condôminos o contratam para ele se responsabilizar por toda a administração do condomínio.
Algumas vantagens dessa gestão são: os moradores podem contar com o conhecimento do síndico sobre os aspectos legais envolvendo condomínios; alguém imparcial para auxiliar na resolução de conflitos; um profissional que se dedicará exclusivamente ao condomínio, assegurando que os moradores tenham todas as suas necessidades atendidas.
Como funciona a administração de condomínios?
Observar como funciona a gestão de condomínios auxiliará no entendimento sobre as atividades contidas nessa administração, todas refletindo em um melhor funcionamento do condomínio.
Nesse sentido, os dois primeiros aspectos a se analisar são as assembleias, por ser quando os condôminos se reúnem para discutir assuntos importantes, como votar em projetos e eleger um síndico, e a gestão de conflito, visto que pode haver problemas de convivência entre os moradores e uso inadequado de áreas do condomínio.
Outras partes importantes para compreender o funcionamento da gestão de condomínios são a gestão das finanças, que se encarrega do controle de custos e da prestação de contas aos moradores, e a manutenção, que inclui serviços de jardinagem, reparo de elevadores e instalação de sistemas de segurança, como câmeras e alarmes.
O que é necessário para administrar um condomínio?
A gestão de condomínios é primordial para um condomínio comercial ou residencial funcionar corretamente, pagando as contas em dia, estando em conformidade legal e fazendo manutenções quando necessárias, por exemplo.
No entanto, para se obter essas vantagens, é necessário que a administração do condomínio se fundamente em boas práticas. Confira os detalhes a seguir.
Gestão financeira
Um dos elementos cruciais na gestão de condomínios diz respeito ao gerenciamento de todas as atividades relativas às finanças. Elas, essencialmente, têm de ser transparentes e responsáveis.
Em termos práticos, essa gestão financeira engloba uma gama de atividades, como prever tanto receitas quanto despesas, elaborar estrategicamente orçamentos mensais e anuais e realizar os pagamentos de fornecedores, funcionários e contas.
Também entram nesse gerenciamento o controle de despesas, que auxiliará na otimização de recursos e redução de custos, a prestação de contas aos condôminos, essencial para haver transparência, e os livros contábeis em dia, mantendo a regularidade do condomínio.
Gestão de recursos humanos
Outro fator fundamental na gestão de condomínios refere-se aos recursos humanos. Isso porque é necessário haver uma contratação assertiva de funcionários, como zeladores e porteiro, para realizarem as atividades do condomínio com qualidade.
É importante que o processo de seleção desses profissionais tenha uma análise de currículo detalhada, bem como entrevistas e testes.
Nesse sentido, é importante que o síndico tenha certas habilidades para desempenhar sua função eficientemente. Entre elas, estão: liderança, com a qual conseguirá tomar decisões estratégicas; comunicação, que o auxiliará a conversar com funcionários e condôminos com clareza; e resolução de conflitos, vital para resolver problemas de forma justa.
Conhecimento jurídico e normativo
Por fim, o conhecimento jurídico e normativo desempenha um papel indispensável em uma gestão de condomínios promissora. Exemplos práticos que evidenciam isso é a importância de se analisar contratos com terceiros e, ainda, ter amparo contra passivos trabalhistas.
Junto a isso, é importante que o síndico ou administradora do condomínio tenha amplo conhecimento sobre a Lei 4.591/64, também chamada de Lei dos Condomínios, e sobre o Código Civil. Isso porque o conhecimento sobre estes aspectos evitará complicações com leis e normas brasileiras envolvendo a gestão de condomínios.
Como fazer uma boa gestão de condomínio?
Há uma série de medidas responsáveis por uma boa gestão de condomínios. Conheça as principais a seguir.
Estabeleça comunicação
A comunicação é parte indispensável para uma gestão de condomínio de sucesso, visto que, com ela, os moradores ficam sempre informados sobre assuntos importantes ligados às atividades do condomínio, por exemplo.
Algumas formas de promover tal comunicação é criar um grupo em um aplicativo de mensagens instantâneas. Nele, o síndico pode enviar atualizações durante a semana, ao passo que os condôminos podem discutir assuntos e, assim, ter maior autonomia na hora de tomar decisões. Outras formas são criar murais ou até um aplicativo voltado para isso.
Implemente estratégias de gestão de pessoas
Outra medida necessária para uma boa gestão de condomínio diz respeito à implementação de estratégias de gestão de pessoas. Esta vai desde o recrutamento de profissionais qualificados conforme as necessidades do condomínio até o treinamento de funcionários — por meio de cursos, por exemplo — para desenvolverem melhor as suas habilidades.
Junto a isso, também fazem parte dessas estratégias de gestão pessoal o reconhecimento profissional do trabalho dos funcionários, já que isso é uma forma de valorizar o trabalho deles, e a adoção de uma cultura de feedback, pois isso é uma eficiente forma de orientar os colaboradores e reconhecer os seus acertos.
Atente-se à legislação
Ter conhecimento sobre todos os fundamentos legais referentes à gestão de condomínios também é crucial. Isso, além de englobar a já mencionada Lei dos Condomínios e o Código Civil, por exemplo, também abrange a Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT), igualmente importante para a conformidade legal de um condomínio.
Nesse sentido, deve-se dar atenção especial ao controle da jornada de trabalho dos funcionários do condomínio e das eventuais horas extras que eles realizarem. Afinal, tanto a jornada quanto as horas extras devem ser registradas por meio de um controle de ponto.
Utilize um controle de ponto eficaz
Como citado anteriormente, o controle de ponto para condomínio é essencial para evitar problemas envolvendo a legislação trabalhista. Dessa forma, uma das melhores formas para se conseguir isso é usando um controle de ponto eficiente, que fará um registro preciso e manterá o condomínio longe de quaisquer processos trabalhistas.
Diante disso, a Pontotel mostra-se a escolha ideal, pois se trata de um software de controle de ponto online por meio do qual o condomínio consegue fazer, em um só lugar, o registro, o tratamento e a gestão de todas as informações de ponto dos seus funcionários.
Na prática, o condomínio, além de controlar a jornada de trabalho e horas extras dos profissionais, tem acesso a diversas funcionalidades. Algumas delas são a criação de jornadas flexíveis de sobreaviso, a integração com a folha de pagamento e a possibilidade de várias formas de registro de ponto, como por meio do Android, iOS e até com QR Code.
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Conclusão
Ao longo deste conteúdo, a gestão de condomínios mostrou-se indispensável, já que é por meio dela que um condomínio consegue funcionar no dia a dia regularmente: pagando as contas, fazendo reparos em certas áreas, contratando profissionais capacitados, etc.
Essa administração, no entanto, pode ser feita de algumas formas, como autogestão ou gestão com administradora. Junto a isso, é importante que o condomínio faça um controle de jornada e de horas extras, mantendo-se em conformidade com a lei — e a melhor forma de fazer isso é com a Pontotel.
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