Apresentar bons resultados de produtividade e financeiro é o principal objetivo das empresas. Para alcançar a performance esperada, é necessário ter um equilíbrio entre os custos e investimentos e o retorno por meio da vendas de produtos ou serviços.
Muitas vezes, o maior problema está justamente em encontrar este ponto ideal para que o negócio seja financeiramente sustentável ao mesmo tempo que cumpre seu propósito. Um erro muito comum de gestores é diminuir o quadro de funcionários para reduzir custos quando precisa otimizar os resultados.
Porém, cortar a mão de obra nem sempre é o melhor caminho. A estratégia adequada é focar na eficiência operacional, ou seja, rever os processos, testar algumas mudanças e, em último caso, dispensar profissionais.
Para explicar melhor o tema e destacar a importância da eficiência operacional preparamos este artigo no qual você vai aprender:
- O que é eficiência operacional?
- Como medir o índice de eficiência operacional?
- Como aumentar a eficiência operacional da empresa?
- Benefícios de mensurar a eficiência operacional
Quer saber mais sobre o assunto? Então, continue a leitura!
O que é eficiência operacional?
Se procurarmos no dicionário, eficiência significa a virtude ou característica de ser competente, produtivo e de ter o melhor rendimento com o mínimo de erros. Já o significado de operacional está relacionado com as operações ou método para obtenção de um resultado.
Quando trazemos para o mundo corporativo, eficiência operacional na definição traz a ideia de otimizar os processos da empresa a fim de produzir produtos ou serviços com o menor custo possível, sem diminuir a qualidade ou impactar negativamente o cliente.
Neste cenário, é importante levar em consideração também que os propósitos da companhia precisam ser prioridade dos gestores. Não basta melhorar os resultados, automatizar os processos e aumentar a eficiência, se a missão e os valores não estiverem no centro da estratégia.
Em resumo, a qualidade operacional de uma empresa depende de sua eficiência nas atividades.
Como medir o índice de eficiência operacional?
Apesar de ser um conceito abstrato, é possível medir a eficiência operacional da sua empresa. Existem, pelo menos, dois cálculos que podem ser feitos periodicamente e que ajudarão a entender a evolução do negócio.
O cálculo de eficiência operacional mais comum é: valor das entradas pelas saídas. O que pode mudar é o que cada empresa considera entrada ou saída.
Entrada pode ser, por exemplo, custos da operação na compra de matéria-prima e equipamento, pagamento de salários, locomoção de vendedores entre outros. Já as saídas é todo o faturamento da companhia com vendas de produtos ou serviços.
O índice então seria a divisão do valor de entrada pelo de saída. Quanto maior for o resultado, melhor é a sua eficiência operacional.
Outra forma de calcular é realizando a seguinte conta: número de vendas pelas horas dos trabalhadores, assim é possível saber quantas horas de trabalho são necessárias para gerar uma venda.
Algumas empresas consideram ainda o tempo que demora para o lucro chegar. Por exemplo, um produto demorou 1 semana para ser produzido e apenas 1 dia para ser vendido e teve um lucro de R$150,00. Neste caso, a eficiência operacional é alta.
Entretanto, se ele demorar 1 ano para ser vendido, o mesmo valor de lucro pode não significar uma qualidade operacional tão grande.
Qual a importância desse índice?
Seja qual for a métrica escolhida (ainda é possível utilizar as duas) é essencial acompanhar os números, assim, o gestor consegue entender como está a eficiência operacional a fim de entender se algo deve ser mudado.
É a partir deste índice que os gestores podem visualizar se a estratégia atual está de acordo com o esperado e avaliar os pontos de melhoria. Além disso, se for traçada uma nova operação, depois de um período, os cálculos podem ser refeitos para entender se a eficiência operacional melhorou ou não com as novas atitudes na empresa.
Como aumentar a eficiência operacional da empresa?
Agora que você já entendeu a importância da eficiência operacional e como fazer o cálculo do índice do seu negócio, a principal dúvida deve ser: como faço para melhorar os números na minha empresa?
Para isso, alguns passos podem ser realizados a fim de alcançar um bom resultado. Os principais pilares da eficiência operacional são:
Mapeamento de processos
O primeiro passo é mapear todos os processos da sua empresa. Coloque tudo no papel para identificar possíveis falhas ou atividades que estejam atrapalhando a eficiência e produtividade da equipe.
Neste momento, verifique também os custos. É provável que em algum procedimento exercido diariamente esteja gerando mais gastos do que é realmente necessário e com a rotina atribulada esse item passa despercebido.
Também pode acontecer de um processo estar demorando mais do que o esperado e ninguém tenha reparado ainda, pois não houve nenhuma análise depois que a atividade foi estabelecida no dia a dia.
Aqui estão elencados apenas alguns exemplos de gargalos que podem estar impactando diretamente na eficiência operacional do seu negócio.
Reestruturação
Com esses dados em mãos, é a hora de mudar os processos. Identifique o problema e estude métodos que possam otimizar os resultados. Faça testes e revise continuamente se a mudança está surtindo o efeito esperado.
Se a empresa estiver com os custos elevados, faça cortes estratégicos, busque trocar fornecedores (sempre lembrando da importância de manter a qualidade) e economize em itens dispensáveis. Também aposte em melhorar a gestão de pessoas, controlar o estoque, realizar manutenções, ter boas ferramentas de gestão de processos, entre outros.
Essa reestruturação pode ocorrer aos poucos, começando pelos maiores gargalos e escalonando para itens menos problemáticos. Apenas em casos extremos, opte pela demissão de colaboradores.
Investimento em tecnologia
Alguns processos podem ser facilitados com o uso da tecnologia. Seja um equipamento mais moderno para a produção da fábrica ou um sistema para auxiliar a equipe administrativa com armazenamento de dados, produção de relatórios, entre outros.
Apesar de existir um custo no investimento, a longo prazo, é provável que o retorno seja maior. Faça também esse cálculo no momento de identificar quais soluções tecnológicas podem melhorar a eficiência operacional.
Acompanhamento de resultados
O passo mais importante talvez seja esse. Entender se toda a estratégia dos itens anteriores foram eficazes. Para isso, refaça o cálculo de eficiência operacional e verifique se está alcançando os resultados.
Aqui a ideia é entender se há algo a mais que possa ser feito ou algum plano revisado.
Benefícios de mensurar a eficiência operacional
Existem diversos benefícios de começar a mensurar a eficiência operacional da empresa, desde a economia de recursos até o aumento da produtividade dos colaboradores.
Redução de custos
Talvez um dos itens que geram mais economia para a empresa e aumentam a estratégia operacional da empresa seja a redução de custos. Com a revisão dos processos, é possível encontrar itens para economizar investimento, como matéria-prima mais barata e fornecedores que oferecem melhores condições de preço.
Economia a curto, médio e longo prazo
Vale a pena destacar que nem sempre a economia será percebida rapidamente. A melhora na eficiência operacional pode gerar economia de recursos ou financeira a curto, médio e longo prazo, dependendo do que for a necessidade da empresa.
Lembre-se de não fazer economia em itens importantes e, consequentemente, diminuir a qualidade do serviço ou produto oferecido no mercado, pois pode resultar em queda das vendas e perda de clientes.
Queda de desperdícios
Nem sempre o excesso de custos está na compra equivocada de materiais, mas sim no desperdício durante as operações. Revisar os processos auxilia os gestores a identificar onde os recursos estão sendo utilizados de maneira incorreta.
A partir desse diagnóstico e a implementação de um novos procedimentos pode reduzir a perda de matéria-prima e outros itens.
Aumento de produtividade
Sem dúvidas, um dos principais benefícios da eficiência operacional é o aumento da produtividade da equipe de diversos setores. A aplicação de novos métodos de operação, como as metodologias ágeis, e o reconhecimento de pontos-fracos da empresa permitirão uma atuação mais assertiva para a correção de erros.
Além disso, quando os processos ficam mais claros e a estrutura operacional de uma empresa mais organizada, os profissionais tendem a entender melhor seu papel na empresa e a exercer suas funções com mais efetividade. Com a produtividade em alta, os resultados financeiros da empresa devem subir.
Conclusão
A eficiência operacional de uma empresa está diretamente relacionada aos resultados do negócio e aos processos do negócio. Quando a produtividade é impactada, há desperdício de recursos e altos custos, esse índice cai e prejudica as finanças da companhia.
Sendo assim, conhecer o cálculo da eficiência operacional, revisitar toda a área operacional e apostar na gestão de pessoas pode otimizar a rotina da empresa e otimizar os números.
Tudo isso deve ser feito sem que o propósito da companhia seja deixado de lado e pensando, principalmente, em como manter a qualidade oferecida aos clientes. Afinal, o intuito é que a empresa melhore e não tenha uma queda de rendimento.
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