O conhecimento sobre escopo do projeto é essencial para estipular as fases, recursos e resultados de um projeto. Isso porque, a falta de compreensão do escopo do projeto pode levar a diversos atrasos organizacionais.
O escopo do projeto não é apenas teórico, sua aplicação prática vai muito além de definir o projeto empresarial: o resultado atual é manter o projeto nos trilhos ou redefinir o escopo para que o projeto ou produto final atenda recorrentemente aos requisitos.
O sucesso do projeto está amplamente relacionado ao bom planejamento, mas obter o escopo certo continua sendo um desafio para muitos gerentes de projeto.
Sendo assim, neste artigo explicaremos o que é o escopo de projeto e como fazer o gerenciamento desse processo. Além disso, você entenderá como fazer a definição do escopo de projeto e as ferramentas e técnicas necessárias para isso. Veja os tópicos que abordaremos a seguir:
- O que é escopo de projeto?
- Como fazer o gerenciamento do escopo de projeto?
- Como fazer a definição do escopo de projeto?
- Entradas do processo de definição de escopo
Vamos lá!
O que é escopo de projeto?
O escopo do projeto é o conjunto de todas as etapas e recursos imprescindíveis para alcançar o resultado desejado em determinado projeto. Nele, é necessário descrever em detalhes e integralmente o que é preciso para atingir o objetivo final, que pode ser um novo produto, um sistema, uma mudança corporativa, entre diversas ocasiões.
Ademais, o escopo do projeto determina os limites do trabalho, possibilitando que os colaboradores que fazem parte da equipe classifiquem com exatidão o que estão fazendo e eliminem tudo aquilo que não deve participar do trabalho necessário.
O escopo do projeto é crítico porque com a falta dele, o gerente de projeto seria incapaz de entender o tempo, custo ou trabalho envolvido no projeto.
Qual a diferença entre um escopo de projeto e um escopo de produto?
O escopo do projeto difere do escopo do produto. Este último inclui funções e recursos que descrevem um serviço, resultado ou produto. Essas funções e recursos nada mais são do que requisitos destinados a atender as necessidades das partes interessadas, as conhecidas como stakeholders do projeto.
Em suma, pode-se dizer que o escopo de um projeto se traduz em como o trabalho precisa ser executado, e o escopo do produto se traduz no que precisa ser entregue. Em algumas circunstâncias, os responsáveis por gerenciar o projeto também usam o termo escopo do projeto para falar sobre o escopo do produto.
O escopo de um projeto é tão importante para o gerenciamento de projetos que no Guia PMBOK®, a principal referência em projetos, há uma área de especialização dedicada: gerenciamento de escopo.
Como fazer o gerenciamento do escopo de projeto?
O gerenciamento do escopo do projeto se trata de um conjunto de processos para garantir que um projeto inclua todo e apenas o trabalho necessário para concluir o plano com êxito.
Para tanto, de acordo com as melhores práticas das diretrizes do PMBOK, o desenvolvimento de um plano de gerenciamento do escopo do projeto deve contemplar o seguinte processo.
Planejamento do gerenciamento do escopo
O processo de planejamento do gerenciamento do escopo no gerenciamento de projetos envolve planejar e documentar como controlar, definir e validar o escopo do projeto e do produto.
As ferramentas de planejamento de gerenciamento de escopo incluem o aproveitamento de informações especializadas daqueles que têm conhecimento ou treinamento em projetos semelhantes anteriores, análise de dados onde são buscados diferentes métodos para definir, validar e controlar o escopo por meio de reuniões de desenvolvimento do plano do escopo.
Coleta de requisitos
O processo de coleta de requisitos envolve gerenciar e documentar os requisitos e as necessidades daqueles que estão interessados em conquistar seus objetivos durante o projeto. Isso inclui identificar os atributos que os produtos devem ter para solucionar o problema do cliente e atender às expectativas do patrocinador.
Os requisitos devem ser documentados com detalhes suficientes para serem mensuráveis e poderem ser considerados essenciais.
Definição do escopo
O processo de definição do escopo inclui uma elaboração efetiva do escopo, ou seja, especificando todas as demandas essenciais para que o projeto seja concluído.
É necessário descrever projetos e produtos e, para isso, um dos procedimentos utilizados é a análise de produtos. A análise do produto envolve obter feedbacks sobre todos os recursos do produto.
Outras ferramentas para definição de escopo incluem: habilidades interpessoais e de equipe, geração de alternativas, opinião de especialistas, análise de dados e tomada de decisão.
Criação da EAP (Estrutura analítica de projeto)
É necessário estabelecer uma estrutura analítica do projeto que organize visualmente todas as demandas que precisam ser executadas no projeto.
Uma estrutura analítica do projeto é a divisão das demandas do projeto em porções menores para facilitar o gerenciamento.
Essa segmentação é feita de forma hierárquica para organizar o trabalho a ser feito. Sendo assim, os segmentos são divididos em um pacote de trabalho e seu tempo e custo são estimados, monitorados e controlados.
Além do próprio EAP, é criado um dicionário para descrever cada elemento nele contido.
Validação do escopo
Uma vez definido o escopo, resta apenas um tópico para colocar em execução: a validação. Caso seja determinado que o escopo precisa ser alterado, isso acontecerá durante o processo de validação. Se não, você pode seguir em frente agora.
O processo de verificação do escopo inclui a aceitação formal das entregas do projeto. Cada vez que uma entrega é feita isso acontece e, em caso de recusa, é emitido um pedido de alteração para fazer os reparos necessários.
Fica muito mais descomplicado e fácil garantir que o projeto seja aprovado em sua totalidade após a conclusão da validação de cada entrega durante o projeto.
Controle do escopo
Após o lançamento do projeto, o cronograma deve ser auditado, verificando se ele está sendo cumprido e analisando, principalmente, se os cálculos definidos estão de acordo com o trabalho realizado.
O processo de controle do escopo inclui acompanhar a situação do escopo e gerir as mudanças na base do escopo. Isso ajuda a acompanhar a performance do trabalho, projetar reivindicações de mudança e manter as linhas de base do escopo em todo o projeto.
Como fazer a definição do escopo de projeto?
Para fazer a definição do escopo do projeto é preciso dividi-lo em várias etapas básicas. Discutiremos cada uma delas a seguir. Confira!
Entradas do processo de definição de escopo
Depois de saber qual é o escopo, é útil entender que a definição inclui uma descrição detalhada do design da preparação e seus subprodutos fundamentais. Veja quais são os processos básicos de entrada para proceder da forma mais estratégica e eficaz.
Termo de Abertura de projeto
Um termo de abertura é um documento que autoriza formalmente um projeto. É ele quem capacita o gerente de projetos a começar a utilizar os recursos organizacionais nas atividades planejadas.
Por esse motivo, os gerentes de projeto são sempre indicados antes do início do planejamento, de preferência antes do processo de redação. Outro ponto importante é que a ficha do projeto deve ser aprovada pelo patrocinador (financiamento e provisão de recursos).
Portanto, a folha do projeto deve conter informações resumidas, bem como o grau de detalhes indispensáveis para aprovar ou reprovar o projeto.
Documentação dos Requisitos
Seguindo as diretrizes do PMBOK®, os documentos de requisitos devem descrever como cada documento atende a um requisito de negócios.
Em outras palavras, para formatar um documento de requisitos, os gestores precisam questionar a si mesmos quais requisitos serão atendidos e como eles se relacionam com as metas – sempre começando com uma descrição detalhada e completa conforme o projeto se desenvolve.
Portanto, é importante descrever claramente os requisitos e evitar uma interpretação ambígua. Sempre que disponível, parâmetros de aceitação que podem ser mensuráveis também devem ser usados, pois isso remove qualquer subjetividade na avaliação.
Ativos de Processos Organizacionais
Os ativos de processos organizacionais se encaixa em tudo que está relacionado aos processos de negócios que contribuem para o sucesso do projeto. Isso significa que quanto mais madura a empresa estiver em termos de gerenciamento de projetos, maior será a contribuição dos ativos da organização.
Quando há um escritório de projetos eficaz dentro da empresa, os ativos de processos organizacionais geralmente estão presentes e são fáceis de encontrar. Por outro lado, os fatores ambientais corporativos são quaisquer fatores no ambiente interno ou externo da organização que não estão sob o controle da equipe, mas ainda podem influenciar o sucesso do projeto.
Estes são planos, processos, políticas, procedimentos e bases de conhecimento específicos que a organização usa.
Ferramentas e técnicas
As técnicas usadas para descrever o trabalho do projeto incluem: opinião de especialistas, análise de produtos e workshops.
A opinião de especialistas se aplica a quaisquer detalhes técnicos e pode ser obtida de várias fontes, incluindo outras unidades dentro da organização, consultores, associações profissionais ou técnicas e especialistas no assunto.
A análise do produto inclui técnicas como decomposição do produto, análise do sistema, análise de requisitos, engenharia de sistemas, engenharia de valor e análise de valor. Ao gerar alternativas, as técnicas que podem ser usadas são brainstorming, pensamento lateral, análise alternativa, etc.
Finalmente, durante essas sessões de trabalho intensivo, workshops facilitados envolvem os principais participantes com uma variedade de expectativas e conhecimentos para alcançar um entendimento comum e multidisciplinar dos objetivos e limites do projeto.
Saídas do processo de definição de escopo
A saída do processo de definição do escopo do projeto inclui a descrição do projeto, assim como as principais premissas, restrições e entregas. Atualize os documentos do projeto revisando e atualizando os registros das partes interessadas. Existe uma matriz de rastreabilidade de requisitos e outros documentos que podem ser atualizados.
Declaração do escopo de projeto
Uma declaração de escopo do projeto é exclusivamente um documento escrito para esse propósito. Ele descreve os principais produtos, premissas e limitações do projeto e documenta o escopo do projeto e do produto. Dependendo da complexidade do projeto, a declaração do escopo pode fazer parte do plano do projeto ou pode ser um documento independente.
Ademais, caso você se encontre trabalhando junto a uma equipe ou com uma agência externa, pode converter a declaração de escopo do projeto em uma declaração de emprego para consolidar o contrato com o fornecedor.
Documentos de projeto
Este é o momento de revisar e atualizar os registros das partes interessadas, documentos de requisitos, matriz de rastreabilidade de requisitos e outros documentos.
Conclusão
Ao longo deste artigo, explicamos o que é escopo de projeto e como fazer o gerenciamento desse processo. Além de mostrar como fazer a definição do escopo de projeto. E também, as ferramentas e técnicas necessárias para isso.
A definição detalhada do escopo de um projeto requer objetividade e precisão boas e claras, pois garante que os membros da equipe entendam e concordem sobre como atingir seus objetivos.
O gerenciamento de escopo também ajuda a evitar problemas que seu projeto possa encontrar. Sem especificar o escopo, é impossível estimar os custos e o tempo que o projeto levará.
Ocasionalmente, por falta de comunicação, podem ser necessárias revisões de escopo, o que afeta diretamente os custos e atrapalha os cronogramas, causando perda de recursos, tempo e até exaustão da equipe. São esses detalhes que tornam o processo de definição de escopo um passo fundamental para o sucesso.
Para permitir que você construa seu escopo de projeto sem falhas, fornecemos um modelo de escopo de projeto separado que você pode acessar aqui.
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