As ferramentas digitais para RH surgiram como soluções para melhorar a eficiência dos processos internos, reduzir burocracias e otimizar a tomada de decisões estratégicas e os recursos disponíveis para o setor.
Diante das crescentes demandas por resultados nas empresas, especialmente no setor privado, contar com ferramentas tecnológicas não é mais um diferencial, mas uma necessidade.
Uma pesquisa do McKinsey Global Institute mostrou que o uso de diversas tecnologias amplamente conhecidas pode automatizar mais de 81% do trabalho físico previsível, 64% das atividades de coleta de dados e 69% do processamento de dados em qualquer setor.
Neste artigo, a importância dessas soluções será aprofundada, assim como seus benefícios e as melhores opções disponíveis para transformar a gestão de pessoas dentro das organizações.
Sendo assim, os tópicos a seguir guiarão a exploração do tema:
- Qual a importância de usar ferramentas digitais para RH?
- Benefícios de utilizar ferramentas digitais no RH
- 10 melhores ferramentas digitais para RH
Boa leitura!
Qual a importância de usar ferramentas digitais para RH?
O setor de Recursos Humanos tem sentido o desafio de acompanhar as mudanças rápidas que acontecem por causa da tecnologia para garantir eficiência na gestão de talentos.
As ferramentas digitais para RH permitem que o setor automatize processos manuais, economize tempo e foque em atividades estratégicas, como retenção de talentos e melhoria da experiência do colaborador.
Apesar disso, o uso dessas ferramentas precisa ser estratégico e bem pensado, para que a carga de trabalho não aumente em vez de ser otimizada.
Um divulgado na Revista Exame mostrou que 80% dos setores de RH utilizam de três a quatro plataformas de gestão de pessoas, aumentando o tempo de dedicação para manusear essas ferramentas em excesso.
De toda forma, a digitalização no RH continua sendo importante, pois contribui para a conformidade com normas trabalhistas, garantindo um controle mais preciso de informações essenciais, como registro de ponto, folha de pagamento e avaliações de desempenho.
Isso reduz riscos legais e evita problemas que podem comprometer a reputação da empresa.
Benefícios de utilizar ferramentas digitais no RH
A implementação de soluções tecnológicas no RH oferece inúmeras vantagens, impactando diretamente a produtividade, a conformidade e a eficiência da gestão de pessoas.
Entre os principais benefícios, são mais evidentes:
- A redução de erros operacionais: a automação minimiza erros em processos como cálculo de folha de pagamento, controle de ponto e admissões;
- A melhoria na tomada de decisões: ferramentas digitais possibilitam a análise de dados em tempo real, permitindo que gestores tomem decisões mais assertivas e agilizadas;
- O aprimoramento da experiência do colaborador: processos mais ágeis e transparentes tornam o ambiente organizacional mais agradável e motivador.
- A conformidade legal: o uso de softwares garante que a empresa esteja em conformidade com as normas trabalhistas e previdenciárias;
- A otimização do tempo do RH: a automatização de tarefas administrativas libera os profissionais para focarem em iniciativas estratégicas, como programas de engajamento e retenção de talentos.
Para Cristina Pereira, coordenadora de operações na Comunitive, “Trazer as ferramentas corretas que ajudem a proporcionar engajamento faz toda a diferença.”.
10 melhores ferramentas digitais para RH
Com diversas opções disponíveis no mercado, é importante escolher as ferramentas certas para atender às necessidades específicas de cada empresa.
A seguir, estão as melhores soluções para otimizar a gestão de Recursos Humanos.
Software de Recrutamento e Seleção – ATS
Os sistemas de Applicant Tracking System (ATS) têm um objetivo claro: otimizar o recrutamento e a seleção de talentos.
Essas ferramentas auxiliam na triagem de currículos, automatizam o processo de candidatura e garantem um acompanhamento estruturado dos candidatos.
Com inteligência artificial integrada, muitos ATS conseguem avaliar perfis e sugerir os candidatos mais adequados com base em palavras-chave e critérios personalizados.
Uma solução que se destaca no mercado é o ATS da Mindsight, que oferece recursos avançados com inteligência artificial integrada para tornar o recrutamento mais ágil e eficiente.
Timesheet
O timesheet permite o registro preciso do tempo de trabalho dos colaboradores, sendo essencial para empresas que adotam o modelo de trabalho remoto ou híbrido.
Com essa ferramenta, o RH consegue acompanhar a produtividade da equipe e otimizar a alocação de recursos.
Além disso, muitas plataformas oferecem integração com sistemas de pagamento, garantindo que as horas registradas sejam convertidas corretamente para folha de pagamento e relatórios financeiros.
O Timesheet da Pontotel é um exemplo de ferramenta robusta, que permite o registro preciso do tempo de trabalho, além de ser integrado com o controle de ponto e sistemas de pagamento.
Software de onboarding
A experiência do colaborador começa desde sua contratação.
Um software de onboarding ajuda a integrar novos funcionários de maneira estruturada, garantindo que recebam todas as informações e treinamentos necessários para seu desempenho.
Além da digitalização de documentos, essas ferramentas permitem que os novos contratados recebam treinamentos interativos e materiais personalizados para uma melhor adaptação.
Ferramentas como BambooHR, Trainual e Clickboarding são muito úteis para o departamento neste processo.
Plataformas de gestão de desempenho
As plataformas de gestão de desempenho permitem o acompanhamento contínuo dos colaboradores, oferecendo métricas e avaliações para identificar oportunidades de desenvolvimento profissional.
Elas também ajudam a alinhar expectativas entre empresa e colaborador, fornecendo feedbacks automatizados e promovendo avaliações periódicas baseadas em metas e KPIs.
Culture Amp, Lattice e 15Five são muito utilizadas nessa gestão.
Chatbots
O uso de chatbots no RH tem se tornado cada vez mais comum.
Essas ferramentas automatizam o atendimento aos colaboradores, respondendo dúvidas frequentes sobre benefícios, políticas internas e processos administrativos.
Além disso, os chatbots podem ser programados para direcionar os funcionários a setores específicos, otimizando o tempo da equipe de RH e reduzindo filas de atendimento.
Para isso, as empresas tem utilizado ferramentas como Leena AI, Talla e Drift.
Sistema de treinamentos online
A capacitação contínua dos colaboradores é um diferencial competitivo no momento de reter e atrair os talentos mais preparados do mercado.
Plataformas de treinamentos online permitem que a equipe se mantenha atualizada com cursos, certificações e trilhas de aprendizagem personalizadas.
Algumas dessas plataformas utilizam gamificação para aumentar o engajamento e melhorar a retenção do aprendizado.
Exemplos populares são Coursera for Business, Udemy for Business e TalentLMS.
Ferramentas de armazenamento de dados em nuvem
A segurança e a acessibilidade das informações merecem muita atenção para a gestão do RH.
Ferramentas de armazenamento em nuvem garantem que documentos e dados dos colaboradores sejam armazenados de forma segura e acessível de qualquer lugar.
Além disso, oferecem backup automático e proteção contra acessos não autorizados.
Google Drive, Dropbox e OneDrive são perfeitos para essa função.
Inteligência Artificial
O uso de Inteligência Artificial (IA) no RH permite realizar análise preditiva de dados, melhorar os processos de recrutamento e personalizar treinamentos.
A IA também pode identificar padrões de comportamento e prever tendências no engajamento dos funcionários, ajudando as empresas a tomarem decisões mais estratégicas sobre retenção e desenvolvimento de talentos.
Conte com plataformas como HireVue, Pymetrics e Eightfold AI.
Pesquisa de clima organizacional
Ferramentas para pesquisa de clima organizacional ajudam a entender a percepção dos colaboradores sobre o ambiente de trabalho, identificando pontos de melhoria e garantindo ações estratégicas para aumentar o engajamento.
Com análises detalhadas, essas ferramentas fornecem insights para aprimorar a cultura organizacional e a satisfação dos funcionários.
Qualtrics, SurveyMonkey e Peakon já são populares entre os profissionais de RH.
Sistema de controle de ponto
A gestão da jornada de trabalho é um dos maiores desafios do RH, pois exige garantia de precisão, flexibilidade e conformidade legal para empresas de todos os tamanhos e setores.
O sistema ideal deve ser capaz de eliminar erros manuais para valer a pena, além de reduzir a burocracia e facilitar a gestão de escalas.
A Pontotel é uma plataforma de registro de ponto online que cumpre todos esses requisitos, além de permitir que o funcionário e o gestor acessem informações de qualquer dispositivo autorizado, contem com integração com folha de pagamento e gerem relatórios completos.
Tudo isso com segurança e tecnologia de ponta, tornando o RH mais eficiente e estratégico.
Com a Pontotel, o gestor e o RH acompanham o registro e os dados em tempo real, tendo acesso fácil para a tomada de decisões e ajuste de horas quando necessário.
O coordenador administrativo da Real Seals comentou sobre a Pontotel, dizendo que “O que mais admiramos, principalmente eu que faço a parte da gestão, é a facilidade de utilizar o sistema. Ele é bem intuitivo e tranquilo de usar. O processo de implantação foi muito sossegado, com o pessoal super atencioso nos acompanhando durante todo o processo. O suporte também foi excepcional”.
Faça um tour gratuito pela plataforma e transforme a sua gestão de pessoas com a Pontotel!
Conclusão
A digitalização do RH exigiu mudanças na forma como as empresas gerenciam seus processos e equipes.
Desde a otimização do recrutamento e seleção até o aprimoramento do controle de jornada, as ferramentas digitais permitem maior eficiência operacional, redução de erros e experiência mais fluida para gestores e colaboradores.
Além de garantir conformidade com normas trabalhistas, essas soluções impulsionam a produtividade e tornam a gestão de pessoas mais estratégica.
A Pontotel é uma das ferramentas mais completas para a gestão de pessoas, facilitada tanto para o RH quanto para os demais funcionários no acompanhamento da jornada e das conformidades legais.
Investir em tecnologia para o RH não é mais um diferencial, mas um passo essencial para empresas que buscam crescimento sustentável e um ambiente de trabalho mais ágil, inovador e alinhado às demandas do mercado atual.
Continue acompanhando o blog Pontotel para conferir conteúdos exclusivos sobre as melhores ferramentas de RH do mercado.
