O avanço tecnológico e as mudanças recentes do mercado de trabalho permitiram que as empresas começassem a enxergar a chamada gestão à distância como algo possível de ser implementado. 

Graças a esse tipo de gestão, organizações de diversos setores podem gerenciar equipes de trabalho e projetos complexos remotamente sem perder a qualidade dos resultados ou a produtividade dos funcionários. 

Dessa forma, elas se tornam mais flexíveis, podem contar com o trabalho de talentos do mundo todo e ainda reduzem seus custos operacionais, entre outros benefícios.

Apesar dessas vantagens, a gestão de equipes remotas ainda é encarada como um desafio e até como um problema por muitas empresas. Isso acontece em função, principalmente, da falta de conhecimento dos líderes, gestores e empresários sobre como lidar com o trabalho remoto.

Pensando nisso, este artigo reúne tudo o que é preciso saber para implementar uma boa gestão à distância em uma empresa.

Para isso, os seguintes pontos serão discutidos:

• O que é gestão à distância?
• O que diz a lei sobre realizar gestão à distância?
• Por que implementar a gestão à distância na sua empresa?
• Quais os problemas que a falta de uma gestão à distância eficiente pode causar?
• Como fazer uma boa gestão à distância?

Boa leitura!

O que é gestão à distância?

A gestão à distância consiste em um modelo de gerenciamento de equipes e projetos feito de forma total ou parcialmente remota. 

Esse tipo de gestão é resultado do processo de convergência tecnológica pelo qual as empresas estão passando, que foi acelerado durante a pandemia. 

O desenvolvimento de tecnologias digitais relacionadas a ferramentas de gestão, comunicação e organização de tempo e tarefas também contribuiu para esse processo. 

Por isso, as empresas que adotam esse tipo de gestão precisam investir em ferramentas de comunicação e colaboração online eficazes. Esses recursos devem permitir que o gestor administre projetos, delegue tarefas, monitore o desempenho da equipe e mantenha o contato constante com os colaboradores.

E tudo isso deve ser feito remotamente. Afinal, na gestão à distância, gestores e colaboradores não precisam dividir o mesmo espaço, já que podem desempenhar suas atividades de qualquer lugar graças ao auxílio da tecnologia.

O que diz a lei sobre realizar gestão à distância?

A legislação trabalhista não trata especificamente da gestão à distância, mas define regras sobre quais os tipos de trabalho que podem ser feitos dessa forma, quais as obrigações das empresas e o que elas devem fazer para garantir sua conformidade legal. 

Para conhecer essas regras, primeiro, é necessário consultar a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), que explica o que é e como devem funcionar as modalidades de trabalho externo e teletrabalho. Entenda a seguir: 

Trabalho externo

O trabalho externo é aquele realizado fora das dependências da empresa. Profissionais que atuam como leitores de relógio de energia, vendedores externos e motoristas profissionais, por exemplo, realizam esse tipo de trabalho.

De acordo com o artigo 62 da CLT, os profissionais submetidos a trabalho externo são considerados exceções das regras de jornada de trabalho. 

Isso significa que eles não estão sujeitos ao regime de trabalho fixo de 8 horas diárias/44 horas semanais com possibilidade de horas extras. Até porque a natureza das atividades exercidas por esses profissionais impede a adoção desse regime. 

Apesar disso, as empresas ainda precisam implementar um controle de ponto de funcionários externos para se adequar à lei. Isso é possível porque a legislação permite o uso de diferentes modelos de controle de jornada eletrônica, conforme especifica a Portaria 671.

Trabalho remoto e teletrabalho

Segundo o artigo 75 da CLT, o trabalho remoto ou teletrabalho é um tipo de trabalho externo no qual o funcionário realiza suas atividades fora das dependências da empresa, geralmente em casa ou em outro local de sua escolha. 

Essa modalidade de trabalho foi regulamentada após a Reforma Trabalhista de 2017, que estabeleceu que o teletrabalho ou trabalho remoto deve constar no contrato de trabalho e que o colaborador que atua nesse regime tem direito aos mesmos benefícios de um funcionário que atua presencialmente.

Além disso, atualmente a lei determina que a empresa deve fornecer os equipamentos necessários para a execução do trabalho remoto, como computadores, internet e telefone.

Vale lembrar que a Lei 14.442/2022 alterou a regulamentação do trabalho remoto vigente no país. A partir da publicação dessa lei, regulamentou-se o modelo de trabalho híbrido, a possibilidade de contrato por tarefa, produção e jornada, bem como regras para trabalho remoto no exterior, entre outras mudanças.

Por que implementar a gestão à distância na sua empresa?

Investir na implementação da gestão de equipes à distância proporciona vários benefícios para a sua empresa. Aqui estão alguns deles:

Aumenta a produtividade e o engajamento dos funcionários 

Conforme explicado, a gestão à distância viabiliza o trabalho remoto, aumentando a autonomia e a flexibilidade dos funcionários. 

Em função disso, os colaboradores têm mais liberdade para organizar sua rotina conforme suas necessidades, ajudando a melhorar o equilíbrio entre vida profissional e pessoal. 

Como consequência, os funcionários se tornam mais motivados e felizes no trabalho, fatores decisivos no aumento da produtividade e do engajamento. 

Afinal, trabalhadores mais felizes tendem a ser mais assíduos e comprometidos com suas atividades, contribuindo para os resultados positivos da empresa.

Reduz os custos operacionais da empresa

Por conta da natureza do trabalho remoto, empresas que adotam a gestão à distância reduzem significativamente os gastos com aluguel, manutenção, deslocamento, entre outras despesas recorrentes associadas ao uso de um espaço físico. 

Afinal, os investimentos necessários para custear o trabalho remoto são pontuais e de longa duração. Por isso, esse tipo de gestão também é uma opção bem mais barata em comparação com o gerenciamento presencial.

Permite a adoção da jornada flexível

A gestão remota permite que os funcionários trabalhem de qualquer lugar, já que toda comunicação e realização de tarefas podem ser feitas com auxílio de um computador com acesso à internet. 

Em função disso, os colaboradores submetidos a esse tipo de gestão têm acesso a uma jornada flexível, modelo de trabalho que permite que as pessoas consigam organizar melhor suas rotinas. 

Vale lembrar que essa flexibilidade também permite que a empresa atraia talentos de qualquer lugar do mundo, o que também favorece o seu crescimento no mercado.

Melhora a qualidade de vida dos funcionários

Uma das principais vantagens da adoção da gestão à distância de equipes é proporcionar a melhora da qualidade de vida dos funcionários. 

Isso é resultado da flexibilidade e da autonomia de trabalho, permitindo que os colaboradores consigam organizar suas rotinas de forma mais eficiente. 

Assim, eles podem trabalhar nos horários nos quais são mais produtivos, dar mais atenção à família e até se dedicar a projetos pessoais, por exemplo. 

Tudo isso aumenta sua satisfação com o trabalho e os motiva a produzir e se engajar mais. Ou seja, tanto a empresa quanto o funcionário são beneficiados com a gestão à distância.

Quais os problemas que a falta de uma gestão à distância eficiente pode causar?

Caso não seja feita da forma correta, em vez de benefícios, a gestão à distância pode gerar alguns problemas para a empresa. Confira a seguir os principais desafios associados a esse modelo de gestão:

Falhas de comunicação

As falhas de comunicação são apontadas como as principais responsáveis por causar problemas em qualquer empresa. Porém, quando a organização adota o modelo de gestão de equipes remotas, esses problemas podem ser maiores. 

Isso porque a distância pode dificultar a compreensão de projetos, a troca de ideias entre os funcionários e até reduzir a qualidade das informações compartilhadas. 

Como resultado, empresas que adotam a gestão à distância, mas não investem em estratégias e ferramentas para reduzir essas falhas de comunicação, podem sofrer com queda de engajamento, produtividade e resultados.

Atrasos nas entregas das tarefas

As quedas de produtividade e de engajamento podem ser acompanhadas por outro problema: os atrasos nas entregas das tarefas. 

Isso pode acontecer por vários motivos, como quando os colaboradores não se comprometem ou não entendem a cultura da empresa e o seu papel na organização. 

Esses problemas também podem estar associados ao chamado microgerenciamento, modelo de gestão no qual os líderes precisam acompanhar de perto o trabalho dos funcionários, prejudicando a descentralização de tarefas e retirando a autonomia dos colaboradores. 

Na prática, isso torna os processos burocráticos e, no contexto do trabalho remoto ou externo, pode causar o atraso das entregas e até a queda da qualidade dos resultados apresentados.

Sobrecarga de trabalho para as equipes

Outro problema associado ao trabalho à distância é a sobrecarga de trabalho. Ele pode ser resultado do mau uso da jornada flexível, da falta de planejamento e organização do gestor, bem como de problemas associados ao controle de ponto do funcionário, entre outras questões. 

Por isso, sem uma boa gestão remota, essa sobrecarga de trabalho pode resultar em queda de produtividade, falta de motivação e, em casos mais graves, levar os funcionários a desenvolver problemas de saúde. 

Portanto, ao contrário do que muitos ainda podem pensar, um funcionário com uma jornada mais extensa que o normal não é algo bom para empresa. Na verdade, o excesso de trabalho pode prejudicar a saúde financeira e operacional do negócio, comprometendo seus resultados. 

Como fazer uma boa gestão à distância?

Muitas empresas desistem da gestão remota por conta de desafios e problemas associados a esse modelo de gerenciamento. 

Porém, conforme explicado, esses problemas só ocorrem se a organização não souber como gerenciar equipes à distância eficientemente. 

Mas como fazer uma boa gestão remota das suas equipes e evitar esses problemas? Para isso, é fundamental seguir as dicas abaixo:

Defina metas objetivas e claras para sua equipe

Ter metas objetivas e claras é fundamental para orientar a equipe de trabalho remoto na realização das suas atividades. 

Isso porque essas metas permitem que o funcionário saiba exatamente o que fazer, aumentando sua confiança e precisão durante a execução de tarefas. 

Vale lembrar que ser transparente em relação a números e entregas também contribui para deixar as metas das empresas mais fáceis de entender e cumprir.

Estabeleça horários de trabalho

Definir horários de trabalho ajuda os funcionários que trabalham a distância a manter o foco nas suas atividades e nas entregas das demandas solicitadas pela empresa. 

Além disso, essa definição também facilita a comunicação entre gestores e equipes, tendo em vista que todos sabem quando o outro está à disposição da empresa. Tudo isso reduz as chances de atrasos nas entregas e de problemas associados à sobrecarga de trabalho.

Mantenha um bom clima organizacional na sua empresa

Manter um bom clima organizacional é importante para o sucesso de qualquer empresa, inclusive para aquelas que adotam um sistema de gestão de equipes à distância. 

A diferença é que, no caso do trabalho remoto, é necessário implementar novas estratégias para garantir a manutenção desse clima. 

Líderes e gestores podem criar momentos de descontração, como um jogo online, ou estimular os funcionários a compartilhar algo interessante do seu dia a dia no início das reuniões, por exemplo.

Implante práticas de comunicação

Adotar estratégias e práticas eficientes de comunicação à distância é fundamental para superar quaisquer falhas e problemas resultantes da falta de comunicação. 

Para isso, a liderança e a gestão de equipes podem fazer reuniões virtuais semanais para alinhamento de projetos e expectativas, por exemplo. 

Assim, fica mais fácil acompanhar o que os colaboradores estão fazendo, orientá-los de forma mais efetiva e garantir a conclusão das demandas. 

Utilize uma gestão de jornada à distância

A gestão da jornada à distância exige a adoção de tecnologias específicas, que viabilizam e facilitam o gerenciamento e a execução de atividades remotamente. 

Entre essas tecnologias, destacam-se as ferramentas de gestão de projetos, os aplicativos de mensagens e videoconferência e os softwares de controle de ponto home office. 

Juntas, essas ferramentas oferecem os recursos necessários para monitorar a jornada dos funcionários, fazer planejamentos, acompanhar o andamento de projetos, entre outros parâmetros. 

Por isso, o uso dessas tecnologias também contribui para a redução de problemas relacionados à falta de comunicação, atrasos e sobrecarga de trabalho.

Saiba como o sistema PontoTel pode ajudar sua empresa a fazer uma gestão à distância eficiente!

A Pontotel oferece uma das melhores plataformas de gestão e controle de ponto à distância do mercado. 

Afinal, além de permitir múltiplas formas de registro de ponto remoto, seu sistema ainda oferece todos os recursos necessários para uma empresa gerenciar a jornada dos funcionários em tempo real e em nuvem. 

Com a Pontotel, também é possível ter acesso a um banco de horas robusto e definir escalas de trabalho flexíveis, apontamentos automáticos no cálculo da jornada, diversas medidas de segurança, entre outros recursos. 

Tudo isso facilita a gestão de equipes remotas e permite que as empresas cumpram a lei e aproveitem as facilidades que o registro de ponto à distância pode oferecer.

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Conclusão

O modelo de gestão à distância pode ser uma forma eficiente para gerenciar equipes desde que a empresa utilize as ferramentas certas para isso. 

Conforme explicado ao longo do texto, adotar ferramentas de gestão de projetos e um software de controle de ponto remoto, como o Pontotel, facilita essa tarefa.

Além disso, é necessário investir na comunicação, evitar o microgerenciamento e se certificar de que os funcionários entendam a cultura da empresa. Seguindo essas dicas, a gestão remota terá muito mais sucesso.

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