Desde pequenos negócios até grandes corporações, lidar com a papelada e seguir as leis do trabalho são práticas indispensáveis. Porém, eventuais erros no departamento pessoal podem acabar comprometendo essas responsabilidades e gerar nas empresas uma série de problemas não apenas com os seus colaboradores, mas também com o poder público.
Negligenciar as atividades do DP pode levar a falhas no pagamento, problemas de conformidade e disputas legais, além de afetar a confiança e a harmonia entre os funcionários e a empresa. Para evitar tais consequências, veja os pontos principais deste artigo para explicar como evitar os principais erros no DP.
- Quais as principais rotinas do DP?
- O que pode gerar problemas no departamento pessoal?
- Quais erros no departamento pessoal são mais comuns?
- Como evitar os erros no departamento pessoal?
Continue e aprenda a evitar os maiores erros no DP!
Quais as principais rotinas do DP?
O Departamento Pessoal (DP) é o setor responsável por todas as etapas burocráticas relacionadas à contratação, à concessão de benefícios, ao controle da jornada de trabalho e ao desligamento dos colaboradores. Para entender em mais detalhes o papel desse departamento numa empresa, confira as principais rotinas do DP na lista a seguir:
- Documentação dos colaboradores: o DP é encarregado de reunir e armazenar toda a documentação necessária para a contratação e, posteriormente, para o momento do desligamento do funcionário;
- Gestão da jornada de trabalho e controle de pontos: o DP garante que as jornadas de trabalho estejam em conformidade com as leis trabalhistas, respeitando os horários estipulados. O setor também é encarregado de definir escalas de trabalho e controlar as horas extras quando necessário;
- Folha de pagamento: mensalmente, o DP apura as informações individuais de cada funcionário para calcular a folha de pagamento;
- Gestão de benefícios corporativos: é responsabilidade do DP assegurar que os benefícios oferecidos pela empresa sejam corretamente concedidos e administrados, incluindo planos de saúde, vale-alimentação, entre outros;
- Gestão de férias e licenças: o DP colabora com a organização das férias e licenças dos funcionários. Isso é feito em conjunto com outros setores para garantir que os períodos de afastamento não prejudiquem a produtividade da empresa.
Estas rotinas do DP asseguram que as relações entre empresa e funcionários estejam em conformidade com as leis e todos os processos, desde a entrada até a saída dos colaboradores, sejam feitos de forma transparente.
Qual a importância do DP nas empresas?
Tanto nas grandes corporações quanto nas pequenas e médias empresas (PMEs), um DP bem estruturado é a linha de defesa contra diversos problemas que afetam a rotina das organizações.
Dados da Associação Brasileira de Gestores de Documentos (ABGD), divulgados no portal de notícias Terra, revelam que os gestores dedicam cerca de 4 semanas por ano somente procurando informações, algo muitas vezes atribuído a arquivos mal organizados.
É um problema que não afeta apenas a liderança, mas também os funcionários, que perdem em média 2 horas diárias procurando documentos extraviados entre os departamentos. Ainda segundo o ABGD, a situação fica ainda mais alarmante considerando que, a cada 12 segundos, um documento se perde nas empresas.
Esse gasto de tempo considerável tem suas raízes na falta de organização interna e no armazenamento inadequado de documentos, problemas associados à falta de um departamento pessoal ou à negligência com as rotinas do setor.
O que pode gerar problemas no departamento pessoal?
No departamento pessoal, a falta de processos documentados pode gerar consequências que repercutem para toda a empresa. Sem diretrizes claras, os funcionários podem ter dúvidas sobre suas responsabilidades ou o modo como devem desempenhá-las.
A ausência de informações estruturadas para embasar decisões é outra fonte de problemas. Quando não há dados centralizados para embasar as escolhas, as decisões se tornam mais difíceis e menos fundamentadas. A falta de informações confiáveis pode resultar em atrasos ou decisões apressadas, que afetam a eficácia do departamento.
Em organizações menores, que muitas vezes deixam as rotinas do DP sob a responsabilidade de uma ou duas pessoas, a ausência de processos definidos e informações estruturadas acabam comprometendo a expansão da própria organização.
Quais erros no departamento pessoal são mais comuns?
Os problemas no DP assumem formas diversas. Também podem variar em níveis de gravidade e complexidade, conforme o desafio e onde a empresa está. De modo geral, os principais erros no departamento pessoal são:
- Falta de administração de documentos;
- Excesso de processos manuais e burocráticos;
- Falta de conhecimento da legislação trabalhista;
- Falta de conhecimento sobre o eSocial;
- Inconsistências na folha de pagamento;
- Inconsistências na folha de ponto em conferência e ajustes manuais;
- Falta de controle e gestão de férias;
- Falta de controle de exames periódicos.
Quer entender mais por que esses problemas acontecem? Continue para conhecer o que leva a cada um dos erros no departamento pessoal e descubra como evitá-los.
Falta de administração de documentos
A coleta, o armazenamento e a gestão dos documentos dos colaboradores, como contratos, registros de jornada e comprovantes de benefícios, são necessários para respaldar a relação de trabalho e garantir conformidade legal da empresa.
No caso de desligamento, se os documentos necessários não estiverem separados com antecedência, pode ocorrer atraso no processo, afetando tanto a vida do colaborador quanto a rotina da empresa.
Em situações de rescisões contratuais, a falta da documentação pode resultar em atrasos no pagamento de verbas rescisórias, e isso causa insatisfação entre os ex-colaboradores e leva potencialmente a processos judiciais.
Excesso de processos manuais e burocráticos
A necessidade de lidar com documentos físicos, preencher formulários manualmente e realizar cálculos sem ferramentas de automação pode consumir muito tempo e aumentar a probabilidade de erros.
Na folha de pagamento, por exemplo, se os cálculos forem feitos manualmente, há maior risco de erro humano. Da mesma forma, se os processos de admissão e demissão forem excessivamente burocráticos, isso pode atrasar a integração de novos funcionários ou a agilidade dos desligamentos.
Falta de conhecimento da legislação trabalhista
A legislação trabalhista brasileira é complexa e está sujeita a alterações frequentes. A falta de compreensão dessas normas pode resultar em práticas inadequadas no que diz respeito a contratações, demissões, jornadas de trabalho, férias, entre outros aspectos.
Por exemplo, a aplicação incorreta de horas extras ou o não cumprimento de pausas para descanso exigidas pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) podem resultar em processos trabalhistas e até penalidades financeiras para a empresa.
Falta de conhecimento sobre o eSocial
Com o eSocial, as empresas unificam todos os dados que precisam fornecer ao poder público sobre os processos relacionados ao vínculo trabalhista com os funcionários, como admissões, demissões, férias, atestados médicos, horas extras, folha de pagamento, etc.
Essas informações são enviadas eletronicamente para o sistema, eliminando a necessidade de diversos outros formulários e declarações individuais que antes eram feitos separadamente para diferentes órgãos do governo.
Profissionais do DP que não compreendem completamente os requisitos do eSocial podem gerar problemas relacionados a não conformidade, atrasos ou erros nas informações reportadas, sujeitando a empresa a multas.
Inconsistências na folha de pagamento
Erros no cálculo de salários, descontos ou benefícios resultam em pagamentos incorretos, levando a questionamentos e descontentamento dos funcionários. Essas discrepâncias impactam a confiança da equipe e ainda demandam tempo adicional para correções.
A inserção equivocada de horas trabalhadas ou cálculos de adicionais, por exemplo, pode resultar em problemas como pagamentos insuficientes ou indevidos. Esse tipo de erro ocorre devido à interpretação equivocada das leis ou à desatenção aos dados fornecidos.
Inconsistências na folha de ponto em conferência e ajustes manuais
Quando há necessidade de ajustes constantes nos registros de ponto dos funcionários, seja por falhas no sistema, seja por intervenções manuais, a empresa abre espaço para questionamentos e desconfiança dos colaboradores.
Além disso, os ajustes frequentes podem criar uma carga de trabalho adicional para a equipe de DP e consumir um tempo que poderia ser alocado para outras tarefas do setor.
Falta de controle e gestão de férias
A ausência de controle e previsão para distribuição e aprovação de férias pode gerar períodos com déficit ou excesso de colaboradores no ambiente de trabalho. Esses problemas podem afetar a produtividade e gerar tensões entre os funcionários.
Alguns dos problemas que contribuem para essa inconsistência são a dificuldade na coordenação de períodos desejados por diferentes colaboradores e a falta de uma política clara de agendamento e aprovação de férias.
Falta de controle de exames periódicos
Os exames periódicos auxiliam na garantia da saúde e segurança dos colaboradores. Além disso, são processos obrigatórios, pois o exame periódico é obrigatório e deve ser pago pelo empregador, segundo o artigo 168 da CLT.
Outros exames complementares podem ser exigidos, a critério médico, para avaliar a capacidade do empregado para executar determinadas funções.
Se esses exames forem solicitados e não forem realizados ou registrados, a empresa pode não cumprir as normas de segurança do ambiente de trabalho, ficando sujeita a sanções legais e, o que é mais crítico, colocando em risco a saúde dos colaboradores.
Como evitar os erros no departamento pessoal?
Os problemas na rotina do DP podem dificultar a rotina de toda a empresa. Mas a boa notícia é que os erros do departamento pessoal mais prevalentes são comuns a todos os segmentos. Isso significa que há muitas informações sobre como resolvê-los e evitá-los.
Uma das recomendações é estabelecer um sistema de nomenclatura, categorização e armazenamento para prevenir a perda de informações e diminuir a dificuldade de encontrar documentos. Para isso, é preciso certificar-se de que todos os membros da equipe estejam alinhados quanto à estrutura de pastas e à nomenclatura de arquivos.
O planejamento é outra estratégia para o departamento pessoal. Afinal, sem planos e metas bem estabelecidos, a equipe pode entrar em um ciclo de tarefas improdutivas e repetitivas, impactando negativamente a produtividade e a lucratividade da empresa.
Portanto, é importante desenvolver estratégias para a gestão de recursos humanos, estabelecendo metas, prazos e métricas para avaliação de desempenho. Planejar com antecedência permite identificar áreas de melhoria, como a automação de processos repetitivos, que podem reduzir a probabilidade de erros no departamento pessoal.
Utilize a tecnologia a favor e evite erros no DP
Incorporar soluções tecnológicas no DP é a melhor maneira de evitar erros e otimizar as operações do setor. Por exemplo, com a Gestão Eletrônica de Documentos (GED), sua empresa elimina a dependência de documentos físicos e ainda minimiza problemas associados a arquivos perdidos, mal arquivados ou danificados
No GED, os documentos podem ser assinados eletronicamente, o que facilita a gestão de contratos. Além disso, o armazenamento em nuvem seguro permite o acesso fácil e centralizado a todas as informações relevantes do departamento.
Um software de gestão de ponto eletrônico é outra solução para o DP. Com essa ferramenta, é possível realizar uma gestão das horas trabalhadas, pois ela oferece recursos como o controle do banco de horas e a consulta ágil das escalas de trabalho.
A integração entre o sistema de controle de ponto e a folha de pagamento é mais um passo estratégico para otimizar a rotina do DP. Essa integração reduz a possibilidade de erros decorrentes de lançamentos manuais na folha ou divergências entre registros.
Como a plataforma da Pontotel pode ajudar?
A Pontotel é a plataforma mais completa para as rotinas do departamento pessoal. Com ela, todos os processos, desde o controle da jornada de trabalho até o fechamento da folha de ponto e a organização de atestados e escalas, são simplificados.
Por exemplo, nossa plataforma automatiza o processo de fechamento da folha de ponto para evitar erros relacionados a cálculos manuais e pode se integrar com diversos sistemas de folha de pagamento. A partir de cálculos automáticos e precisos, a probabilidade de erros de remuneração, descontos ou horas extras é reduzida.
A Pontotel ainda oferece a oportunidade de gerar relatórios com métricas detalhadas para realizar auditorias internas. Isso ajuda a identificar e corrigir quaisquer erros ou discrepâncias antes que eles causem problemas mais sérios na sua empresa.
Em resumo, a Pontotel é a chave para um departamento pessoal sem erros. Com a nossa ferramenta, é mais fácil controlar a jornada do colaborador, calcular salários e organizar licenças, férias e escalas — tudo que o seu DP precisa para ser mais ágil e econômico!
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Conclusão
As rotinas do departamento pessoal podem ser um desafio para os profissionais do setor, especialmente quando problemas operacionais atrapalham o andamento das atividades. A boa notícia é que a tecnologia, como a plataforma Pontotel, veio para ajudar.
A melhor tecnologia para o controle de ponto simplifica tarefas e mantém tudo organizado. Com a Pontotel, fica fácil evitar erros no departamento pessoal que custam tempo e dinheiro. É a ferramenta ideal para garantir que as operações do DP aconteçam sem percalços.
Se quiser acompanhar mais informações sobre gestão e tecnologias para a rotina das empresas, confira as últimas novidades do blog Pontotel.
