O ERP é um sistema de gestão que possibilita a integração de todos os dados que a empresa possui.
A partir dessas informações, é possível analisar quais ações precisam ser modificadas na empresa, para promover redução de custos, por exemplo.
Com a utilização do sistema será possível ter uma visão mais ampla do negócio e controlar o financeiro, estoque, contabilidade e outros.
As microempresas também podem utilizar o sistema ERP, pois ele proporciona automatização das rotinas e permite que os empreendedores consigam tomar decisões de forma mais ágil e inteligente.
Isso mostra a importância da utilização desse sistema nas organizações. Por isso, preparamos esse artigo para que você saiba o que é um ERP e como as empresas podem aplicá-lo nas atividades do dia a dia.
Veja a seguir, quais os temas serão abordados ao longo deste artigo:
- Como surgiu o sistema ERP?
- O que é o sistema ERP?
- Quais são os tipos de ERP?
- Como é dividido um software ERP?
- Para quais áreas da empresa o ERP é indicado?
- Quais são os benefícios que a ERP traz?
- ERP e segurança de dados: qual a relação entre os dois?
- Como o RH pode se beneficiar com ERP?
Ficou interessado?
Então acompanhe o artigo abaixo, boa leitura!
Como surgiu o sistema ERP?
A história de como o ERP surgiu possui mais de 100 anos. O primeiro inventor da tecnologia foi o engenheiro Ford Whitman Harris, que criou o EOQ (Economic Order Quantity), essa criação tinha o objetivo de programar a produção da empresa.
Esse sistema foi utilizado por muito tempo, até que a fabricante Black & Decker se baseou na invenção de Ford para desenvolver um sistema mais simples de realizar o planejamento das necessidades dos materiais.
Esse novo método ficou conhecido como Material Requirements Planning, ou MRP.
Passado algum tempo, os dois métodos foram unificados para serem utilizados de maneira mais rápida e simples. Ele foi utilizado com sucesso até 1983, quando surgiu a MRP II (Manufacturing Resource Planning). Nessa nova ferramenta, foi incorporado um sistema de compras e gerenciamento de contratos.
Após o surgimento da MRP II, foi possível compartilhar as informações do sistema com as demais áreas da empresa, dessa forma houve uma melhoria na produção e diminuição do desperdício de materiais.
Não há registros históricos indicando o exato momento em que o sistema passou a ser denominado como ERP.
Porém, a partir das necessidades que foram surgindo ao longo dos tempos, os sistemas foram se atualizando até se tornar o ERP que é hoje.
Atualmente, o objetivo do sistema é trazer as melhores funcionalidades de acordo com as necessidades de cada empresa.
O que é o sistema ERP?
A sigla ERP significa Enterprise Resource Planning ou Sistema de Gestão Empresarial.
ERP é um software que permite aos líderes fazerem a gestão de todas as áreas da empresa de forma integrada utilizando um único sistema.
Através desse software, é criado uma base de dados operacional que sincroniza as informações de diferentes setores. Essa ferramenta evita a perda de informações, retrabalhos e reduz os custos.
A centralização das informações permite uma gestão mais ágil e maior precisão na tomada de decisões, pois todos os dados estarão integrados em um único sistema, garantindo conexão entre as áreas.
O ERP permite gerenciar:
- Movimentações financeiras;
- Dados pessoais dos funcionários;
- Processos de estoque e vendas, entre outros.
O sistema pode ser utilizado nos processos operacionais, gerenciais e estratégicos das organizações.
Quais são os tipos de ERP?
O sistema ERP possui muitas funcionalidades para as empresas. Mas, para definir qual o sistema ideal, é necessário saber quais são os tipos ERP que o mercado oferece.
Veja a seguir quais são os tipos de sistema ERP:
ERP na nuvem
Esse modelo se trata de um ERP on-line, ele pode ser acessado por qualquer computador que possua acesso à internet, ou seja, não é necessário instalar o software na máquina.
Esta é uma opção mais barata e muito segura, pois as informações são armazenadas na nuvem utilizando recursos de criptografia e outros mecanismos de segurança.
ERP on premise
O modelo de ERP on premise requer uma maior estrutura da empresa, ou seja, é necessário espaço físico e investimentos financeiros para a instalação do sistema e dos equipamentos.
Esse modelo requer que o software seja instalado em todos os computadores e é necessário um data-center alocado na empresa, para instalar o hardware e armazenar os dados.
ERP híbrido
Algumas empresas podem optar pelo ERP híbrido, ou seja, utilizar os dois modelos de ERP mencionados.
Dessa maneira, uma parte dos aplicativos utilizados estão armazenados na nuvem e outros on premise.
Esse modelo fornece as vantagens das duas categorias: ter a segurança de um ERP instalado nas dependências da empresa e facilidade de acessar os dados através da nuvem.
Como é dividido um software ERP?
O software ERP é divido em 3 camadas, são elas: aplicação, painel de controle e framework de desenvolvimento.
Vamos ver a seguir como cada uma delas funciona.
Aplicação
Essa camada é considerada como a que os usuários conseguem ver. Ela é composta por: processos, cadastros, funcionalidades e os demais dados que são utilizados no dia a dia das atividades operacionais das empresas.
Painel de controle
O painel de controle é a camada que permite as configurações e parametrizações do sistema. Nessa camada é construído o código-fonte do software para que as atualizações desenvolvidas, possam ser disponibilizadas no sistema.
Framework de desenvolvimento
Nessa camada é localizado os códigos-fontes e tabelas de bancos de dados. No Framework de desenvolvimento é possível personalizar o ERP para atender as necessidades específicas da empresa.
Para quais áreas da empresa o ERP é indicado?
Utilizar um sistema ERP nas organizações vai trazer mais otimização e automação para os processos.
O objetivo do sistema é simplificar as atividades pertinentes às seguintes áreas:
- Contas a pagar;
- Contas a receber;
- Vendas;
- Compras;
- Controle de estoque;
- Folha de pagamento;
- Controle de ponto;
- Controle de entregas.
As instituições que não utilizam o ERP fazem a gestão dessas áreas de forma separada, porém estão mais sujeitas ao erro.
O ERP proporciona a unificação de processos dentro da mesma plataforma, assim a gestão pode ocorrer de forma mais ágil e assertiva.
Quais são os benefícios que a ERP traz?
Até aqui foi possível entender o que é ERP e a sua importância para o desenvolvimento das organizações. No mercado, existem opções de ERP para empresas físicas ou e-commerce (como o Tiny ERP) e eles impactam de forma positiva os diferentes modelos de negócio.
Veja quais os benefícios para as organizações ao adotar esse software.
Redução de custos
A partir da implementação do ERP, a empresa terá uma integração das informações de diferentes áreas.
Dessa forma, o gestor consegue identificar, de forma mais rápida, qual quantia possui disponível em caixa e qual o valor precisa ser investido para dar continuidade nos processos.
Os líderes também conseguem mapear quais medidas precisam ser aplicadas para redução de custos.
Reduz processos operacionais
Utilizar o sistema ERP permite que as organizações reduzam os processos operacionais realizados pelos colaboradores, através da automatização das atividades.
Isso permite agilizar e simplificar as demandas, que passam a ser executadas com mais qualidade.
Ao automatizar os processos, os colaboradores e gestores possuem mais tempo para realizarem as atividades que são mais importantes para o crescimento da organização.
Adequação às leis de proteção de dados
Como vimos, o ERP é um sistema que permite armazenar todos os dados da empresa em um único local.
Por isso, é importante que a empresa faça a armazenagem de acordo com as orientações da LGPD, ou seja, utilizando bancos de dados criptografados e com total segurança dos dados.
Aumento da produtividade
Concentrar as informações em um único sistema, significa que os trabalhadores terão menos retrabalho nas atividades.
Outro ponto, é que não é necessário perder tanto tempo buscando informações, pois o funcionário já sabe onde localizá-la, assim a equipe possui um aumento na produtividade e consegue focar nas atividades que requerem mais atenção.
Informações de qualidade
O ERP permite que diferentes pessoas dentro da organização tenham acesso às mesmas informações.
Essa otimização possibilita que as informações acessadas sejam de qualidade, auxiliando na tomada de decisão dos gestores.
ERP e segurança de dados: qual a relação entre os dois?
O ERP é muito utilizado pelas organizações, pois eles proporcionam a segurança dos dados que são armazenados.
Portanto, para as empresas crescerem, elas devem buscar ferramentas que otimizem os processos e promovam a segurança dos dados.
Utilizar essas ferramentas, vai permitir que a organização consiga ter uma boa relação com os fornecedores, pois mostra que não existem riscos das informações serem vazadas.
A integração com um sistema ERP permite:
- Criptografia de dados: métodos para proteger os dados armazenados no sistema ERP;
- Implementação de firewalls: monitoração de dados transmitidos entre os setores e o banco de dados do ERP;
- Acessibilidade: Somente os colaboradores e pessoas autorizadas conseguem ter acesso às informações e isso permite uma monitoração de quem está acessando os dados.
Os gestores devem ter como principal objetivo realizar a proteção dos dados armazenados no sistema, pois, caso as informações sejam vazadas, podem trazer consequências negativas para a empresa e os clientes.
Como o RH pode se beneficiar com ERP?
Dentro de uma organização, o departamento de recursos humanos (RH), possui um papel fundamental, pois ele é o responsável pela gestão de pessoas.
A gestão de pessoas envolve mais do que a contratação de um funcionário, ela possui muitos processos burocráticos que requerem diversos documentos e a organização deles no departamento.
Com o ERP é possível tornar os processos mais ágeis e assertivos.
Os processos beneficiados pelo utilizador do ERP, são:
- Gestão da folha de pagamento;
- Automatização do ponto eletrônico;
- Banco de currículo e dados;
- Recrutamento e seleção.
Veja outras formas que o ERP pode auxiliar na gestão de pessoas:
1 – Atrair profissionais alinhados com o objetivo da função
As empresas precisam atrair profissionais com o perfil adequado para o preenchimento das vagas.
Por isso, o ERP permite cruzar as habilidades requisitadas no cargo com os conhecimentos e competências dos candidatos. Assim, o sistema vai apontar o candidato mais adequado para a vaga.
2 – Desenvolvimento de acordo com as necessidades de cada profissional
Os sistemas ERP permitem que as empresas consigam planejar, aplicar e monitorar os programas de treinamento que são aplicados.
Dessa maneira, é possível identificar os fatores que estão impedindo o desenvolvimento dos profissionais.
Para isso, deve-se aplicar processos de aprendizagem com foco na solução de problemas. Assim, o profissional consegue realizar o treinamento e estar mais capacitado para realizar suas atividades e a empresa se beneficia com melhores resultados.
3 – Melhor avaliação de desempenho individual e coletivo
Hoje em dia, a avaliação de desempenho da equipe, deve ser realizada de forma mais dinâmica e com constância.
O ERP oferece recursos e ferramentas mais precisas que auxiliam os gestores na realização da avaliação dos integrantes da equipe.
4 – Facilita a implementação do eSocial
Com o surgimento do eSocial, as empresas passaram a enfrentar um grande desafio de organizar e automatizar as informações dos colaboradores.
Para integrar os dados, é fundamental a utilização do software ERP, facilitando a troca de informações entre os departamentos da organização.
O sistema também permite que a equipe tenha relatórios variados, trazendo informações variadas e precisão para a tomada de decisão.
Adotar um sistema ERP vai beneficiar muito a empresa e o RH, pois irá reduzir a quantidade de tarefas manuais permitindo que os profissionais dediquem seus esforços em atividades estratégicas.
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Conclusão
Ao longo desse artigo foi possível ver que, para as empresas realizarem uma boa gestão empresarial, é essencial que os departamentos estejam alinhados e integrados uns com os outros.
Por isso, as organizações devem estar atentas às novas tecnologias disponíveis no mercado, pois assim os líderes conseguem fazer a gestão dos custos e recursos que a empresa possui.
Assim, será possível proporcionar maior eficiência e agilidade nos processos. Por isso, considere a adoção de um sistema ERP.
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