Um dos principais requisitos para o desenvolvimento de negócios e gestão de projetos é o gerenciamento de recursos. Na prática, esse modelo ajuda a otimizar os processos internos e a ter uma visão mais ampla de todo o negócio da empresa.
Para isso, é necessário implantar o hábito de processos que aproveitem melhor os recursos disponíveis da empresa e orientem os investimentos. Só assim poderá melhorar o desempenho da sua atividade e manter o equilíbrio.
Sendo assim, neste artigo explicaremos o que é o gerenciamento de recursos, para que serve e quais os processos de gerenciamento de recursos. Além disso, você entenderá/vai entender qual a importância desse gerenciamento, os principais impactos nas empresas e qual a melhor forma de realizar esse modelo. Confira os tópicos que abordaremos a seguir:
- O que é o gerenciamento de recursos?
- Quais são os processos do gerenciamento de recursos?
- Qual a importância do gerenciamento dos recursos?
- Principais impactos da gestão de recursos nas empresas
- Qual a melhor forma de realizar o gerenciamento de recursos na empresa?
- Gestão de recursos e RH: qual a relação?
Vamos lá!
O que é o gerenciamento de recursos?
Este é um processo de uso eficiente de vários recursos de negócios. Esses recursos podem ser pessoas, ativos, instalações, equipamentos, etc. Portanto, gestão refere-se à alocação de recursos, e planejamento para o futuro para os projetos certos, na hora certa e com custo.
Os programas de gestão de recursos permitem que as empresas otimizem o uso de mão de obra qualificada e aumentem a lucratividade.
Para que serve a gestão de recursos?
Para definir recursos físicos e humanos, é importante prestar atenção a essa etapa já que é nela que são implementados no projeto as fases de controle, aquisição e gerenciamento. Com isso, selecionar qual a melhor taxa de esforço e o melhor método aplicável fica mais fácil.
Ele é responsável por propor todas as diretrizes para classificação, liberação e alocação de recursos. Aprender a alocar recursos no gerenciamento de projetos permitirá que a empresa e equipe implementem projetos com eficiência.
Quais são os processos do gerenciamento de recursos?
Um bom gerenciamento de recursos é um dos principais fatores para o sucesso do projeto. Se o plano não tiver os recursos de que você precisa no momento certo, isso pode levar a problemas de tempo, qualidade e, claro, de orçamento.
Planejar
Esta etapa envolve a definição de como os recursos físicos e humanos – controle, aquisição e gerenciamento – são implementados no projeto. Portanto, será mais fácil escolher a melhor taxa de esforço e método aplicáveis a tais atividades.
Além disso, identifica quem é responsável por cada tarefa relacionada ao gerenciamento de recursos ou quem pode tomar as melhores decisões e dirigir as operações.
Uma das maiores vantagens de documentar esses elementos é a capacidade de articular expectativas para o gerenciamento de recursos. Dessa forma, a gestão fica mais clara e possíveis confusões ou mal-entendidos podem ser reduzidos.
Estimar recursos das atividades
A etapa de estimativa envolve a análise da quantidade e características dos recursos físicos ou humanos necessários para concluir o projeto. Esse processo geralmente é repetido várias vezes durante a execução. Para isso, vários métodos podem ser utilizados, como bottom-up, estimativa análoga e estimativa de parâmetros.
As estimativas de recursos dependem em grande parte do tipo de projeto implementado. Desse modo, geralmente é necessário o conhecimento prévio das regulamentações locais. Por exemplo, projetos de construção habitacional exigem que os gestores tenham mais conhecimento sobre as leis civis e ambientais.
Construindo uma estrutura de alocação de recursos é possível melhor visualizar esses números. É uma representação hierárquica com a possibilidade de sistematizar e listar recursos de acordo com categorias pré-determinadas, ou seja, de acordo com possibilidades mensuráveis.
Adquirir recursos
Aqui é o momento de receber os recursos físicos e humanos necessários para concluir o projeto. Nesse sentido, os recursos podem ser captados de duas formas: interna e externamente.
Os recursos internos da empresa já existem – disponíveis por meio de coordenação ou negociação entre gestores de diferentes áreas. Os recursos externos, por outro lado, devem ser obtidos por meio de um procedimento formal de compras, que exige pesquisar fornecedores, receber recomendações e efetivar contratos.
A aquisição desses recursos é monitorada por meio de documentação em calendário próprio, que é responsável por determinar o período de disponibilidade de cada projeto. Essa medida traz mais agilidade e organização para a tomada de decisões.
Desenvolver o time
A formação de equipes no gerenciamento de recursos do projeto refere-se à melhoria das habilidades dos funcionários. Na verdade, é responsabilidade dos gestores promover a educação corporativa e contribuir para melhorar o conhecimento técnico ou a autoconfiança dos funcionários.
O objetivo é investir em conhecimento por meio de workshops, cursos, e palestras para dar mais motivação à sua equipe.
Gerenciar os colaboradores e equipes
A equipe de gerenciamento é projetada para compreender a performance dos colaboradores, solucionar problemas, disponibilizar feedback e conduzir as alterações para melhorar o desempenho do projeto.
A estrutura organizacional baseada em projetos dá ao gerente de projetos mais autonomia para gerenciar sua equipe, na estrutura matricial, principalmente na estrutura funcional, o gestor de projetos tem pouca autonomia.
Controlar esses recursos
Este é o método de garantir que os recursos alocados e atribuídos ao projeto estejam disponíveis conforme planejado e monitorar a utilização de recursos planejada, a utilização real e as ações corretivas conforme necessário.
O principal benefício desse processo é garantir que os recursos estejam disponíveis para o projeto no momento e local certos e liberados quando não forem mais necessários.
Qual a importância do gerenciamento dos recursos?
O gerenciamento de recursos desempenha um papel importante na melhoria da rentabilidade e sustentabilidade de um negócio.
Os gerentes podem aproveitar recursos globais de baixo custo em ambientes de baixo custo por conta da visibilidade total da empresa. A alocação correta de recursos para os projetos certos permite que eles concluam as tarefas dentro do prazo e do orçamento.
Além disso, o gerenciamento de recursos ajuda os gerentes a prever a utilização da força de trabalho. Dessa forma, os recursos podem ser movidos de trabalho não faturado para trabalho faturado estratégico.
A estimativa de demanda também é possível graças a esse gerenciamento, para que os gestores possam antecipar as necessidades de recursos. Isso permite que eles desenvolvam planos de ação que fechem proativamente a lacuna entre capacidade e demanda.
Esse processo garante a transparência da comunicação e, assim, facilita o compartilhamento efetivo de recursos altamente qualificados na organização matricial.
Recursos escassos podem ser usados para projetos diferentes em vez de projetos de alta prioridade. O modelo de serviços compartilhados também será distribuído entre regiões geográficas para operações de suporte 24 horas por dia, 7 dias por semana.
Além disso, funcionários não desenvolvidos podem se sentir desmotivados e sem oportunidades de desenvolvimento de carreira, o que levará principalmente ao engajamento, produtividade e esgotamento não planejado.
Dito isso, monitorar regularmente suas habilidades e desempenho os ajuda a melhorar e agregar mais valor à organização.
Principais impactos da gestão de recursos nas empresas
O impacto da área de RH na organização é um dos elementos que deve ser tido em conta na hora de implementar um plano de ação empresarial. Ao trazer benefícios da motivação dos funcionários para a descoberta de novos talentos para as equipes de trabalho, um departamento pode tornar muito mais fácil para uma organização atingir seus objetivos e melhorar seu trabalho diário.
Tendo em vista que uma boa gestão de RH pode implementar melhor as atividades já propostas e contribuir para o desenvolvimento de novos projetos, gestores e administradores de grandes grupos podem se aproximar de bons resultados quando recebem apoio e orientação.
Exemplo de recursos
A otimização dos recursos da empresa permite uma utilização mais eficiente dos recursos físicos, humanos e financeiros. Isso dificulta as perdas e eliminar atividades que não são necessárias. Com isso, a velocidade e produtividade dos processos de negócios aumentam e as despesas equivalem à eficiência.
Ademais, controlando melhor seu comportamento, as empresas poderão aumentar os lucros. Tudo porque aumentará estrategicamente sua produtividade e reduzirá custos.
Qual a melhor forma de realizar o gerenciamento de recursos na empresa?
Para destinar melhor os recursos da equipe, é necessário compreender primeiro os objetivos e metas do projeto. Em outras palavras, é preciso determinar do que o projeto irá tratar, seja um artigo ou uma campanha mais detalhada e quais métricas serão usadas para mensurar o sucesso do projeto.
Se possível, reúna-se com as principais partes interessadas do projeto para ajustar o tempo e os recursos do projeto. Isso lhe dará uma melhor compreensão do plano do projeto e o ajudará a identificar os melhores recursos para o trabalho.
Como mencionamos anteriormente, os recursos em um plano de gerenciamento de ativos podem incluir equipamentos de pessoal, orçamento, software ou capacidade de pessoal. Um plano de gerenciamento precisa determinar quais tipos de recursos são necessários para indicar quais recursos estão disponíveis.
Ademais, caso a equipe utilize uma ferramenta de gerenciamento de trabalho para gerenciar um projeto, fica claro o que todos estão fazendo, o que facilita a identificação de quem deve ser designado para o projeto. Dependendo do escopo do projeto, pode ser necessário equilibrar recursos e priorizar outros trabalhos para evitar sobrecarregar os membros da equipe.
Assim, o gerente de recursos pode estar em contato constante com a equipe durante todo o período de vida do projeto. É importante explicar a todos que você os apoia e, mais importante, entender o que eles têm em mãos é uma ótima maneira de mostrar apoio contínuo à sua equipe.
Conte com ferramentas de gerenciamento de recursos
Várias ferramentas podem ser usadas para criar planos de gerenciamento de recursos, incluindo planilhas que podem ser utilizadas para rastrear o uso e a disponibilidade de recursos. No entanto, as melhores ferramentas de gerenciamento de recursos são aquelas que funcionam como um centro de informações e referência para sua equipe.
Gestão de recursos e RH: qual a relação?
Dentre todas as responsabilidades de RH, algumas são cruciais para garantir uma boa gestão de recursos. Entre as quais podemos destacar o desenvolvimento de planos de RH, o procedimento para documentar e identificar quais são as responsabilidades nos projetos, além de analisar quais são as habilidades e hierarquias necessárias para a criação de um plano de gestão de pessoas.
Além disso, deve ser enfatizada a importância do processo de movimentação do time do projeto, confirmação se os recursos estão disponíveis e aquisição das equipes necessárias para realizar as tarefas do projeto.
Ademais, as equipes de projeto precisam melhorar o desempenho do projeto como um processo inclusivo, interação da equipe e ambiente global da equipe.
Por fim, gerencie a equipe do projeto. Esse procedimento é usado para monitorar a performance dos participantes da equipe, fornecer feedback, solucionar problemas e gerenciar alterações para otimizar o desempenho do projeto.
Conclusão
Ao longo deste artigo, explicamos o que é gerenciamento de recursos, quais os processos desse modelo e sua importância. Além de mostrar os principais impactos dessa gestão nas empresas e qual a melhor forma de realizá-la. E também, qual a relação de gestão de recursos e RH.
Embora possa parecer complicado no início, atribuir os recursos deve sempre fazer parte do plano do projeto de gerenciamento para facilitar seu trabalho. Quando seu plano de gerenciamento de recursos estiver em vigor e os recursos forem alocados, lembre-se de sempre reconhecer e destacar o sucesso dos funcionários. Celebrar os sucessos da equipe ajuda a manter os funcionários engajados e produtivos.
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