Com os eventos corporativos, uma empresa consegue se beneficiar de várias formas, como ter colaboradores mais felizes ao realizar celebrações em datas especiais, bem como torná-los profissionalmente mais capazes ao promover treinamentos e workshops.
Aliás, o treinamento corporativo mostrou-se altamente benéfico nesse sentido, conforme um estudo de caso feito na Albânia chamado “O impacto do treinamento dos funcionários no desempenho da organização”. Ao analisar mais de 130 empresas, concluiu-se com ele que a formação dos funcionários é primordial para a longevidade de um negócio no mercado.
Esse é somente um exemplo de evento corporativo, demonstrando a importância do papel do RH em promover tais eventos na organização. Ao longo deste conteúdo, será possível entender outros tipos de eventos empresariais e, ainda, como realizá-los corretamente.
Para tratar estes e outros pontos sobre o tema, este texto abordará os tópicos a seguir:
- O que são eventos corporativos?
- Quais os tipos de eventos corporativos?
- Como planejar eventos corporativos?
Tenha uma excelente leitura!
O que são eventos corporativos?
Os eventos corporativos são atividades que uma empresa cria, por meio de planejamento e organização, para seus colaboradores, clientes, parceiros de negócio e outros stakeholders.
Esses eventos, que também podem ser chamados de eventos empresariais, podem ocorrer em épocas diferentes do ano. Ainda, a empresa pode promovê-los por motivos específicos, como para informar, entreter ou mesmo educar todos os participantes acerca de um tema.
A exemplo dessas atividades estão os eventos de networking, treinamentos e festas, cada um com finalidades diferentes. Estes e outros tipos de eventos corporativos, cujo sucesso depende de planejamento e execução assertivos, serão detalhados ainda neste conteúdo.
Qual a importância no ambiente empresarial?
Quando uma empresa decide promover um evento corporativo, independentemente de qual seja, ela visa uma finalidade. Se quer capacitar seus funcionários, por exemplo, pode optar pelos treinamentos corporativos.
O ponto é que cada uma dessas atividades gera várias vantagens, como:
- Relacionamentos mais fortes, tanto internos, como o de equipes que conseguem estreitar laços por meio de festas de confraternização, quanto externos, como fechar negócios com parceiros por meio de eventos de networking;
- Mais visibilidade da empresa: eventos corporativos, quando bem organizados, atraem talentos, clientes e parceiros, beneficiando a reputação do negócio;
- Mais geração de leads, como acontece em demonstrações ao vivo, permitindo que potenciais clientes experimentem um produto ou serviço.
Quais os tipos de eventos corporativos?
Como citado brevemente, as empresas podem, a depender dos seus objetivos, promover diversos tipos de eventos corporativos. Além disso, podem fazer quantos forem necessários ao longo do ano, desde que planejados estrategicamente, prezando pela eficiência de cada.
A seguir, confira as principais atividades empresariais e suas finalidades.
Conferências e seminários
Estando entre os principais eventos corporativos, a característica essencial das conferências e dos seminários é a formalidade: profissionais de um setor específico, como o de tecnologia, reúnem-se para compartilhar experiências e conhecimentos profissionais. Na prática, isso se dá por meio de palestras e sessões de perguntas e respostas.
Além do setor de tecnologia, outros também podem participar desses eventos, como o de RH. É o caso da International Conference on Human Resource Management: conferência anual focada em reunir profissionais de recursos humanos com interesse em pesquisas acadêmicas a respeito de gestão de recursos humanos.
Workshops e treinamentos
Os workshops e treinamentos também são exemplos claros de eventos corporativos que, ao contrário dos apresentados anteriormente, têm como característica a praticidade e a interatividade. A lógica que baseia isso é porque tais atividades servem para os funcionários aprenderem novas técnicas e conhecimentos.
Por exemplo, o setor de RH de uma empresa, para ser mais assertivo na implementação de processos de seleção, pode participar de um workshop (online ou presencial) para aprender como conduzir o recrutamento com base em cases de sucesso e técnicas modernas.
Inclusive, Débora Castro, DPO as a Service, destaca algo nesse sentido envolvendo o setor de recursos humanos:
“Eu acredito que o RH, por ser um setor estratégico dentro da empresa e por muitas vezes as empresas atuarem como controladoras de dados de seus colaboradores, precisa oferecer treinamento interno para que os colaboradores entendam como deve ser realizado o tratamento de dados dentro do departamento de Recursos Humanos.”
Reuniões e assembleias
Neste tipo de evento corporativo, os funcionários da empresa se reúnem — seja por meio de encontros formais ou informais — para discutir temas importantes e tomar decisões.
Isso engloba desde reuniões de times, como a reunião mensal de uma equipe de marketing, assembleias com acionistas, que podem tratar sobre fusões e aquisições, até conselhos administrativos.
Eventos de networking
Os eventos de networking são um meio de profissionais se reunirem, conversarem e trocarem cartões de visita, prática comum nesse tipo de evento para estabelecer contatos.
Assim, tanto as interações desenvolvidas nesses eventos, como um happy hour de networking, cuja característica é informal e pode ocorrer após o expediente, quanto os cartões de visitas trocados serão igualmente úteis para facilitar interações futuras, como colaborações.
Lançamentos de produtos
Os lançamentos de produtos são eventos corporativos que a empresa promove para apresentar um novo produto ou serviço ao mercado. Maneiras de ela fazer isso são por meio de demonstrações ao vivo, bem como apresentações seguidas de sessão de perguntas.
A propósito, várias empresas adotam esse tipo de evento corporativo, como a Microsoft, que, por meio do evento Microsoft Build 2024, anunciou novos produtos.
Festas e celebrações
As festas e celebrações, diferentemente de todos os tipos de eventos corporativos já mencionados e exemplificados, têm uma essência social: a empresa organiza o evento para festejar metas e dias especiais, como festa de ano novo, celebração de datas festivas, como festividade em época junina, e comemoração de aniversário da empresa.
Como planejar eventos corporativos?
A partir do momento que a empresa entende os tipos de eventos corporativos, consegue ser mais assertiva na escolha daquele mais alinhado às suas necessidades em dado momento.
Saber disso, porém, é só o ponto de partida, já que é preciso entender — em termos de passo a passo — como planejar qualquer um desses eventos. É isso o que será detalhado a seguir.
Definição de objetivos
Para a empresa planejar um evento corporativo de sucesso, o primeiro passo é definir o que deseja alcançar com ele, determinando seus objetivos.
Como abordado, cada evento tem particularidades e finalidades distintas: uma festa para celebrar o fim de ano com os funcionários não têm o mesmo propósito de um evento de networking ou workshop. Assim, após determinar seu objetivo, basta a empresa escolher o evento mais alinhado para atendê-lo.
Orçamento e finanças
Todos os eventos corporativos precisam estar fundamentados em um planejamento realista — e o aspecto financeiro está diretamente conectado a isso.
Por isso, ao escolher o evento, deve-se criar um orçamento detalhado com todos os custos previstos: local, alimentação, decoração, transporte e qualquer outra variável que se encaixe no tipo de evento escolhido.
Vale prezar pelas melhores práticas de redução de custos, como escolher fornecedores com melhores preços. Se for um evento que necessite de equipamentos de áudio e vídeo, por exemplo, pode-se negociar com o fornecedor um pacote com melhor custo-benefício.
Escolha do local
Planejar eventos corporativos promissores também está ligado a uma escolha assertiva do local em que tudo ocorrerá. O processo de tomada de decisões deve considerar se o lugar consegue suportar a capacidade prevista de convidados.
Nesse mesmo sentido, a empresa também deve verificar se o local tem tudo o que ela precisará para o evento, como internet, palco e equipamentos audiovisuais, bem como se ele está estrategicamente localizado e alinhado à imagem da empresa. Aliás, como forma de confirmar esses aspectos, é importante visitar o espaço antes de contratá-lo.
Cronograma e organização
Outra etapa que a empresa precisa incluir no planejamento de eventos corporativos envolve o cronograma e a organização, pois é a partir disso que ela consegue determinar com precisão todas as datas envolvidas no planejamento: definição do tema, quando a divulgação do evento ocorrerá, e quais os responsáveis por cada parte da organização.
Isso também engloba manter uma comunicação constante e clara com os fornecedores e as equipes envolvidas, além de desenvolver um plano para o caso de imprevistos ocorrerem, como problemas técnicos.
Divulgação e convites
A última etapa do processo de planejamento de eventos corporativos é criar uma estratégia de divulgação eficiente, usando canais diferentes, como e-mails e redes sociais. Junto a isso, deve-se desenvolver materiais que abordem o que ocorrerá no evento.
A empresa também deve separar a lista de convidados e assegurar que todos eles recebam o convite. Nesse sentido, é importante incluir no convite opções para o convidado confirmar que irá ao evento.
Conclusão
A partir do momento que as empresas entendem a importância dos eventos corporativos, começam a usufruir diversos benefícios. Ao implementar workshops, por exemplo, elas conseguem desenvolver seu quadro de colaboradores, tornando-o mais produtivo.
Por outro lado, se elas promovem celebrações e festas em datas estratégicas, favorecem o relacionamento interpessoal entre seus funcionários e, ainda, entre os demais convidados, como clientes e parceiros. Isso, como resultado final, refletirá no sucesso da organização.
É importante, porém, atentar-se ao planejamento de tais eventos; afinal, embora diferentes, todos eles têm de ser “bem desenhados” para serem promissores. Como visto ao longo deste conteúdo, isso inicia na definição de objetivos, terminando na divulgação e entrega de convites.
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