Com as mudanças recentes nas formas de trabalho, como a expansão dos modelos híbrido e remoto, algumas das atividades rotineiras das empresas passaram por mudanças para modernizar e facilitar o dia a dia. Uma das novidades é o fechamento de ponto a distância, que agilizou um dos processos essenciais do setor de Recursos Humanos.
Se sua empresa possui colaboradores trabalhando a distância ou se simplesmente você quer desburocratizar e otimizar os processos, é importante entender como é feito o fechamento de ponto a distância e quais recursos são necessários para que ele seja realizado.
Por isso, neste texto você vai entender tudo que precisa saber sobre o fechamento de ponto a distância, como ele beneficia sua empresa e qual o melhor sistema para você implantar em seu negócio. Confira os tópicos que serão abordados:
- O que é o fechamento de ponto?
- Como funciona o fechamento de ponto a distância?
- Quais as vantagens do fechamento de ponto a distância?
- O que é necessário para realizar o fechamento de ponto a distância?
- A assinatura do colaborador pode ser dispensada no fechamento do ponto a distância?
Quer saber mais? Então, aproveite a leitura!
O que é o fechamento de ponto?
O fechamento de ponto é uma das atividades obrigatórias que toda empresa com 20 funcionários ou mais precisa realizar e está relacionado ao controle de jornada de trabalho dos colaboradores. Ele é a última etapa desse processo e corresponde à verificação de todos os registros de jornada feitos no ponto ao longo do mês.
Esse processo está estritamente ligado à análise de um documento anterior, a folha de ponto, que é onde ficam registradas todas as entradas, saídas, atrasos, faltas e horas extras de cada colaborador da empresa.
Sendo assim, o fechamento de ponto é o momento em que a empresa verifica se estão corretas todas essas informações e se os colaboradores não possuem problemas que possam interferir no pagamento.
Para que serve?
O fechamento de folha é uma das etapas mais importantes que antecedem o pagamento do salário dos colaboradores, pois ele serve para que a empresa verifique como foram as jornadas de trabalho de cada funcionário e se há inconsistência ou alguma razão que cause alguma alteração no pagamento.
Algumas situações, como faltas, hora extra e adicional noturno, podem alterar o valor do salário do funcionário, e durante o fechamento de folha essas informações são apontadas à equipe de RH.
Essa atividade também pode servir para verificar outras questões relacionadas ao desempenho do colaborador, como excesso de faltas, atrasos ou até períodos excedentes do tempo máximo de jornada de trabalho permitido por lei.
Como funciona o fechamento de ponto a distância?
Para fazer o fechamento de ponto a distância, é importante que a empresa já utilize um sistema que integre o controle de jornada dos colaboradores, como o fechamento de ponto online, que atualmente é a forma mais moderna e robusta de fazer o registro de ponto a distância.
Diferentemente do fechamento de ponto manual, a forma mais antiga e conhecida de fazer o fechamento de ponto, com o fechamento de ponto à distância, todos os cálculos necessários são centralizados e feitos de forma automática.
Nesse formato, o próprio software fica encarregado de unificar as informações, calcular a jornada de trabalho de cada colaborador e apontar todas as informações necessárias para o fechamento de ponto, tudo por meio da internet com um sistema em nuvem.
Dessa forma, basta alguns cliques para que o RH consiga fazer o fechamento do ponto, poupando trabalho e tempo que antes eram gastos de forma desnecessária com processos manuais.
Folha de ponto online
A folha de ponto online pode ser considerada uma versão virtual de uma folha de ponto tradicional. Ela fica registrada em um software de ponto em nuvem e disponível a todos os colaboradores que tiverem um login com permissão para acesso.
Ela possibilita que todas as informações referentes à jornada de trabalho dos colaboradores fiquem centralizadas online, sendo atualizadas constantemente em tempo real, o que facilita o trabalho do setor de Recursos Humanos.
Fechamento de ponto digital
O fechamento de ponto digital é bem mais simples do que os modelos manuais, evita erros de cálculo e nas informações, é mais transparente e economiza com gastos de impressões. É necessário apenas que o profissional acesse o software de gestão de ponto online e solicite o fechamento de ponto.
Depois disso, o próprio sistema fica encarregado de fazer todos os cálculos necessários para o fechamento de ponto. Ele aponta atrasos, horas extras, faltas e quaisquer outras situações que possam afetar o pagamento do salário do colaborador.
Quais as vantagens do fechamento de ponto a distância?
O fechamento de ponto a distância é a forma mais simples, fácil e moderna de fazer o fechamento de ponto atualmente. São diversas as vantagens de realizá-lo e, por isso, cada vez mais as empresas vêm adotando esse processo.
A seguir, confira as vantagens do fechamento de ponto a distância.
Redução de papéis
Caderno de ponto, livro de ponto, cartão de ponto: são diversos os gastos com impressão e material que os modelos tradicionais de registro de ponto exigem. Com o fechamento de ponto a distância, sua empresa deixa de lado todos esses gastos desnecessários com papel.
Além de trazer economia para a empresa, que deixará de gastar com impressões, material e espaço para armazenamento, o fechamento de ponto a distância também promove a sustentabilidade ao reduzir o gasto desnecessário com papéis.
Nesse sentido, você sabia que 87% dos brasileiros preferem empresas com práticas sustentáveis? Implantar uma cultura em que haja a redução de gastos com papel é um dos passos para promover a consciência ecológica na sua empresa.
Agilidade no processo de assinatura
O fechamento de ponto a distância precisa de assinatura digital ou eletrônica para garantir que o colaborador esteja ciente das informações registradas sobre sua jornada. Esse formato é permitido pela lei desde 2001, por meio da Medida Provisória 2.200-1/2001.
O processo de assinatura se torna mais ágil porque o colaborador cadastra sua assinatura apenas uma vez no sistema de ponto, e depois, com alguns cliques, ele faz sua assinatura online na folha de ponto sempre que for notificado para deixá-la novamente.
Processo centralizado em um só sistema
Uma das maiores vantagens do fechamento de ponto a distância é a possibilidade de centralizar todos os dados em um único lugar, o que facilita a visualização de informações e a organização da equipe de Recursos Humanos.
Os sistemas de ponto online, como o PontoTel, reúnem todas as informações necessárias para o fechamento de ponto em um lugar só. Assim, fica mais simples e prático ter uma visão geral sobre como está sendo a jornada de trabalho dos colaboradores, além de agilizar os processos necessários para o pagamento desses funcionários.
Informações salvas em nuvem
Imagine que, por algum incidente, o livro de ponto da sua empresa foi danificado ou perdido, comprometendo as informações da jornada de trabalho dos colaboradores, ou, então, que o computador com as planilhas de ponto passou por um problema e perdeu os arquivos. Ambos os casos trariam muitos problemas, não é mesmo?
Empresas que utilizam o fechamento de ponto a distância não passam por isso, uma vez que, ao utilizar um sistema de ponto online, todas as informações ficam salvas na nuvem, precisando apenas de internet para acessá-las.
Assim, é impossível que os dados sejam perdidos por possíveis danos em máquinas.
O que é necessário para realizar o fechamento de ponto a distância?
Para que o fechamento de ponto a distância aconteça, é importante que toda a empresa esteja com o registro de ponto unificado em um sistema digital. Assim, de qualquer lugar, a equipe de Recursos Humanos terá as informações necessárias para o fechamento de ponto.
Não adianta, por exemplo, em uma empresa que trabalha no formato híbrido, alguns colaboradores se registrarem em um ponto manual ou mecânico enquanto outros se registrarem de forma online. Todas as informações sobre a jornada precisam ser alimentadas em um único serviço para que o fechamento de ponto a distância aconteça.
Se todos os colaboradores estiverem utilizando o mesmo sistema de ponto digital e fazendo os registros corretamente, a única necessidade será o recolhimento das assinaturas de cada um deles. Mas não há motivo para se preocupar, porque o próprio software fica encarregado de lembrar o colaborador de deixar a assinatura, além de ela não ser obrigatória.
Com isso, basta alguns cliques para que a empresa faça o fechamento de ponto a distância, o sistema fique encarregado de fazer todos os cálculos necessários e realize instantaneamente o fechamento do ponto.
A assinatura do colaborador pode ser dispensada no fechamento do ponto a distância?
Sim, a assinatura pode ser dispensada! A legislação trabalhista não exige que haja a assinatura do colaborador no fechamento do ponto, contudo está determinado que o sistema utilizado pela empresa precisa ser seguro, legítimo e não permitir a manipulação de informações por parte do colaborador e da empresa.
Confira o que diz o artigo 80 da Portaria 671 sobre assinatura eletrônica em registro de ponto alternativos:
“Parágrafo único. Caso o comprovante de registro de ponto do trabalhador tenha o formato eletrônico:
I – o arquivo deve ter o formato Portable Document Format – PDF e ser assinado eletronicamente conforme art. 87 e art. 88;
II – ao trabalhador deve ser disponibilizado, por meio de sistema eletrônico, acesso ao comprovante após cada marcação, independentemente de prévia solicitação e autorização; e
III – o empregador deve possibilitar a extração, pelo empregado, dos comprovantes de registro de ponto das marcações realizadas, no mínimo, nas últimas quarenta e oito horas”
Portanto, não há menções sobre a necessidade da obrigatoriedade da assinatura do colaborador, mas ela deixa o processo ainda mais transparente.
Como o sistema PontoTel pode revolucionar o processo de fechamento de ponto?
Se sua empresa ainda utiliza os modelos antigos de registro e fechamento de ponto, você precisa conhecer o sistema PontoTel, o software de ponto online que vai revolucionar a forma como sua empresa faz o fechamento de ponto atualmente.
Ao utilizar o PontoTel, sua empresa desburocratiza processos, tornando o trabalho do setor de Recursos Humanos mais estratégico, tal como ele precisa ser. Veja algumas das vantagens de implantar o PontoTel no seu negócio:
- Reduz a chance de processos trabalhistas;
- Diminui drasticamente o tempo para fechamento de folha;
- Unifica as informações de todos os colaboradores em um local só;
- Emite relatórios automaticamente;
- Possui medidas de segurança para garantir a autenticidade das informações;
- Tem maior consistência nas informações sobre horas extras, faltas e atrasos.
Os benefícios ainda vão além dos citados, e se você quer conhecer e saber mais a respeito, entre em contato com um especialista PontoTel para ter uma conversa sobre a melhor solução para seu negócio. Agende agora mesmo uma demonstração.
Conclusão
Dado o exposto, ficou evidente como é importante que uma empresa se preocupe com o processo de fechamento de ponto para que a equipe de Recursos Humanos não gaste tempo e trabalho com atividades que poderiam ser feitas por máquinas.
Implementar o fechamento de ponto a distância aumenta a transparência, reduz gastos desnecessários e ainda otimiza o tempo de todos. Porém, é importante escolher servidores eficazes, como o da PontoTel, para que todo o processo seja seguro e realizado conforme o esperado.
Portanto, converse com seu time e teste a ferramenta na sua empresa, pois essa é a oportunidade de modernizar o seu negócio e simplificar ainda mais os processos do dia a dia.
Empresas que se preocupam em se manter atualizadas com as novas tecnologias disponíveis conseguem se manter competitivas no mercado.
Se você gostou desse texto e quer continuar se atualizando com novidades sobre assuntos de gestão empresarial, Recursos Humanos e Departamento pessoal, acompanhe o blog PontoTel e não deixe de compartilhar o post com seus colegas de trabalho.
