A busca por uma comunicação interna eficaz é uma prioridade nas empresas, uma vez que desempenha um papel importante na prevenção de mal-entendidos, erros e conflitos entre os colaboradores. Quando as empresas se esforçam para aprimorar a comunicação interna, conseguem evitar um problema recorrente no setor corporativo: as falhas de comunicação.

As consequências de falhas de comunicação nas empresas podem ser impactantes na produtividade, no bem-estar, na harmonia e na reputação da empresa. Trata-se de um problema que não pode ser ignorado e necessita da ajuda da gestão para evitar que tome uma proporção de ameaça à saúde do negócio. 

Portanto, é essencial que todo profissional gestor e de RH conheça quais são as principais falhas de comunicação e os melhores métodos para evitá-las. Neste artigo, será possível entender com detalhes esse assunto a partir dos seguintes tópicos:  

• O que são falhas de comunicação? 
• Como as falhas de comunicação podem prejudicar o desenvolvimento organizacional da empresa? 
• Principais falhas de comunicação para evitar na empresa
• Como o RH pode ajudar a evitar falhas de comunicação na empresa? 

Aproveite o conteúdo e tenha uma boa leitura!

O que são falhas de comunicação?

A falha de comunicação pode ser caracterizada como um fenômeno em que há falta de clareza ou a transmissão de informações é ineficaz, resultando na não entrega ou na entrega incompleta de uma mensagem ao destinatário. É um erro que pode causar desinformação, mal-entendidos e propensão à tomada de decisões errôneas. 

Entre os acontecimentos que corroboram para a existência de uma falha de comunicação, pode-se mencionar:

• Uso de termos técnicos não conhecidos pelo receptor;
• Canal inadequado para comunicação;
• Mensagem incompleta;
• Falta de feedback do receptor sobre a compreensão da mensagem;
• Ruídos de comunicação, como falhas em chamada online ou telefônica;
• Erros de digitação ou ortográficos;
• Falta de expressões corporais ou má interpretação de expressões. 

Como as falhas de comunicação podem prejudicar o desenvolvimento organizacional da empresa?

Uma falha de comunicação pode ser considerada um problema pequeno para algumas pessoas. Mas, na verdade, esse erro pode prejudicar o desenvolvimento organizacional de uma empresa, devido a desentendimentos entre os funcionários e perdas de oportunidades de negócio. Entenda com mais detalhes a seguir!

Desentendimentos entre colaboradores

Falhas de comunicação podem ocasionar desentendimentos entre colaboradores. Imagine que uma equipe está elaborando um projeto: se o gerente não fornecer clareza nas tarefas atribuídas, dois colaboradores podem interpretar suas responsabilidades de maneira diferente, o que pode levar a conflitos, ineficiência e frustração, prejudicando o resultado.

Assim, a ausência de informações claras cria espaço para mal-entendidos e expectativas não alinhadas, destacando como a comunicação inadequada pode minar a coesão da equipe e afetar negativamente o desempenho e o resultado das entregas da empresa.

Perda de oportunidades de negócios

A falta de alinhamento na comunicação pode trazer para a empresa perdas de oportunidades de negócios em diversos cenários diferentes. Para exemplificar, se, por desconhecimento, um funcionário não repassa ao cliente todos os serviços que a empresa oferece, há a chance de uma perda de venda. 

Uma pesquisa realizada com 403 executivos dos Estados Unidos demonstrou que 44% deles identificaram problemas de comunicação como o fator responsável por atrasos ou falhas na finalização de projetos. Também, 18% relataram que tais falhas tiveram como consequência uma diminuição nas vendas.

Além disso, uma comunicação ruim pode ocasionar desentendimentos com os parceiros comerciais e, consequentemente, enfraquecer as relações. Tais exemplos demonstram como a falha de comunicação pode afetar a capacidade de uma empresa de identificar, abordar e aproveitar oportunidades de negócios, levando à perda de receita e crescimento. 

Reputação danificada

Outro risco de uma comunicação falha é prejudicar a reputação de uma empresa. Situações como encaminhamento de mensagens sensíveis em canais inadequados, comentários públicos em redes sociais e compartilhamento de informações imprecisas podem gerar crises para o negócio.

Preservar a reputação da empresa é importante por diversas razões, principalmente para atrair e manter talentos, já que 70% dos profissionais levam essa questão em consideração ao aceitar uma vaga de emprego, segundo estudo da Infojobs.

Principais falhas de comunicação para evitar na empresa

São diversas as possibilidades de existência de falha de comunicação, porém, algumas são mais recorrentes e podem trazer mais prejuízos a empresa. Confira a seguir as principais falhas de comunicação para evitá-las.

Falta de clareza nas mensagens

A falta de clareza na comunicação corporativa acontece quando o emissor não consegue passar uma informação de forma completa e compreensível. Geralmente, isso acontece por questões como uso de linguagem ambígua, termos desconhecidos pelo receptor, mensagem mal estruturada ou ausência de informações.

Comunicação passivo-agressiva

A comunicação passivo-agressiva ocorre quando são utilizadas estratégias sutis, como sarcasmo, piadas e elogios falsos, em situações do dia a dia na empresa, como feedbacks, críticas ou pedidos. O uso desse recurso causa mal-estar no ambiente de trabalho, pode gerar conflitos e ainda atrapalhar a produtividade pelo repasse inadequado de informações. 

Falta de escuta ativa

A escuta ativa é um conceito criado pelo psicólogo Thomas Gordon, pioneiro no ensino de técnicas comunicacionais, cujo princípio é escutar com atenção o que a outra pessoa está falando, em vez de escutar passivamente. 

Quando há falta de escuta ativa nos processos de comunicação, o emissor da mensagem pode se sentir frustrado e ressentido por não estar sendo ouvido; além disso, essa falta pode ocasionar retrabalho pela falta de atenção na mensagem recebida. Um exemplo comum de falta de escuta ativa é o uso de celular enquanto outra pessoa está falando algo. 

Falta de compartilhamento das decisões tomadas

A falta de compartilhamento das decisões tomadas pode gerar desinformação e sensação de falta de transparência na relação da empresa com o colaborador. Esse é um problema global, afinal, segundo a Harvard Business Review, 69% dos gestores se sentem desconfortáveis em compartilhar informações com suas equipes. 

Dessa forma, as metas, expectativas e atividades rotineiras da empresa podem ficar comprometidas pelas mudanças e decisões não informadas. 

Ausência de canais de comunicação 

A criação de canais de comunicação é fundamental para registrar, buscar, formalizar e transmitir informações de forma eficaz. Sem essas ferramentas claras, corre-se o risco de perder informações importantes, levando a falhas na comunicação e decisões equivocadas. Portanto, é essencial estabelecer meios de comunicação específicos nas empresas.

Ruído na comunicação 

Os ruídos na comunicação podem atrapalhar a entrega e dificultar o repasse de informações. Eles podem acontecer, principalmente, por falhas técnicas ou problemas de estrutura física, como ambientes barulhentos e problemas de conexão em chamadas. 

Falta de feedback construtivo 

Um feedback construtivo é um processo importante que evita falhas de comunicação. Diferentemente da comunicação passivo-agressiva, o feedback construtivo usa comunicação  não violenta para apontar a falha e demonstrar ao outro como ele pode melhorar. 

Em uma comunicação ineficiente, um gestor poderia mencionar algo como “É incrível como você sempre chega atrasado, não é?”, já uma abordagem para um feedback construtivo seria mais semelhante à frase: “Tenho notado que, em algumas situações, você chega um pouco mais tarde. Poderíamos discutir como podemos melhorar a pontualidade?”.

Dificuldades de comunicação virtual

Organizações que incorporam o ambiente virtual em suas operações devem dominar a comunicação digital, pois, apesar de facilitar, esta também pode atrapalhar. Nesse sentido, é preciso conhecer boas práticas e ferramentas assertivas. 

Alguns colaboradores podem exagerar em áudios e utilizar diversos canais de comunicação, o que pode atrapalhar a experiência.

Como o RH pode ajudar a evitar falhas de comunicação na empresa?

O setor de RH possui um papel importante na prevenção de falhas de comunicação. Isso porque ele pode adotar algumas medidas que vão ajudar a fortalecer a comunicação interna da empresa. 

Cabe ao setor escolher quais vão ser as ferramentas de comunicação adotadas pela empresa, além de treinar os colaboradores para as utilizarem corretamente. Além disso, podem ser feitos treinamentos regulares em habilidades de comunicação, estabelecendo políticas claras de comunicação e garantindo que os funcionários estejam cientes delas. 

Também é necessário realizar um acompanhamento constante dos processos de comunicação internos, incentivar a escuta ativa e solicitar feedbacks dos colaboradores para fazer os ajustes necessários. 

Assim, pode-se considerar esse setor um agente central para o sucesso da empresa. A partir de uma boa comunicação, o RH atua como um guia para todos os funcionários e, sobretudo, deve servir de exemplo para os demais colaboradores.

Conclusão

Portanto, ficou perceptível como a comunicação é um fator de extrema importância para o sucesso organizacional e a criação de um ambiente de trabalho saudável. Logo, não é à toa que tantas empresas buscam por profissionais com boa comunicação.  

A comunicação é uma das expressões mais antigas da humanidade e está sujeita a falhas e a constante evolução. Conhecer as formas de potencializá-la é o primeiro passo para evitar problemas na troca de informações.

Seguindo as dicas apresentadas neste artigo, sua empresa estará mais preparada para lidar com as falhas de comunicação e aplicar as melhores práticas para reduzir esse problema no local de trabalho. 

Conseguiu aprender sobre falhas de comunicação no ambiente corporativo? Então, envie este texto para os seus colegas de trabalho para eles aprenderem também e continue acessando o blog Pontotel para ler conteúdos como este diariamente!