O RH é visto por muitos como um dos setores mais burocráticos da empresa; porém, hoje, essa não é mais a realidade. O setor, atualmente, é parte integrante das áreas estratégicas das empresas. Essa mudança se deve à adoção de ferramentas para otimizar a rotina do RH.
Essas ferramentas servem como um apoio para que este setor elimine tarefas burocráticas, automatizando-as, para atuar estrategicamente, com atividades voltadas à gestão de pessoas e ao engajamento profissional.
Conforme a pesquisa “Líderes de negócios e perspectivas para 2024“, mais de 33% das empresas brasileiras reservaram uma parte do orçamento para investir em ferramentas de gestão no último ano.
Diante da necessidade de agilizar as tomadas de decisões no setor de recursos humanos, este artigo vai tratar dos seguintes tópicos relacionados à adoção de ferramentas para otimizar a rotina do RH:
- O que é uma ferramenta para RH?
- Principais vantagens
- Quais são as melhores tecnologias disponíveis para otimizar a rotina do RH?
- O ChatGPT pode ser considerado uma ferramenta de RH?
- Qual é a melhor ferramenta de RH?
Boa leitura!
O que é uma ferramenta para RH?
Ferramenta para RH é qualquer recurso que possa contribuir para que a gestão de pessoas se torne mais ágil e assertiva. Com ela, o setor pode eliminar tarefas burocráticas, automatizando muitas delas para minimizar erros e otimizar os processos.
Entre as ferramentas estão softwares, aplicativos, sistemas ou plataformas digitais. Cada ferramenta pode ajudar em atividades como recrutamento, treinamento, gestão de desempenho, entre outras.
Para que servem as ferramentas de RH?
As ferramentas de RH servem principalmente para facilitar e tornar mais eficientes os processos que fazem parte da rotina do setor de recursos humanos. O objetivo é que, com elas, o setor se torne mais estratégico e foque em tarefas que agreguem valor à empresa.
Ao utilizá-las , o departamento tem mais recursos e dados para tomar decisões de maneira mais estratégica. Assim, elas podem corrigir erros rapidamente, economizar tempo na execução de tarefas burocráticas e planejar as ações com maior precisão.
A analista de RH, psicóloga organizacional e recrutadora Lara Avelino destaca a importância dos dados para que os recursos humanos sejam cada vez mais estratégicos:
“Hoje, falamos de dados em geral, em todas as áreas. Nós do RH precisamos de números, precisamos de dados, precisamos de informação. Não dá para pensar em ser RH sem esses três. Então, esses três pontos são certamente essenciais. E o RH está se tornando cada vez mais estratégico”
Principais vantagens
As ferramentas de RH podem trazer diversos benefícios à rotina empresarial, garantindo a eficiência operacional em atividades que costumam burocratizar o setor. Investindo em ferramentas tecnológicas tudo se torna mais rápido, organizado e estratégico.
Entre os principais benefícios das ferramentas para otimizar a rotina do RH estão:
- Automação de processos, eliminando tarefas manuais;
- Centralização de informações, armazenadas em um único sistema;
- Recrutamento eficiente, facilitando a triagem e a escolha de candidatos;
- Avaliação de desempenho, avaliando lacunas e possível margem de evolução de talentos;
- Conformidade com leis trabalhistas, garantindo que os processos estejam alinhados à CLT.
Quais são as atividades do RH que podem ser beneficiadas com o uso desses recursos?
As ferramentas para otimizar a rotina do RH podem agilizar uma série de atividades do setor, tornando o departamento e as equipes mais eficientes. Confira, a seguir, algumas das tarefas importantes do RH que podem ser beneficiadas com o uso de ferramentas tecnológicas.
- Recrutamento e seleção: processos de seleção e triagem de currículos automatizados, indicando para a empresa perfis profissionais que se enquadram nas necessidades da organização;
- Treinamento e desenvolvimento: organizar formações online, com acesso a qualquer hora e lugar por parte dos colaboradores, tornando acessível o desenvolvimento contínuo;
- Gestão de desempenho: avaliar e mensurar a gestão de desempenho dos funcionários, permitindo avaliações frequentes e com relatórios que possuem dados concretos dos resultados. Tudo isso baseado em sistemas de feedback 360º, softwares de KPIs, etc.;
- Gestão de jornada: automatização dessa rotina pode garantir que o controle de ponto, do registro ao tratamento de dados, seja efetivo e livre de erros, devido à autenticidade das marcações. Além disso, uma ferramenta de gestão de jornada garante o acesso a dados em tempo real, para tomadas de decisões estratégicas quanto a banco de horas e horas extras.
Quais são as melhores tecnologias disponíveis para otimizar a rotina do RH?
Para encontrar as melhores ferramentas para otimizar as rotinas do RH, é necessário mapear as principais atividades para o departamento.
Com isso em mente, é possível encontrar ferramentas que facilitem a execução dos processos, automatizando aqueles que são mais burocráticos e potencializando aqueles que são mais estratégicos, como atividades relacionadas ao recrutamento e à gestão de pessoas.
Conheça algumas das melhores ferramentas para otimizar a rotina do RH:
- Sistema de controle de ponto online;
- Plataformas de IA (Inteligência Artificial);
- CRM (Customer Relationship Management);
- Soluções de treinamento e e-learning;
- Plataformas de recrutamento;
- Chatbots;
- Big data;
- ChatGPT.
Usar ferramentas tecnológicas torna o RH um setor digital?
Sim! Ao utilizar ferramentas tecnológicas, o RH automatiza muitos dos seus processos e pode ser considerado um setor digital, já que usa a tecnologia para otimizar sua rotina e agilizar suas operações.
Sendo um setor digital, o RH tem acesso a informações da gestão de pessoas em tempo real, agilizando a tomada de decisões e até mesmo implementando ferramentas digitais que podem melhorar a experiência dos colaboradores.
Ferramentas de DP também servem para o RH?
Sim! As tecnologias de departamento pessoal (DP) funcionam em conjunto, sendo complementares às ferramentas para otimizar a rotina do RH.
Muitos dos dados administrativos gerados pelas ferramentas do DP — dados de registro de jornada, encargos trabalhistas, admissões, rescisões — são posteriormente utilizados pelo RH para melhorar a gestão de pessoas.
Na transformação digital, muitos dos sistemas funcionam de forma integrada, contribuindo para que tudo o que é gerado seja aproveitado em ambos os setores, RH e DP.
Essa integração entre as áreas via ferramentas contribui para que as decisões da empresa sejam mais coesas e assertivas.
O ChatGPT pode ser considerado uma ferramenta de RH?
Sim, o ChatGPT pode ser uma ferramenta útil e complementar a outros sistemas que fazem parte do setor. Ao utilizá-lo, de maneira estratégica, a empresa pode estruturar entrevistas, e outras atividades .
Com o ChatGPT, a empresa pode elaborar descrições de vagas rapidamente, criar documentos de política interna, desenvolver materiais e manuais educativos.
Ou seja, o ChatGPT funciona como um assistente virtual dos gestores do setor, podendo ser uma das ferramentas para otimizar a rotina do RH.
Quais são as melhores práticas para selecionar e usar ferramentas na gestão de pessoas?
Antes de utilizar ferramentas de RH na rotina empresarial, é imprescindível que os gestores avaliem as melhores práticas de mercado para garantir o uso de todos os recursos que uma nova implementação pode oferecer.
Em primeiro lugar, a empresa deve avaliar suas necessidades, mapeando todas as atividades oriundas desse setor, identificando possíveis gargalos e desafios, e destacando quais tarefas precisam ser automatizadas.
Fazer uma pesquisa de mercado, avaliando as funcionalidades de ferramentas, recursos, suporte e integração com outros sistemas, também pode fazer a diferença para a implementação de ferramentas para otimizar a rotina do RH.
A capacitação dos funcionários, para utilizar corretamente as ferramentas de RH que farão parte de sua rotina, é outra prática importante. Por isso, a empresa deve oferecer treinamentos e capacitações contínuas sobre as ferramentas implementadas.
Por fim, a organização deve sempre mensurar os resultados, avaliando o que está dando certo e verificando quais ferramentas têm contribuído para que o setor seja mais assertivo e estratégico.
Como implementar o uso dessas tecnologias?
Implementar ferramentas tecnológicas no RH exige inicialmente planejamento por parte dos gestores. Afinal, o processo de implementação precisa ser bem estruturado para que as ferramentas de fato atendam as necessidades da organização.
Para alcançar uma implementação eficiente, a empresa deve:
- Planejar a implementação das novas ferramentas;
- Envolver os gestores e stakeholders;
- Organizar uma comunicação clara e transparente;
- Customizar a ferramenta de acordo com as suas necessidades;
- Capacitar os gestores e funcionários para o uso correto das ferramentas;
- Realizar testes e mensurar os resultados.
Como estimular o uso das ferramentas disponibilizadas pela empresa?
Para estimular o uso das ferramentas de RH, é fundamental que a empresa trabalhe com alguns pilares: treinamento, comunicação e incentivos contínuos. As lideranças precisam estar devidamente comprometidas com o processo de implementação.
Afinal, são os líderes que irão influenciar e engajar os colaboradores na revolução tecnológica. Por isso, a comunicação sobre as vantagens da mudança e da automatização precisam ser claras e objetivas, mostrando os benefícios das ferramentas.
Neste processo de mudança, o líder será o exemplo para as equipes, utilizando regularmente as ferramentas e incentivando o uso destas. Levantar feedbacks dos colaboradores também pode ser uma fórmula de estímulo para construir boas experiências.
Portanto, o líder não deve impor o uso das ferramentas para otimizar a rotina do RH, mas inseri-las como soluções práticas que irão contribuir com a evolução de todos os envolvidos.
Qual é a melhor ferramenta de RH?
A melhor ferramenta de RH é aquela que oferece recursos para que o setor de recursos humanos se torne mais ágil, estratégico e assertivo, atendendo às principais necessidades da empresa.
A Pontotel, por exemplo, possui a melhor plataforma de RH para o controle de jornada, contando com uma tecnologia avançada , desenvolvida para uma gestão humanizada. As ferramentas para otimizar a rotina do RH da Pontotel funcionam online e facilitam o dia a dia dos gestores, dos colaboradores e do setor de recursos humanos.
Nosso sistema centraliza os dados e organiza as informações, do registro de ponto à análise de dados, em uma mesma plataforma. Com isso, as rotinas do RH se tornam mais produtivas e as relações de trabalho, mais transparentes e tranquilas.
Como a ferramenta de ponto da Pontotel otimiza a rotina do RH?
A ferramenta de ponto da Pontotel pode simplificar a gestão de jornada da sua empresa, com uma plataforma que funciona em nuvem e tem acesso a dados em tempo real, agilizando a tomada de decisões.
O sistema da Pontotel foi desenvolvido para facilitar o dia a dia do RH, desde o registro de jornada ao fechamento da folha de pagamento, com cálculos, ajuste e fechamento de forma automática, sem retrabalhos e realizado em poucos cliques.
Conheça alguns dos recursos da ferramenta de RH da Pontotel:
- Múltiplas formas de registro de jornada;
- Acompanhamento de dados em tempo real;
- Cálculos e ajustes da folha automatizados;
- Sistema antifraude para garantir a autenticidade das marcações;
- 100% adequado à CLT, à LGPD e à Portaria 671;
- Geração de mais de 30 tipos de relatórios de jornada;
- Flexibilidade em escalas, ausências e sobreavisos;
- Dashboard avançado de escalas.
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Conclusão
O mercado empresarial está cada vez mais competitivo, e a automatização e o uso de ferramentas de RH podem ser grandes diferenciais para que a empresa atinja a eficiência operacional, tomando decisões de maneira mais estratégica e assertiva.
O uso de recursos e ferramentas de RH permite que o setor passe por uma revolução tecnológica, na qual tarefas manuais são automatizadas, e assim o RH tem mais tempo para se dedicar à gestão de pessoas, tornando-se mais estratégico.
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