A falta de um direcionamento claro pode afetar negativamente a produtividade e a eficiência dos colaboradores de uma empresa. Diante desse risco, o gerenciamento pelas diretrizes surge como uma solução para alinhar todas as áreas e processos de uma organização com uma visão única e clara de futuro.
O GPD, como também é conhecido, pode ser especialmente útil para empresas que sofrem com resultados inexpressivos e que desejam criar uma equipe mais engajada e motivada. Ao utilizar essa metodologia de gestão, é possível otimizar a utilização dos recursos, aumentar a produtividade e até melhorar a qualidade dos produtos ou serviços oferecidos.
Neste artigo, serão abordados os conceitos básicos do GPD e como aplicá-lo em uma empresa, a fim de melhorar a eficiência e o desempenho da organização. Antes de continuar a leitura, confira um breve resumo do artigo:
- O que é gerenciamento pelas diretrizes?
- Como surgiu?
- Como funciona o GPD?
- Quais os objetivos do gerenciamento pelas diretrizes?
- Como aplicar o gerenciamento pelas diretrizes?
- Vantagens do método do gerenciamento pelas diretrizes
Aprenda a aplicar o GPD!
O que é gerenciamento pelas diretrizes?
Gerenciamento pelas diretrizes (GPD) é uma metodologia de gestão empresarial que visa alinhar os objetivos estratégicos da organização com as atividades do dia a dia e garantir que todas as áreas da empresa trabalhem de forma integrada para alcançá-los.Essa metodologia envolve a definição de diretrizes que orientam a tomada de decisões em todos os níveis hierárquicos da organização.
As diretrizes são baseadas em análises críticas da situação atual da empresa e das tendências de mercado, considerando as necessidades e as expectativas de clientes, acionistas e demais stakeholders.
Como surgiu?
O Gerenciamento pelas Diretrizes (GPD) é uma metodologia que tem sua origem no movimento da Qualidade Total no Japão após a Segunda Guerra Mundial, coordenado pelo americano W. Edwards Deming. No entanto, foi no Brasil, por meio do autor e consultor de gestão Vicente Falconi, que essa prática ganhou destaque e foi difundida nas empresas.
Falconi compreendeu que o método de desdobramento poderia ser utilizado por todas as partes da organização, e não apenas para garantir a qualidade dos processos. Por isso, ele se empenhou em disseminar a prática em empresas brasileiras desde a década de 1990.
Atualmente, o GPD é considerado uma metodologia essencial para o empreendedorismo do terceiro milênio e tem sido amplamente utilizado por empresas que buscam um gerenciamento bem-sucedido.
Como funciona o GPD?
O GPD funciona a partir de três pilares ou etapas interdependentes: planejamento estratégico, planejamento tático e planejamento operacional. O planejamento estratégico é quando são definidos os objetivos em longo prazo da organização.
Esses objetivos devem estar alinhados com a missão, a visão e os valores da empresa. Ao mesmo tempo, também devem ser ambiciosos e realistas. Por exemplo, uma empresa pode definir como objetivo estratégico aumentar sua participação de mercado em um determinado segmento em 10% nos próximos dois anos.
Na segunda etapa, o planejamento tático, os objetivos estratégicos são desdobrados em metas intermediárias mais específicas. Essas metas são distribuídas entre as diferentes áreas da organização, que elaboram seus próprios planos de ação para atingi-las.
Para aumentar a participação de mercado, por exemplo, uma empresa pode definir metas específicas para cada equipe de vendas e marketing, como aumentar a frequência de visitas a clientes em 30% e realizar campanhas de marketing direcionadas ao público-alvo.
Por fim, na terceira etapa, o planejamento operacional, as metas intermediárias são desdobradas em ações operacionais, que são realizadas pelos colaboradores. A equipe de vendas, por exemplo, pode identificar oportunidades para fazer melhorias e ajustes na estratégia de abordagem aos clientes.
Na última fase, são definidos os indicadores de desempenho que permitirão acompanhar o progresso das ações em relação a metas e objetivos estabelecidos.
Quais os objetivos do gerenciamento pelas diretrizes?
Nesta parte do conteúdo, conheça os objetivos do gerenciamento pelas diretrizes em uma empresa e como eles podem ser alcançados por meio de uma gestão orientada a resultados e focada no sucesso da organização.
Formular metas
O objetivo central do GPD é estabelecer metas claras para uma empresa, baseadas em uma análise dos ambientes interno e externo, bem como nas expectativas dos clientes e demais stakeholders. A formulação de metas deve ser feita com base na visão de futuro da organização, considerando as suas forças, fraquezas, oportunidades e ameaças.
Otimizar e gerir metas
Uma vez que as metas foram formuladas, cabe aos responsáveis diretos pelo GPD otimizá-las e geri-las de forma eficiente. Isso envolve a definição de indicadores de desempenho, o monitoramento e controle das metas e a realização de ajustes necessários para garantir que elas sejam alcançadas.
Melhoria contínua
O GPD também tem como objetivo promover a melhoria contínua da empresa, por meio da identificação de oportunidades de crescimento em processos, produtos e serviços. Para isso, os gestores devem investir na análise crítica dos resultados obtidos e na implementação de ações corretivas e preventivas.
Como aplicar o gerenciamento pelas diretrizes?
Para aplicar o gerenciamento pelas diretrizes, é fundamental ter um processo bem definido que permita estabelecer metas claras e alinhadas com os objetivos estratégicos da organização, além de monitorar o desempenho da empresa e realizar ajustes necessários. A seguir, entenda em mais detalhes como colocar essas ações em prática.
Prepare a empresa e os gestores
Antes de implementar o GPD em uma empresa, é necessário que os gestores estejam preparados para liderar a mudança e que a organização esteja aberta à mudança. Os líderes de departamento e a equipe de gestão devem estar preparados para a implementação do GPD e treinados para lidar com as alterações necessárias.
A empresa pode realizar treinamentos das lideranças e da equipe em geral para garantir que todos entendam o conceito e as etapas necessárias para a implementação do GPD.
Estabeleça metas
Para estabelecer metas eficazes no processo de implementação do GPD, é recomendado utilizar a metodologia SMART. A sigla “SMART” é um acrônimo que representa uma maneira de elaborar metas. Cada letra representa um elemento importante a ser considerado na criação de uma meta eficaz. Confira a seguir.
- S (Specific): a meta deve ser específica e clara, sem ambiguidades ou generalidades;
- M (Measurable): a meta deve ser mensurável, ou seja, é necessário definir um indicador que permita avaliar o seu progresso e sucesso;
- A (Attainable): a meta deve ser alcançável, levando em conta recursos e habilidades disponíveis;
- R (Relevant): a meta deve ser relevante para a empresa, contribuindo para a realização da visão e dos objetivos estratégicos desta;
- T (Time-bound): a meta deve ter um prazo definido para ser alcançada, o que ajuda a manter o foco e o senso de urgência.
Um exemplo de aplicação do SMART é uma empresa de varejo que estabelece uma meta de aumentar as vendas em 20% no próximo trimestre. A meta é específica, mensurável e tem prazo definido. No entanto, ainda é importante avaliar se ela é atingível e relevante, levando em consideração as condições do mercado e da empresa.
Se a meta em questão é muito agressiva para as condições da empresa, pode ser necessário ajustá-la para torná-la mais realista e alcançável.
Padronize o gerenciamento pelas diretrizes
A padronização garante que todos na empresa sigam as mesmas diretrizes e trabalhem juntos em direção aos mesmos objetivos. Esse cuidado também permite que a empresa mensure seu progresso de maneira consistente.
Uma empresa pode criar, por exemplo, um processo padronizado para a criação e o monitoramento de metas, definir regras claras para a comunicação das metas e dos resultados, além de criar um sistema para avaliar o desempenho dos colaboradores.
Acompanhe o processo
Acompanhar e avaliar regularmente o processo de implementação do GPD é fundamental para garantir que a empresa esteja no caminho certo para alcançar seus objetivos. Isso permite que o negócio faça ajustes e modificações sempre que necessário.
Os gestores podem realizar reuniões periódicas para avaliar o progresso das metas, identificar quais processos precisam ser ajustados e definir novas estratégias para alcançar os objetivos. O acompanhamento também permite que a empresa faça ajustes em tempo hábil, evitando que ela desvie dos objetivos.
Vantagens do método de gerenciamento pelas diretrizes
Empresas que adotam o gerenciamento pelas diretrizes podem se beneficiar com diversas vantagens. Uma das principais é o alinhamento estratégico que o GPD proporciona. Por meio dessa metodologia, os gestores e líderes de departamento conseguem definir uma visão de futuro e alinhar suas atividades com os objetivos estratégicos da organização.
Outra vantagem importante é a melhoria do desempenho da empresa. Com o GPD, as organizações estabelecem metas claras e definidas, o que permite uma gestão mais eficiente e focada em resultados. Isso contribui para o aumento da produtividade, da eficiência e da qualidade dos produtos e serviços oferecidos pela empresa.
A metodologia também incentiva a tomada de decisões baseada em dados e informações precisas. Fontes de dados confiáveis contribuem para a identificação de oportunidades de melhoria e para a redução de erros e retrabalho.
Por fim, outra vantagem importante do GPD é o engajamento dos colaboradores. Ao estabelecer metas claras e realistas, os gestores estão contribuindo para a motivação da equipe responsável por alcançá-las. Os colaboradores passam a entender melhor o papel de cada um na empresa e a trabalhar de forma mais integrada.
Conclusão
O gerenciamento pelas diretrizes mostra ser uma metodologia de gestão que oferece inúmeras vantagens para as empresas que o adotam.
Por meio da definição de metas claras e alinhadas com os objetivos estratégicos da organização, o GPD contribui para a melhoria do desempenho da empresa, o engajamento da equipe e a melhoria contínua dos processos, produtos e serviços oferecidos.
No entanto, para aplicar o GPD na empresa, é fundamental estabelecer um processo bem definido, que inclua a elaboração de metas, o monitoramento dos indicadores e a realização de ajustes sempre que necessário.
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