Um problema comum em todas as empresas é a falha processual. Independentemente da causa, essas falhas são responsáveis por atrasar projetos, gerar retrabalho e até diminuir a satisfação dos funcionários. Compreender os limites e evitá-las é fundamental para manter um ambiente de trabalho saudável e produtivo.

As falhas processuais podem ocorrer até nas empresas mais organizadas; nenhuma está imune a elas. No entanto, quando ocorrem excessivamente, podem ser prejudiciais, afetando diversos setores e pontas da empresa. Felizmente, já existem ferramentas e estratégias disponíveis para diminuir essas falhas e melhorar a eficiência dos processos.

É importante que funcionários e toda a gestão da empresa compreendam o que são as falhas processuais, como elas surgem e o que pode ser feito para evitá-las. Neste texto, será possível entender isso e mais detalhes sobre as falhas de processo, a partir dos seguintes tópicos:

• O que são falhas no processo?
• Quais as principais causas dos erros processuais?
• Como identificar uma falha nos processos?
• Quais os impactos das falhas processuais?
• 4 dicas para evitar falhas nos processos
• Ferramentas para a análise de falhas processuais

Tenha uma boa leitura e aprendizado! 

O que são falhas no processo?

No contexto empresarial, falhas no processo em uma empresa são erros ou outros problemas que acontecem durante a execução de atividades ou tarefas planejadas, comprometendo a eficiência e a qualidade das entregas.

Esses erros processuais surgem por diferentes motivos, como falhas de comunicação, processos mal definidos, treinamento ineficaz, recursos insuficientes ou problemas com tecnologia.

Esse problema pode causar atrasos em projetos, retrabalho, desperdício de recursos e aborrecimento entre os funcionários, além de afetar a produtividade dos profissionais e a qualidade dos produtos ou serviços oferecidos pela empresa.

Quando mal gerenciados, podem trazer uma série de problemas mais graves, como aumento da taxa de turnover, devido ao estresse e à insatisfação dos funcionários, danos à reputação da marca, pela diminuição da qualidade das entregas, e perdas financeiras significativas, devido ao retrabalho e aos desperdícios. 

Exemplos de falhas processuais

As falhas processuais podem ter consequências internas e externas e têm impacto em áreas distintas do funcionamento de uma empresa. Veja dois exemplos:

Uma das falhas de processo que causam problemas internos é a ausência de padronização nos procedimentos de registro de informações. Quando vários funcionários registram dados de formas diferentes, surgem divergências nos relatórios, resultando em decisões mal embasadas e dados pouco confiáveis. 

Por outro lado, uma falha processual com consequência externa pode ser observada quando acontecem atrasos no atendimento ao cliente devido à má gestão do fluxo de trabalho. Quando pedidos se acumulam sem priorização adequada, os clientes ficam frustrados pela demora no atendimento, resultando na perda de fidelidade dos clientes.

Quais as principais causas dos erros processuais?

As falhas processuais podem acontecer por diversas razões, porém existem três causas principais que, quando tratadas, podem resolver a maioria dos problemas que surgem nos processos: a falta de comunicação, a carência nos treinamentos e a despadronização de processos. Entenda cada uma delas a seguir!

Falta de comunicação

Um estudo conduzido com 403 executivos dos Estados Unidos revelou que 44% deles apontaram problemas de comunicação como a principal causa de atrasos ou fracassos na conclusão de projetos. Além disso, 18% mencionaram que essas falhas resultaram em uma queda nas vendas.

De fato, uma comunicação ineficaz pode ser um grande causador de falhas processuais, mal-entendidos entre as equipes, falta de ferramentas de troca de informações adequadas e ausência de informações, podendo resultar em desalinhamento e aumento dos problemas de processo.  

Carência nos treinamentos

Falta de treinamento é um problema que causa falha processual, já que os funcionários podem não estar familiarizados com os procedimentos adequados. Quando isso acontece, o tempo pode ser mal aproveitado, os insumos podem ser utilizados além do necessário e o profissional pode se sentir inseguro com seu trabalho.

Segundo um estudo da American Society for Training and Development (ASTD), empresas que implementam programas de treinamento personalizados para seus colaboradores experimentam um aumento de até 218% na produtividade e margens de lucro até 24% maiores. Esse crescimento também está relacionado à redução de falhas nos processos.

Ausência de padronização

A ausência de padronização causa falhas processuais ao gerar inconsistências e retrabalho. Processos não uniformes dificultam a percepção de erros e comprometem a qualidade, resultando em custos elevados e clientes insatisfeitos. A padronização é essencial para garantir a integridade e a confiabilidade de qualquer operação.

Processos padronizados mantêm a qualidade, melhoram o entendimento geral de cada etapa e reduzem erros, garantindo eficiência e consistência.

Como identificar uma falha nos processos?

Existem diversas formas de identificar falhas no processo. É preciso adotar uma abordagem sistemática e criteriosa para garantir a eficiência e a qualidade das operações. Aqui estão algumas estratégias fundamentais:

• Monitoramento contínuo dos processos e análise detalhada dos resultados;
• Criação de métricas e KPIs para avaliar o desempenho;
• Adoção de ferramentas de acompanhamento processuais para registrar dados e identificar problemas;
• Coleta de feedback dos colaboradores para obter percepções sobre dificuldades e falhas;
• Realização de auditorias e mapeamento dos processos;
• Acompanhar reclamações de clientes e funcionários;
• Comparação dos resultados com os objetivos organizacionais planejados para identificar inconsistências.

Essas ações possibilitam uma percepção imediata e de longo prazo das falhas de processo, contribuindo para a realização de ajustes e melhorias.

Quais os impactos das falhas processuais?

As falhas processuais trazem muitos impactos para as empresas, afetando os resultados financeiros e a longevidade empresarial. Pequenos problemas rotineiros podem se agravar, culminando em casos mais graves, como o fechamento da empresa.

Veja a lista dos principais impactos das falhas processuais:

• Desmotivação dos colaboradores: processos falhos criam frustração e desanimo entre os funcionários, afetando a satisfação e a produtividade;
• Aumento de gastos operacionais: retrabalho e correção de falhas geram custos adicionais;
• Queda na produtividade: ineficiências atrasam a execução de tarefas;
• Diminuição da satisfação do cliente: erros, atrasos e entregas despadronizadas afetam a experiência do cliente;
• Redução de competitividade: empresas com processos falhos perdem mercado para concorrentes mais eficientes.

4 dicas para evitar falhas nos processos

Diversas medidas podem ser adotadas no cotidiano da empresa para minimizar e prevenir falhas nos processos. A seguir, estão listadas as principais dicas para implementar na organização e reduzir as incidências de falhas. Confira!

Compreenda os processos

Compreender os processos é essencial para saber o que ocorre em cada etapa, quem são os responsáveis e o que precisa ser feito. Esse entendimento ajuda a reduzir falhas, permitindo identificar e corrigir problemas com mais facilidade no futuro, e clarifica as responsabilidades individuais em cada etapa.

Tenha uma documentação detalhada

Uma documentação detalhada é fundamental para reduzir as falhas nos processos, pois descreve minuciosamente cada etapa, prevenindo mal-entendidos e erros. Possuir documentos bem elaborados e revisados sobre os processos impede que a comunicação verbal influencie interpretações, assegurando a veracidade das informações.

Estabeleça uma comunicação eficiente

Os problemas de comunicação são responsáveis por muitas falhas no processo. Para resolvê-los, o estabelecimento de comunicação eficiente é uma dica excelente. É preciso implementar ferramentas de comunicação corporativa, definir canais oficiais de disparos e troca de mensagens, além de fornecer treinamentos sobre comunicação. 

Faça avaliações regulares

Processos eficientes podem precisar de ajustes ao longo do tempo para se adaptar às mudanças do mercado, garantindo diferencial competitivo e reduzindo falhas. Avaliações regulares, feedbacks e auditorias são essenciais para aprimorar continuamente os processos e manter a eficiência operacional.

Ferramentas para a análise de falhas processuais

Diversas ferramentas podem ajudar a analisar e corrigir falhas processuais, proporcionando abordagens sistemáticas para solucionar problemas. Confira as metodologias mais úteis:

• Metodologia dos 5 Porquês: perguntar “por quê?” cinco vezes para chegar à raiz do problema. Essa técnica simples ajuda a encontrar causas subjacentes não evidentes;
• Diagrama de Ishikawa: conhecido como Diagrama de Causa e Efeito ou Espinha de Peixe, ajuda a identificar todas as possíveis causas de um problema, categorizando-as para facilitar a análise;
• Árvore lógica das falhas: uma abordagem hierárquica para mapear eventos e condições que levam a uma falha, entendendo as relações de causa e efeito;
• Lei de Pareto: mostra quais problemas têm mais impacto. Baseia-se na regra 80/20: 80% dos problemas vêm de 20% das causas. Ele ajuda a focar os problemas mais relevantes;
• Análise de Causa Raiz (ACR): método para identificar as causas fundamentais de problemas, buscando entender o que aconteceu, porque aconteceu e como evitar no futuro.

Não é necessário usar todas as ferramentas; cada empresa ou gestor pode verificar aquela que faz mais sentido para seu negócio. 

Conclusão

Ficou evidente que as falhas processuais podem se transformar em bolas de neve nas empresas e trazer grandes prejuízos.

A falta de organização atinge quase metade das empresas, segundo pesquisa da Accenture, consultoria em TI. Uma boa gestão de processos ajuda sua empresa a se destacar em relação à concorrência.

Acompanhar e evitar as falhas processuais é um trabalho diário. Com as dicas apresentadas neste conteúdo, sua empresa estará mais bem preparada para lidar com os problemas de falha no processo.

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