O eSocial, criado em 2018, é um sistema feito para que as empresas integrem o envio de dados sobre seus funcionários ao poder público em uma única plataforma. Por estar em vigor ainda há poucos anos, é comum encontrar muitas dúvidas sobre o sistema. Uma delas trata do cadastro de estagiário no eSocial. Afinal, é obrigatória a inclusão do estagiário?
Essa é uma dúvida comum entre as empresas que desejam contratar estagiários, mas ainda precisam se familiarizar com as normas envolvidas no processo. O fato é que, como qualquer outra contratação, admitir estagiários depende de uma prestação de contas ao poder público sobre tempo de trabalho, valor do salário (se houver), entre outros detalhes.
Uma empresa pode realizar essa prestação de contas de maneira fácil e online por meio do sistema do eSocial. Neste artigo, você vai entender como a empresa faz essa declaração, quando é obrigatória a inclusão do estagiário no eSocial e muito mais. Veja um breve resumo do que você encontrará daqui por diante:
- Estagiário no eSocial: é obrigatória a inclusão?
- O que diz a Lei do Estagiário?
- Como informar o estagiário no eSocial?
- Quais as informações obrigatórias para o cadastro?
- Como informar modificações no contrato de estagiários no eSocial?
Confira mais informações e tire suas dúvidas sobre o assunto!
Estagiário no eSocial: é obrigatória a inclusão?
A inclusão do estagiário no eSocial é obrigatória em todos os casos. Embora o estagiário não tenha vínculo trabalhista com a empresa que o contratou, como acontece com os demais funcionários, o Manual de Orientação do eSocial prevê que as informações do estagiário sejam declaradas no programa do Governo Federal.
O documento do Manual de Orientação do eSocial, divulgado em 2021, afirma que o estagiário deve ser cadastrado na plataforma. No tópico “S-2300 – Trabalhador Sem Vínculo de Emprego/Estatutário – Início”, o Manual diz:
“Quem está obrigado [a declarar as informações no eSocial]: o empregador/órgão público, órgão gestor de mão de obra, o sindicato de trabalhadores avulsos não portuários e a cooperativa, quando utilizarem mão de obra dos seguintes trabalhadores, sem vínculo de emprego ou estatutário:”
O documento traz uma tabela com a lista de trabalhadores cujas informações devem ser obrigatoriamente cadastradas no eSocial. Dentre eles, é possível ver o “901 – Estagiário”.
Portanto, mesmo que não tenham vínculo empregatício com as empresas que os contrataram, os dados referentes aos estagiários e aos jovens aprendizes devem ser incluídos no sistema do eSocial.
É a partir do cadastro no eSocial que o poder público tem acesso à trajetória do estagiário na empresa que o contratou. Por meio dessa fiscalização, são assegurados os direitos do estagiário previstos na Lei do Estagiário, em vigor desde 2008, como o direito a férias e o seguro contra acidentes.
O que diz a Lei do Estagiário?
A Lei 11.788/2008 (Lei do Estagiário), estabelecida para garantir os direitos dos estagiários, prevê em seu Artigo 3 que o estágio não se caracteriza como vínculo empregatício. A Lei, por outro lado, não traz menções ao eSocial, e isso acontece porque o sistema do Governo Federal foi criado em 2018, dez anos depois que a Lei entrou em vigor.
Abaixo, confira o que diz o Artigo 3 da Lei do Estagiário sobre o não vínculo empregatício do estagiário:
“Art. 3: O estágio, tanto na hipótese do § 1o do art. 2o desta Lei quanto na prevista no § 2o do mesmo dispositivo, não cria vínculo empregatício de qualquer natureza, observados os seguintes requisitos:
I – matrícula e frequência regular do educando em curso de educação superior, de educação profissional, de ensino médio, da educação especial e nos anos finais do ensino fundamental, na modalidade profissional da educação de jovens e adultos e atestados pela instituição de ensino;
II – celebração de termo de compromisso entre o educando, a parte concedente do estágio e a instituição de ensino;
III – compatibilidade entre as atividades desenvolvidas no estágio e aquelas previstas no termo de compromisso.”
A Lei do Estagiário ainda diz, em seu Art. 1: “Estágio é ato educativo escolar supervisionado, desenvolvido no ambiente de trabalho, que visa à preparação para o trabalho produtivo de educandos”.
Portanto, o estagiário não é considerado um funcionário comum perante a lei. Nas suas atividades no local de trabalho, seu propósito principal não é bater metas de departamento ou participar de decisões estratégicas para os resultados da empresa, mas sim colocar em prática os conhecimentos teóricos adquiridos em sala de aula.
Apesar disso, o cadastro do estagiário no eSocial por parte do empregador é um ato obrigatório, e a razão para essa obrigatoriedade é a garantia dos direitos do estagiário no exercício de suas atividades.
Como informar o estagiário no eSocial?
As informações relacionadas ao contrato de estágio são prestadas no evento S-2300 do sistema do eSocial, destinado a “Trabalhadores sem Vínculo de Emprego”. É necessário incluir informações corretas da empresa, de funcionários e estagiários, pois dados errôneos ou incompletos deixam a empresa sujeita a receber multas e penalidades.
A empresa deve seguir este passo a passo para fazer o registro no eSocial:
- Acesse o site do eSocial;
- Utilize um certificado digital para fazer o login;
- Escolha a opção “Empregado” e depois “Admitir/Cadastrar”;
- Preencha os espaços em branco com os dados solicitados;
- Salve o cadastro após terminar o preenchimento;
- Por fim, assine digitalmente o evento.
No sistema de folha de pagamento, você pode fazer o acompanhamento dos eventos enviados na opção “andamento dos eventos”.
Quando há o encerramento do estágio na empresa, é preciso que alguém da empresa envie as informações por outro evento, o S-2399, que também é destinado a “Trabalhador sem Vínculo de Emprego”. Essas informações cadastrais devem ser incluídas na plataforma no prazo de até o dia 07 do mês seguinte ao término da contratação.
Quem é responsável por realizar esse cadastro?
Segundo o Manual de Orientação do eSocial, o responsável por realizar o cadastro das informações de funcionários e estagiários no sistema é o empregador. Abaixo, confira uma descrição do trecho em que essa informação é mencionada:
“A parte concedente de estágio é obrigada a enviar os dados dos estagiários, independentemente da sua relação civil com o agente de integração. Da mesma forma, deve informar os eventos S-1200 e S- 1210. Por conseguinte, o agente de integração fica desobrigado de enviar os dados dos estagiários de seus clientes.”
Após a admissão, qual o prazo para o cadastro de estagiário no eSocial?
O prazo para o envio de admissões ao eSocial é de até 1 dia antes do início das atividades profissionais do estagiário. A empresa até pode enviar as informações cadastrais fora do prazo previsto pelo sistema, mas estará sujeita às penalidades ao fazer isso. Portanto, o ideal é se preparar para cadastrar as informações sempre com antecedência.
Qual é o código de categoria do estagiário no eSocial?
O estagiário deve ser admitido com o código de catetogira 901. O código da categoria do trabalhador é um número que identifica uma atividade profissional para o eSocial. Todo empregado deve ter um cargo, e todo cargo é associado a um código de categoria.
Quais as informações obrigatórias para o cadastro?
O eSocial solicita uma série de informações contratuais e pessoais do novo estagiário. Algumas das informações, como o número da apólice do seguro, dependem de medidas tomadas com antecedência, de modo que a empresa não ultrapasse o prazo de envio.
Abaixo, veja quais são as informações que a empresa precisa incluir no eSocial sobre o estagiário contratado. Caso esteja em busca de mais detalhes, você também pode consultar as informações solicitadas no Manual de Orientação do eSocial.
Dados sobre o estágio
É necessário que o responsável por incluir o estagiário no eSocial tenha em mãos os seguintes dados e documentos relacionados ao estágio:
- Natureza do estágio: obrigatório ou não obrigatório;
- Nível do estágio: fundamental, ensino médio, formação profissional ou ensino superior;
- Número da apólice do seguro (a Lei do Estagiário assegura a contratação obrigatória de um seguro contra acidentes pessoais para o estagiário. Feita essa contratação, você terá acesso ao número da apólice que deve ser informado);
- Valor do salário e do auxílio transporte (se o estágio for remunerado);
- Data de início do estágio;
- Data prevista para o término do estágio;
- Atestado Médico Admissional Obrigatório (assegurado pela Portaria nº 6.734);
- Jornada do estágio: máximo 6 horas/dia, 30 horas semanais;
- Atividades do estagiário.
Dados sobre o estagiário
Algumas informações pessoais sobre o estagiário também serão necessárias para preencher todos os campos solicitados pelo eSocial. São elas:
- Área de atuação do estagiário;
- CPF;
- RG;
- Título de eleitor;
- Cartão do PIS (se tiver algum registro na carteira de trabalho);
- Certidão de nascimento/RG de filhos menores de 21 anos (se houver);
- Números dos CPFs dos filhos (se houver);
- Carteira de vacinação;
- Comprovante de matrícula dos filhos em creche e comprovante de mensalidade (se houver);
- Certificado de reservista (obrigatório para homens maiores de 18 anos);
- Carteira de habilitação (se houver);
- Comprovante de endereço com CEP;
- Foto 3×4;
- Número de telefone e endereço de e-mail.
Como informar modificações no contrato de estagiários no eSocial?
Caso a empresa tenha que realizar alguma modificação contratual, as novas informações devem ser enviadas no evento S-2306. Já para alterações cadastrais, o evento a ser enviado é o S-2205, destinado a “Alteração de Dados Cadastrais do Trabalhador”. O evento deve ser enviado ao programa até o dia 07 do mês seguinte à alteração.
Conclusão
Neste artigo você viu que o eSocial foi criado para unificar o envio de informações que as empresas têm sobre seus funcionários regulares ao poder público, mas, como você viu até aqui, a obrigatoriedade de cadastro no sistema também se estende aos estagiários.
Para o responsável pelo cadastro do estagiário no eSocial, é importante se preparar para realizar o procedimento dentro do prazo previsto (até 1 dia antes do início das atividades do estagiário) e escolher corretamente os eventos no sistema: S-2300 para incluir os dados, S-2306 para modificações contratuais e S-2205 para alterações cadastrais.
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