O mercado atual exige das empresas tomadas de decisões estratégicas para se manterem competitivas e obterem bons resultados. Esse cenário depende do uso de ferramentas de gestão, que facilitam a correção de erros e a identificação de oportunidades.
As ferramentas de gestão norteiam os gestores e dão base para que eles acompanhem de perto a execução das atividades em setores distintos e sejam assertivos no planejamento organizacional e na execução de projetos.
Segundo uma pesquisa realizada pelo Instituto Data-Makers, em parceria com a agência CDN, 33% das empresas no país irão dedicar parte do seu orçamento em ferramentas de gestão em 2024.
Assim, conhecendo a importância que as ferramentas de gestão têm para a empresa alcançar a eficiência operacional, este artigo abordará os seguintes tópicos relacionados ao assunto:
- O que são ferramentas de gestão?
- Para que servem as ferramentas de gestão?
- Quais são os tipos de ferramentas de gestão?
- Qual a importância do uso de ferramentas de gestão?
- Quais são as principais ferramentas de gestão para empresas?
- Qual o melhor sistema de gestão para empresas?
Boa leitura!
O que são ferramentas de gestão?
As ferramentas de gestão são recursos estratégicos que oferecem aos gestores um controle maior das atividades, do início ao término das tarefas.
Elas funcionam como um suporte para a empresa atuar de forma mais organizada e eficaz. Isso porque se baseiam em dispositivos que ajudam a planejar, executar e monitorar os processos organizacionais.
As ferramentas de gestão podem ser aplicadas nos mais diversos setores da empresa: RH, DP, finanças e outros. É possível utilizar em cada área uma ferramenta personalizada, que atenda as principais necessidades da organização.
Para que servem as ferramentas de gestão?
As ferramentas de gestão servem principalmente para que a empresa garanta um controle de atividades eficiente, maximizando o uso dos seus recursos e sendo assertiva nas tomadas de decisão.
Com as ferramentas de gestão, a empresa consegue antever problemas e identificar oportunidades em curto e longo prazo.
Essa facilidade ocorre, pois com essas ferramentas é possível ter um controle em tempo real das atividades, facilitando a aplicação de estratégias que deem resultados. Elas servem, então, para:
- Desenvolver estratégias eficazes;
- Estruturar processos de forma eficiente;
- Minimizar as chances de erros;
- Potencializar o uso de recursos;
- Identificar falhas;
- Facilitar as tomadas de decisões.
Quais são os tipos de ferramentas de gestão?
Existem diversas opções de ferramentas de gestão no mercado, sendo que cada uma é voltada para uma área específica, atendendo a todas as demandas conforme as necessidades da empresa.
A organização deve escolher sua ferramenta de gestão com base nos seus objetivos específicos e considerando os setores e as atividades que ela gostaria de monitorar mais de perto. Entre os principais tipos estão:
- Ferramentas de planejamento estratégico: são aquelas que ajudam a empresa a definir as metas de curto, médio e longo prazos.
- Ferramentas de gestão financeira: esse modelo ajuda a empresa a controlar as finanças, prezando pelo fluxo de caixa e pela liquidez da organização.
- Ferramentas de gestão de pessoas: contribuem para que a empresa traga transparência às relações trabalhistas, como no controle de ponto ou na avaliação de desempenho, buscando engajar os funcionários e aumentar sua produtividade.
- Ferramentas de gestão de projetos: permitem que a empresa faça um fluxo de trabalho consolidado, que considera o planejamento, a execução, o monitoramento e os resultados dos projetos.
- Ferramentas de comunicação e colaboração: ajudam as equipes a se comunicarem e a compartilharem dados e informações de forma imediata, em tempo real e online, para que ocorra um alinhamento entre as equipes.
- Ferramentas de controle e qualidade: medem a qualidade do produto e garantem que os processos sigam um padrão pré-estabelecido, que visa a satisfação dos clientes.
Qual a importância do uso de ferramentas de gestão?
As ferramentas de gestão tem um papel importante para que a empresa alcance a eficiência operacional. Por meio delas, fica mais fácil organizar processos e potencializar os recursos da empresa.
Esse tipo de ferramenta é importante pois:
Facilita o planejamento
As ferramentas de gestão contribuem para que os líderes estabeleçam metas mais claras, organizando melhor as tarefas e definindo bem as responsabilidades de cada funcionário. Isso viabiliza a execução de atividades organizadas e planejadas.
Aumenta a eficiência organizacional
As ferramentas de gestão também ajudam a empresa a identificar e corrigir problemas mais rapidamente, e geram dados e insights para que a organização tome decisões estratégicas, utilizando melhor os recursos materiais e pessoais que tem à disposição.
A analista de RH, psicóloga organizacional e recrutadora Lara Avelino destaca a importância de se basear em dados para tomar decisões, algo possível por meio das ferramentas de gestão:
“A partir de relatórios, temos a possibilidade de trazer, aumentar e alimentar inúmeros indicadores que realmente nos ajudarão a tomar decisões mais assertivas e embasadas. Isso nos permite chegar, como RH, junto à diretoria e à gestão mais alta da empresa.”
Melhora o controle e monitoramento
Outra utilidade das ferramentas de gestão é o monitoramento em tempo real das atividades.
Sendo assim, os gestores acompanham o progresso das tarefas no momento em que acontecem, para ter tempo hábil para intervir em problemas e identificar oportunidades.
Reduz custos e retrabalhos
As chances de erros diminuem quando as tomadas de decisões têm base em dados concretos, e as ferramentas de gestão oferecem importantes insights para que qualquer passo seja dado de forma organizada.
Com isso, há uma redução de custos e retrabalhos, já que os recursos da empresa são usados corretamente.
Melhora a comunicação entre as equipes
As ferramentas de gestão melhoram a comunicação entre as equipes, já que os objetivos e as responsabilidades são bem definidos pelos líderes. Assim, existe um alinhamento maior no dia a dia da organização, aumentando as chances de sucesso nas atividades.
Quais são as principais ferramentas de gestão para empresas?
O mercado oferece uma série de ferramentas de gestão para empresas, que reúne métodos e técnicas capazes de atender as mais diversas necessidades da organização. Cada ferramenta pode gerar insights importantes para a empresa obter resultados.
Confira, a seguir, algumas destas principais ferramentas.
Análise SWOT (ou FOFA)
A análise SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats), em português análise FOFA (forças, oportunidades, fraquezas, ameaças), é uma das ferramentas de gestão para que a empresa entenda o ambiente interno e externo no qual a atividade está inserida.
Neste processo, a empresa, antes de uma tomada de decisões, define seus recursos (forças) e possibilidades de crescimento (oportunidades), lista seus problemas (fraquezas) e identifica os desafios (ameaças).
5W2H
A ferramenta de gestão 5W2H é uma abreviação das palavras What (o quê), Why (por que), Where (onde), When (quando), Who (quem), How (como) e How Much (quanto).
Ela tem como principal objetivo contribuir para que a empresa defina os detalhes de uma atividade e monte o escopo dos projetos com maior clareza e assertividade, respondendo às questões relacionadas ao método.
Ciclo PDCA
O ciclo PDCA se utiliza de siglas que definem as etapas dessa metodologia. São elas: Plan (planejar), Do (executar), Check (verificar) e Act (agir). Ele funciona como um guia para que a empresa execute suas atividades.
Isso porque, com ele, a organização planeja as tarefas, executa as atividades, verifica os resultados e age, com medidas estratégicas, baseada nos resultados que lhe foram apresentados. É uma ferramenta muito utilizada na gestão de qualidade.
Cinco Forças de Porter
As Cinco Forças de Porter são uma das ferramentas de gestão mais utilizadas para empresas que desejam medir o seu nível de competitividade, fazendo uma avaliação criteriosa do mercado e dos concorrentes.
O método foi criado pelo professor de Harvard Michael Porter e serve para que a empresa entenda os fatores que levam a um ambiente competitivo na sua área, gerando informações para que a organização aumente sua vantagem competitiva.
Nesta ferramenta, a empresa avalia: poder de negociação dos fornecedores, poder de negociação dos clientes, ameaça de novos ingressantes no mercado, ameaça de produtos substitutos e rivalidade entre concorrentes.
Matriz BCG
A ferramenta de gestão BCG foi desenvolvida visando classificar produtos e serviços, para que a empresa possa avaliar o seu portfólio e definir em quais áreas ela deve investir seus recursos.
Para isso, o método tem base nas seguintes categorias: Estrela, Vaca Leiteira, Abacaxi e Ponto de Interrogação. Cada categoria tem suas próprias características;
- Estrela: precisa de investimentos contínuos, mas tem alta participação em um mercado em crescimento;
- Vaca Leiteira: requer poucos investimentos e mantém o fluxo de caixa atualizado em um mercado de alta participação, mas com crescimento baixo;
- Abacaxi: não costuma valer o investimento, já que possui um mercado com baixa participação e baixo crescimento;
- Ponto de Interrogação: depende de uma avaliação estratégica, de investir para virar estrela ou abandonar no meio do caminho. Possui baixa participação em um mercado de alto crescimento.
Matriz de Ansoff
A Matriz de Ansoff se baseia no mercado para considerar o que já existe e o que de novo se pode propor para a definição de estratégias que levem a empresa ao crescimento e à obtenção de bons resultados.
Para isso, ela avalia: penetração de mercado, desenvolvimento de mercado, desenvolvimento de produto e diversificação. Essa avaliação define exatamente o que a empresa deve oferecer aos seus potenciais clientes.
Matriz GUT
Essa plataforma de gestão é uma abreviação das palavras gravidade, urgência e tendência, que são justamente os critérios que ela sugere que as empresas devem considerar em uma análise de risco ou gestão de crise.
Impacto, tempo e evolução da situação devem ser classificados em uma escala numérica, para que, assim, os gestores tenham uma visão real do problema para definir as prioridades e o momento certo para agir.
Plano de negócios
Presente nas ferramentas de gestão, o plano de negócios é aquele que estrutura os projetos. Toda empresa precisa, desde o início, definir qual seu plano, detalhando missão, objetivos, público-alvo, estratégias e projeções quanto aos seus produtos e serviços.
A partir deste plano de negócios, fica mais fácil atrair clientes e investidores, e principalmente vislumbrar a viabilidade do que está sendo planejado, ou seja, do negócio na totalidade.
Guia PMBOK
O guia PMBOK é uma metodologia desenvolvida pela associação PMI (Project Management Institute). É um termo para descrever Project Management Body of Knowledge, e tem como função oferecer uma base para o gerenciamento de projetos.
Ele segue um conjunto de práticas e diretrizes que avaliam o projeto fazendo uma abordagem do escopo, do tempo, dos custos e da qualidade. É utilizado para gerenciar projetos de complexidades distintas.
People Analytics
O People Analytics é uma ferramenta voltada para a gestão de pessoas. Sua principal função é identificar tendências e padrões que impactam produtividade, engajamento e retenção dos colaboradores.
Com essa ferramenta, a empresa toma decisões quanto à gestão de pessoas com base em dados concretos, e não em intuições ou suposições.
Todas as informações que norteiam o trabalho a partir do People Analytics consideram uma análise de performance para potencializar o trabalho dos funcionários.
Qual o melhor sistema de gestão para empresas?
O melhor sistema de gestão para empresas é aquele que atende às principais necessidades da organização, oferecendo recursos para que ela tome decisões assertivas e estratégicas.
É fundamental que a empresa, antes de investir em ferramentas de gestão, identifique suas principais necessidades, avalie as funcionalidades do sistema, considere a escalabilidade da ferramenta, e verifique a facilidade de uso e o suporte e as atualizações oferecidas.
Quando o assunto é gestão de pessoas, a Pontotel possui o melhor sistema de controle de ponto do mercado, unindo tecnologia à humanização.
Com a plataforma de gestão Pontotel, o monitoramento de jornada é realizado em tempo real, via web ou aplicativo, com dados centralizados em um mesmo sistema. Além disso, a ferramenta oferece mais de 30 tipos de relatórios de jornada para embasar as tomadas de decisões.
A nossa plataforma também é totalmente automatizada para que seu DP tome decisões rápidas quanto a jornadas de trabalho, escalas e horas extras. Além disso, os cálculos da folha de pagamento são realizados automaticamente, evitando erros e retrabalhos.
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Conclusão
Como visto neste conteúdo, as ferramentas de gestão são uma excelente alternativa para empresas que desejam ter maior autonomia sobre o negócio, tomando decisões de forma assertiva e estratégica.
O mercado oferece uma série de ferramentas de gestão para atender a necessidades específicas, adequando-se ao que a empresa precisa.
A partir destas ferramentas, fica mais fácil alcançar a eficiência operacional, já que o acompanhamento das atividades ocorre muitas vezes em tempo real, permitindo a correção de erros e a identificação de oportunidades rapidamente.
Contudo, para ser assertiva na escolha das ferramentas de gestão, a empresa precisa identificar suas necessidades para então avaliar as funcionalidades necessárias oferecidas pelo sistema que será implementado.
Por fim, foi visto que a Pontotel conta com a melhor opção de ferramenta voltada para gestão de pessoas, oferecendo uma plataforma automatizada para proporcionar segurança e eficiência ao DP.
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