Diversas empresas passam por problemas na execução de suas atividades devido à falta de processos claros e à má definição das etapas de cada tarefa. E o fluxograma de processo se mostra como uma ferramenta que pode transformar e melhorar a forma de condução dessas operações de qualquer empresa.
Essa ferramenta se trata de uma representação visual que mapeia todas as etapas envolvidas em um processo. Ela fornece uma visão clara e detalhada de como as tarefas são executadas, identificando possíveis gargalos, áreas de melhoria e oportunidades de otimização, sendo, portanto, de extrema utilidade para a gestão das organizações.
Todo negócio que quer melhorar seus processos e diminuir a recorrência de erros, deve entender como funciona o fluxograma de processo e como aplicá-lo de forma efetiva. Por isso, neste artigo, serão apresentados os assuntos essenciais para aprender tudo sobre essa ferramenta. Confira os tópicos que serão abordados:
- O que é um fluxograma de processo?
- Quais são as principais funções de um fluxograma de processo?
- Quais são os principais tipos de fluxograma de processo?
- Como criar um bom fluxograma de processo?
- Quais são os benefícios de usar um fluxograma de processo?
- Como usar um fluxograma de processo para melhorar a gestão de RH?
Tenha uma boa leitura!
O que é um fluxograma de processo?
O fluxograma de processo é uma ferramenta criada pelo casal de engenheiros estadunidenses Frank e Lillian Gilbreth, que consiste em uma representação visual de todas as etapas envolvidas em um processo, desde sua parte inicial até o seu fim.
A ferramenta é composta por elementos visuais que possibilitam que qualquer pessoa que visualize o fluxograma entenda com clareza o que representa cada etapa e qual a sequência correta. Por isso, é comum a presença de setas e outros símbolos padrões nesse processo.
O recurso é adotado no meio corporativo por ser uma ótima ferramenta de documentação e padronização de processos, além de ser didático e possibilitar que a empresa observe a existência de falhas processuais e oportunidades de melhoria.
Além disso, o fluxograma de processo é amplamente usado como um guia para as equipes durante o repasse de demandas.
Quais são as principais funções de um fluxograma de processo?
Um fluxograma de processo pode ser de extrema valia para empresas e funciona para qualquer tipo de processo, desde os mais simples até os mais complexos. Ele garante mais qualidade e eficácia na execução das tarefas necessárias.
Veja a seguir as principais funções dessa ferramenta:
Organização e visualização de processos complexos
É comum que alguns processos possuam elevada complexidade. Muitas vezes, são utilizados documentos extensos e materiais pouco didáticos para explicar tais atividades, mas, com o fluxograma, a visualização se torna mais fácil e organizada, poupando tempo e melhorando a compreensão.
Identificação de ineficiências
A representação visual de um processo ajuda a analisar as etapas dele, facilitando a detecção de restrições, redundâncias, complexidades desnecessárias, falhas de comunicação ou fuga do procedimento ideal.
Assim, quando comparado aos métodos tradicionais, o fluxograma de processos se torna uma forma mais fácil de identificação de ineficiências.
Controle de qualidade
Os fluxogramas são ferramentas importantes para a gestão da qualidade porque padronizam processos, destacam pontos de controle e identificam possíveis falhas. Além disso, servem como um guia para treinamento de funcionários e documentação de auditoria de qualidade, garantindo a conformidade com regulamentos e padrões do setor.
Dessa forma, graças a essas ações, é possível monitorar sistematicamente a qualidade das atividades, identificar problemas antecipadamente e implementar melhorias.
Quais são os principais tipos de fluxograma de processo?
Existem diversos tipos de fluxograma de processo, mas os principais são o fluxograma de processo básico ou linear e o fluxograma de processo funcional. Ambos conseguem ser suficientes para atender os mais diversos processos e serão explicados com mais detalhes a seguir:
Fluxograma de processo básico ou linear
O fluxograma de processo linear é uma representação visual simples que mapeia a ordem sequencial e contínua das etapas de um processo.
Também conhecido como fluxograma básico, esse tipo utiliza blocos para representar as tarefas sem incluir decisões complexas.
Essa abordagem é especialmente útil para processos diretos, por não envolver bifurcações ou escolhas alternativas. O fluxograma de processo linear simplifica a compreensão do fluxo de trabalho e é mais útil para documentar procedimentos lineares e simples.
Fluxograma de processo funcional
O fluxograma de processo funcional possui formato mais complexo do que o fluxograma básico, para justamente atender demandas de processos maiores, que englobam diferentes setores, mas possuem um único objetivo final.
Então, suponha que um processo se inicia em um setor e finaliza em outro. No fluxograma de processo funcional, essa divisão fica evidente, mas o documento continua sendo um só, para haver um entendimento global de todos os envolvidos no processo.
Como criar um bom fluxograma de processo?
A eficácia de um fluxograma depende da habilidade do criador em empregar as ferramentas e os métodos apropriados. Um fluxograma mal elaborado pode, na verdade, prejudicar os processos em vez de melhorá-los, gerando problemas em vez de soluções.
Por isso, para criar um bom fluxograma de processo, é essencial definir claramente o objetivo do fluxograma e qual processo deve ser registrado. Isso ajuda a delimitar o escopo do trabalho e manter o foco nas informações mais importantes.
Ainda, antes de iniciar a criação do fluxograma, é preciso identificar todas as pessoas e os departamentos envolvidos no processo, além das atividades necessárias. Caso a empresa já tenha um documento escrito, essa tarefa fica mais fácil, pois o trabalho será apenas o de converter essas informações em representações visuais.
Com esses dados, é o momento de iniciar a criação do fluxograma. Ele deve começar e seguir uma sequência lógica, adotando elementos e símbolos de conhecimento geral, como setas e caixas de texto.
Além disso, é preciso adotar padrões de significado para cada um dos elementos. Por exemplo, as informações presentes em um losango não devem ter a mesma relevância das informações presentes em um quadrado, pois podem ocasionar uma confusão na interpretação.
Assim, é possível criar um fluxograma de qualidade. Também pode-se utilizar softwares especializados e manter o fluxograma em constante melhoria para tornar os processos cada vez melhores.
Quais são os benefícios de usar um fluxograma de processo?
Após entender como funciona um fluxograma e como fazê-lo, é hora de conhecer os benefícios que fazem essa ferramenta ser tão usada no setor corporativo. Veja com detalhes a seguir!
Melhoria na eficiência operacional
O ato de mapear cada etapa de um determinado processo pode revelar oportunidades de melhoria, redução de erros e diminuição do tempo gasto em cada etapa. Ao criar um fluxograma, pode-se acelerar um processo, eliminando etapas redundantes e melhorando significativamente a eficiência operacional.
Comunicação eficaz de processos
Um fluxograma de processo também pode ser considerado uma ferramenta de comunicação. Por ser mais didático e visual, pode se mostrar mais eficaz que métodos tradicionais, como longos textos.
Conforme a pirâmide de aprendizagem de William Glasser, o ser humano assimila aproximadamente 10% do que lê, 20% do que ouve e 30% do que observa. Por isso, o fluxograma é uma boa forma de comunicar, pois sua representação visual ajuda a melhorar a compreensão.
Maior chance de identificação de erros e oportunidades de melhoria
O fluxograma traz mais facilidade para notar a ocorrência de erros e entender onde melhorar. Isso acontece porque a clareza das atividades em cada etapa do processo permite encontrar com mais rapidez onde está acontecendo um problema e, assim, buscar soluções e melhorias para ele.
Como usar um fluxograma de processo para melhorar a gestão de RH?
O setor de Recursos Humanos de uma empresa é responsável por desenvolver e executar diversas atividades que exigem uma série de etapas a serem cumpridas. Para facilitar a rotina desse setor, é possível criar um fluxograma para vários processos, como:
- Recrutamento e seleção;
- Onboarding;
- Avaliação de desempenho;
- Treinamento e desenvolvimento;
- Demissão;
- Comunicação interna;
- Planejamento de sucessão.
Esses são apenas alguns exemplos de como um fluxograma pode ser usado pelo setor de RH, no entanto, qualquer atividade que exija o cumprimento de uma lista de processos pode contar com o fluxograma como suporte.
Dessa forma, o documento pode servir tanto para o RH, como para os demais funcionários, que podem se beneficiar dos documentos criados pelo setor para explicar como funcionam os processos na empresa.
Conclusão
Neste conteúdo, foi possível observar como novos métodos sempre podem ser positivos para melhorar os processos de uma empresa. Ter uma gestão atenta às novidades corporativas possibilita que a empresa consiga inovar e ter uma melhora contínua.
Logo, ficou claro que o fluxograma de processo é uma ferramenta poderosa para a organização dos processos de uma empresa e que, se adotado corretamente, ele pode ser extremamente benéfico para todos os setores.
Com as dicas apresentadas neste texto, será possível ter mais clareza ao criar um fluxograma de processo, além de preparar o RH para adotar essa nova metodologia em sua rotina.
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