Escala de férias: veja a importância de ter uma bem definida e como funciona!

Anualmente, as empresas precisam lidar com a ausência de colaboradores em função das férias. Por isso, planejar-se para este período, por meio de uma escala de férias, é essencial para que a empresa não crie problemas no seu dia a dia. 

A escala de férias funciona praticamente como um guia para que a empresa preveja situações em que a ausência de um colaborador irá sobrecarregar determinada equipe ou até mesmo antecipe gastos elevados com o pagamento das férias. 

Neste sentido, é essencial que todo o processo de organização de férias seja realizado de forma estratégica, para que, assim, todos os detalhes desse período do descanso dos colaboradores estejam alinhados entre a empresa e os próprios funcionários. 

Afinal, a empresa não pode se prejudicar com a ausência do profissional nem o colaborador pode ter prejuízos diante de um direito adquirido após doze meses de trabalho na organização. 

Para saber como organizar escala de férias na rotina da empresa, entender melhor sua importância e visualizar um passo a passo para criá-la corretamente, este artigo vai abordar as seguintes questões: 

• O que é escala de trabalho?
• O que é escala de férias?
• O que diz a lei sobre escala de férias?
• Qual a importância da escala de férias para a empresa?
• O que o RH deve levar em consideração ao montar uma escala de férias?
• Como é feita uma escala de férias?
• Onde criar e gerenciar escalas de férias?
• Vantagens em criar escalas de férias de forma automatizada

Boa leitura!

O que é escala de trabalho?

A escala de trabalho pode ser definida como a organização dos horários da jornada (horas trabalhadas) do colaborador na empresa. Por meio dela, a companhia tem uma visão real de folgas, horários de trabalho, possíveis ausências e outros.

Por meio desse tipo de planejamento, a empresa consegue se organizar e se precaver no caso de imprevistos, oriundos de faltas e atrasos, facilitando, assim, a realocação de colaboradores.

O que é escala de férias?

Todo colaborador que atua no regime CLT, ou seja, com carteira assinada, após doze meses de trabalho, tem direito a um período de férias. 

A escala de férias, de forma bem objetiva, é a organização da programação dos períodos em que os colaboradores irão se ausentar da empresa, em função exatamente das suas férias. 

Ela é uma previsão antecipada do chamado período concessivo, que é o  tempo em que a empresa deve conceder as férias ao seu funcionário.

O que diz a lei sobre escala de férias?

As férias estão previstas na CLT e são um direito de todo o colaborador que trabalha com carteira assinada. Conforme citado anteriormente, após doze meses de trabalho, o empregado adquire o direito às férias sem que haja qualquer prejuízo à sua remuneração. 

O direito às férias está previsto no artigo 129 da CLT: 

“Art. 129 – Todo empregado terá direito anualmente ao gozo de um período de férias, sem prejuízo da remuneração.”    

Com a reforma trabalhista de 2017, os colaboradores podem dividir suas férias em três períodos, desde que haja um acordo com a empresa. Um dos períodos não pode ser inferior a catorze dias, e outro, menor que cinco dias, conforme o inciso 1 do artigo 134: 

“§ 1^o  Desde que haja concordância do empregado, as férias poderão ser usufruídas em até três períodos, sendo que um deles não poderá ser inferior a quatorze dias corridos e os demais não poderão ser inferiores a cinco dias corridos, cada um.”  

Quando se fala em lei referente às férias, é importante destacar também a Constituição Federal, que em seu artigo 7 diz que todos os trabalhadores, sejam eles urbanos ou rurais, devem usufruir férias anuais: 

“Art. 7º São direitos dos trabalhadores urbanos e rurais, além de outros que visem à melhoria de sua condição social:

XVII – gozo de férias anuais remuneradas com, pelo menos, um terço a mais do que o salário normal;”

Quando o colaborador pode tirar férias?

Segundo a lei, as férias são compostas por dois períodos. O primeiro período é o chamado aquisitivo, que corresponde aos doze meses em que o colaborador precisa trabalhar para adquirir o direito de tirar férias.

O outro período se chama concessivo. Este período representa o prazo que a empresa tem para conceder as férias ao colaborador após os 12 meses de trabalho dele. 

É importante destacar que a empresa tem o prazo máximo de 1 ano para conceder as férias ao colaborador, antes que haja o vencimento desta. O artigo 134 destaca esse período em que o colaborador tem direito a tirar férias, após trabalhar por doze meses: 

“Art. 134 – As férias serão concedidas por ato do empregador, em um só período, nos 12 (doze) meses subsequentes à data em que o empregado tiver adquirido o direito.”

Qual a importância da escala de férias para a empresa?

A escala anual de férias é um planejamento extremamente importante no sentido de organização das equipes, previsão de custos, etc. 

Quando a empresa cria uma escala de férias, ela tem uma visão geral das ausências dos seus colaboradores a cada mês e sabe exatamente em quais períodos tem que desembolsar um custo maior para arcar com o pagamento das férias dos funcionários.

Além disso, na escala de férias, a empresa pode antever possíveis demandas elevadas, advindas das férias de algum profissional. 

Assim, ela consegue se preparar para que o trabalho não seja interrompido ou que alguém fique sobrecarregado, pois essa antecipação de ausência, via escala de férias, facilita a distribuição de tarefas. Sendo assim, a escala de férias é importante para a empresa, pois:

• Ajuda a prever demandas; 
• Facilita a organização das tarefas mesmo em ausências; 
• Contribui no planejamento de contratações temporárias; 
• Auxilia na previsibilidade de custos; 
• Facilita na substituição temporário de funcionário, caso necessário.

E para os colaboradores?

A escala de férias, no entanto, não contribui apenas para a rotina das empresas; ela também é um item de organização importante para os colaboradores. 

Isso porque, quando existe uma escala de férias, os empregados têm como se planejar de forma antecipada para o período que estarão ausentes da empresa. 

Além disso, com ela, a empresa tem uma política muito bem definida quanto a períodos em que o colaborador pode tirar as férias, valores a receber, entre outros detalhes, o que facilita o entendimento dos seus direitos trabalhistas. 

Então, no caso dos colaboradores, a escala de férias:

• Ajuda no planejamento de viagens, sem que as coisas sejam feitas de última hora;
• Facilita o entendimento quanto aos seus direitos legais; 
• Contribui para que a escolha do período de férias seja feita de maneira organizada.

O que o RH deve levar em consideração ao montar uma escala de férias?

A escala de férias, na maioria das vezes, é feita pelo setor de RH/DP e serve justamente para que a empresa tenha uma facilidade maior para se organizar diante de alguma ausência e maior controle sobre gastos mais elevados, em função deste período. 

Contudo, ela é um grande apoio principalmente em demandas internas, por isso, é importante que os profissionais de RH saibam o que levar em consideração na hora de montar uma escala de férias. Confira a seguir.

Entenda demandas internas da empresa

O principal ponto que a empresa deve levar em conta são as próprias demandas internas. 

Afinal, uma ausência pode comprometer a produtividade das equipes, que podem se sobrecarregar, sem contar que as tarefas podem perder a qualidade e as entregas podem atrasar em função disso. 

Desta forma, é fundamental que, para a construção de uma escala de férias assertiva, a empresa avalie quais são suas demandas, em quais períodos pode conceder férias sem atrapalhar seu funcionamento e qual a necessidade de contratações temporárias. 

Esse tipo de avaliação permite uma visão macro do negócio e uma previsibilidade maior para que a tomada de decisões se torne mais assertiva. 

Planeje a importância de cada setor

Existem setores na empresa que têm um papel fundamental para que ela funcione. Até por isso, em uma escala de férias, é importante considerar a importância de cada área, prevendo o que uma ausência pode causar no setor. 

Realizando esse planejamento e tendo uma visão exata do papel de cada setor, a empresa evita que uma ausência traga prejuízos ao funcionamento destes. 

Fale com a equipe sobre prioridades individuais para levar em consideração

O que é prioridade? O que pode ficar para depois? Essas são perguntas a se fazer para que as férias de um profissional não se tornem um pesadelo na empresa, em função da ausência dele. 

Por isso, a empresa deve sempre conversar com a equipe sobre as prioridades, pois isso a ajudará a ter uma visão macro do trabalho de cada um.

Quando se fala de prioridade, é importante também considerar as necessidades individuais de cada funcionário para alinhar corretamente e de forma justa a escala de férias, além de garantir a gestão de tempo. 

É comum, por exemplo, que muitos queiram tirar férias no final do ano, começo ou meio, principalmente pais, para conciliar com as férias escolares. Essa é uma prioridade individual na hora de escolher as férias para muitos colaboradores. 

Contudo, antes de conceder esse período, é importante que a empresa deixe tudo devidamente alinhado com gestores, líderes e com o setor em geral, para que todos fiquem satisfeitos e não sofram com problemas por uma ausência.

Crie uma política interna de férias

Criar uma política de férias é essencial para que não haja nenhuma dúvida em torno deste tema. Isso também pode contribuir para que a empresa siga todas as normas trabalhistas quanto aos períodos aquisitivo e concessivo de férias.

Ademais, essa política pode ajudar a empresa a negociar as férias com os colaboradores, já que, por meio dela, os profissionais saberão exatamente em quais meses poderão solicitar as férias, de acordo com as regras pré-definidas pela organização. 

Além disso, com essa política interna, o profissional pode sanar qualquer dúvida quanto aos valores a receber, prazos para solicitar as férias, número de dias para se ausentar e muitos mais.

Como é feita uma escala de férias?

Ter uma escala de férias exige da empresa atenção quanto a informações das jornadas dos colaboradores, tempo de trabalho deles na empresa e principalmente saber em quais períodos cada um deseja tirar as férias.

Considerando essas questões, é importante seguir algumas diretrizes que podem ajudar a empresa a se organizar para que a escala de férias tenha um alinhamento entre o desejo do colaborador e as necessidades de demandas que ela possui. 

Portanto, para fazer uma escala de férias, é importante: 

Manter os dados dos colaboradores atualizados

É importante ter em mãos exatamente qual o período aquisitivo e concessivo de férias para cada colaborador, assim como seu histórico de férias na empresa, para que não haja erros nos prazos e na concessão das férias. 

Criar uma política interna

A política de férias é um grande guia para que as empresas se amparem em diretrizes pré-definidas para determinar datas em que os colaboradores podem se ausentar e prazos para pagamento. Sem contar que essa política deixa esse processo mais transparente para o colaborador, que saberá exatamente como solicitar suas férias ao RH. 

Avaliar as faltas

O número de faltas do colaborador pode impactar diretamente o número de dias em que ele poderá se ausentar no seu período de descanso. Afinal, a empresa pode descontar as faltas das suas férias. Por isso, é importante estar atento a esse dado para montar a escala de férias corretamente. 

Definir períodos de demanda

Para criar uma escala de férias efetiva, é importante também considerar quais os períodos de maior demanda para a empresa e colocar na política interna que não será possível conceder férias durante eles, para que, assim, a ausência de um colaborador não atrapalhe a rotina do negócio.

Onde criar e gerenciar escalas de férias?

Uma questão importante ao se tratar da construção de escala de férias é definir o método que a empresa escolherá para criar e gerenciar as informações de escalas. Neste quesito, existem opções tradicionais e automatizadas. 

A seguir, você confere mais detalhes sobre elas para poder escolher a que mais se adequar a realidade da sua empresa.

Planilhas

As planilhas são o modo mais tradicional de se fazer uma escala de férias. Nelas, o gestor precisa inserir manualmente todos os dados dos colaboradores, assim como períodos aquisitivos e concessivos. 

Essa forma de gerenciar depende muito de uma atenção redobrada, já que o seu funcionamento provém, praticamente em sua totalidade, da mão de obra humana. 

Até por isso, tal método está mais exposto a erros de inserção de dados por distração, esquecimento de férias de algum colaborador e falta de alertas, sem contar que a gestão de dados se torna mais lenta e difícil. 

Softwares de escalas

Já utilizando a tecnologia como aliada, o software de escalas facilita o trabalho do RH quanto à gestão de férias. Afinal, ele irá apenas inserir os dados e poderá no próprio software criar alertas para ser avisado quando algum colaborador for tirar férias. 

Muitos desses softwares permitem inclusive uma gestão via aplicativos, facilitando esse controle gerencial. É muito utilizado neste modelo o Workforce Management (WFM), que facilita a organização da força de trabalho. 

Softwares de controle de ponto

O software de controle de ponto aparece como a maneira mais segura para que a empresa consiga montar uma escala de férias correta. Por meio desse tipo de sistema, ela pode acompanhar em tempo real todos os dados que correspondem a este período. 

Isso sem contar que, por meio do software de controle de ponto, os cálculos são automatizados, evitando que a empresa cometa erros de pagamento ou até mesmo perca os prazos para pagar as férias dos colaboradores, já que o sistema irá alertar previamente.

Vantagens em criar escalas de férias de forma automatizada

Criar uma escala de férias automatizada não só agiliza a gestão de dados por parte dos gestores da empresa, mas também é fundamental para que a organização minimize as chances de erros de cálculos, perda de documentos, entre outros problemas. 

Segundo a McKinsey Global Survey, cerca de 72% das empresas que focaram na automação conquistaram sucesso em suas tarefas. Confira abaixo algumas das principais vantagens que a empresa pode ter ao adotar a escala de férias automatizada: 

• Acesso a dados em tempo real; 
• Notificação em relação a datas de férias e pagamentos; 
• Gestão de escalas rápida e intuitiva; 
• Geração de dados e cálculos de forma automática; 
• Medidas antifraude que evitam a alteração de informações dos colaboradores;
• Maior transparência quanto a prazos dos períodos aquisitivo e concessivo; 
• Facilidade para gerir escalas de férias junto aos colaboradores. 

Conclusão 

Ao longo deste conteúdo, você pôde ver o impacto positivo que uma escala de férias pode ter na rotina empresarial. Isso porque o planejamento prévio deste período pode prevenir problemas decorrentes da ausência de determinado colaborador. 

Por isso, para que o período de férias seja benéfico para o colaborador e não altere a produtividade da empresa, é fundamental conhecer as demandas internas da organização a fundo, conforme citado. 

Afinal, essa visão macro da rotina empresarial contribui para que a escala de férias seja gerida de forma assertiva e a empresa possa organizar as férias antecipadamente. 

Por fim, foi possível conhecer algumas das vantagens de automatizar a gestão da escala de férias, facilitando, assim, o controle de dados, sendo ele feito em tempo real, e proporcionando maior transparência ao processo.

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