O recolhimento do FGTS é um dos processos mais burocráticos nos departamentos pessoais. Porém, em maio de 2022, o Ministério do Trabalho e Previdência Social (MTPS) divulgou um novo sistema, o FGTS digital, que tem por objetivo desburocratizar essa rotina.
O FGTS digital, que atualmente está em desenvolvimento, fará parte de um sistema integrado, que poderá ser acessado via portal ou aplicativo, e que oferecerá às empresas e aos empregados uma nova forma para gestão e consulta do recolhimento do FGTS.
A principal proposta do Governo é apoiar as empresas para que essa obrigação quanto ao repasse mensal do FGTS se torne mais prática e transparente. Aliás, essa plataforma se utilizará do banco de dados disponível no eSocial.
Com ele, será permitido que a empresa emita guias do FGTS mais rapidamente, consulte extratos, dívidas e muito mais. Mas, na prática, quais outras vantagens e facilidades que o FGTS digital 2022 irá trazer às empresas e aos colaboradores?
Neste artigo, você verá:
- O que é o FGTS Digital?
- Como é o FGTS digital?
- Quais os serviços disponíveis no FGTS digital?
- Vantagens do FGTS digital para o RH e o DP
- Principais facilidades do FGTS digital
Interessou-se pelo assunto e quer conferir todos os detalhes desse novo sistema, que promete contribuir para que as empresas se tornem menos burocráticas e mais estratégicas no recolhimento do FGTS? Então, boa leitura!
O que é o FGTS Digital?
O FGTS digital é uma funcionalidade que está sendo desenvolvida pelo Governo e que tem como principal objetivo servir como um recurso que desburocratiza o recolhimento desse fundo.
O Ministério do Trabalho e Previdência — MTP lançou, em maio de 2022, o portal do FGTS digital com informações sobre esse novo sistema, trazendo detalhes sobre suas funcionalidades, facilidades, dicas de acesso e muito mais.
O que é o FGTS?
O FGTS é a abreviação de Fundo de Garantia do Tempo de Serviço. É um direito do colaborador e um recolhimento obrigatório por parte das empresas.
Todos os meses, empresas que possuem o regime celetista devem depositar um valor em uma conta de seus empregados na Caixa Econômica Federal.
O FGTS serve como um fundo emergencial para que o colaborador tenha um valor guardado caso seja demitido sem justa causa, aposente-se, tenha uma doença grave, necessite de um apoio para comprar um imóvel, etc.
De acordo com o Artigo 452-A da CLT, a empresa deve recolher mensalmente o FGTS dos empregados:
“§ 8o O empregador efetuará o recolhimento da contribuição previdenciária e o depósito do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço, na forma da lei, com base nos valores pagos no período mensal e fornecerá ao empregado comprovante do cumprimento dessas obrigações.”
Como funciona o FGTS digital na prática?
Na prática, o FGTS digital será formado por um conjunto de sistemas integrados que reunirá diversos serviços tanto para o empregador como para o empregado. Por meio do FGTS digital, será possível acompanhar de perto todas as contribuições de forma prática e ágil.
Essa plataforma estará alinhada com a base de dados do eSocial, o que significa que a empresa poderá realizar o recolhimento do FGTS mais rapidamente, sem as burocracias prévias que esse processo traz à organização.
Para que serve?
O FGTS digital terá uma série de funções, que irão proporcionar à empresa maior rapidez na consulta de dados e principalmente no alinhamento e cumprimento das regras trabalhistas vigentes.
Ele servirá tanto para o empregador consultar seu FGTS e extratos de pagamento como para a empresa verificar o que está pendente e emitir guias de pagamento. Assim, ele terá um papel importante na simplificação da gestão de recolhimento do FGTS.
Como é o FGTS digital?
O FGTS digital será um gerenciador, via sistemas integrados, de todo o processo de recolhimento do FGTS. É um serviço virtual, em desenvolvimento, para que as empresas possam acessar diversas informações trabalhistas e previdenciárias dos colaboradores.
Como acessar o FGTS digital?
É importante lembrar que o FGTS digital ainda está em desenvolvimento, quando estiver disponível para uso, a empresa poderá acessá-lo de duas formas: site ou via aplicativo FGTS.
Ambos oferecerão os recursos necessários para que a empresa usufrua as facilidades do processo de arrecadação em torno do FGTS.
FGTS site
Para ter acesso ao FGTS digital pelo site, a empresa precisará possuir cadastro no portal do Governo. O acesso poderá ser realizado por meio de senha ou via certificado digital.
Para acessar FGTS via senha será necessário que o usuário possua o nível ouro ou prata no site. Isso significa ter um selo de certificado digital de pessoal física, selo de validação facial, selo internet banking, entre outros. Os detalhes estão descritos no portal do Governo.
Já o acesso realizado via certificado digital deverá ser vinculado ao CNPJ da empresa. Os certificados aceitos são, de acordo com o Governo, os seguintes:
- “Certificado A1 – assinatura fica armazenada no próprio computador do usuário.
- Certificado A3 – são armazenados em mídias portáteis, como tokens USB ou cartões com chip.
- Certificado em Nuvem – dispensa o uso de dispositivos físicos, pois fica armazenado diretamente no servidor de algum prestador deste serviço, com acesso via internet”
Aplicativo FGTS
Outra forma de acesso ao FGTS digital que será permitida é via aplicativo exclusivo relacionado ao tributo.
A ideia nesse caso é desburocratizar ainda mais o processo de pagamento do FGTS, permitindo que o gestor da área responsável acesse a plataforma a qualquer hora, em qualquer lugar ou por meio de qualquer equipamento eletrônico disponível, como tablets e celulares.
Quem pode acessar?
O FGTS digital poderá ser acessado tanto por empregados como por empregadores. Como dito anteriormente, o acesso poderá ser feito via usuário e senha, para quem tem CPF, ou via certificado digital, para acesso com CNPJ.
Quais os serviços disponíveis no FGTS digital?
O FGTS digital está sendo desenvolvido pelo MTPS com o intuito de facilitar um processo extremamente burocrático na rotina empresarial, relacionado ao recolhimento do FGTS, dando inclusive maior controle na gestão de pagamento e dívidas.
Com a implementação desse sistema, tanto o empregado como o empregador terão uma série de serviços disponíveis. Para o empregador, será possível emitir e personalizar boletos, consultas, dívidas, realizar parcelamentos, solicitar reembolsos e outros.
Para o empregado, será possível consultar o extrato do FGTS, que contém informações sobre os depósitos, além de verificar atrasos, dívidas e a base de cálculo dessa contribuição.
Vantagens do FGTS digital para o RH e o DP
O FGTS digital, devido principalmente ao seu intuito de desburocratizar o processo de recolhimento do FGTS, oferecerá ao RH e ao DP uma série de vantagens para que esses setores se tornem mais estratégicos e menos burocráticos na rotina empresarial.
Entre os principais benefícios que as empresas poderão contar a partir do FGTS digital, destacam-se os seguintes pontos:
Diminuição da burocracia
Essa é, com certeza, uma das principais vantagens que o FGTS digital terá: a diminuição da burocracia no processo de recolhimento do fundo do trabalhador. Isso porque o acesso se tornará mais fácil nesse novo sistema, trazendo resoluções mais rápidas.
Maior transparência no recolhimento do FGTS
A transparência também é um grande benefício do FGTS digital, visto que nessa plataforma tanto o empregador como o empregado poderão ter acesso a extrato de pagamento, débitos e outros detalhes referentes ao FGTS.
Integração entre os sistemas
O FGTS digital também permitirá uma integração entre sistemas e informações, facilitando a gestão e o controle do RH e do DP nessa arrecadação. Entre os sistemas integrados estão, por exemplo, o eSocial e suas informações, favorecendo o acesso aos dados.
Automatização do processo
Com a possibilidade de acesso ao FGTS digital, a empresa conseguirá automatizar procedimentos que fazem parte de um processo que muitas vezes é extremamente burocrático na empresa.
Por meio da automatização de uma série de etapas operacionais ligadas ao recolhimento do FGTS, as chances de erros de gestão e de pagamento são reduzidas, e os processos se tornarão mais simples e ágeis.
Segurança no armazenamento de dados
Com a automatização via FGTS digital, o armazenamento de dados se tornará mais seguro, uma vez que o sistema online passa sempre por backups automáticos, evitando a perda de informações.
Além disso, outro ponto que aumentará a segurança é o fato de o acesso ser feito por senha ou certificado digital.
Confiabilidade de informações
O FGTS digital também trará à empresa e aos próprios colaboradores maior confiabilidade no processamento das informações, já que todos os acessos exigem da empresa e do empregado um usuário e senha ou certificado digital para o acesso.
Isso reduzirá as chances de que haja fraudes de pagamento ou vazamento de dados, sem contar que dificultará que o sistema seja invadido por hackers.
Melhoria na comunicação
Com um sistema de fácil acesso às informações, via site ou aplicativo, a comunicação entre empregador e empregado relacionada aos dados do FGTS será facilitada, tornando-se mais transparente e de fácil entendimento para ambos os lados.
Facilitação das decisões estratégicas
Com um acesso de dados em tempo real, por meio do FGTS digital, a empresa poderá se tornar mais estratégica nas tomadas de decisão sobre a gestão e a remuneração do FGTS.
Isso ocorre pois, a qualquer momento, a empresa conseguirá acessar os dados dos colaboradores e consultar erros, atrasos de pagamento e informações armazenadas, podendo sanar problemas rapidamente.
Diminuição dos gastos operacionais
As empresas também têm a vantagem de poder reduzir os gastos operacionais quando puderem utilizar o FGTS digital.
Isso porque todas as etapas oriundas do recolhimento do FGTS serão feitas diretamente na plataforma, sem que a empresa precise ter outros custos adicionais com a operação de gestão dessa rotina.
Pagamento por PIX
Outra novidade e ao mesmo tempo vantagem que o FGTS digital trará às empresas está na forma de pagamento. A partir desse novo sistema, as empresas poderão agilizar o pagamento do FGTS via PIX.
Ou seja, a empresa conseguirá, no FGTS digital, agilizar o processo de pagamento e a resolução de dívidas, com um modelo de pagamento mais ágil e fácil.
Principais facilidades do FGTS digital
Além dos benefícios citados acima, o FGTS digital oferecerá diversas facilidades para a rotina empresarial, que podem agilizar e tornar mais prático o processo de consulta e gestão de recolhimento do FGTS.
Confira o que a empresa conseguirá fazer com o FGTS digital:
- Emitir guias de pagamento do FGTS personalizadas e rápidas;
- Consultar extratos referentes a pagamentos efetuados;
- Individualizar extratos de pagamento;
- Verificar se existem débitos em andamento;
- Realizar o pagamento de multas indenizatórias.
Como se adequar ao FGTS digital?
Sabendo agora das diversas vantagens e facilidades que o FGTS digital irá trazer, é muito importante que a empresa esteja preparada para o momento em que essa plataforma estiver disponível.
O primeiro passo é conhecer o sistema, por meio da página do Governo dedicada ao assunto. Além disso, os profissionais devem estar atentos aos prazos de lançamento, que em breve serão divulgados, assim como as possibilidades de testes.
Antes mesmo dessa possibilidade de uso, a empresa já pode organizar uma formação ou treinamento sobre o FGTS digital e o funcionamento do sistema, para que, assim, todos estejam preparados para operá-lo.
Conclusão
Com a necessidade cada vez maior de que o departamento pessoal se torne um setor estratégico na empresa, novas possibilidades são inseridas na rotina empresarial constantemente, para eliminar burocracias que costumam tomar muito tempo desse setor.
Nesse artigo, você viu um novo sistema, que deve ser lançado em breve pelo Governo, que tem como principal objetivo eliminar alguns dos processos burocráticos da empresa, que são o recolhimento e a gestão de pagamento do FGTS.
Por meio do FGTS digital, diversas etapas serão automatizadas, e consequentemente se tornarão mais simples, tanto para os colaboradores como para as empresas.
Isso permitirá maior facilidade para consulta de extratos, emissão de boletos, parcelamento de dívidas e muito mais. Assim, será possível deixar a relação trabalhista mais transparente em relação ao recolhimento do FGTS.
Entendeu como funciona o FGTS digital e de que forma ele pode facilitar essa rotina trabalhista? Se quiser conferir mais detalhes sobre as rotinas trabalhistas e sobre como deixar seu RH mais estratégico, acesse o blog Pontotel e leia mais artigos como esse.
