Não é segredo que a organização pode ser o diferencial para a conclusão de qualquer demanda, seja na vida pessoal ou profissional. Um dos maiores problemas para a gestão de projetos ou de equipe são as constantes mudanças no escopo. Neste cenário, contar com uma ferramenta para apoiar a equipe otimiza o trabalho.
É o caso da Estrutura Analítica de Projeto (EAP), que auxilia os gestores com a visão geral de um trabalho e a organizar cada etapa do processo, distribuindo as atividades com os profissionais do time. Em um primeiro olhar, pode parecer complexo, mas quando se torna um hábito na empresa faz toda a diferença no sucesso do negócio.
Essa forma de planejamento empresarial é bastante utilizada por empresas no ramo de engenharia ou para desenvolvimento de produtos, mas pode ser aplicada na maioria dos projetos de uma empresa.
Neste artigo, vamos explicar o que significa EAP e como montar um projeto empresarial para simplificar a rotina da equipe. Você vai saber:
- O que é EAP – Estrutura Analítica do Projeto?
- Qual a diferença entre EAP, Cronograma e Escopo?
- Quais os benefícios da EAP na gestão de projetos?
- Como montar uma boa estrutura analítica do projeto?
- Modelo de EAP para o RH
Boa leitura!
O que é EAP – Estrutura Analítica do Projeto?
A Estrutura Analítica do Projeto ou EAP (tradução do inglês Work Breakdown Structure – WBS) é um diagrama utilizado para a organização e gestão de projetos. Ele é formatado em diagrama a fim de permitir a visualização geral da demanda, facilitando o gerenciamento das atividades.
O diagrama do EAP deve separar as demandas de forma hierárquica e em parte menores, com o objetivo de determinar as entregas específicas e organizar o gerenciamento. Basicamente, o que é mais importante (tronco da árvore) está na parte inicial do diagrama e é desmembrado em etapas (ramos) seguindo a ordem de prioridade e importância.
Para que ele serve?
Como falado anteriormente, a Estrutura Analítica do Projeto tem como função principal organizar as entregas e etapas de um projeto. Além disso, por ter um formato em diagrama, facilita a visualização de cada tarefa, inclusive, para apresentá-las às equipes que irão realizá-las.
A gestão de projetos em EAP também orienta os gestores na tomada de decisão. Entender melhor quais são as etapas de cada plano e o que é necessário para concluir cada fase, além da ordem de prioridade, orientará o gerente de projeto na organização e comunicação com os seus liderados.
Qual a diferença entre EAP, Cronograma e Escopo?
Uma das principais dúvidas dos gestores de projetos é diferenciar EAP de outras ferramentas de organização como o cronograma e o escopo. Apesar de todos eles auxiliarem de alguma forma na conclusão do projeto, não são a mesma coisa e podem ser complementares. Podemos citar aqui alguns exemplos de ferramentas:
- Escopo de produto;
- Escopo de projeto;
- Estrutura Analítica do Projeto;
- Cronograma.
Para exemplificar melhor, vamos abordar cada um deles individualmente.
Escopo de produto: é o primeiro passo. Nele, será determinado o que o cliente deseja, seja um produto ou a prestação de um serviço, e constará as características do resultado final.
Escopo de projeto: depois de mapear o que se espera do produto ou serviço finalizado, o gestor deve concentrar no escopo do projeto o que é necessário fazer para atender às expectativas do cliente. Ele determina como o projeto será feito.
Estrutura Analítica do Projeto: a EAP terá um olhar mais analítico para as demandas do projeto e definirá a ordem de prioridade. Nesta ferramenta, não há detalhamento sobre cada atividade, mas sim de um pacote de trabalho, criando grupos ou etapas.
Cronograma: essa ferramenta é bastante utilizada na maioria das empresas e setores e tem como objetivo determinar todas as atividades e o tempo em que cada uma precisa ser finalizada. Um cronograma também indicará o responsável pelas demandas e qual o atual status. Normalmente, ele é feito após a conclusão da EAP.
Quais os benefícios da EAP na gestão de projetos?
Os benefícios da EAP são muitos e podem impactar diretamente no resultado final do projeto. Entre as melhorias, podemos elencar:
- Visão total do projeto;
- Diminuição de riscos e erros;
- Análise de indicadores;
- Integração das equipes.
A essa altura você já sabe que toda a equipe pode ser beneficiada por uma EAP bem desenvolvida e organizada. Agora, vamos entender o porquê.
Visão total do projeto
Por ser feita em formato de diagrama, a Estrutura Analítica do Projeto permite que todos os envolvidos visualizem o que precisam fazer para concluir aquele determinado projeto. Além disso, é possível entender a ordem prioritária de cada pacote de trabalho, compreendendo desde o início todas as etapas que estarão envolvidas no projeto.
Diminuição de riscos e erros
Com todo o projeto organizado e bem definido, os gestores conseguem visualizar, por exemplo, quais etapas correm mais riscos de falhas na execução e, assim, planejar como evitá-los.
Outro ponto importante é que essa estruturação diminui potencialmente a possibilidade de erros de execução dos integrantes da equipe. Isso ocorre porque entendendo todo o projeto, os profissionais conseguem planejar suas atividades e se preparar melhor para elas.
“Às vezes, empresas implementam ações sem monitoramento adequado e depois dizem que não funcionou. É essencial ter objetivos claros e uma gestão de projeto que acompanhe pré-projeto, projeto e pós-projeto, para entender quais indicadores acompanhar e como medir o sucesso.” – Thiago Liguori – Médico e Diretor de saúde da Pipo Saúde
Análise de Indicadores
A adoção de uma EPA permite que a gestão inclua algumas métricas (KPIs) para analisar o desempenho das equipes ou profissionais. Determinadas atividades possuem seus indicadores próprios e outros podem avaliar a execução do trabalho como um todo, por exemplo, produtividade e cumprimento de prazos.
Integração das equipes
A Estrutura Analítica do Projeto engloba todas as etapas para desenvolvimento daquele produto ou serviço. Sendo assim, é claro que diferentes equipes e setores estarão envolvidas no projeto. Como todos terão que seguir aquela estrutura, é natural que seja necessário um bom trabalho de todos os times.
Logo, é papel do gestor aproveitar essa ferramenta para promover a integração das equipes, inclusive, mostrando para todos a importância de cada setor naquele projeto.
Como montar uma boa estrutura analítica do projeto?
Antes de falarmos sobre como montar um projeto empresarial, vale destacar que não existe apenas um modelo de EAP. Caso você contrate uma companhia para montar a Estrutura Analítica de Projeto para seu negócio, é provável que receba tipos diferentes de diagramas. Os principais modelos são:
- EAP por entregas: desenvolvida por meio dos produtos e as entregas relacionadas a eles;
- EAP por fases: pensada a partir do ciclo de vida do projeto;
- EAP por equipe: feita a partir da relação entre as equipes;
- EAP por subprojetos: desenvolvida de acordo com os pequenos projetos dentro do produto final.
- EAP híbrida: mescla todos os itens anteriores.
A escolha do tipo de EAP deve ser realizada pelo gestor, que precisa analisar qual modelo se adequará melhor àquele projeto. Outro item essencial é que todos os integrantes envolvidos no projeto compreendam perfeitamente a EAP desenvolvida.
Para iniciar o processo de criação da Estrutura Analítica de Projeto, primeiramente, é necessário determinar qual é o projeto e escolher um nome para ele. Após isso, deve-se detalhar todas as entregas do projeto. O gestor deve se aprofundar em cada atividade e dividi-las em pacotes de trabalho.
Com o objetivo do projeto e as etapas definidas, é a hora de criar o Termo de Abertura do projeto. Nesse documento, devem constar resumo do escopo, justificativa e objetivos, stakeholders envolvidos, critérios, riscos, estimativas de tempo e custos, entre outros. Além disso, todos os responsáveis devem assiná-lo.
Com o Termo de Abertura, todos os profissionais que irão participar do projeto conseguem entender seu objetivo e compreender seu papel no todo. Com o documento assinado, é a hora de montar a EAP. O gestor do projeto deve definir qual modelo irá utilizar com a criação do diagrama.
O nome do projeto deve ser o tronco da árvore do diagrama. Com a lista de entregas em mãos é a hora de dividir os pacotes de trabalho e abaixo deles todas as atividades envolvidas naquela entrega.
Com a EAP pronta, é a hora de dividir com toda a equipe e validar a estratégia traçada. É extremamente importante que todos estejam de acordo com as demandas. O ideal é convocar uma reunião e discutir possíveis ajustes, antes de finalizar. A partir daí, é só seguir com o planejamento.
Existem algumas regras que auxiliam na construção de uma EAP a fim de que não descaracterize a função da ferramenta. Abaixo, explicaremos duas delas:
Regra dos 100%
Essa regra define que os níveis abaixo de cada pacote de trabalho devem conter apenas as demandas necessárias para concluir aquele determinado item, ou seja, 100% do que é preciso para finalizar. Sendo assim, qualquer atividade extra ou de apoio não deve ser incluída nessa EAP. Além disso, também não pode haver nenhum trabalho a menos.
Regra 8-80
Neste caso, determina-se que cada projeto de trabalho pode possuir de 8 a 80 horas de trabalho envolvidas, nem mais, nem menos.
O objetivo de pelo menos 8 horas mínimas é de que o diagrama da EAP não seja muito detalhado. Por outro lado, o máximo de 80 horas evita pacotes de trabalho grandes demais, com muitas atividades. Ambos os casos geram dificuldades no gerenciamento.
Quais os níveis da estrutura analítica do projeto?
Um dos livros mais conhecidos sobre gestão de projetos, o Guia PMBOK®, cita pelo menos 6 níveis
- Nível 1: Programa;
- Nível 2: Projeto;
- Nível 3: Tarefa;
- Nível 4: Subtarefa;
- Nível 5: Produto de trabalho e;
- Nível 6: Nível de esforço.
Entretanto, por ser muito detalhada, a maioria dos gestores têm optado por utilizar níveis de acordo com o projeto, pois eles podem ser mais ou menos complexos. Sendo assim, não há uma regra sobre quantos níveis são necessários para a construção de uma Estrutura Analítica de Projeto.
De qualquer forma, existe uma numeração a ser seguida. O nível 1, mais alto, (o projeto em si), por exemplo, será sempre designado pelo 1.0. Os pacotes de trabalho abaixo dele serão o nível 2 e a numeração será 1.1, 1.2 e assim por diante. As atividades dentro desses grupos são o nível 3 e devem ser numeradas assim 1.1.1, 1.1.2, etc.
Outro ponto a se considerar é a construção de um Dicionário da EAP. Ele funciona como uma espécie de legenda para os itens do diagrama, já que não podem ser muitos detalhados. O documento terá as informações sobre cada pacote de trabalho e os responsáveis e devem ser consultados quando houver dúvidas ao consultar a EAP.
Modelo de EAP para o RH
Agora que já falamos sobre os objetivos da Estrutura Analítica de Projeto e como criá-la, vamos a um exemplo prático de utilização. Imagine que um gestor de recursos humanos tem um projeto de melhoria de benefícios para colaboradores para melhorar o clima organizacional da empresa.
A EAP dele ficaria dividida estruturada mais ou menos da seguinte forma:
Como você pode ver, existem diversas pequenas demandas que estão envolvidas dentro de um pacote maior de trabalho, mas que não devem ser detalhadas na EAP. O último item “Aplicação do benefício” pode envolver, por exemplo, uma campanha de comunicação interna, mas não está explícita no diagrama.
Conclusão
A Estrutura Analítica de Projeto (EAP) é uma importante ferramenta de gestão de projetos que tem como objetivo principal organizar as etapas de elaboração de um produto ou serviço final. Por ser formatada em diagrama, tem o benefício principal de ser de fácil visualização para todos os colaboradores envolvidos no processo.
Além disso, com todas as fases do projeto bem definidas e claras para os profissionais é menos provável que haja falhas na execução. O diagrama permite ainda que o gestor identifique riscos e atue para minimizá-los.
É importante não confundir a Estrutura Analítica de Projeto com outras ferramentas de organização como o cronograma e escopo, mas lembre-se de que podem ser utilizados em conjunto, para um desempenho ainda mais satisfatório.
Apesar de existir modelos pré-estruturados de EAP, é possível que cada gerente de projeto desenvolva o seu planejamento de forma a melhor se adequar às especificidades daquela demanda.
