A automatização dos processos de RH é essencial para empresas que buscam eliminar burocracias para se tornarem mais estratégicas e assertivas. Entre esses processos, a folha de pagamento automatizada se apresenta como uma das maiores facilidades na rotina empresarial.
A folha de pagamento automatizada agiliza o processo de gestão de dados da jornada de trabalho para que o fechamento da folha de pagamento seja mais eficiente e tenha menos erros.
Segundo um estudo da Gartner, 38% dos líderes automatizam processos da empresa para atingir o sucesso operacional. Além disso, 76% dos gestores de RH acreditam que empresas que não adotarem tecnologias nos próximos meses ficarão para trás em relação aos concorrentes.
Assim, para agilizar as rotinas burocráticas da empresa, como o fechamento da folha de pagamento, a automatização pode construir um setor de recursos humanos mais estratégico.
Este artigo abordará os seguintes tópicos sobre a folha de pagamento automatizada:
- O que é uma folha de pagamento automatizada?
- Como funciona a folha de pagamento automatizada?
- Quais os principais benefícios da automatização da folha de pagamento?
- Passos para implementar uma folha de pagamento automatizada na sua empresa
- Como um sistema de ponto digital pode ajudar na automação da folha de pagamento?
Tem interesse pelo tema e quer saber como construir uma rotina de fechamento automático da folha de pagamento? Continue a ler este artigo!
O que é uma folha de pagamento automatizada?
A folha de pagamento automatizada é um documento digital que reúne todas as informações e cálculos referentes ao salário do colaborador. Esse documento é alocado em um sistema online de ponto que facilita a gestão de dados por parte da empresa.
Essa solução tecnológica agiliza o processo de controle de jornada, registrando os dados de entrada, saída e horas extras e realizando cálculos de forma automática. Isso elimina as chances de cometer erros, graças à obtenção de informações precisas dos horários de trabalho do colaborador.
É importante ressaltar que todas as empresas que contam com mais de 20 colaboradores precisam, de forma obrigatória, registrar os horários de trabalho dos seus funcionários. Essa obrigatoriedade está prevista no art. 74 da CLT:
“Art. 74. O horário de trabalho será anotado em registro de empregados.
§ 2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso”.
Como funciona a folha de pagamento automatizada?
A folha de pagamento automatizada funciona a partir de um sistema de ponto online, responsável por armazenar os dados de jornada e fornecer informações em tempo real para os responsáveis pelo fechamento da folha de ponto, que se conecta com o sistema de folha de pagamento.
Todo o processo de fechamento da folha automatizada, iniciado a partir dos registros de jornada, passando por cálculos trabalhistas e tratamento de dados, é realizado no sistema online, permitindo que essa atividade seja mais transparente e ágil.
Processo de coleta de dados
O processo de coleta e cruzamento de dados da folha de pagamento automatizada é realizado automaticamente. Assim que o colaborador efetua o registro no sistema, os dados são armazenados no perfil dele, eliminando a burocracia de processá-los de modo manual.
O acesso aos dados também é realizado em tempo real para que qualquer coleta de informação seja feita rapidamente, seja para consulta, tratamento ou correção.
Cálculo automático de salários e benefícios
Na folha de pagamento automatizada, o próprio sistema, automaticamente, aplica as deduções e os benefícios em cima das horas trabalhadas e faz o cálculo final da folha, em conformidade com as leis trabalhistas e fiscais.
Esse processo também é facilitado com a automatização, pois seu sistema oferece regras flexíveis de cálculos, seguindo regras conforme o que foi apontado pelo gestor quanto à jornada cumprida pelo colaborador em questão.
Geração de relatórios
A folha de pagamento automatizada, inserida em um sistema de ponto online, gera importantes insights aos gestores a partir de relatórios relacionados à jornada do colaborador, como horas trabalhadas, benefícios e deduções.
Esses relatórios são fundamentais para guiar a empresa quanto a dados de faltas, atrasos e horas extras, dando um apoio para as tomadas de decisões relacionadas a reorganização de escalas, cortes de horas extras e novas contratações.
A analista de RH, psicóloga organizacional e recrutadora Lara Avelino destaca a importância dos relatórios para embasar as decisões do RH:
“A partir de relatórios, temos a possibilidade de trazer, aumentar e alimentar inúmeros indicadores que realmente nos ajudarão a tomar decisões mais assertivas e embasadas. Isso nos permite chegar, como RH, junto à diretoria e à gestão mais alta da empresa.”
Quais os principais benefícios da automatização da folha de pagamento?
A automatização da folha de pagamento é beneficial à empresa, uma vez que esta tem mais chances de fechar esse documento sem erros e de forma mais rápida, podendo eliminar uma das maiores burocracias na rotina empresarial.
Conheça, a seguir, as principais vantagens da automatização deste documento.
Eficiência e economia de tempo
A folha de ponto automatizada reduz o tempo e esforço necessários para a gestão de dados e o fechamento deste documento, uma vez que os cálculos são realizados automaticamente a partir do registro de horas trabalhadas pelo colaborador.
Com essa agilização do processo de organização e fechamento da folha, o setor de recursos humanos abre mão de uma tarefa extremamente complexa e burocrática e pode se dedicar a atividades mais estratégicas que agreguem valor à empresa.
Redução de erros
A automatização da folha contribui ainda para a empresa reduzir as chances de erros oriundos dos processos manuais, seja por equívocos no conhecimento da legislação trabalhista, previdenciária e tributária ou por cálculos errados.
Ser assertivo na gestão deste documento, a partir da automatização, proporciona maior segurança à empresa, eliminando as chances de sofrer processos trabalhistas ou pagar multas.
Transparência e acessibilidade
A folha de ponto automatizada permite que a gestão de jornada seja mais transparente, uma vez que o acesso aos dados está à disposição para consulta em tempo real, seja pela empresa ou pelo empregador.
Além disso, esse processo é mais acessível, já que os dados podem ser acessados a qualquer hora ou lugar, via web ou aplicativo.
Essa transparência traz maior segurança à relação trabalhista e protege a empresa, facilitando correções rápidas e evitando problemas trabalhistas. Afinal, o próprio colaborador tem acesso aos dados e pode sinalizar se houver algum equívoco nos seus registros.
Segurança dos dados
Os sistemas de ponto digital, que armazenam a folha de ponto automatizada, oferecem segurança dos dados para que o setor de recursos humanos atue com maior tranquilidade nos registros, no armazenamento e na gestão de dados. Assim, enviando os dados concretos para a folha de pagamento.
Essa segurança se dá principalmente em função das medidas antifraude que compõem esses sistemas, além de os dados estarem armazenados em nuvem e backups constantes serem realizados, evitando fraudes nos registros ou perda de documentos.
Passos para implementar uma folha de pagamento automatizada na sua empresa
Para implementar uma folha de pagamento automatizada, a empresa deve seguir alguns passos, que contribuirão para que ela aproveite todos os recursos e facilidades oferecidos por essa automatização.
Confira a seguir alguns passos para implementar esse tipo de documento corretamente.
Avaliação das necessidades da empresa
A primeira etapa para implementar uma folha de pagamento automatizada é avaliar as necessidades da empresa.
Neste momento é importante:
- Avaliar a quantidade de funcionários;
- Analisar a lei e o que precisa ser cumprido na legislação trabalhista;
- Verificar a complexidade dos cálculos;
- Calcular o tempo gasto com essa rotina.
Essa análise irá gerar importantes insights para que a folha de pagamento automatizada cumpra sua função e agilize os processos relacionados à gestão de dados de jornada e ao fechamento da folha.
Escolha da plataforma de automação
A escolha da plataforma de automação faz toda a diferença para a empresa conseguir atender às suas necessidades e ter um controle gerencial em tempo real dos dados de jornada para o fechamento correto e agilizado da folha de pagamento.
É importante avaliar os recursos na plataforma — formas de registro, acessos, geração de planilhas, cálculos automáticos, compatibilidade com sistemas de folha e suporte — para que, assim, a gestão da folha de pagamento se torne mais estratégica e assertiva.
Planejamento e implementação
Após a escolha da plataforma ideal, a empresa deve partir para o planejamento e a implementação da ferramenta. Essa fase deve contar com um cronograma de instalação e configuração, assim como a data para início do uso desse recurso.
É importante neste ponto inserir também os períodos necessários para treinamento dos funcionários que farão o uso da plataforma, maximizando os benefícios da utilização deste novo sistema de folha de pagamento.
Monitoramento e ajustes
Por fim, é essencial fazer o monitoramento dos resultados da implementação da folha de pagamento automatizada. Essa avaliação pode considerar a economia de tempo após a implementação e a quantidade de erros nos processos a partir da automatização.
É fundamental que, dentro deste monitoramento, os gestores façam os ajustes necessários ao longo do tempo para que a folha de ponto automatizada seja funcional e conte com melhorias contínuas visando suprir as necessidades da empresa em torno desta rotina.
Como um sistema de ponto digital pode ajudar na automação da folha de pagamento?
O sistema de ponto digital é uma importante ferramenta para empresas que buscam automatizar a folha de pagamento, já que ele armazena todos os dados de registro da jornada, informações obrigatórias para a folha ser fechada corretamente.
Neste cenário, a Pontotel é uma plataforma de gestão de jornada que permite o acesso aos dados de jornada em tempo real.
Nossa plataforma possui tecnologia de ponta para que os RHs eliminem burocracias e façam uma gestão mais humana e estratégica. Sendo possível de integrar com diversos e diferentes sistemas de folha de pagamento, tornando o processo mais centralizado e ágil.
A Pontotel oferece um sistema que centraliza as informações em uma mesma plataforma e conta com medidas antifraudes que garantem a autenticidade das marcações de ponto, evitando possíveis erros no levantamento de dados para o fechamento da folha.
Além disso, garante segurança jurídica por estar 100% conforme as regras da CLT, da Portaria 671 e da LGPD.
Nosso sistema ainda permite a geração de mais de 30 tipos de relatórios para que os gestores tenham uma visão completa da jornada do colaborador e sejam mais assertivos neste processo. No sistema da Pontotel, os cálculos, ajustes e fechamentos das folhas de ponto são realizados automaticamente, de maneira simplificada, sem que haja retrabalho.
Quer saber mais sobre nossa plataforma? Entre em contato com um dos especialistas da Pontotel e solicite uma demonstração!
Conclusão
A folha de ponto automatizada agiliza o processo de fechamento da folha de pagamento e facilita a rotina dos gestores para que eles possam se dedicar a tarefas mais estratégicas e menos burocráticas.
Com a folha de ponto automatizada, o acesso aos dados de jornada se dá em tempo real para que as tomadas de decisões sejam mais assertivas. Além disso, essa ferramenta garante mais transparência na relação trabalhista.
A automatização oferece ainda maior segurança jurídica, já que dados são armazenados de forma digital e medidas antifraude garantem que os dados de jornada sejam precisos.
Contudo, é importante avaliar alguns fatores para a implementação correta da folha de pagamento automatizada na empresa, como as necessidades da organização, a escolha da plataforma, integração com seu sistema de ponto e o planejamento de implementação.
Ao fim deste conteúdo, foi apresentada a plataforma Pontotel, melhor sistema de folha de ponto automatizado para uma rotina mais simplificada, segura e transparente do RH, aliando tecnologia a uma gestão humanizada, que integra com os melhores sistemas de folha de pagamento do mercado.
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