Realizar o fechamento de folha de pagamento é uma obrigação mensal para todas as empresas. Contudo, esse processo pode ser complexo e demorado, especialmente porque é preciso lidar com cálculos de impostos e descontos. Sendo assim, a tecnologia da folha de pagamento em nuvem surge como uma aliada para ajudar nesse processo.
Entre as diversas tecnologias que surgiram nos últimos anos para facilitar o trabalho do Departamento Pessoal e do Recursos Humanos, está a folha de pagamento em nuvem, uma ferramenta que possibilita que as empresas não precisem mais investir em hardwares ou softwares caros para gerenciar sua folha de pagamento.
Assim, se descomplicar o processo de fechamento de folha, tornando-o mais prático e acessível, é uma meta para o seu negócio, a partir dos assuntos apresentados neste artigo será possível entender como a folha de pagamento em nuvem pode ajudar nessa missão:
- O que é sistema em nuvem?
- O que é folha de pagamento em nuvem?
- O que diz a lei sobre folha de pagamento em nuvem?
- Como funciona a folha de pagamento em nuvem?
- Vantagens da folha de pagamento em nuvem
- Como aderir à folha de pagamento em nuvem?
Aproveite o conteúdo e tenha uma boa leitura.
O que é sistema em nuvem?
O sistema em nuvem é um modelo de computação em que os dados e softwares são armazenados em servidores remotos e acessados por meio da internet. Isso significa que, em vez de instalar o software ou armazenar os dados em um computador local, os usuários podem acessar essas informações de qualquer lugar, em qualquer aparelho que possua conexão à internet.
Os serviços em nuvem geralmente costumam possuir medidas de segurança robustas, como criptografia, backups com frequência e autenticação de usuários. Isso melhora a proteção de uma empresa contra ameaças cibernéticas, perdas ou danos em um hardware.
Esse tipo de serviço é pago conforme a utilização, ou seja, a empresa pode optar por um plano de acordo com suas necessidades, com mais espaço disponível ou ferramentas para uso. Assim, todos os funcionários autorizados podem ter acesso ao sistema, sem a necessidade da instalação de um software ou uso de uma máquina específica.
Como funciona?
Um sistema em nuvem funciona por meio de servidores online que armazenam e processam dados. Esses servidores são gerenciados por provedores de serviços em nuvem, que oferecem aos usuários acesso a esses recursos por meio da internet.
Ao acessar um sistema em nuvem, um usuário pode enviar ou receber dados e executar aplicativos de forma remota, sem precisar instalar nada localmente. Isso significa, na prática, que a partir do dispositivo do próprio funcionário, ele consegue acessar um sistema portando login e senha por meio do navegador ou do aplicativo de folha da empresa.
O provedor de serviços em nuvem fica responsável por gerenciar todos os aspectos da infraestrutura, incluindo segurança, manutenção e backup dos servidores e dos softwares, dispensando da responsabilidade da empresa contratante mais gastos com esses serviços.
O que é folha de pagamento em nuvem?
A folha de pagamento em nuvem é um software que permite que os funcionários de uma empresa acessem seus salários, jornada de trabalho e outros detalhes relacionados à folha de pagamento de qualquer lugar com acesso à Internet, utilizando um sistema hospedado na rede.
Esse sistema oferece aos empregadores uma ampla gama de recursos, como cálculo automático de impostos, gerenciamento de licenças, registro de ponto e muitas outras possibilidades, o que reduz o tempo gasto com atividades repetitivas e manuais.
Dessa forma, a partir dessa solução, tanto gestor como empregado possuem acesso a um sistema online que possibilita gerenciar e visualizar folhas de pagamento com maior praticidade e velocidade.
O que diz a lei sobre folha de pagamento em nuvem?
A lei brasileira permite que as empresas usem soluções de folha de pagamento em nuvem desde que estas estejam em conformidade com as leis trabalhistas e fiscais. Isso acontece porque, na verdade, não há nenhuma norma que impeça a utilização do sistema digital.
Isso é evidenciado quando se toma como pressuposto o uso do eSocial, que reitera a possibilidade de uso de um sistema de nuvem para holerite, conforme descrito em suas regras no Decreto 3.048/2014.
Contudo, é necessário que o sistema escolhido esteja segundo as normas e as regulamentações pertinentes, como as regras do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), a legislação tributária, o cumprimento das obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais, entre outras.
Como funciona a folha de pagamento em nuvem?
A folha de pagamento em nuvem funciona de forma simples e eficiente, otimizando a rotina das empresas. A tecnologia é capaz armazenar todos os dados dos funcionários em servidores remotos, possibilitando que os gestores acessem e gerenciem a folha de pagamento de qualquer dispositivo com acesso à rede.
Assim, a gestão insere informações pessoais, como cargos, salários e benefícios e, a partir disso, o sistema realiza o cálculo automático dos salários, descontos de impostos e demais contribuições, gerando de forma totalmente automatizada uma folha de pagamento completa.
Dessa maneira, tanto empregado como empregador conseguem otimizar a criação e o acesso à folha de pagamento, pois bastam alguns cliques para que seja possível acessar os documentos de forma digital e online.
Vantagens da folha de pagamento em nuvem
Agora que já ficou claro o que é a folha de pagamento e como é o seu funcionamento, é válido entender porque essa solução pode ser útil para o seu negócio. Afinal, é preciso que haja motivos suficientes para realizar essa mudança na forma como sua empresa faz o fechamento da folha hoje. Confira quais são os benefícios a seguir.
Segurança
Essa tecnologia garante a segurança, pois é composta por certas medidas para proteger as informações sensíveis dos funcionários, como criptografia de dados, controle de acessos, certificações de segurança — como a ISO 27001 — e backup de dados com frequência.
Otimização de processos
Os recursos presentes na folha de pagamento em nuvem possibilitam a otimização de processos obrigatórios no fechamento da folha.
É possível automatizar o processo de fechamento, excluindo a necessidade de realizar cálculos manuais sobre impostos e tributos. Além disso, o acesso remoto à ferramenta facilita o acesso por todos os funcionários e, por fim, ainda há uma redução no retrabalho, uma vez que o uso de um software diminui possíveis falhas humanas.
Para se ter uma ideia, segundo uma pesquisa da Deloitte realizada em 2021, 56% dos líderes de RH já mudaram seus métodos com o intuito de aproveitar mais as novas ferramentas digitais. Isso demonstra a percepção por parte da gestão de como essas tecnologias facilitam os processos.
Dados em tempo real
O sistema em nuvem possibilita a atualização de dados em tempo real para todos que o acessam; assim, a comunicação fica mais simples e ágil, e os usuários conseguem se manter atualizados com as informações mais recentes.
Dessa forma, assim que a gestão faz o envio da folha de pagamento para o sistema, no mesmo instante os colaboradores conseguem realizar o acesso para visualizar as informações.
Como aderir à folha de pagamento em nuvem?
Para aproveitar um sistema de folha de pagamento em nuvem com o máximo de efetividade, é preciso realizar um planejamento e uma avaliação dos servidores disponíveis no mercado.
Assim, em um primeiro momento, a empresa precisa avaliar suas necessidades, considerando quais são os recursos que ela precisa e o que pode facilitar a sua rotina. Depois, ela deve escolher um provedor seguro, com preferência àqueles que possuem certificações de segurança, como a ISO 27001, e garantam um bom suporte à empresa.
Outra boa dica na escolha do provedor é verificar se é possível fazer a integração com outros softwares, como o sistema de ponto online, o que vai possibilitar o compartilhamento de informações relacionadas ao registro de ponto, otimizando ainda mais os processos.
Depois da escolha do provedor, é o momento de migrar os dados da folha de pagamento da empresa para a nova solução em nuvem. Esse processo deve envolver a transferência de dados de planilhas eletrônicas ou sistemas antigos para esse novo sistema.
Por fim, é preciso elaborar treinamentos ou um guia explicativo sobre o uso da plataforma, para que os utilizadores consigam usufruí-la da melhor maneira. Para a empresa, cabe o monitoramento e o contato com o provedor para a solução de qualquer problema que possa surgir.
Conclusão
Em conclusão, ficou perceptível como a folha de pagamento em nuvem é uma solução eficiente e moderna para a gestão da folha de pagamento. Ao aderi-lá, as empresas se beneficiam de uma série de recursos e funcionalidades que otimizam a rotina dos profissionais responsáveis pela elaboração da folha.
Ao mesmo tempo, sabe-se que existem muitas opções disponíveis no mercado, e é preciso buscar aquelas que garantam segurança e suporte à empresa. Afinal, a ferramenta precisa trazer soluções para a rotina do negócio em vez de novos problemas.
Com uma implementação bem-sucedida da solução em nuvem, sua empresa poderá desfrutar de uma gestão de recursos humanos e folha de pagamento mais eficiente e eficaz.
Entendeu como funciona a folha de pagamento em nuvem? Se sim, então, compartilhe este artigo com seus colegas de trabalho.
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