Diariamente, o setor de Recursos Humanos das empresas lida com diversos processos burocráticos, que garantem a segurança jurídica tanto dos negócios como dos funcionários. Um desses processos é o acompanhamento do Espelho de Ponto, um documento obrigatório que precisa ser emitido e acompanhado de perto.

O Espelho de Ponto é um relatório emitido mensalmente, o que permite às empresas verificarem o cumprimento da jornada de trabalho dos seus profissionais, para que, assim, questões relacionadas ao cálculo de pagamento dos funcionários não sejam afetadas.

Trata-se de um documento muito importante, que pode evitar questões jurídicas desnecessárias relacionadas ao controle de ponto ineficiente dos trabalhadores. Por isso, é fundamental compreender bem esse relatório.

Para te ajudar a entender todos os detalhes do Espelho de Ponto, este conteúdo abordará as informações mais relevantes relacionadas a ele. Aqui, você aprenderá:

• O que é Espelho de Ponto?
• Tipos de Espelho de Ponto
• O que a Portaria 671 diz sobre o Espelho de Ponto?
• Como fazer a gestão de dados do Espelho de Ponto?
• Como o controle de ponto eficaz pode ajudar?
• Dúvidas sobre o Espelho de Ponto

Aproveite a leitura!

O que é Espelho de Ponto?

Espelho de ponto é um documento — físico ou digital — que é emitido mensalmente e tem valor judicial. Constam, nesse tipo de comprovante, informações relacionadas à jornada de trabalho dos profissionais.

Pode-se dizer que o Espelho de Ponto é um relatório com o resumo da jornada de trabalho mensal de cada funcionário, e, normalmente, esse documento é emitido com base nas anotações registradas em um sistema de ponto, que pode ser manual, mecânico ou eletrônico.

Como ele funciona?

O Espelho de Ponto só existe graças à coleta de informações essenciais para o gerenciamento do capital humano das empresas. Ou seja, por meio de uma ferramenta de ponto, são anotados dados relevantes para o balanço mensal realizado pelo RH, como:

• Horário de entrada e saída dos funcionários;
• Horas extras registradas;
• Atrasos e saídas do trabalho — com ou sem autorização ou motivo;
• Faltas e ausências no trabalho.

Todas essas informações fazem parte do chamado Espelho de Ponto, que deve ser mostrado aos colaboradores e também assinado por eles, para que, assim, o documento tenha todas as informações atestadas como verdade.

O que é um programa de tratamento de registro de ponto?

A fim de complementar as informações sobre o que é o Espelho de Ponto, é importante explicar também o que é um programa de tratamento de registro de ponto.

Trata-se do conjunto de rotinas informatizadas, que têm como função tratar os dados relativos à marcação dos horários de entrada e saída originários do Arquivo Fonte de Dados Tratados, que geram o relatório de Espelho de Ponto Eletrônico.

Esse conceito surgiu com base na extinta Portaria 1510/2009, substituída pela Portaria 671/2021, mas que ainda manteve as regras relacionadas ao programa de tratamento de registro de ponto e ao Espelho de Ponto.

Tipos de Espelho de Ponto

É importante reforçar que o tipo de espelho de ponto de cada empresa pode variar conforme o tipo de ferramenta de ponto utilizada. Conheça a seguir os principais tipos de Espelho de Ponto.

Espelho de Ponto Manual e Mecânico

O Espelho de Ponto Manual é o tipo mais antigo que existe. Trata-se de um relatório feito manualmente, geralmente por meio do chamado livro de ponto, em que os próprios colaboradores anotam seus horários, deixando uma assinatura no final das informações a fim de comprovar a veracidade destas.

Já o Espelho de Ponto Mecânico, um tipo mais atual, armazena os dados por meio de um cartão, em que os funcionários registram o ponto e, ao final do mês, o RH realiza uma conferência das informações dos cartões com os horários arquivados no relógio de ponto.

Uma curiosidade: foi por conta do estilo de marcação no ponto mecânico que surgiu a expressão “bater o ponto”, já que para os colaboradores validarem seus horários de trabalho, eles precisam literalmente bater o cartão no relógio cartográfico.

Em ambos os casos, as informações precisam ser checadas manualmente. Além disso, nesses tipos de espelho de ponto, existe a possibilidade das informações serem fraudadas. Por isso, graças ao avanço das tecnologias, novas opções de espelho de ponto surgiram, tornando o processo de checagem dos dados muito mais ágil e seguro, como será visto a seguir.

Espelho de Ponto Eletrônico

O Espelho de Ponto Eletrônico é mais organizado, seguro e detalhado do que os modelos apresentados anteriormente. Isso porque esse documento é gerado pelo próprio Registrador Eletrônico de Ponto, de maneira totalmente automática e tecnológica.

Normalmente, quem utiliza o ponto eletrônico, conta com um sistema capaz de registrar o ponto dos colaboradores por meio de crachá ou biometria. Porém, apesar dessa opção facilitar o trabalho do RH, pode ser uma ferramenta cara, que nem todos os negócios têm condições de arcar.

Espelho de Ponto Digital

Por fim, é importante também citar o Espelho de Ponto Digital, a opção mais flexível e automatizada, em que é possível haver acompanhamento em tempo real de acordo com a plataforma utilizada.

Esse tipo de espelho de ponto facilita o dia a dia do RH e possibilita que profissionais em regime home office ou híbrido não tenham problemas em registrar seus pontos de qualquer lugar. Tudo isso seguindo as leis e as normas trabalhistas relacionadas ao Espelho de Ponto.

O que a Portaria 671 diz sobre o Espelho de Ponto?

A Portaria 671, regulamentada em 8 de novembro de 2021, trata sobre as maneiras de inspecionar o trabalho, as políticas públicas e as relações trabalhistas, sendo criada para atualizar normas já previstas nas Portarias 1510 e 373.

No que diz respeito ao Espelho de Ponto, segundo o Art. 82 da Portaria 671:

“O programa de tratamento de registro de ponto é o conjunto de rotinas informatizadas que tem por função tratar os dados relativos à marcação dos horários de entrada e saída contidas no Arquivo Fonte de Dados, gerando o relatório Espelho de Ponto Eletrônico e o Arquivo Eletrônico de Jornada.”

Além disso, é importante dizer que as anotações de horário de trabalho devem ser realizadas obrigatoriamente, utilizando os seguintes tipos de sistema de registro eletrônico de ponto: REP-C, REP-A ou REP-P, e todos eles precisam emitir o Espelho de Ponto.

Quais informações devem constar no relatório Espelho de Ponto?

Quanto às informações que devem constar no relatório do Espelho de Ponto, o Art. 84 da Portaria 671 reforça que o documento precisa conter, no mínimo, os seguintes dados:

“I – identificação do empregador contendo nome, CNPJ/CPF e CEI/CAEPF/CNO, caso exista;

II – identificação do trabalhador contendo nome, CPF, data de admissão e cargo/função;

III – data de emissão e período do relatório Espelho de Ponto Eletrônico;

IV – horário e jornada contratual do empregado;

V – marcações efetuadas no REP e marcações tratadas (incluídas, desconsideradas e pré-assinaladas) no Programa de Tratamento de Registro de Ponto; e

VI – duração das jornadas realizadas (considerando o horário noturno reduzido, se for o caso).”

Além disso, ressalta-se o fato de que o trabalhador tem o direito de acessar as informações do relatório do Espelho de Ponto Eletrônico mensalmente, de maneira informatizada ou impressa.

Como fazer a gestão de dados do Espelho de Ponto?

Realizar a gestão de dados do Espelho de Ponto é uma tarefa que pode ser compartilhada entre o RH e o setor de contabilidade das empresas, e é essencial para que o pagamento dos funcionários aconteça corretamente, evitando processos trabalhistas.

Isso quer dizer que é fundamental que os negócios utilizem um bom sistema de ponto, de preferência eletrônico ou digital, para, assim, ter acesso aos dados do Espelho de Ponto, que nestes aparelhos é emitido de maneira automatizada, facilitando o dia a dia da gestão dos dados de ponto.

Claro que ainda existem empresas que utilizam o ponto mecânico, e, nesses casos, é preciso que a verificação das informações seja redobrada, a fim de evitar a ocorrência de fraudes ou erros nos dados registrados.

Por esse motivo, contar com sistemas de ponto mais atuais pode ser uma maneira de ter as informações de jornada de trabalho dos profissionais mais organizada, e ainda melhorar o controle de dados dos negócios.

Além disso, com o registro de ponto modernizado, fica mais fácil seguir as normas da Lei Geral de Proteção de Dados pessoais, proporcionando segurança das informações não só para as empresas, mas também para os funcionários.

Como o controle de ponto eficaz pode ajudar?

Sabe-se que o registro de ponto é obrigatório para empresas com 20 ou mais funcionários, como determina a CLT, e quanto mais eficiente for essa captação de informações, menor é a propensão de ocorrerem erros na hora de fechar a folha de ponto.

Mas, como tornar esse controle mais eficiente e evitar problemas no Espelho de Ponto? Sem dúvidas, a melhor maneira é utilizar uma ferramenta de controle de jornada para agilizar todo o processo de captação de ponto, e que além de armazenar os dados com segurança, permita um bom acompanhamento das informações.   

Esse tipo de sistema auxilia as empresas a conquistarem mais autonomia em suas atividades relacionadas ao ponto dos trabalhadores, além de garantir maior veracidade dos dados.

Conheça a Pontotel: veracidade do ponto garantida para emissão do Espelho de Ponto

Que tal contar com uma plataforma completa de gestão e controle de ponto online, que não dependa de REP, com um sistema totalmente digital, que pode ser gerenciado por meio de um computador ou aplicativo de celular, e que possui relatórios e indicadores completos e fáceis de acessar?

O sistema da Pontotel é uma ferramenta de ponto inteligente, que além de facilitar o dia a dia das empresas, garante mais veracidade do ponto e uma emissão de Espelho de Ponto automatizada e mais detalhada.

Empresas que já utilizam a Pontotel contam com um sistema que possui diversas formas de registro, capaz de centralizar o ponto das companhias e realizar uma autenticação de marcação de informações, seguindo medidas de segurança para garantir a autenticidade das informações registradas.

Conheça o sistema da Pontotel e seja beneficiado de inúmeras formas, como:

• Reduzindo sua folha de pagamento em até 30%;
• Reduzindo seus passivos trabalhistas;
• Evitando a emissão de papéis desnecessários;
• Garantindo uma emissão de Espelho de Ponto eficiente.

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Dúvidas sobre o Espelho de Ponto

Mesmo após todas as explicações oferecidas ao longo deste conteúdo, pode ser que ainda tenha restado algumas dúvidas. Mas fique tranquilo, pois, a seguir, foram solucionadas as principais dúvidas sobre o Espelho de Ponto. Acompanhe.

Para que serve o Espelho de Ponto?

O Espelho de Ponto serve para controlar as horas trabalhadas pelos colaboradores, comprovando que os profissionais estão realizando a sua jornada de trabalho de maneira adequada.

Que informações precisam constar no Espelho de Ponto?

É obrigatório que as seguintes informações dos funcionários façam parte do Espelho de Ponto: nome completo; horários de entrada e saída; horário de almoço e intrajornada; e contagem de horas extras.

Quais tipos de Espelho de Ponto existem?

Atualmente, existem quatro tipos de Espelho de Ponto, sendo eles: Espelho de Ponto Manual, Espelho de Ponto Mecânico, Espelho de Ponto Eletrônico e Espelho de Ponto Digital.

Conclusão

Neste conteúdo, você aprendeu que o Espelho de Ponto é um documento obrigatório, que toda empresa deve emitir para seus funcionários ao final de cada mês de trabalho, pois, neste relatório, estão contidos os principais dados sobre a jornada de trabalho dos colaboradores.

Além disso, é importante considerar que a emissão do Espelho de Ponto está diretamente relacionada com o acompanhamento da rotina dos trabalhadores, por isso, utilizar uma boa plataforma de ponto é a melhor maneira das empresas acompanharem a jornada dos trabalhadores.

Para evitar erros ou fraudes no Espelho de Ponto da sua empresa, conte com a Pontotel, um sistema de gestão de ponto eficiente e seguro, que será um grande diferencial na rotina do RH do seu negócio.

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